Steuern & Recht

Mahlzeitengestellung – Übersicht

Stand: Januar 2025

Die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Mahlzeiten an Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber ist steuerlich unterschiedlich zu behandeln. Grundsätzlich gilt: Die Bewertung erfolgt nach den amtlichen Sachbezugswerten, es sei denn, es liegt eine steuerfreie oder pauschal besteuerte Gestellung vor.

1. Arbeitsessen / Kantinenmahlzeiten

  • Definition: Mahlzeiten, die arbeitstäglich im Betrieb, in einer Kantine oder durch ein Catering angeboten werden.
  • Bewertung: Mit dem amtlichen Sachbezugswert (2025: Frühstück 2,17 €, Mittag-/Abendessen je 4,13 €).
  • Steuer: Lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, soweit nicht steuerfrei oder pauschaliert.
  • Besonderheit: Ein geldwerter Vorteil entsteht nur, wenn der Arbeitnehmer weniger als den amtlichen Wert zahlt.

2. Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeiten

  • Definition: Essen, das der Arbeitgeber anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit) gewährt.
  • Bewertung: Ebenfalls mit dem Sachbezugswert.
  • Steuerfreiheit: Wenn eine Verpflegungspauschale zusteht, wird diese um den Sachbezugswert gekürzt.
  • Besonderheit: Keine Kürzung, wenn der Arbeitnehmer die Mahlzeit selbst bezahlt.

3. Arbeitsessen aus besonderem Anlass (z. B. Betriebsveranstaltungen, Fortbildung)

  • Definition: Mahlzeiten im Rahmen besonderer betrieblicher Anlässe (Betriebsveranstaltungen, Seminare, Besprechungen).
  • Bewertung:
    • Bis zu 60 € je Arbeitnehmer steuerfrei (z. B. Arbeitsessen, das im ganz überwiegend betrieblichen Interesse erfolgt).
    • Darüber hinaus: Bewertung mit dem tatsächlichen Wert, ggf. steuerpflichtig.

4. Betriebsveranstaltungen (Weihnachtsfeier, Betriebsausflug)

  • Freibetrag: 110 € je Arbeitnehmer und Veranstaltung (inkl. Umsatzsteuer).
  • Bewertung: Überschreitungen sind steuer- und beitragspflichtig, können aber pauschal mit 25 % versteuert werden (§ 40 Abs. 2 EStG).

5. Mahlzeiten im Rahmen von doppelter Haushaltsführung

  • Definition: Verpflegung, die am Beschäftigungsort durch den Arbeitgeber gestellt wird.
  • Steuer: Wie bei Auswärtstätigkeiten gilt die Kürzung der Verpflegungspauschalen.

6. Besonderheiten ab 2025

  • Sachbezugswerte 2025:
    • Frühstück: 2,17 €
    • Mittag-/Abendessen: je 4,13 €
  • Die Werte sind verbindlich für die lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung.

✅ Praxis-Tipp: Arbeitgeber sollten bei jeder Mahlzeitengestellung prüfen, ob ein steuerfreier oder pauschalierter Ansatz möglich ist. Gerade bei Dienstreisen und Betriebsveranstaltungen bestehen Gestaltungsspielräume.