Was sind Betriebsausgaben?

Was gehört zu den Betriebsausgaben (Liste).

Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb eines Unternehmens veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Sie werden bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft (§ 13 EStG), Gewerbebetrieb (§ 15 EStG) und selbstständiger Arbeit (§ 18 EStG) abgezogen. Als Betriebsausgaben können alle Vermögensabflüsse in Geld- oder Sachwerten berücksichtigt werden, die in einem tatsächlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen.

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.

Betrieblich veranlasst bedeutet, dass die Ausgaben einen direkten oder indirekten Zusammenhang mit dem Betrieb haben. Notwendig bedeutet, dass die Ausgaben für die Erzielung von Einnahmen erforderlich sind. Angemessen bedeutet, dass die Ausgaben in einem vernünftigen Verhältnis zu den Einnahmen stehen.

Es fließt entweder Geld ab - aus der Kasse oder der Bank - oder Geldeswert, indem eine Verbindlichkeit begründet wird. Hierdurch kann

1. das Betriebsvermögen, das Eigenkapital, sofort gemindert werden: Aufwand,

2. ein Wirtschaftsgut neu erworben oder geschaffen werden: Anschaffungs- oder Herstellungskosten für ein neues Wirtschaftsgut oder

3. ein bestehendes Wirtschaftsgut erweitert oder wesentlich verbessert werden: nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf ein vorhandenes Wirtschaftsgut.

In den Fällen 2 und 3 wirken sich die Betriebsausgaben aufwandsmäßig und damit gewinnmindernd erst im Wege der Abschreibung während der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer oder durch Teilwertabschreibung aus.

Um Betriebsausgaben von privaten Ausgaben zu unterscheiden, muss man das Prinzip der betrieblichen Veranlassung beachten. Das bedeutet, dass die Ausgaben nur dann als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, wenn sie in einem objektiven Zusammenhang mit dem Betrieb stehen und diesem dienen.

Die Betriebsausgaben sind ein wichtiger Faktor für die Rentabilität eines Unternehmens. Sie sollten daher regelmäßig überprüft und optimiert werden. Eine gute Planung und Kontrolle der Betriebsausgaben kann helfen, Kosten zu senken und den Gewinn zu steigern.

Betriebsausgaben: Gewinnermittlung + Steuern

Betriebsausgaben mindern den Gewinn und damit die Steuerlast des Unternehmers. Betriebsausgaben werden bei den Gewinneinkünften berücksichtigt, also bei den Einkünften aus Gewerbebetrieb, Land- und Forstwirtschaft und selbstständiger Arbeit (§ 2 Abs. 2 Nr. 1 EStG). Hier wird der Gewinn entweder durch Betriebsvermögensvergleich oder durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelt

Einnahmenüberschussrechnung

Bei der Einnahmenüberschussrechnung ist der Gewinn der Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 3 Satz 1 EStG). Es wird der Saldo, die Differenz zwischen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gebildet.

Sind die Betriebseinnahmen höher als die Betriebsausgaben, ist das Ergebnis ein Gewinn. Übersteigen die Betriebsausgaben die Betriebseinnahmen, ergibt sich als Geschäftserfolg ein Verlust.

Betriebsvermögensvergleich

Bei der Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich (auch Bestandsvergleich) gemäß § 4 Abs. 1, § 5 EStG wird der Gewinn als Unterschiedsbetrag zwischen dem Kapital am Schluss des Wirtschaftsjahrs und am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahrs, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen, ermittelt, wobei nach § 4 Abs. 1 Satz 8 EStG die Vorschriften über Betriebsausgaben zu befolgen sind.

Die Betriebsausgaben werden als Aufwendungen auf Aufwandskonten gebucht, deren Salden über Gewinn- und Verlustkonto und dessen Saldo über Kapitalkonto abgeschlossen werden. Der Saldo des Kapitalkontos ist das Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahrs. So wirken sich die Betriebsausgaben mindernd auf das Betriebsvermögen und damit auf den durch Betriebsvermögensvergleich ermittelten Gewinn aus.

