Die E-Rechnung wird zur Pflicht – und damit zur neuen Normalität im unternehmerischen Rechnungswesen. Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Weitere Verpflichtungen folgen ab 2026. Steuerkanzleien sind damit gefragt, ihre Mandant:innen nicht nur bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu unterstützen, sondern auch passende digitale Lösungen zu empfehlen.
Doch welche Tools sind sinnvoll – und für wen?
Anforderungen an E-Rechnungstools: Ein systematischer Überblick
Gesetzliche Mindestanforderungen
- Eingang und Archivierung strukturierter Rechnungsdaten gemäß EN 16931
- Visualisierung von XML-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD)
- Validierungsfunktionen, um fehlerhafte Rechnungen frühzeitig zu erkennen
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD
Branchenspezifische Anforderungen
- Bau und Handwerk: Unterstützung von Abschlags- und Endrechnungen
- Immobilienbranche: E-Rechnungen für Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen
- Einzelhandel/B2C: Einfacher Rechnungsempfang und gelegentliche B2B-Ausgänge
Technische und prozessuale Anforderungen
- Schnittstellenfähigkeit zu Buchhaltung, Banking, ERP
- Automatisierbarkeit von Prüf- und Freigabeprozessen
- Benutzerfreundlichkeit für Mandant:innen und Kanzleiteams
- Möglichkeit zur Mandantenanbindung in Kanzleilösungen (z. B. DATEV, Odoo)
Vergleich relevanter E-Rechnungslösungen in der Praxis
DATEV-Umfeld: Klassisch & etabliert
- DATEV Unternehmen Online: Gut integrierbar, v. a. für Kreditorenprozesse
- DATEV Auftragswesen Next: Einfaches Tool für den Rechnungsausgang
- DATEV E-Rechnungsplattform: Vernetzt über PEPPOL & TRAFFIQX, aber ohne Archivierung
✅ Empfehlenswert für: KMU mit DATEV-System, einfache Anforderungen, gute Kanzleiintegration
Moderne Cloud-Lösungen für Selbstständige & kleine Unternehmen
- Easybill, Lexoffice, sevDesk: E-Rechnungserstellung, Banking, Angebote, Archivierung
- Invoicefetcher / GetMyInvoices: Automatisierter Rechnungsabruf & -import
- Flowwer: Prüf- und Freigabeworkflows ohne Buchhaltungsfunktion
- Candis: Erweiterter Freigabeprozess & OCR-Erkennung mit DATEV-Anbindung
✅ Empfehlenswert für: Selbstständige, Agenturen, Start-ups, Handwerksbetriebe mit Cloud-Affinität
FinTech-Lösungen mit Banking-Integration
- Qonto, Kontist, FINOM: Geschäftskonto, Rechnungsausgang, OCR, Belegexport
- Integration mit DATEV & weiteren Buchhaltungssystemen
- Automatisierung von Zahlung & Rechnungsverarbeitung
✅ Empfehlenswert für: Digitalaffine Unternehmer:innen mit Wunsch nach All-in-One-Finanzlösung
ERP- und Plattformlösungen für wachsende Unternehmen
- Odoo: Open-Source-ERP mit E-Rechnung, CRM, Lager, Verkauf, Buchhaltung
- Modular erweiterbar mit EDI, PEPPOL-Anbindung, eigener DMS-Funktion
- Volle Integration von Verkaufsprozess, Zahlungsabgleich & GoBD-konformer Archivierung
- Mandanten können Rechnungen direkt im Odoo-Backend erstellen, versenden & empfangen
- DATEV-Export möglich via Connector-Apps oder Drittanbieter (z. B. Ksolves, Simba-Bridge)
✅ Empfehlenswert für: Start-ups mit Skalierungsambitionen, Onlinehandel, Dienstleister mit Prozessdenken
✅ Bonus für Steuerkanzleien: Odoo kann auch als Mandantenplattform mit White-Label-Ansatz eingesetzt werden
Kostenlose Tools: Hilfreich, aber eingeschränkt
- QUBA Viewer, Elster Visualisierung, PDF24 XRechnung
- InvoicePony: KI-gestützte Konvertierung von PDF in E-Rechnung
⚠️ Einschränkungen: Kein Archiv, keine Prozessintegration, keine Rechtskonformität nach GoBD
Fazit: Maßgeschneiderte Tool-Empfehlung statt One-size-fits-all
Die Wahl der passenden E-Rechnungslösung hängt stark vom Digitalisierungsgrad, dem Rechnungsvolumen, der Branche ab.
