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Bewirtungskosten und Geschenke im Lohnsteuerrecht

Geschenke und Bewirtungen richtig versteuern, Steuergestaltungen nutzen


 

Herzlich willkommen,

wie Sie wissen, zählt zum Arbeitslohn nicht nur der bare Lohn, sondern grundsätzlich auch jede unentgeltliche oder verbilligte Zuwendung in Geldeswert, soweit diese im Rahmen des Dienstverhältnisses erfolgt. Einnahmen, die nicht in Geldleistungen bestehen, werden als Sachbezüge oder geldwerte Vorteile bezeichnet. Zu diesen Sachbezügen bzw. geldwerten Vorteilen zählen unter gewissen Voraussetzungen auch Geschenke und Bewirtungen.

Nachfolgend will ich Ihnen in Grundzügen die Systematik der Besteuerung solcher Zuwendungen darlegen und aufzeigen, wie und wo Sie als Arbeitgeber Buchungsaufwendungen reduzieren und Ihre Mitarbeiter Lohnsteuern sparen können.

 

Bewirtungskosten berechnen


Brutto RechnungsbetragEuro

enthaltene Vorsteuer

Einkommensteuersatz
siehe Einkommensteuerrechner
(z.B.) %

 

Steuerpflichtige Geschenke

Beschenkt der Arbeitgeber seine Mitarbeiter, nimmt das Finanzamt an, dass diese Zuwendungen stets aufgrund des Dienstverhältnisses erfolgen. Selbst wenn der Grund für das Geschenk in der Person des Arbeitnehmers liegt, ändert das nichts an einer Steuerpflicht.

Der Steuerpflicht unterliegt der Wert des Geschenks. Dieser ist dem Lohnsteuerabzug gemäß den Vorschriften zu unterwerfen, die für sonstige Bezüge (Einmalzahlungen) gelten. Maßgeblicher Steuerwert ist stets der für das Geschenk übliche Endpreis am Abgabeort und im Zeitpunkt der Abgabe, also der Preis, der für das Geschenk tatsächlich bezahlt worden ist.

Sonderpreise bleiben hier grundsätzlich unberücksichtigt, allerdings gibt es auch Ausnahmen. Handelt es sich bei der Zuwendung z. B. um eine Ware oder Dienstleistung, welche der Arbeitgeber auch fremden Letztverbrauchern zu einem niedrigeren als dem üblichen Preis zuwendet, kann dieser Wert unter bestimmten Voraussetzungen angesetzt werden. Sprechen Sie in diesem Fall mit mir. Beachten Sie auch, dass Geldgeschenke stets der Lohnsteuer unterliegen, auch wenn sie gering sind.

 

Steuerfreie Aufmerksamkeiten

Nicht dem Lohnsteuerabzug unterliegen hingegen solche Sachgeschenke, die eine bloße Aufmerksamkeit aus Anlass eines persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers darstellen. Es handelt sich hier um sog. Annehmlichkeiten oder Aufmerksamkeiten. Welche Zuwendungen als Aufmerksamkeiten steuerfrei sind, hängt vom Einzelfall ab. Die Finanzverwaltung lässt als Aufmerksamkeiten Zuwendungen im Wert von bis zu 40 EUR gelten und nennt folgende Beispiele: Blumen, Genussmittel, Bücher, Tonträger.

Nach neuester Ansicht der Finanzverwaltung gelten die Regelungen für steuerfreie Aufmerksamkeiten auch für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer sind. Damit kann ab sofort die für Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer geltende Steuerbegünstigung auch für Ihre Geschäftspartner Anwendung finden. Sie müssen also Aufmerksamkeiten im Wert von bis zu 40 EUR (inklusive Umsatzsteuer) nicht mehr in die Bemessungsgrundlage der Pauschalsteuer einbeziehen. Darüber hinaus gelten weitere Vereinfachungsregelungen, die ich/wir Ihnen gerne näher erläutere/erläutern.