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Was gehört zu den Betriebsausgaben?

Liste Betriebsausgaben - zu den typischen Betriebsausgaben gehören zum Beispiel:

• Kosten für Personal, wie Löhne, Gehälter und Sozialabgaben
• Kosten für Waren, Rohstoffe, Material, Hilfsstoffe, Verpackungsmaterial etc. für die Herstellung oder den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen die für die Herstellung oder den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen benötigt werden
• Kosten für Miete, Strom, Wasser, Heizung und andere Nebenkosten für die betrieblich genutzten Räume
• Reinigung, Instandhaltung etc. für die Geschäftsräume
• Kosten für Abschreibungen auf Anlagevermögen, wie Maschinen, Fahrzeuge, Computer etc.
• Kosten für Werbung, wie z.B. für Anzeigen, Flyer, Plakate, Internetseiten etc., die zur Bekanntmachung des Betriebs dienen
• Reisekosten
• Telefon, Internet und andere Kommunikationsmittel
• Fortbildung
• Rechts- und Beratungskosten: Kosten für Anwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer etc., die den Betrieb bei rechtlichen oder steuerlichen Fragen unterstützen
• Kosten für Versicherungen, Haftpflichtversicherung, Betriebsunterbrechungsversicherung, Rechtsschutzversicherung etc., die den Betrieb vor Risiken schützen
• Steuern: Umsatzsteuer, Grundsteuer etc., die für den Betrieb anfallen, Gebühren und andere Abgaben
• Zinsaufwendungen für Kredite oder Darlehen zur Finanzierung des Betriebs
• Kosten für Spenden, Geschenke, Bewirtung und andere freiwillige Leistungen (siehe auch steuerliche Abzugsbeschränkung)

Hinweis: Kosten für die Erstellung der Erklärung zur einheitlichen und gesonderten Feststellung des Gewinns keine Betriebsausgaben

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Pauschale Betriebsausgaben

Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen und/oder Freibetrag nach § 3 Nr. 26, 26a und/oder 26b EStG

Einige Betriebsausgaben dürfen pauschal von der Steuer abgesetzt werden, das heißt, es wird ein bestimmter Prozentsatz oder ein fester Betrag anerkannt, unabhängig von den tatsächlichen Kosten.

Zu den Betriebsausgaben, die pauschal abgesetzt werden können, gehören zum Beispiel:

• Verpflegungsmehraufwendungen: Wenn der Unternehmer aus beruflichen Gründen von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, kann er für die ersten drei Monate pro Kalendertag einen Pauschbetrag für die Verpflegung geltend machen. Dieser beträgt je nach Abwesenheitsdauer 14 Euro (bei mehr als acht Stunden) oder 28 Euro (bei mehr als 24 Stunden oder bei mehrtägiger Abwesenheit mit Übernachtung).
• Reisekosten: Wenn der Unternehmer aus beruflichen Gründen eine Reise unternimmt, kann er für die Fahrtkosten entweder die tatsächlichen Kosten oder eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Für Übernachtungskosten kann er entweder die tatsächlichen Kosten oder einen Pauschbetrag von 20 Euro pro Nacht ansetzen. Für Nebenkosten wie Parkgebühren oder Gepäckaufbewahrung kann er einen Pauschbetrag von 5 Euro pro Reisetag ansetzen.

Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Es gibt noch weitere Betriebsausgaben, die pauschal abgesetzt werden können, wie zum Beispiel Telefonkosten oder Arbeitsmittel. Wichtig ist, dass der Unternehmer die Pauschbeträge nur dann ansetzen kann, wenn er keine höheren tatsächlichen Kosten nachweisen kann. Außerdem muss er die Pauschbeträge in seiner Buchführung und in seiner Steuererklärung gesondert ausweisen.

Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen

Die Betriebsausgabenpauschale ist eine Vereinfachungsregelung für bestimmte Einkünfte aus selbstständiger Arbeit, die es ermöglicht, die Betriebsausgaben ohne Einzelnachweis pauschal zu ermitteln.

