Steuern & Recht

Neuer Datenaustausch zwischen PKV, Finanzverwaltung und Arbeitgebern ab 2026

Ab 2026 wird die Lohnsteuer digitaler – und komplexer: Mit dem BMF-Schreiben vom 03.06.2025 (Az.: IV C 5 – S 2363/00047/004/136) konkretisiert das Bundesfinanzministerium die neuen Regeln zum elektronischen Datenaustausch zwischen privaten Kranken- und Pflegeversicherungen (PKV/PPV), der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern. Das Schreiben enthält auf über 20 Seiten zahlreiche Detailregelungen – von Meldefristen bis zur Frage der Korrekturen und Übergangsregelungen.

Was das BMF-Schreiben vom 03.06.2025 für Arbeitgeber, Versicherer und Steuerpflichtige bedeutet

Hintergrund: Warum betrifft das Thema die Lohnsteuer?

Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung wirken sich direkt auf die Lohnsteuer eines Arbeitnehmers aus – insbesondere über den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss nach § 3 Nr. 62 EStG und die Lohnsteuerabzugsmerkmale gemäß § 39 EStG.

Bisher mussten Arbeitnehmer die gezahlten Beiträge zur PKV/PPV selbst mittels Papierbescheinigung an den Arbeitgeber weiterleiten – ein bürokratisches und fehleranfälliges Verfahren.

Ab 2026: Elektronischer Datenfluss statt Papierbescheinigung

Ab dem 1. Januar 2026 wird das Verfahren digitalisiert:

  • Versicherungsunternehmen melden die relevanten Beiträge direkt an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
  • Das BZSt stellt die Informationen über das bekannte Elstam-Verfahren den Arbeitgebern automatisiert zur Verfügung.
  • Arbeitgeber müssen die bereitgestellten Daten verbindlich im Lohnsteuerabzug berücksichtigen.

Wichtige Punkte im Überblick

🔹 Zukunftsgerichtete Meldung der Beiträge

Versicherer melden nicht die tatsächlich gezahlten Beiträge, sondern die festgesetzten Beträge. Kommt es später zu Änderungen (z. B. Beitragsanpassung, Kündigung), müssen die Daten storniert oder korrigiert werden – und der Arbeitgeber erhält einen neuen Elstam-Datensatz.

🔹 Beitragsvorauszahlungen

Vorauszahlungen (z. B. Jahresbeitrag auf einmal gezahlt) werden zeitanteilig auf die vorgesehenen Monate verteilt. Maßgeblich ist dabei der sog. Bestimmungsgrundsatz: Der Beitrag wird in dem Monat berücksichtigt, für den er bestimmt ist – nicht in dem Monat, in dem er gezahlt wurde.

🔹 Widerspruchsrecht des Steuerpflichtigen

Jeder Versicherte kann der Datenübermittlung für die Zukunft widersprechen – z. B. per Brief oder E-Mail. Ohne Datenmeldung des Versicherers erhält der Arbeitgeber keine Informationen, was wiederum zu einem fehlerhaften oder unvollständigen Lohnsteuerabzug führen kann.

Wer muss melden?

Meldepflichtig sind alle PKV- oder Pflegevollversicherer mit Sitz im Inland, die unter der BaFin-Aufsicht stehen.
Nicht meldepflichtig sind Versicherer für Zusatzversicherungen (z. B. Krankenhaustagegeld) oder Versicherer ohne Sitz in Deutschland.

Auch für Rentner und Selbständige, die nebenbei angestellt sind, muss eine Meldung erfolgen – ein wichtiger Punkt für Arbeitgeber mit Minijobbern oder Werkstudenten.

Fristen für die Datenmeldung

  • Regulär: Meldung spätestens bis zum 20. November des Vorjahres
  • Frühestmöglich: ab 01. Januar des Vorjahres
  • Bei Vertragsbeginn unterjährig: Meldung unverzüglich
  • Bei Änderungen (z. B. Tarifwechsel): Korrekturmeldung innerhalb von 5 Werktagen

Probleme bei der Datenübermittlung? Übergangsregelungen greifen

Gerade zum Jahresbeginn 2026 sind technische Anlaufschwierigkeiten denkbar. Deshalb gilt eine Übergangsregelung für 2026 und 2027:

Wird kein elektronischer Datensatz bereitgestellt, kann der Arbeitgeber ersatzweise eine Papierbescheinigung des Versicherers verwenden – vorausgesetzt, diese enthält alle relevanten Angaben und wird gut dokumentiert aufbewahrt.

Was gilt bei mehreren Arbeitsverhältnissen?

Arbeitet ein Steuerpflichtiger bei mehreren Arbeitgebern, wird der gemeldete Beitrag an alle Arbeitgeber übermittelt. Die Daten sind jeweils verbindlich im Lohnsteuerabzug zu berücksichtigen.

Kommt es nachträglich zu Korrekturen (z. B. nach Kündigung des Arbeitsverhältnisses), kann es vorkommen, dass ein Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht mehr nachfordern kann. In solchen Fällen muss der Fall unverzüglich an das Betriebsstättenfinanzamt gemeldet werden (§ 41c EStG).

Fazit: Digitalisierung mit Stolpersteinen

Das neue Verfahren zum digitalen Datenaustausch zwischen PKV, Finanzverwaltung und Arbeitgebern ist ein wichtiger Schritt zur Entbürokratisierung – und bringt dennoch neue Pflichten und Herausforderungen mit sich:

  • Arbeitgeber müssen die elektronisch gemeldeten Daten unverändert im Lohnsteuerabzug anwenden.
  • Korrekturmeldungen führen ggf. zu aufwendigen Lohnabrechnungsänderungen.
  • Für 2026 und 2027 gelten Übergangsregelungen, die Papierbescheinigungen weiterhin zulassen.

Praxistipp für Arbeitgeber und Steuerberater:
Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnabrechnungssoftware ab 2026 Elstam-Daten zur PKV/PPV vollständig verarbeiten kann – inklusive Korrektursachverhalten. Achten Sie bei Neueinstellungen auf eine vollständige Identifikation des Mitarbeiters (insb. Identifikationsnummer), damit die Datensätze korrekt abgerufen werden können.

Quelle:
BMF-Schreiben vom 03.06.2025, Az. IV C 5 – S 2363/00047/004/136