Am 15. Oktober 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder ein neues Schreiben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) veröffentlicht (Az. III C 2 – S 7287-a/00019/007/243).
Das Schreiben konkretisiert und ergänzt das bereits am 15. Oktober 2024 veröffentlichte BMF-Schreiben (BStBl I S. 1320) und enthält wichtige Änderungen und Anpassungen im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE).
Damit steht nun fest:
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B) – mit Übergangsfristen bis Ende 2027.
1. Hintergrund: Schritt zur Digitalisierung der Rechnungsstellung
Mit der Einführung der E-Rechnung setzt Deutschland die EU-Vorgaben zur Digitalisierung der Mehrwertsteuerverwaltung und zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs um.
Ziel ist eine einheitliche, strukturierte elektronische Rechnungsstellung, die eine automatisierte Verarbeitung durch Finanzverwaltung und Unternehmen ermöglicht.
Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F. ist keine einfache PDF-Datei, sondern eine strukturierte elektronische Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD, die elektronisch übermittelt und maschinenlesbar verarbeitet werden kann.
2. Anpassungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE)
Das neue BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ändert und ergänzt in mehreren Punkten den UStAE, insbesondere:
- Erweiterte Definition der elektronischen Rechnung, einschließlich technischer Anforderungen und Übermittlungswege.
- Klarstellung zur Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts, insbesondere bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD.
- Ergänzte Zwischenüberschriften und Randnummern zur Abgrenzung zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungsformen.
- Hinweise zur Archivierungspflicht und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen nach GoBD.
Die Änderungen werden im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht und gelten verbindlich für alle inländischen Unternehmer.
3. Anwendungs- und Übergangsregelungen
Die Grundsätze des Schreibens gelten für alle Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden.
Allerdings gelten Übergangsfristen zur praktischen Umsetzung:
| Zeitraum | Regelung |
|---|---|
| 01.01.2025 – 31.12.2026 | Rechnungen dürfen noch in Papierform oder als PDF ausgestellt werden, wenn Empfänger zustimmt. |
| ab 01.01.2027 | Nur noch strukturierte elektronische Rechnungen sind zulässig. |
| bis 31.12.2027 | Letzte Übergangsregelungen für kleinere Unternehmen mit geringer technischer Ausstattung. |
Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2024 gilt weiterhin der UStAE in der alten Fassung.
4. Auswirkungen für Unternehmen und Kanzleien
Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung betrifft alle inländischen Unternehmer, unabhängig von der Rechtsform oder Branche.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie:
- E-Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format empfangen und verarbeiten können,
- ihre Buchhaltungs- und Fakturasoftware an die neuen Anforderungen anpassen,
- und die technischen Schnittstellen zu ERP-, FiBu- oder DMS-Systemen rechtzeitig implementieren.
Auch Steuerkanzleien sollten prüfen, ob ihre Mandanten auf die E-Rechnung vorbereitet sind – insbesondere im Hinblick auf Agenda Connect, DATEV Unternehmen online oder andere digitale Schnittstellen.
5. Fazit
Mit dem neuen BMF-Schreiben zur E-Rechnung wird ein weiterer Meilenstein in der Digitalisierung des Rechnungswesens und der Umsatzsteuerverwaltung erreicht.
Ab 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich – begleitet von klaren Übergangsfristen bis Ende 2027.
Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Systeme und Prozesse anzupassen.
Wir empfehlen, rechtzeitig zu prüfen:
- Ist Ihre Rechnungssoftware eRechnungs-kompatibel?
- Können Sie XRechnung oder ZUGFeRD-Dateien erzeugen und empfangen?
- Sind Ihre internen Buchhaltungsprozesse GoBD-konform digitalisiert?
Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der neuen Anforderungen und bei der Integration digitaler Rechnungsprozesse in Ihre Buchführung.
Quelle:
BMF, Schreiben vom 15.10.2025 – III C 2 – S 7287-a/00019/007/243 (koordinierter Ländererlass)
Bundesministerium der Finanzen