Betriebsausgabenpauschale bei hauptberuflicher selbständiger schriftstellerischer oder journalistischer Tätigkeit, bei wissenschaftlicher, künstlerischer und schriftstellerischer Nebentätigkeit sowie bei nebenberuflicher Lehr- und Prüfungstätigkeit können die Betriebsausgaben wie folgt pauschaliert werden:

• bei hauptberuflicher selbständiger schriftstellerischer oder journalistischer Tätigkeit auf 30 % der Betriebseinnahmen aus dieser Tätigkeit, höchsten jedoch 3.600 € jährlich,

• bei wissenschaftlicher, künstlerischer oder schriftstellerischer Nebentätigkeit (auch Vortrags- oder nebenberufliche Lehr- und Prüfungstätigkeit), soweit es sich nicht um eine Tätigkeit i. S. d. § 3 Nummer 26 EStG handelt, auf 25 % der Betriebseinnahmen aus dieser Tätigkeit, höchsten jedoch 900 € jährlich. Der Höchstbetrag von 900 € kann für alle Nebentätigkeiten, die unter die Vereinfachungsregelung fallen, nur einmal gewährt werden.

Die Betriebsausgabenpauschale für Kindertagesmütter beträgt ab 2023 nunmehr 400 € je betreutem Kind und Monat. Beträgt die vereinbarte wöchentliche Betreuungszeit weniger als 40 Stunden, ist sie zeitanteilig zu kürzen. Erhöht wurde zudem die Betriebsausgabenpauschale für Freihalteplätze.

Hinweis: Die Betriebsausgabenpauschale ist an die Stelle der tatsächlichen Betriebsausgaben zu setzen und schließt alle Betriebsausgaben ein, auch die Abschreibungen und die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer.

Download: Betriebsausgabenpauschale bei der Ermittlung der Einkünfte aus hauptberuflicher selbständiger schriftstellerischer oder journalistischer Tätigkeit, aus wissenschaftlicher, künstlerischer und schriftstellerischer Nebentätigkeit sowie aus nebenamtlicher Lehrund Prüfungstätigkeit

Die Betriebsausgabenpauschale hat den Vorteil, dass sie den Verwaltungsaufwand für die Buchführung und die Belegsammlung reduziert. Sie hat aber auch den Nachteil, dass sie möglicherweise nicht die tatsächlichen Betriebsausgaben widerspiegelt und somit zu einer höheren Steuerbelastung führen kann. Daher sollte jeder Selbstständige individuell prüfen, ob sich die Betriebsausgabenpauschale für ihn lohnt oder ob er besser seine tatsächlichen Betriebsausgaben nachweist.

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Steuerlich nicht bzw. beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb eines Unternehmens veranlasst sind. Sie mindern den Gewinn und damit die Steuerlast des Unternehmers. Allerdings sind nicht alle Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig. Das Finanzamt erkennt nur solche Betriebsausgaben an, die betrieblich veranlasst, notwendig und angemessen sind.

Aufwendungen, welche die Lebensführung berühren, können nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Es ist daher vorab zu prüfen, ob die als Betriebsausgaben geltend gemachten Aufwendungen bereits zu den nicht abziehbaren Kosten der Lebenshaltung im Sinne von § 12 Nr. 1 EStG gehören.

Nach § 4 Abs. 5 EStG sind darin aufgeführte betrieblich veranlasste Aufwendungen nicht oder nicht in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Es sind zwar Betriebsausgaben, allerdings dürfen sie den steuerlichen Gewinn nicht oder nicht in vollem Umfang mindern.

