Porto, durchlaufender Posten oder Entgelt?

Kernproblem

Werbeagenturen, Lettershops etc. versenden Briefe, Prospekte, Flyer usw. für ihre Kunden. Dabei wird das Porto zunächst verauslagt und den Kunden anschließend weiterberechnet. Wirtschaftlich stellt das Porto einen durchlaufenden Posten dar. Umsatzsteuerlich hingegen kann es auch einen steuerpflichtigen Bestandteil des Entgelts darstellen.

Neue Verwaltungsanweisung

Nach Ansicht der Oberfinanzdirektion (OFD) Niedersachsen kann das Porto nur als durchlaufender Posten behandelt werden, wenn der Kunde in Rechtsbeziehungen zur Deutschen Post AG tritt. Nach den allgemeinen Geschäftsbedingungen der Deutschen Post AG bestehen Rechtsbeziehungen zwischen ihr und den auf den Sendungen genannten Absendern. Dementsprechend muss der Kunde als Absender auf dem Brief bzw. Paket aufgeführt sein, damit die Weiterbelastung des Portos auch umsatzsteuerlich als durchlaufender Posten zu behandeln ist. Verwenden die Agenturen einen eigenen Freistempler, so stellt die Weiterbelastung des Portos einen durchlaufenden Posten dar, wenn das Unternehmen in den Stempel das sogenannte „Klischee“ des Auftraggebers einsetzt oder auf andere Weise den Kunden, z. B. durch Absenderaufkleber oder Aufdruck des Absenders auf den Umschlag, als eigentlichen Absender kennzeichnet. Kein durchlaufender Posten liegt dagegen vor, wenn die Agentur in ihren Rechnungen die Verauslagung im fremden Namen und auf fremde Rechnung nicht offen legt oder die Agentur Rabatte der Deutschen Post AG nicht an ihre Kunden weitergibt, also mehr Porto weiterbelastet als sie selbst gezahlt hat oder bei Porto von Versandhandelsunternehmen.

Konsequenzen

Betroffene Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Deklaration und Rechnungsstellung den Grundsätzen der Verfügung entspricht. Zu beachten ist, dass die generelle Steuerbefreiung der Post mit Wirkung vom 1.7.2010 entfallen ist. Geschäftsbriefe unterliegen daher regelmäßig der Umsatzsteuer. Stellt die Weiterbelastung dann einen durchlaufenden Posten dar, so gilt dies auch für die Umsatzsteuer. In diesem Fall darf nur der Bruttobetrag weiterbelastet und die in diesem Betrag enthaltene Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen werden. Wird dies nicht beachtet, so schuldet das versendende Unternehmen diese Umsatzsteuer, zusätzlich zu der Umsatzsteuer, die für die eigene Dienstleistung fällig wird. Den Kunden kann der Vorsteuerabzug aus der Rechnung der Post ermöglicht werden, indem ihnen die Originalrechnung der Post ebenfalls weitergeleitet wird.