Bundessteuerberaterkammer veröffentlicht umfassenden Leitfaden zu Aufbewahrungspflichten, GoBD und DSGVO-Anforderungen
Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) hat einen neuen FAQ-Katalog zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung herausgegeben. Das Dokument bündelt praxisrelevante Fragen und Antworten zu handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten, zur digitalen Archivierung sowie zu wichtigen Aspekten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Digitale Aufbewahrung: Standard mit Tücken im Detail
Die digitale Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist heute selbstverständlicher Bestandteil der Unternehmenspraxis. Dennoch werfen die konkreten Anforderungen in der täglichen Anwendung immer wieder Fragen auf:
- Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?
- Welche Anforderungen stellen Handelsrecht und Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) an Ordnung, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit?
- Wie ist mit E-Mails, Vorsystemen, Dokumentenkonvertierung und Systemmigration umzugehen?
- Welche Zugriffsarten sind im Prüfungsfall zu gewähren?
Umfassender Überblick für die Beratungspraxis
Der neue FAQ-Katalog der BStBK bietet eine strukturierte Übersicht und behandelt unter anderem folgende Themenbereiche:
Kernthemen der digitalen Aufbewahrung
- Jahresabschlüsse: Besondere Anforderungen an die digitale Archivierung
- Signaturen und Freigaben: Ordnungsmäßige Dokumentation digitaler Prozesse
- Entgeltunterlagen: Aufbewahrung lohnsteuerrelevanter Dokumente
- E-Mail-Archivierung: Behandlung geschäftsrelevanter elektronischer Korrespondenz
- Vorsysteme und Konvertierung: Anforderungen bei der Überführung von Daten
- Systemmigration: Was bei Systemwechseln zu beachten ist
- Prüfungszugriffe: Bereitstellung von Daten für Betriebsprüfungen
DSGVO-Aspekte
Ergänzend werden ausgewählte datenschutzrechtliche Fragestellungen behandelt:
- Löschpflichten: Wann müssen Daten trotz steuerlicher Aufbewahrungspflicht gelöscht werden?
- Auslagerung: Was ist bei der externen Speicherung zu beachten?
- Spannungsfeld: Umgang mit Konflikten zwischen Aufbewahrungs- und Löschpflichten
GoBD-konforme Archivierung im Fokus
Besondere Bedeutung kommt den GoBD-Anforderungen zu. Die Grundsätze verlangen:
- Ordnungsmäßigkeit: Nachvollziehbare und systematische Ablage
- Unveränderbarkeit: Technische Sicherstellung der Dokumentenintegrität
- Vollständigkeit: Lückenlose Erfassung aller aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
- Nachvollziehbarkeit: Transparente Dokumentation von Änderungen und Prozessen
Praktischer Nutzen für Kanzleien und Mandate
Der FAQ-Katalog richtet sich sowohl an Steuerberatungskanzleien für die eigene Kanzleiorganisation als auch für die Beratung von Mandanten. Er bietet:
- Schnelle Orientierung bei häufig auftretenden Fragestellungen
- Rechtssicherheit durch Bezugnahme auf aktuelle rechtliche Anforderungen
- Praxisnahe Antworten auf konkrete Problemstellungen
- Strukturierte Übersicht über komplexe Regelungsbereiche
Zugang zum FAQ-Katalog
Der vollständige FAQ-Katalog steht auf der Website der Bundessteuerberaterkammer zur Verfügung und kann dort abgerufen werden.
Quelle: Bundessteuerberaterkammer, Mitteilung vom 09.02.2026
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