Zu den Betriebsausgaben, die nicht von der Steuer abgesetzt werden dürfen, gehören unter anderem:

• Privatausgaben: Dazu zählen alle Ausgaben, die der privaten Lebensführung des Unternehmers oder seiner Angehörigen dienen. Zum Beispiel sind Kosten für die eigene Wohnung, Essen, Kleidung oder Freizeit, die private Krankenversicherung oder die private Altersvorsorge nicht abzugsfähig.
• Gästehäuser, Jagd, Fischerei, Segel- oder Motorjachten und ähnliche Zwecke und hiermit zusammenhängende Bewirtungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 3 und 4 EStG),
• Geldstrafen, Geldbußen, Ordnungsgelder, Verwarnungsgelder (§ 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG),
• Bestechungs- und Schmiergelder (§ 4 Abs. 5 Nr. 10 EStG),
• Zinsen auf hinterzogene Steuern (§ 4 Abs. 5 Nr. 8a EStG),
• Gewerbesteuer auf nach dem 31.12.2007 endende Erhebungszeiträume (§ 4 Abs. 5b EStG).
• Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer und die Kosten der Ausstattung, wenn ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG).
• Kosten für die Anschaffung von Anlagevermögen, wie Grundstücke, Gebäude oder Beteiligungen (siehe Abschreibung).
• Die Kapitalisierung des Unternehmens, wie die Aufbringung von Eigenkapital bzw. Aufnahme eines Darlehens.
• Geschenke: Geschenke an Geschäftspartner oder Kunden sind nur bis zu einem Wert von 35 Euro pro Jahr und pro Empfänger steuerlich absetzbar. Darüber hinausgehende Geschenke gelten als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Ausnahmen gelten für Geschenke aus Anlass eines besonderen Ereignisses (z.B. Jubiläum) oder für Werbegeschenke mit geringem Wert (z.B. Kugelschreiber).
• Bewirtungskosten: Bewirtungskosten sind nur zu 70 Prozent steuerlich abzugsfähig, wenn sie betrieblich veranlasst und angemessen sind. Dabei muss der Unternehmer den Anlass, den Ort, die Teilnehmer und den Inhalt der Bewirtung dokumentieren. Bewirtungskosten aus rein privatem Anlass (z.B. Geburtstag) oder aus Repräsentationsgründen (z.B. Einladung von Prominenten) sind nicht abzugsfähig.
• Spenden: Spenden an gemeinnützige Organisationen sind nur bis zu einem bestimmten Prozentsatz des Gewinns steuerlich absetzbar. Darüber hinausgehende Spenden gelten als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Ausnahmen gelten für Spenden an politische Parteien oder Wählervereinigungen.

Beiträge zu einer Lebensversicherung können selbst dann keine Betriebsausgaben sein, wenn die Lebensversicherung von einer Personengesellschaft abgeschlossen wurde und der Absicherung eines betrieblichen Bankkredits der Gesellschaft dient.

Ein durch Einbruchdiebstahl eingetretener Geldverlust führt bei einem Steuerpflichtigen mit Gewinnermittlung nach § 4 Abs.3 EStG nur dann zu einer Betriebsausgabe, wenn der betriebliche Zusammenhang anhand konkreter und objektiv greifbarer Anhaltspunkte festgestellt ist.

Kosten für Instrumentenflugberechtigung bei einem Rechtsanwalt keine Betriebsausgaben

Anti-Hybrid-Regelungen sind in § 4k EStG

Mit dem ATAD-Umsetzungsgesetz wurden diverse Einzelregelungen gegen hybride Gestaltungen eingeführt, die entweder den Betriebsausgabenabzug versagen oder zur Besteuerung von Betriebseinnahmen führen, die sonst steuerfrei zu behandeln wären. Ziel des Gesetzgebers ist es, hybride Gestaltungen einzuschränken, die Besteuerungsinkongruenzen ausnutzen.

Die neuen Anti-Hybrid-Regelungen sind in § 4k EStG geregelt. Diese Vorschrift regelt ein Betriebsausgabenabzugsverbot – insbesondere für Inbound-Sachverhalte – sowie ein steuerliches Einbeziehungsgebot – vorrangig für Outbound-Sachverhalte. Und zwar soweit eine hybride Gestaltung zu einem Deduction/Non-Inclusion-Effekt bzw. zu einem Double-Deduction-Effekt führt.

• Eine Deduction/Non-Inclusion-Inkongruenz liegt dann vor, wenn die Erträge, die den in Deutschland abzugsfähigen Aufwendungen entsprechen, nicht oder niedriger als nach deutschem Recht besteuert werden.
• Ein Double-Deduction-Effekt liegt vor, wenn dieselben Betriebsausgaben in mindestens zwei Staaten geltend gemacht werden und es damit zu einem doppelten oder mehrfachen Betriebsausgabenabzug kommt.