Steuerkanzleien, die sich jetzt aktiv mit Tool-Empfehlungen positionieren, schaffen Mehrwert für ihre Mandant:innen und Effizienzgewinne im eigenen Haus.
Wir empfehlen eine strategische Beratung entlang folgender Fragen:
- Welches System nutzt der Mandant bereits (ERP, Banking, DMS)?
- Wie hoch ist das Dokumentenvolumen?
- Gibt es Freigabeprozesse oder nur einfache Prüfungen?
- Soll die Kanzlei auf die Belege zugreifen können?
- Ist bereits ein Mandantensystem wie Odoo oder DATEV UO etabliert?
Infoblatt für Mandanten: Vergleich von E-Rechnungslösungen – Auswahlhilfe für Unternehmen
| Tool | Einsatzbereich | Besonderheiten | Archivierung | Kanzlei-Anbindung (z. B. DATEV) | Geeignet für |
|---|---|---|---|---|---|
| DATEV Unternehmen Online | Eingangsrechnungen, Zahlungsfreigabe | Guter Standard, Bankintegration, DATEV-Kompatibilität | eingeschränkt GoBD-konform | vollintegriert | KMU, Handwerk, Kanzlei-Mandanten |
| DATEV Auftragswesen Next | Ausgangsrechnungen (Basisfunktionen) | Einfaches Tool für E-Rechnungserstellung | über UO | vollintegriert | Kleinunternehmen mit DATEV-Umgebung |
| Candis | Eingangsrechnungen mit Freigabe | Automatisierte Belegerkennung, Freigabe-Workflow | ja | Schnittstelle zu DATEV | Unternehmen mit Freigabeprozessen |
| Easybill / Lexoffice | Ausgangs- & Eingangsrechnungen | Cloudbasiert, einfach bedienbar, Bankintegration | ja (GoBD) | DATEV-Export | Freelancer, Start-ups, E-Commerce |
| Flowwer | Prüfung von Eingangsrechnungen | Visuelle Freigabe, OCR-Unterstützung | ja | DATEV & andere ERP-Systeme | Mittelstand ohne ERP |
| Odoo | ERP, E-Rechnung, Buchhaltung, CRM u.v.m. | Vollständig integriertes ERP mit PEPPOL, XRechnung, DMS & DATEV-Anbindung möglich | ja (GoBD-konform) | Export über Connector | Mandanten mit Skalierungsbedarf, Digitalpioniere |
| Qonto / FINOM | Banking mit Rechnungserstellung/-verarbeitung | All-in-One-Banking mit OCR, E-Rechnung, Kassenbuch | teils GoBD-konform | DATEV & andere API-Schnittstellen | Digitalaffine Unternehmen, Soloselbstständige |
| GetMyInvoices / Invoicefetcher | Eingangsrechnungen automatisiert | Rechnungspostfachscanner für E-Mails & Portale | über Drittsysteme | DATEV-Export | Alle Branchen mit vielen Eingangsrechnungen |
| InvoicePony | PDF-zu-E-Rechnung-Konvertierung | KI-gestützte Umwandlung bestehender PDF-Rechnungen | nur temporär | eingeschränkt | Selbstständige mit wenig E-Re-Ausgang |
| QUBA Viewer / Elster-Viewer | Visualisierung & Validierung | Nur Betrachtung & Prüfung von XRechnungen möglich | keine | keine | Einmalige Nutzer, Prüfzwecke |
💡 Hinweis für Mandanten:
Je nach Branche, Prozesslandschaft und digitalem Reifegrad kann die optimale Lösung variieren. Wir beraten Sie gerne bei der Einführung, Konfiguration und Kanzlei-Anbindung – auch bei individuellen Systemlandschaften (z. B. Odoo + DATEV oder Cloud + Banking-FinTech).