 

Betriebsveranstaltungen

Ferner rechnen solche Sachzuwendungen nicht zum Arbeitslohn, die im ganz überwiegend betrieblichen Interesse erbracht werden. Ein solches liegt z. B. vor, wenn Geschenke im Rahmen von Betriebsveranstaltungen gegeben werden. Lassen Sie allerdings Vorsicht walten, wenn die Betriebsveranstaltung nur dazu dient, Geschenke zu übergeben oder wenn pro Kalenderjahr mehr als zwei Betriebsveranstaltungen stattfinden. Ist dies der Fall, werden Zuwendungen ab der dritten Veranstaltung in jedem Fall steuerpflichtig!

Die Grenzen zwischen steuerpflichtigen Geschenken und solchen Zuwendungen, die als bloße Aufmerksamkeiten zu werten sind oder im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse erbracht werden, sind fließend. Daher bietet die Steuerpflicht von Geschenken an Mitarbeiter immer wieder großes Streitpotenzial mit der Finanzverwaltung. Auch die Rechtsprechung hierzu füllt bereits Bände.

Damit Sie aber für die nächste Betriebsprüfung vorbereitet sind, habe ich für Sie recherchiert, welche Sachgeschenke steuerpflichtig sind.

Beispiel: Überreichen Sie Ihren Mitarbeitern ein Weihnachtsgeschenk im Rahmen der betrieblichen Weihnachtsfeier, und übersteigt der Wert des Weihnachtspäckchens 40 EUR nicht, bleibt die Zuwendung steuerfrei.

Mein Steuertipp: Laden Sie Ihre Mitarbeiter zur Betriebsfeier ins Theater ein. Denn Theaterkarten zählen zu den "üblichen Zuwendungen", wenn sie Bestandteil des Gesamtprogramms einer Betriebsveranstaltung sind. Weitere Tipps halte ich für Sie bereit.

Schließlich möchte ich Sie noch auf die besondere Möglichkeit hinweisen, Ihren Mitarbeitern Gutscheine bis zu 44 EUR im Monat steuerfrei zuzuwenden oder diesen aus Ihrem Sortiment Waren- und/oder Dienstleistungen bis zum Rabattfreibetrag von 1.080 EUR steuerfrei zuzuwenden. Beachten Sie in diesem Zusammenhang jedoch, dass der Gutschein als Sachlohn und nicht als Bargeld zu behandeln ist. Welche Kriterien hierfür entscheidend sind, erkläre ich Ihnen gerne im persönlichen Gespräch.

 

Steuerpflichtige Bewirtungsmaßnahmen im Betrieb

Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten im Betrieb (Kantinenmahlzeiten), müssen Sie die Bewirtung beim Lohnsteuerabzug als Arbeitslohn erfassen. Als steuerpflichtiger Arbeitslohn gelten nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung für 2013 folgende Beträge als Arbeitslohn:

  • für das Mittag- oder Abendessen jeweils 88 EUR pro Monat oder 2,93 EUR täglich
  • für das Frühstück 48 EUR pro Monat oder 1,60 EUR täglich.

Erhalten Mitarbeiter verbilligte Mahlzeiten, müssen Sie ebenfalls die genannten Sachbezugswerte in Ihrer Lohnbuchhaltung berücksichtigen, jedoch vermindert um den vom Arbeitnehmer gezahlten Essenpreis. Die Sachbezugswerte nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung gelten übrigens auch in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber im Rahmen einer Auswärtstätigkeit bewirtet wird und es sich dabei um eine "übliche Beköstigung" handelt. Für eine "übliche Beköstigung" gelten Höchstbeträge, die Sie bei mir erfragen können.

Die Berücksichtigung steuerpflichtiger Bewirtungsmaßnahmen in der Lohnbuchführung ist erfahrungsgemäß mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden.

Mein Steuertipp: Ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil entsteht bei einer verbilligten Mahlzeit arbeitstäglich nicht, wenn jeder Arbeitnehmer einen Essenspreis von mindestens in Höhe des Sachbezugswerts nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung bezahlt. Weitere Gestaltungstipps halte ich/halten wir für Sie auf Anfrage bereit. Selbstverständlich übernehme ich wir auch sämtliche mit steuerpflichtigen Bewirtungsmaßnahmen anfallende Buchungsarbeiten.

