Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 11. März 2024 in einem koordinierten Ländererlass (IV D 2 – S-0316-a / 21 / 10006 :008) wichtige Anpassungen zur Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht für Taxi- und Mietwagenunternehmen veröffentlicht. Diese Anpassungen reflektieren die sich ändernden technologischen und regulatorischen Landschaften, in denen diese Unternehmen operieren.

Hintergrund der Änderung

Die fortschreitende Digitalisierung und die Einführung neuerer und komplexerer elektronischer Aufzeichnungssysteme wie Taxameter und Wegstreckenzähler haben die Notwendigkeit einer Überarbeitung der bestehenden Vorschriften hervorgebracht. Diese Instrumente sind entscheidend für die ordnungsgemäße steuerliche Dokumentation und Überwachung in der Transportbranche.

Wesentliche Änderungen und Anforderungen

I. Elektronische Aufzeichnungssysteme

Taxameter und Wegstreckenzähler sind als elektronische Aufzeichnungssysteme definiert, die spezifische Daten über jede Fahrt erfassen müssen. Diese Daten umfassen:

• Start- und Endzeitpunkt der Fahrt
• Distanz
• Fahrpreis
• Sonstige Zuschläge

Diese Geräte müssen gemäß § 146a Absatz 1 Satz 1 der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit § 8 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ordnungsgemäß implementiert und genutzt werden.

II. Einzelaufzeichnungspflicht

Alle Geschäftsvorfälle, die nicht direkt durch Taxameter oder Wegstreckenzähler aufgezeichnet werden, wie Rechnungsfahrten und Krankenfahrten, unterliegen ebenfalls der Einzelaufzeichnungspflicht. Diese Vorfälle müssen detailliert dokumentiert und aufbewahrt werden, um bei steuerlichen Außenprüfungen vorgelegt werden zu können.

III. Weitere gesetzliche Aufzeichnungspflichten

Zusätzlich zu den spezifischen Anforderungen der Taxameter und Wegstreckenzähler müssen Taxi- und Mietwagenunternehmen auch andere gesetzliche Aufzeichnungspflichten beachten:

• Rechnungspflichtangaben nach § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) in Verbindung mit § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)
• Aufzeichnungen über geleistete Arbeitszeiten der Arbeitnehmer gemäß § 17 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) in Verbindung mit § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) und § 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG)
• Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug nach § 41 des Einkommensteuergesetzes (EStG) in Verbindung mit § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV)

IV. Konformität mit den GoBD

Alle Aufzeichnungen müssen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Diese sind essentiell für die Sicherstellung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der steuerlich relevanten Daten.

Fazit

Die neuesten Anpassungen des BMF stellen sicher, dass Taxi- und Mietwagenunternehmen ihre steuerlichen Aufzeichnungen effizient und gemäß den aktuellen technologischen Standards führen. Es ist entscheidend, dass alle Unternehmen in dieser Branche sich umfassend über die Änderungen informieren und ihre Systeme entsprechend anpassen.