Eigenanteil des Arbeitnehmers beim Dienstwagen richtig vereinbaren

Kernproblem
Wird dem Arbeitnehmer ein Dienstwagen überlassen, der auch für Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder Familienheimfahrten anlässlich einer doppelten Haushaltsführung genutzt werden kann, muss ein geldwerter Vorteil versteuert werden. Hierfür kommen die 1 %-Regel oder die Fahrtenbuchmethode in Betracht. Wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer aber nicht komplett von allen Fahrzeugkosten befreien möchte, kann er eine Kostenbeteiligung vereinbaren. Soll sich diese auch steuerlich zugunsten des Arbeitnehmers auswirken, ist Vorsicht geboten.

Neue Verwaltungsanweisung
Zuzahlungen des Arbeitnehmers zum Dienstwagen können auf den zu versteuernden Nutzungswert angerechnet werden. Das gilt auch für Zuschüsse zu den Anschaffungskosten des Wagens im Zahlungsjahr. Beteiligt sich der Arbeitnehmer an laufenden Kosten, sind gewisse Spielregeln zu beachten, die die Finanzverwaltung in einem neuen BMF-Schreiben veröffentlicht hat. Pauschal oder entsprechend der tatsächlichen Nutzung bemessene Nutzungsentgelte mindern den Nutzungswert, müssen jedoch arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbart sein. Denkbar sind nutzungsunabhängige Monatspauschalen, nach den tatsächlichen Fahrten bemessene Kilometerpauschalen oder übernommene Leasingraten. Eine Anrechnung kann nicht zu negativem Arbeitslohn oder Werbungskosten führen. Nicht angerechnet wird dagegen die Übernahme einzelner Kfz-Kosten, wie z. B. für Treibstoff, Versicherung oder Wagenwäsche. Das gilt mit Wirkung ab dem 1.7.2013 auch für Einzelkosten, die zunächst vom Arbeitgeber z. B. mittels Tankkarte verauslagt und anschließend weiterbelastet werden. Ebenso steuerlich ungenutzt bleiben pauschale Abschlagszahlungen des Arbeitnehmers, die im Nachhinein nach den tatsächlich entstandenen Einzelkosten abgerechnet werden.

Konsequenz
Wird z. B. ein pauschales Nutzungsentgelt von 0,20 EUR je privat gefahrenem Kilometer vereinbart, mindert dies den Nutzungswert bei der 1 %- und Fahrtenbuchmethode. Dagegen läuft ein individuell ermitteltes Entgelt in Höhe der privat veranlassten Treibstoffkosten bei der 1 %-Methode komplett ins Leere und mindert beim Fahrtenbuch lediglich die zu verteilenden Gesamtkosten. Wird ein Pauschalbetrag mit einem individuellen Kostenanteil verknüpft, bleibt nur die Pauschale anrechenbar. Konsequenz der neuen Verwaltungsauffassung sollte sein, bestehende Vereinbarungen zu überprüfen und ggf. weiterbelastete Einzelkosten durch eine Pauschalierung zu ersetzen.