Die Anti-Hybrid-Regelungen gelten für alle Aufwendungen bzw. Erträge, die nach dem 31.12.2019 entstehen. Sie sind damit bereits im Rahmen des Veranlagungszeitraums 2020 zu berücksichtigen. Dies gilt allerdings nicht für Aufwendungen aus Dauerschuldverhältnissen, die bereits vor dem 31.12.2019 rechtlich verursacht worden sind und die nicht ohne wesentliche Nachteile ab dem 1.1.2020 hätten vermieden werden können.

Die rückwirkende Anwendung ist aus Sicht des Gesetzgebers unproblematisch. Zum einen weil damit die Vorgaben der ATAD-Richtlinie II gewahrt würden. Und zum anderen, weil dem Rechtsanwender seit der Veröffentlichung der Referentenentwürfe im Jahr 2019 und Anfang 2020 eine konkrete Umsetzung der Vorschriften vorgelegen habe. Abgesehen von „kleinen redaktionellen Anpassungen” habe es keine Änderungen mehr gegeben.

Die neuen Anti-Hybrid-Regelungen sind ein wesentlicher Schritt zur Bekämpfung von Steuervermeidungspraktiken. Sie werden sich jedoch auch auf die Steuerlast von Unternehmen auswirken. Es ist daher wichtig, dass Unternehmen sich mit den neuen Regelungen vertraut machen und sich frühzeitig beraten lassen, um zu vermeiden, dass sie unvorhergesehene Steuerverbindlichkeiten entstehen.

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Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben

Der Höhe nach beschränkt abziehbar sind insbesondere

• Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer sind (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG),

• Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG),

• Mehraufwendungen für Verpflegung auf Geschäftsreisen (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG),

• Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sowie für Familienheimfahrten (§ 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG),

• Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer , wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, das Arbeitszimmer aber nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG).

Aufwendungen, die die Lebensführung berühren sind nicht abziehbar, soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind (§ 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG). Hierbei ist zu prüfen, ob die Aufwendungen zur Verfolgung des mit der Maßnahme erstrebten Zieles notwendig und durch wirtschaftlich vernünftige Gründe zu rechtfertigen sind (BFH, 04.03.1986 - VIII R 188/84, BStBl II 1986, 373).

Probleme mit dem Betriebsausgabenabzug können sich daher z.B. ergeben beim Abzug von

• Aufwendungen für die Benutzung besonders aufwändiger Beförderungsmittel (Schiffsreise statt Flug; privat gechartertes Flugzeug statt Linienflug),

• Aufwendungen für die Unterhaltung von firmeneigenen Flugzeugen oder Booten,

• Aufwendungen für die Unterhaltung einer firmeneigenen Jagd,

• Pkw-Kosten für besonders luxuriöse oder exotische Fahrzeuge (z.B. extrem teure Sportwagen).

Um steuerliche Nachteile zu vermeiden, sollte der Unternehmer seine Betriebsausgaben sorgfältig dokumentieren und belegen. Er sollte auch darauf achten, dass er seine privaten und betrieblichen Ausgaben klar trennt und keine unangemessenen oder unnötigen Ausgaben tätigt.

Gemischte Aufwendungen

Besteht bei Aufwendungen für die Lebensführung (§ 12 Nr. 2 EStG) ein Zusammenhang mit der gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit, handelt es sich um sogenannte gemischte Aufwendungen. Diese sind insoweit als Betriebsausgaben abziehbar, als sie betrieblich oder beruflich veranlasst sind und dieser Teil sich nach objektiven Merkmalen und Unterlagen von den Ausgaben, die der privaten Lebensführung gedient haben, leicht und einwandfrei trennen lässt. Ist in diesen Fällen der Anteil der privat veranlassten Ausgaben von untergeordneter Bedeutung, kommt es nicht darauf an, ob er sich leicht und einwandfrei trennen lässt (R 12.1 Satz 1 EStR).

