Steuern & Recht

Verpflegung und Bewirtung von Arbeitnehmern

Eine gute Verpflegung im Betrieb ist längst mehr als ein „Nice-to-have“. Sie gilt als Instrument zur Mitarbeiterbindung und -gewinnung. Gleichzeitig rücken Arbeitgeberleistungen rund um Mahlzeiten steuerlich immer stärker in den Fokus. Von Essensmarken über arbeitstägliche Mahlzeiten bis hin zu Belohnungsessen gibt es zahlreiche Konstellationen – und jede wird steuerlich anders behandelt.

Der folgende Überblick hilft bei der systematischen Einordnung von Mahlzeitengestellungen, Verpflegungsmehraufwand und arbeitnehmerbezogenen Bewirtungen.

Belohnungsessen – die 50-€-Freigrenze

  • Definition: Ein Belohnungsessen ist eine Zuwendung an den Arbeitnehmer als Anerkennung.
  • Steuerliche Regel: Solange der Wert 50 € pro Monat nicht übersteigt, bleibt das Essen steuer- und beitragsfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).
  • Überschreitung: Wird die Grenze überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig – entweder individuell oder pauschal mit 30 % nach § 37b EStG.

Beispiel:
Ein Arbeitgeber lädt seinen Mitarbeiter zu einem Essen im Wert von 48 € ein → steuerfrei.
Kostet das Essen 55 € → steuerpflichtiger Sachbezug.

Geschäftliche Bewirtung – keine Steuer für Mitarbeiter

  • Definition: Bewirtung von Dritten (z. B. Kunden, Geschäftspartnern).
  • Regel: Nimmt der Arbeitnehmer daran teil, entsteht kein geldwerter Vorteil.
  • Betriebsausgabenabzug: Nur 70 % der Kosten sind abziehbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).

Beispiel:
Ein Ingenieur speist mit einem Geschäftspartner auf Kosten des Arbeitgebers → kein steuerpflichtiger Vorteil.

Mahlzeiten aus besonderem Anlass – die 60-€-Grenze

  • Definition: Arbeitsessen aufgrund außergewöhnlicher Arbeitseinsätze.
  • Regel: Bis 60 € brutto gelten solche Mahlzeiten als Aufmerksamkeit → steuerfrei.
  • Betriebsausgaben: Aufwendungen sind zu 100 % abziehbar, wenn ausschließlich Arbeitnehmer bewirtet werden.

Mahlzeitengestellung während Auswärtstätigkeiten

a) Steuerfreiheit

  • Grundsätzlich sind Mahlzeiten mit dem Sachbezugswert zu versteuern (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG).
  • Ausnahme: Der Arbeitnehmer hätte Anspruch auf Verpflegungspauschalen → kein Ansatz (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG).

b) Pauschalbesteuerung mit 25 %

  • Möglich, wenn keine Steuerfreiheit greift (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG).
  • Voraussetzung: Es handelt sich um eine übliche Mahlzeit (bewertet mit dem Sachbezugswert).

Arbeitstägliche Mahlzeiten im Betrieb – Pauschalierung mit 25 %

  • Regel: Unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten können pauschal mit 25 % versteuert werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG).
  • Sachbezugswerte 2025:
    • Frühstück: 2,30 €
    • Mittag-/Abendessen: je 4,40 €

Beispiel:
Kantinenessen kostet den Arbeitnehmer 3 €. Sachbezugswert 4,40 € → geldwerter Vorteil 1,40 €. Dieser kann pauschal versteuert werden.

Essensmarken und digitale Essenszuschüsse

Essensgutscheine oder digitale Karten gelten als Sachbezug, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Zuschuss max. Sachbezugswert + 3,10 €
  • Nur ein Zuschuss pro Arbeitstag
  • Keine Nutzung bei Auswärtstätigkeit innerhalb der ersten drei Monate

Damit können Essensmarken ebenfalls mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt und pauschal versteuert werden.

Pauschalierung von Verpflegungsmehraufwendungen (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG)

Arbeitgeber können zusätzlich zu den steuerfreien Verpflegungspauschalen weitere Beträge bis zur Höhe der Pauschalen zahlen und pauschal mit 25 % versteuern.

  • An- und Abreisetag: 14 € steuerfrei + 14 € pauschal = 28 €
  • Zwischentag: 28 € steuerfrei + 28 € pauschal = 56 €
  • Ohne Übernachtung: 14 € steuerfrei + 14 € pauschal = 28 €

Sozialversicherungliche Behandlung

  • § 37b EStG (30 %-Pauschalierung): sozialversicherungspflichtig.
  • § 40 EStG (25 %-Pauschalierung): beitragsfrei in der Sozialversicherung – aber nur bei fristgerechter Versteuerung bis Ende Februar des Folgejahres (vgl. BSG-Urteil v. 23.4.2024).

Fazit

Die Bewirtung von Arbeitnehmern ist steuerlich komplex. Ob steuerfrei, pauschal oder individuell zu versteuern – hängt vom Anlass, der Höhe und den Rahmenbedingungen ab. Arbeitgeber sollten jede Mahlzeitengestellung sorgfältig prüfen, um unnötige Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbelastungen zu vermeiden.

👉 Unser Tipp: Nutzen Sie Pauschalierungsmöglichkeiten, halten Sie Sachbezugswerte im Blick und dokumentieren Sie die Anlässe sorgfältig. So lassen sich Risiken minimieren und steuerliche Vorteile optimal ausschöpfen.