Zum 1. Januar 2025 wird die digitale Meldepflicht Realität. Mehr als acht Jahre nach der Bekanntgabe des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen endet die Aussetzung der Meldepflicht für elektronische Kassensysteme (§ 146a Abs. 4 AO). Ab diesem Datum müssen Unternehmer Anschaffungen und Außerbetriebnahmen elektronischer Aufzeichnungssysteme (eAS) fristgerecht melden. Damit Sie bestens vorbereitet sind, haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.
Welche Systeme sind betroffen?
Die Meldepflicht gilt für alle Steuerpflichtigen, die elektronische Aufzeichnungssysteme zur Erfassung von Geschäftsvorfällen nutzen. Dazu zählen beispielsweise:
- Elektronische oder computergestützte Kassensysteme,
- Softwarebasierte Kassensysteme (z. B. Tablet-/App-Lösungen),
- Waagen mit Kassenfunktion,
- Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kassenfunktion,
- Hotelsoftware mit Kassensystemen,
- Praxissoftware mit Kassenmodulen (z. B. für Ärzte),
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.
Besitzen Sie eines dieser Systeme in Ihrem Unternehmen, betrifft Sie die Meldepflicht.
Wie erfolgt die Meldung?
Für die Übermittlung stehen derzeit drei Wege zur Verfügung:
- Direkteingabe in ELSTER: Über das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)“.
- Upload einer XML-Datei: Diese kann über Ihre Kassensoftware erstellt und in Mein ELSTER hochgeladen werden.
- Datenfernübertragung (DFÜ): Über eine geeignete Software mit ERiC-Schnittstelle.
Die Meldung muss spätestens einen Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Systems erfolgen.
Welche Daten müssen gemeldet werden?
Folgende Informationen sind für jedes Aufzeichnungssystem erforderlich:
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art und Anzahl der Systeme,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE),
- Seriennummer,
- Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme.
Besonders wichtig: Jeder Steuerpflichtige muss auch ungenutzte Geräte melden, die im Unternehmen vorgehalten werden.
Übergangsregelungen für die Einführung
Um den Einstieg zu erleichtern, gelten folgende Fristen:
- Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden.
- Für Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen werden, gilt die einmonatige Meldefrist.
Was bedeutet das für Sie?
Die Einführung der Meldepflicht bringt zusätzliche Anforderungen an die Verwaltung Ihrer elektronischen Kassensysteme mit sich. Doch keine Sorge: Als Steuerberatungskanzlei unterstützen wir Sie bei der Umsetzung.
- Prüfung Ihrer bestehenden Systeme: Welche Geräte müssen gemeldet werden?
- Fristgerechte Meldung: Wir übernehmen die Meldung für Sie und koordinieren den Prozess.
- Beratung zur Kassensicherungsverordnung: Wir klären offene Fragen und unterstützen Sie bei der Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben.
Handeln Sie rechtzeitig!
Die Meldepflicht ist eine Chance, Ordnung und Transparenz in Ihren Kassensystemen zu schaffen. Sichern Sie sich professionelle Unterstützung und vermeiden Sie Sanktionen durch verspätete oder fehlende Meldungen. Kontaktieren Sie uns – wir sind für Sie da!
Ihre Steuerberatung – verlässlich, kompetent und an Ihrer Seite.