Steuern & Recht

Geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte: Worauf Arbeitgeber unbedingt achten müssen

In nahezu jedem Unternehmen sind geringfügig entlohnte oder kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer anzutreffen – vom Aushilfsjob bis zur saisonalen Erntehilfe. Diese Beschäftigungsverhältnisse unterliegen jedoch besonderen sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Regelungen. Fehler bei der Beurteilung oder Dokumentation führen schnell zu erheblichen Beitrags- und Steuernachforderungen – ein Risiko, das Unternehmen und Berater gleichermaßen betrifft.

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Themen, die aktuell in der Praxis besonders relevant sind.

1. Geringfügig entlohnte Beschäftigungen (Minijobs)

Dynamische Geringfügigkeitsgrenze

Seit Einführung der dynamischen Grenze orientiert sich der Minijob am gesetzlichen Mindestlohn. Mit der Erhöhung des Mindestlohns ab dem 01.01.2025 steigt auch die Geringfügigkeitsgrenze. Arbeitgeber müssen daher regelmäßig prüfen, ob das vereinbarte Arbeitsentgelt die zulässige Grenze überschreitet.

Regelmäßiges Arbeitsentgelt – was zählt?

Zur Beurteilung, ob die Grenze eingehalten wird, sind sämtliche laufenden Entgeltbestandteile zu berücksichtigen:

  • Monats- oder Festgehalt
  • schwankende Arbeitsentgelte (z. B. bei flexiblen Arbeitszeiten)
  • Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld

Auch steuerfreie Zahlungen oder pauschal versteuerte Entgelte können die Grenze beeinflussen.

Arbeitszeitschwankungen

Selbst wenn ein Arbeitnehmer ein festes Monatsgehalt erhält, können Arbeitszeitschwankungen zur Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze führen. Hier greift die Geringfügigkeitsrichtlinie (aktualisiert am 14.12.2023).

Mehrere Minijobs

Hat ein Arbeitnehmer mehrere Minijobs, werden diese addiert. Überschreitet das Gesamtentgelt die Geringfügigkeitsgrenze, liegt kein Minijob mehr vor – mit Folgen für die Sozialversicherungspflicht.

Rentenversicherungspflicht und Befreiung

Minijobber sind grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, können sich jedoch auf Antrag befreien lassen (Option-out-Modell). Arbeitgeber müssen die Anträge dokumentieren und fristgerecht an die Minijobzentrale melden.

Abgaben und Aufzeichnungen

Arbeitgeber zahlen Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung sowie Abgaben an die Umlagekassen. Zusätzlich gelten strenge Aufzeichnungs- und Nachweispflichten nach der Beitragsverfahrensverordnung und dem Mindestlohngesetz.

2. Kurzfristige Beschäftigungen

Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn sie zeitlich begrenzt ist – unabhängig von der Höhe des Entgelts.

Zeitgrenzen

  • Bis Ende 2023: 3 Monate oder 70 Arbeitstage
  • Seit 2024: in bestimmten Branchen (z. B. Landwirtschaft) 3 Monate oder 90 Arbeitstage

Hierbei sind Vorbeschäftigungszeiten zu berücksichtigen. Die Minijobzentrale gibt Rückmeldungen zu bestehenden Beschäftigungen.

Wiederholte Beschäftigungen

Mehrfachbeschäftigungen beim gleichen Arbeitgeber können problematisch sein. Die Rechtsprechung des Sozialgerichts Landshut zeigt: Bei wiederholten Verträgen ist genau zu prüfen, ob tatsächlich eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt.

Berufsmäßigkeit

Eine kurzfristige Beschäftigung darf nicht berufsmäßig ausgeübt werden. Maßstab sind die Geringfügigkeitsrichtlinien vom 14.12.2023 sowie aktuelle Rechtsprechung, u. a. des Bayerischen Sozialgerichts zu ausländischen Arbeitnehmern.

3. Steuerliche Behandlung

  • Geringfügig entlohnte Beschäftigungen können pauschal oder individuell versteuert werden.
  • Kurzfristige Beschäftigungen sind regelmäßig individuell nach den Lohnsteuermerkmalen des Arbeitnehmers zu versteuern, es sei denn, es greift die Pauschalbesteuerung.

4. Typische Fehlerquellen in der Praxis

  • Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze durch Einmalzahlungen oder schwankende Arbeitszeiten
  • Fehlende Dokumentation von Befreiungsanträgen bei der Rentenversicherung
  • Nichtbeachtung von Vorbeschäftigungszeiten bei kurzfristigen Beschäftigungen
  • Unzureichende Aufzeichnungspflichten nach MiLoG und Beitragsverfahrensverordnung

Fazit: Rechtssicherheit durch klare Prozesse

Die Beschäftigung geringfügig entlohnter und kurzfristiger Arbeitnehmer ist in der Praxis alltäglich – birgt aber hohes Risiko für Nachforderungen, wenn die Vorgaben nicht sorgfältig beachtet werden.

👉 Unser Tipp für Arbeitgeber:

  • Prüfen Sie regelmäßig Entgelte, Arbeitszeiten und Vorbeschäftigungen.
  • Dokumentieren Sie Befreiungen und Aufzeichnungen lückenlos.
  • Bleiben Sie bei Änderungen (z. B. Mindestlohnerhöhungen) am Ball.

Wir unterstützen Sie gerne bei der korrekten Einordnung und Abrechnung solcher Beschäftigungen – damit Sie rechtssicher handeln und unnötige Nachzahlungen vermeiden.