Der betrieblich oder beruflich veranlasste Anteil an den gemischten Aufwendungen kann ggf. geschätzt werden (R 12.1 Satz 2 EStR).

Der gesamte Betrag einer gemischten Aufwendung ist nicht abziehbar nach § 12 Nr. 1 EStG wenn

• sich eine Trennung nicht leicht und einwandfrei durchführen lässt oder

• nur schwer erkennbar ist, ob die Aufwendung mehr betrieblich/beruflich oder mehr privat veranlasst ist, R 12.1 Satz 3 EStR.

Gemischt genutzte Wirtschaftsgüter

Wird ein Wirtschaftsgut, das zum Betriebsvermögen gehört, auch privat genutzt, sind die auf die private Nutzung entfallenden Aufwendungen einschließlich AfA keine Betriebsausgaben, sondern als Privatentnahmen zu buchen. Wird hingegen ein zum Privatvermögen gehörendes Wirtschaftsgut betrieblich genutzt, sind die durch die betriebliche Nutzung entstehenden Aufwendungen einschließlich der AfA Betriebsausgaben (R 4.7 Abs. 1 Satz 1 und 2 EStR).

Wird ein zum Betriebsvermögen gehörendes Wirtschaftsgut zerstört, während es privat genutzt wird, tritt hinsichtlich der stillen Reserven, die sich bis zu seiner Zerstörung gebildet haben, keine Gewinnrealisierung ein. In Höhe des Restbuchwerts liegt eine Nutzungsentnahme vor (R 4.7 Abs. 1 Satz 3 und 4 EStR).

Eine Schadensersatzforderung für ein während einer Privatnutzung zerstörtes Wirtschaftsgut ist eine Betriebseinnahme , wenn und soweit sie über den Restbuchwert hinausgeht (R 4.7 Abs. 1 Satz 5 EStR).

Umzugskosten: Ist eine Verlegung des Lebensmittelpunkts ausschließlich betrieblich veranlaßt, so sind als Betriebsausgaben auch solche Aufwendungen abzugsfähig, die durch die vorzeitige Auflösung des Mietvertrages am bisherigen Lebensmittelpunkt veranlaßt sind.

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Vorweggenommene und nachtägliche Betriebsausgaben

Der Abzug von Betriebsausgaben setzt nicht in jedem Fall einen bestehenden Betrieb voraus. Denkbar ist, dass Betriebsausgaben z.B. schon vor der eigentlichen Betriebseröffnung (vorweggenommene Betriebsausgaben) oder noch nach der endgültigen Aufgabe des Betriebes (nachträgliche Betriebsausgaben) anfallen.

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Als vorweggenommene Betriebsausgaben kommen vor allem in Betracht

• Gründungs- und Anlaufkosten,

• Rechtsberatungskosten,

• Finanzierungskosten,

• Reisekosten, z.B. zur Besichtigung eines zum Kauf angebotenen Unternehmens,

• Planungskosten für ein Betriebsgebäude, wenn es letztlich nicht zur Verwirklichung des Bauvorhabens kommt.

Entstehen bei einer beabsichtigten nebenberuflichen Tätigkeit i.S. des § 3 Nr. 26 EStG vorweggenommene Betriebsausgaben, kommt es aber nicht mehr zur Ausführung der Tätigkeit, steht das Abzugsverbot des § 3c EStG dem Abzug dieser Betriebsausgaben nicht entgegen.

Aufwendungen für die Besichtigung von Hotels (Fahrt-, Übernachtungs- und Mehrverpflegungskosten) können als vorweggenommene Betriebsausgaben bei den Einkünften aus Gewerbebetrieb abzuziehen sein, wenn die Besichtigungen auf dem endgültigen Entschluß des Steuerpflichtigen beruhen, gewerbliche Einkünfte durch den Betrieb eines Hotels zu erzielen.

