Mit BMF-Schreiben vom 02.01.2026 (III C 3 – S 7492/00026/008/009) wurde die Liste der amtlichen Beschaffungsstellen mit Stand 01.01.2026 neu bekannt gemacht und ersetzt die bisherige Liste (BMF-Schreiben vom 17.01.2025).
Für Unternehmen, die Lieferungen oder sonstige Leistungen an im Inland stationierte ausländische Streitkräfte (NATO) bzw. deren beschaffende Stellen erbringen, ist die Liste zentral: In vielen Fällen hängt daran, ob eine Umsatzsteuervergünstigung/Steuerbefreiung nach dem NATO-Zusatzabkommen (Art. 67 NATO-ZAbk) im Beschaffungsverfahren korrekt angewendet werden kann.
1. Was genau wurde neu aufgelegt?
Das BMF hat die „Liste der amtlichen Beschaffungsstellen und Organisationen der ausländischen Streitkräfte, die zur Erteilung von Aufträgen auf abgabenbegünstigte Leistungen berechtigt sind“ (Stand 01.01.2026) veröffentlicht.
Wichtig ist dabei nicht der „Formalakt“, sondern der praktische Effekt:
- Nur die in der Liste geführten Stellen sind (im Rahmen der einschlägigen Vorgaben) berechtigt, Aufträge zu erteilen, die als Grundlage für abgabenbegünstigte Leistungen dienen.
- Für die Praxis bedeutet das: Stammdaten, Prüfprozesse und Nachweise sollten auf die neue Liste umgestellt werden.
2. Warum ist die Liste für die Umsatzsteuer so relevant?
Die Umsatzsteuervergünstigungen nach dem NATO-ZAbk greifen nicht automatisch, nur weil „ein Soldat“ oder „eine NATO-Einrichtung“ involviert ist. Zentral ist vielmehr:
- Auftraggeber/Leistungsempfänger muss im Regelfall eine amtliche Beschaffungsstelle sein (bzw. das Beschaffungsverfahren muss korrekt eingehalten werden).
- Direktgeschäfte mit einzelnen Truppenangehörigen ohne Einschaltung einer amtlichen Beschaffungsstelle sind grundsätzlich nicht von der Vergünstigung erfasst.
Gerade hier passieren in Betriebsprüfungen häufig Fehler: falscher Rechnungsempfänger, fehlender Nachweis, oder ein „privater“ Auftrag wird nachträglich als „NATO-Auftrag“ behandelt.
3. Nachweise und Abwicklung: Abwicklungsschein und Vertragsgestaltung
a) Abwicklungsschein / Belegnachweis
Nach der Verwaltungsauffassung sind die Voraussetzungen der Steuerbefreiung grundsätzlich durch einen ordnungsgemäß ausgefüllten Abwicklungsschein nachzuweisen (Belegnachweis).
In Sonderkonstellationen (z. B. bestimmte Konzessions-/Rahmenvertragsmodelle) kann unter engen Voraussetzungen auf einen zusätzlichen förmlichen Abwicklungsschein verzichtet werden, wenn die Geschäftsunterlagen die vorgeschriebenen Angaben enthalten (Stichwort: § 73 Abs. 3 UStDV).
b) Vertragsgestaltung: Wer ist umsatzsteuerlicher Leistungsempfänger?
Entscheidend ist, dass umsatzsteuerrechtlich der Leistungsaustausch zwischen Unternehmer und amtlicher Beschaffungsstelle stattfindet. In den Verträgen muss daher ausdrücklich vereinbart sein, dass die Leistung an die amtliche Beschaffungsstelle erbracht wird.
4. Was sollten Unternehmen jetzt konkret tun?
Checkliste für die Praxis (kurz und prüfungssicher)
- Neue Liste (Stand 01.01.2026) in der Buchhaltung/Vertrieb bereitstellen
Intern verlinken, Stammdatenprozess definieren, Verantwortlichkeit festlegen. - Rechnungsempfänger prüfen
- Rechnung an amtliche Beschaffungsstelle (nicht an Privatperson/Truppenangehörigen).
- Nachweisführung standardisieren
- Abwicklungsschein (oder zulässiger Ersatznachweis) vor steuerfreier Abrechnung einfordern/archivieren.
- Vertragliche Grundlagen prüfen
- Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Zahlungsfluss, Rahmenverträge/Konzessionen: passt das zur umsatzsteuerlichen Einordnung?
- Risikoabsicherung bei Zweifeln
- Wenn Beschaffungsstelle nicht eindeutig/listenkonform oder Nachweise fehlen: mit Umsatzsteuer abrechnen und ggf. das Vergünstigungsverfahren sauber klären, bevor korrigiert wird (Prüfungsrisiko minimieren).
5. Typische Fehlerquellen (aus der Beratungspraxis)
- Falscher Leistungsempfänger (Rechnung an Truppenangehörigen statt Beschaffungsstelle).
- „NATO-Vergünstigung“ ohne Abwicklungsschein/Belegnachweis.
- Beschaffungsstelle nicht (mehr) in der aktuellen Liste (Stand/Version nicht beachtet).
- Unpassende Vertragsmodelle (tatsächlich Direktleistung an berechtigte Personen ohne Zwischenschaltung der Beschaffungsstelle).
6. Kurzfazit
Die Neuauflage der Liste zum 01.01.2026 ist ein formaler, aber praxisrelevanter „Pflichttermin“: Wer Leistungen im NATO-Umfeld erbringt, sollte unverzüglich sicherstellen, dass Beschaffungsstelle, Vertragsgestaltung und Nachweise zur aktuellen Liste und zum Beschaffungsverfahren passen. Das reduziert Haftungs- und Nachzahlungsrisiken erheblich.
Quelle: BMF-Schreiben vom 02.01.2026 nebst Anlage (Liste Stand 01.01.2026).