 

Steuerpflichtige Bewirtungsmaßnahmen außerhalb des Betriebs

Für arbeitstägliche Mahlzeiten außerhalb des Betriebs (z.B. in einem benachbarten Restaurant) sind dieselben Sachbezugswerte wie für Bewirtungsmaßnahmen im Betrieb anzusetzen. Voraussetzung ist, dass zwischen dem Arbeitgeber und jener Einrichtung, die die Mahlzeiten leistet, eine vertragliche Beziehung besteht. Bei Einschaltung sog. Essensmarken-Emittenten gelten weitere Besonderheiten. Sprechen Sie mich gerne an.

 

Steuerfreie Bewirtungsmaßnahmen

Nicht steuerbar sind u. a. alle Vorteile aus der Teilnahme an geschäftlich veranlassten Bewirtungen. Darüber hinaus gibt es eine ganze Reihe von Bewirtungsmaßnahmen, die steuerfrei sind und mit denen Sie Ihre Mitarbeiter zusätzlich motivieren können. Versorgen Sie z. B. Ihre Mitarbeiter im Betrieb unentgeltlich mit Getränken und Genussmitteln (Kaffee, Tee, Wasser etc.), gelten diese Zuwendungen als Aufmerksamkeiten und sind steuerfrei. Dasselbe gilt auch für Verköstigungen, die Sie Ihren Mitarbeitern während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (Besprechung, Sitzung etc.) zukommen lassen. Auch hier gelten allerdings Höchstgrenzen. Sprechen Sie mich/uns auf weitere Gestaltungen und steuerfreie Bewirtungsmaßnahmen an. Ich unterstütze Sie auch in der Ausarbeitung neuer Betreuungskonzepte für Ihre Mitarbeiter.

 

Lohnsteuerpauschalierung

Abschließend will ich Sie auf die Möglichkeit hinweisen, die Lohnsteuer für die arbeitstäglichen Mahlzeiten, die Sie Ihren Mitarbeitern in Ihrem Betrieb oder außerhalb Ihres Betriebs unter vertraglicher Vereinbarung mit einem Restaurant oder einer Gaststätte gewähren, pauschal zu berechnen und abzuführen. Auch die auf eine steuerpflichtige Sachzuwendung (Geschenk im Wert von mehr als 40 EUR) entfallende Lohnsteuer kann pauschal berechnet und abgeführt werden. Beachten Sie, dass jeweils unterschiedliche Pauschalsteuersätze gelten. So beträgt der maßgebliche Pauschalsteuersatz für Bewirtungen/Mahlzeiten 25 %, für Geschenke bzw. alle übrigen Sachbezüge außer den Mahlzeiten 30 %.

 

Vereinfachung des steuerlichen Reisekostenrechts ab 2014

Erlauben Sie mir noch einen Hinweis auf die im Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts für 2014 beschlossenen Vereinfachungen bei der steuerlichen Behandlung von Mahlzeiten, die Sie als Arbeitgeber Ihren Arbeitnehmern anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit zur Verfügung stellen. Sofern der Preis für eine solche Mahlzeit nicht 60 EUR überschreitet, können Sie diese mit dem entsprechenden Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung ansetzen. Darüber hinaus kann eine Besteuerung von Mahlzeiten anlässlich einer Auswärtstätigkeit in bestimmten Fällen ab 2014 ganz unterbleiben. Sprechen Sie mit mir.

Die steuerliche Behandlung von Geschenken und Bewirtungen ist, wie Sie sehen, sehr komplex. Diese Komplexität lässt aber auch an bestimmten Stellen Steuergestaltungen zu. Vorteile aus diversen Gestaltungen ergeben sich für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter. Es lohnt sich also für alle Beteiligten mit mir diesbezüglich Kontakt aufzunehmen.


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