GoBD-Update 2025: Neue Regeln für E-Rechnungen und elektronische Aufbewahrungspflichten

15. Juli 2025 steuerschroeder.de

2. Änderung der GoBD – BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025

📢 Wichtiger Hinweis für Unternehmen und Steuerpflichtige:
Mit Wirkung zum 14. Juli 2025 wurden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erneut angepasst. Hintergrund ist insbesondere die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 (§ 14 UStG). Die Änderungen betreffen u. a. die Aufbewahrungspflichten, den Umgang mit hybriden Rechnungsformaten und den Datenzugriff durch die Finanzverwaltung.

🔍 Was ändert sich konkret?

1. Aufbewahrungspflicht für E-Rechnungen – nur strukturierter Teil erforderlich

E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) müssen nur im strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) aufbewahrt werden. Der menschenlesbare PDF-Teil ist nur dann zusätzlich zu archivieren, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen (z. B. Buchungsvermerke) enthält.

➡️ Praxisfolgen:
Für Unternehmen entfällt die doppelte Archivierung, sofern alle relevanten Informationen bereits im strukturierten Teil enthalten sind.

2. Keine Pflicht zur Speicherung bildhafter Rechnungskopien

Wird ein Fakturierungsprogramm verwendet, muss keine bildhafte Kopie (z. B. PDF) der Ausgangsrechnung gespeichert werden – sofern jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugt werden kann.

3. Formatvorgaben und Konvertierung

Eingehende elektronische Dokumente müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden.
Eine Formatkonvertierung (z. B. MSG → PDF) ist unter bestimmten Voraussetzungen (vgl. Rz. 135) zulässig.
Bei OCR-Verarbeitung (Texterkennung) sind gewonnene Inhalte nach Prüfung ebenfalls aufzubewahren.

4. Zahlungsnachweise nicht immer aufbewahrungspflichtig

Nachweise von Zahlungsabwicklungsdiensten (z. B. PayPal, Stripe) sind nicht aufzubewahren, sofern sie nicht als Buchungsbeleg verwendet werden oder nicht allein der Abgrenzung zwischen Bar- und unbaren Vorgängen dienen.

5. Datenzugriff durch Finanzbehörden – Klarstellung beim mittelbaren Zugriff

Bei mittelbarem Datenzugriff (Z2) kann das Finanzamt verlangen, dass die Daten vom Steuerpflichtigen oder einem Dritten nach deren Vorgaben maschinell ausgewertet werden und anschließend ein Nur-Lesezugriff gewährt wird.

✅ Ab wann gelten die neuen Regeln?

Die geänderten GoBD gelten ab dem 14. Juli 2025 – es gibt keine Übergangsfrist.

💡 Was sollten Unternehmen jetzt tun?

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