Die Urlaubsfalle 2025 – Darum müssen Arbeitgeber jetzt aktiv werden!

Der Jahreswechsel steht vor der Tür – und mit ihm die alljährliche Frage:
Was passiert mit dem Resturlaub meiner Mitarbeiter?
Kann er ins nächste Jahr übertragen werden, oder verfällt er endgültig am 31. Dezember?

Viele Arbeitgeber verlassen sich auf alte Gewohnheiten – doch die aktuelle Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat die Spielregeln deutlich verschärft.

➡️ Ohne aktives Handeln drohen Nachzahlungen und Ansprüche auf Urlaubsübertragungen über Jahre hinweg.

🧾 Die Grundregel: Urlaub verfällt am 31.12. – aber nur, wenn Sie handeln!

Nach § 7 Abs. 3 Satz 2 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) gilt grundsätzlich:

Der gesetzliche Mindesturlaub muss im laufenden Kalenderjahr genommen werden.

Doch:
Der Urlaubsanspruch verfällt nur dann am 31.12., wenn der Arbeitgeber seine Hinweispflicht erfüllt.

Das bedeutet konkret:

Sie müssen rechtzeitig und schriftlich darauf hinweisen,
dass der Urlaub noch genommen werden kann,
und dass er verfällt, wenn er nicht bis zum Jahresende (bzw. 31.03. des Folgejahres) genommen wird.

📌 Wichtig:
Eine allgemeine Klausel im Arbeitsvertrag („Urlaub verfällt am Jahresende“) oder eine pauschale Rundmail reicht nicht aus. Der Hinweis muss individuell, konkret und nachweisbar erfolgen.

📅 Wann darf Resturlaub ins nächste Jahr übertragen werden?

Eine Übertragung ist nur in Ausnahmefällen zulässig. Dann muss der Resturlaub bis spätestens 31.03.2026 genommen werden.

Folgende Gründe sind anerkannt:

Betriebliche Gründe
Der Arbeitnehmer konnte seinen Urlaub aus dringenden betrieblichen Erfordernissen nicht nehmen – etwa aufgrund hoher Arbeitsbelastung, Personalengpässen oder wegen einer verweigerten Urlaubsfreigabe.
Persönliche Gründe
Der Mitarbeiter war etwa wegen Krankheit oder Reha verhindert. In diesen Fällen wird der Urlaub automatisch ins nächste Jahr übertragen.
Einvernehmliche Übertragung
Sie haben einer Übertragung auf Antrag des Mitarbeiters ausdrücklich zugestimmt.
Mutterschutz oder Elternzeit
In diesen Fällen bleibt der Urlaubsanspruch bis zum Ende der Schutzfrist oder Elternzeit erhalten.
Tarifvertragliche Sonderregelungen
In einigen Branchen können Tarifverträge abweichende Fristen oder Sonderregelungen zur Übertragung enthalten.

⚙️ Ihr 3-Punkte-Plan für den Jahreswechsel

Um rechtliche Risiken zu vermeiden und den Urlaubsverfall rechtssicher umzusetzen, sollten Sie jetzt aktiv werden:

1. Inventur der Urlaubstage (Jetzt!)

Prüfen Sie, welcher Mitarbeiter noch Resturlaub hat und wie viele Tage bis Jahresende genommen werden müssen.
➡️ Diese Übersicht ist die Basis für Ihre Hinweis- und Dokumentationspflichten.

2. Schriftlicher Hinweis (Spätestens im November!)

Informieren Sie jeden betroffenen Mitarbeiter individuell und schriftlich.
Ihr Hinweis muss enthalten:

wie viele Urlaubstage noch offen sind,
dass diese bis zum 31.12. genommen werden müssen,
und dass sie verfallen, wenn sie nicht rechtzeitig genommen werden.

(Tipp: Eine E-Mail mit Empfangsbestätigung genügt, wenn sie konkret auf den einzelnen Mitarbeiter bezogen ist.)

3. Zweite Erinnerung (Anfang 2026, falls Übertragung zulässig)

Wenn eine Übertragung bis zum 31.03.2026 rechtlich zulässig ist (z. B. bei Krankheit oder betrieblichen Gründen),
müssen Sie auch vor Ablauf dieser Frist erneut schriftlich erinnern, dass der Resturlaub andernfalls endgültig verfällt.

⚠️ Was passiert, wenn Sie nichts tun?

Wenn Sie keinen schriftlichen Hinweis geben, verfällt der Urlaub nicht automatisch.
Der Mitarbeiter kann die nicht genommenen Urlaubstage auch Jahre später noch geltend machen – inklusive möglicher Urlaubsabgeltung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

👉 Das kann teuer werden:
Nachzahlungen über mehrere Jahre, Verzugszinsen und Streitigkeiten mit ehemaligen Mitarbeitern sind keine Seltenheit.

💡 Fazit: Jetzt handeln statt nachzahlen

Der Urlaubsanspruch verfällt nur dann, wenn Sie als Arbeitgeber Ihre Hinweispflichten nachweisbar erfüllen.
Wer zu lange wartet oder pauschale Regelungen verwendet, riskiert hohe Nachzahlungen und rechtliche Auseinandersetzungen.

Unser Rat:

Prüfen Sie noch im November alle Resturlaubsstände.
Versenden Sie individuelle schriftliche Hinweise.
Dokumentieren Sie jede Mitteilung sorgfältig.

So sichern Sie sich rechtlich ab – und starten ohne „Urlaubsaltlasten“ ins neue Jahr.

Muster: Hinweis auf drohenden Urlaubsverfall zum Jahresende

[Kanzlei-/Unternehmensname]
[Adresse]
[PLZ, Ort]

[Ort, Datum]

An:
Frau/Herr [Vorname Nachname]
[Abteilung / Position]

Betreff: Hinweis auf Resturlaub und möglichen Verfall zum 31.12.[Jahreszahl]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],

wir möchten Sie hiermit gemäß § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) darauf hinweisen, dass Sie aktuell noch [Anzahl] Urlaubstage aus dem laufenden Kalenderjahr [Jahreszahl] haben.

Bitte nehmen Sie Ihren Resturlaub bis spätestens zum 31.12.[Jahreszahl], da der gesetzliche Urlaubsanspruch grundsätzlich nur im laufenden Kalenderjahr besteht.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Ihre verbleibenden Urlaubstage verfallen, wenn Sie den Urlaub nicht bis zum 31.12.[Jahreszahl] beantragen und nehmen.
Nur in besonderen Ausnahmefällen (z. B. Krankheit, dringende betriebliche Gründe oder Elternzeit) kann der Urlaub ins Folgejahr übertragen werden. In diesen Fällen muss der Urlaub bis spätestens zum 31.03.[Folgejahr] genommen werden.

Bitte reichen Sie Ihren Urlaubsantrag rechtzeitig ein, damit die Urlaubsplanung ordnungsgemäß erfolgen kann.

Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Name / Position]

💡 Optional: Erinnerung bei Übertragung bis 31.03.[Folgejahr]

Betreff: Erinnerung an verbleibenden Resturlaub aus [Jahr]