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Nachträgliche Betriebsausgaben

Nachträgliche Betriebsausgaben liegen demgegenüber häufig vor, wenn nach Betriebsaufgabe bzw. Konkurs der bisherige Inhaber oder Beteiligte (an einer Personengesellschaft) für nicht getilgte betriebliche Schulden in Anspruch genommen wird. In diesem Fall können die auf die verbleibenden Verbindlichkeiten zu zahlenden Schuldzinsen als nachträgliche Betriebsausgaben abgezogen werden, nicht aber die Tilgungsleistungen.

Voraussetzung ist allerdings, dass das gesamte Betriebsvermögen zur Schuldentilgung eingesetzt wurde. Keine nachträglichen Betriebsausgaben liegen daher vor, wenn im Rahmen der Betriebsaufgabe ein Betriebsgrundstück in das Privatvermögen überführt wird, anstatt es zu verwerten und den Erlös zur Schuldentilgung zu verwenden. In einem solchen Fall zurückbleibende Betriebsschulden verlieren dadurch den für den Betriebsausgabenabzug der Schuldzinsen erforderlichen betrieblichen Zusammenhang (BFH, 27.11.1984 - VIII R 2/81, BStBl II 1985, 323).

Schuldzinsen für betrieblich begründete Verbindlichkeiten sind nur insoweit nachträgliche Betriebsausgaben, als die zugrunde liegenden Verbindlichkeiten nicht durch den Veräußerungserlös oder durch eine mögliche Verwertung von Aktivvermögen beglichen werden können (BFH-Rechtsprechung).

Als nachträgliche Betriebsausgaben abzugsfähig kann in Ausnahmefällen die Begleichung betrieblicher Verbindlichkeiten sein, wenn sie in der Schlussbilanz nicht passiviert waren und dies nicht rechtsmissbräuchlich (bewusst) erfolgt ist. Denkbar ist dies z.B., wenn bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) in der zwingend aufzustellenden Schlussbilanz betriebliche Steuerschulden versehentlich nicht durch eine Rückstellung erfasst wurden (BFH, 28.02.1990 - I R 205/85, BStBl II 1990, 537).

Wegen der Behandlung von Drittaufwand, d.h. Betriebsausgaben für Wirtschaftsgüter, die ganz oder zum Teil im Eigentum Dritter stehen, z.B. Abschreibung von Büroräumen im Gebäude des Ehegatten.

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Gewerbesteuer und Betriebsausgaben

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass Betriebsausgaben, die vor der Betriebseröffnung eines Gewerbebetriebs anfallen, nicht als Gewerbeertragsminderung berücksichtigt werden können. Dies gilt auch dann, wenn der Gewerbebetrieb von einem anderen Unternehmer übernommen wird.

Im konkreten Fall pachtete der Kläger ab dem 1.12.2017 einen Imbissbetrieb von der bisherigen Betreiberin. Im Dezember 2017 renovierte er die Räume. Den Imbiss eröffnete er nach Abschluss der Renovierung im Januar 2018. Seinen Gewinn ermittelte er durch Einnahmen-Überschussrechnung. In seiner Gewerbesteuererklärung für 2017 machte der Kläger die im Dezember 2017 angefallenen Ausgaben für die Renovierung in Höhe von ca. 8.500 € als vorab entstandene Betriebsausgaben geltend. Das Finanzamt setzte für 2017 einen Gewinn in Höhe von 0 € an.

Der BFH hat die Klage des Klägers abgewiesen und entschieden, dass die im Dezember 2017 entstandenen Betriebsausgaben nicht als Gewerbeertragsminderung berücksichtigt werden können. Der BFH hat ausgeführt, dass Betriebsausgaben nur dann als Gewerbeertragsminderung berücksichtigt werden können, wenn sie für einen Gewerbebetrieb anfallen, der am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr teilnimmt. Dies war im konkreten Fall nicht der Fall, da der Kläger den Imbiss erst im Januar 2018 eröffnet hat.

Der BFH hat weiter ausgeführt, dass es für die Frage, ob ein Gewerbebetrieb am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr teilnimmt, nicht darauf ankommt, ob der Gewerbebetrieb von einem anderen Unternehmer übernommen wird. Auch wenn der Gewerbebetrieb von einem anderen Unternehmer übernommen wird, beginnt die Gewerbesteuerpflicht erst mit der Eröffnung des Gewerbebetriebs.

