Berufsgeheimnisträger wie Rechtsanwälte, Steuerberater oder Ärzte stehen bei der Nutzung der Fahrtenbuchmethode zur Ermittlung der privaten und beruflichen Fahrzeugnutzung vor einer besonderen Herausforderung: der Schutz sensibler Mandantendaten. Das Finanzgericht Hamburg hat hierzu mit Urteil vom 13.11.2024 (Az. 3 K 111/21) nun wichtige Klarstellungen getroffen.
Was war der Streitpunkt?
Der Kläger – ein Rechtsanwalt – legte dem Finanzamt ein teilweise geschwärztes Fahrtenbuch vor, um die berufliche Nutzung seines Fahrzeugs nachzuweisen. Hintergrund war die gesetzliche Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO, wonach bereits die Identität und der Umstand einer Mandatsbeziehung geheim zu halten sind.
Das Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch jedoch nicht an und wendete stattdessen die pauschale 1%-Methode an.
Die Entscheidung des Finanzgerichts Hamburg
Das Gericht bestätigt grundsätzlich die strengen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch:
- Plausible und überprüfbare Angaben zur beruflichen Veranlassung jeder Fahrt sind erforderlich.
- Neben Datum und Fahrtziel müssen auch die Geschäftspartner oder – sofern nicht vorhanden – der konkrete berufliche Anlass der Fahrt genannt werden.
- Ortsangaben allein genügen in der Regel nicht, es sei denn, daraus ergibt sich eindeutig der Zweck der Fahrt.
Aber: Berufsgeheimnisträger dürfen schwärzen – unter bestimmten Voraussetzungen
Das Gericht erkennt an, dass die gesetzlichen Anforderungen an Fahrtenbücher mit der Verschwiegenheitspflicht kollidieren können. Daher dürfen Berufsgeheimnisträger:
- personenbezogene Daten schwärzen, die Rückschlüsse auf die Identität von Mandanten zulassen,
- dies jedoch nur insoweit, wie es zur Wahrung der Verschwiegenheit erforderlich ist,
- nicht schwärzen: Ortsangaben, Fahrten zur eigenen Kanzlei, zu Behörden ohne Mandatsverhältnis, Gerichtstermine oder Fälle, in denen der Mandant ausdrücklich auf die Geheimhaltung verzichtet hat.
Nachweispflicht bleibt beim Steuerpflichtigen
Trotz des besonderen Schutzes bleibt die steuerliche Grundregel bestehen: Der Steuerpflichtige trägt die Beweislast für die berufliche Nutzung des Fahrzeugs. Das bedeutet:
- Schwärzungen müssen nachvollziehbar begründet werden.
- Die berufliche Veranlassung der Fahrten ist ggf. zusätzlich darzulegen (z. B. durch allgemeine Umschreibungen oder ergänzende Angaben).
- Ist das Fahrtenbuch nicht nachvollziehbar oder lückenhaft, greift die 1%-Methode, auch bei Berufsgeheimnisträgern.
Unser Tipp für die Praxis
Wenn Sie als Berufsgeheimnisträger ein Fahrtenbuch führen, beachten Sie Folgendes:
✅ Verwenden Sie ein elektronisches Fahrtenbuch, das zeitnah und manipulationssicher geführt wird.
✅ Schwärzen Sie nur das unbedingt Notwendige – insbesondere keine Ortsnamen oder allgemeinen Fahrtzwecke.
✅ Fügen Sie ggf. ergänzende Angaben hinzu, um die berufliche Veranlassung plausibel zu machen.
✅ Dokumentieren Sie, warum Schwärzungen erforderlich waren.
Wenn Sie Unterstützung bei der Fahrtenbuchführung oder der steuerlichen Fahrzeugnutzung benötigen, sprechen Sie uns gern an. Wir beraten Sie individuell – natürlich unter Wahrung Ihrer Verschwiegenheit.
Quelle: Finanzgericht Hamburg, Newsletter 1/2025 zum Urteil vom 13.11.2024 – Az. 3 K 111/21
(BFH-Az.: VIII R 35/24 – noch nicht rechtskräftig)