Die Entscheidung des BFH ist zu begrüßen, da sie Rechtsklarheit für Gewerbetreibende schafft. Die Entscheidung des BFH besagt, dass Betriebsausgaben, die vor der Betriebseröffnung eines Gewerbebetriebs anfallen, nicht als Gewerbeertragsminderung berücksichtigt werden können. Dies gilt auch dann, wenn der Gewerbebetrieb von einem anderen Unternehmer übernommen wird.

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Aufzeichnung von Betriebsausgaben

Für alle Betriebsausgaben muss man alle Belege sammeln und ordnen. Dabei sollte man darauf achten, dass die Belege eindeutig dem Betrieb zuzuordnen sind und alle erforderlichen Angaben enthalten. Dazu gehören zum Beispiel:

• Datum und Ort der Ausgabe
• Name und Anschrift des Leistungserbringers oder Lieferanten
• Art und Umfang der Leistung oder Lieferung
• Rechnungsbetrag und Zahlungsweise
• Zweck und Nutzen der Ausgabe für den Betrieb

Die Betriebsausgaben sollten regelmäßig erfasst werden. Sie dient als Grundlage für die Ermittlung des Gewinns und die Erstellung der Steuererklärung. Außerdem kann sie als Nachweis bei einer eventuellen Betriebsprüfung dienen.

Um die Betriebsausgaben korrekt zu ermitteln und zu dokumentieren, ist es wichtig, eine ordnungsgemäße Buchführung zu führen und alle Belege aufzubewahren. Die Betriebsausgaben müssen nachvollziehbar und angemessen sein.

Hinweis: Bei einigen Betriebsausgaben gelten besondere Regelungen oder Grenzen, die beachtet werden müssen. Zum Beispiel sind Spenden nur bis zu einem bestimmten Prozentsatz des Gewinns abzugsfähig und Bewirtungskosten nur zu 70 Prozent (siehe auch steuerliche Abzugsbeschränkung).

Soweit Aufwendungen nicht bereits nach § 4 Abs. 5 EStG vom Abzug ausgeschlossen sind, dürfen sie bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet sind (§ 4 Abs. 7 EStG).

Dieses Erfordernis ist erfüllt, wenn für jede Gruppe der Aufwendungen ein besonderes Konto oder eine besondere Spalte geführt wird. Es reicht aber auch aus, wenn für alle unter die besondere Aufzeichnungspflicht fallenden Aufwendungen ein Konto oder eine Spalte geführt wird und sich aus jeder einzelnen Buchung oder Aufzeichnung die Art der Aufwendung ergibt (R 4.11 Abs. 1 EStR).

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Erhöhung der Betriebsausgabenpauschale

Die Finanzverwaltung hat die Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen erhöht. Diese Erhöhung gilt für hauptberuflich tätige Schriftsteller und Journalisten sowie für nebenberuflich tätige Wissenschaftler, Künstler und Schriftsteller.

Die Erhöhung der Betriebsausgabenpauschale wurde mit dem Ziel beschlossen, die steuerliche Belastung dieser Berufsgruppen zu senken. Die Erhöhung gilt ab dem Veranlagungszeitraum 2023.

Hier sind die neuen Regelungen für die Betriebsausgabenpauschale:

• Hauptberufliche Schriftsteller und Journalisten können ab dem Veranlagungszeitraum 2023 30 % der Betriebseinnahmen aus dieser Tätigkeit pauschal als Betriebsausgaben abziehen, höchstens jedoch 3.600 € jährlich.
• Nebenberuflich tätige Wissenschaftler, Künstler und Schriftsteller können ab dem Veranlagungszeitraum 2023 25 % der Betriebseinnahmen aus dieser Nebentätigkeit pauschal als Betriebsausgaben geltend machen, höchstens jedoch 900 € jährlich.

Die Betriebsausgabenpauschale ist eine Vereinfachungsregelung, mit der die Finanzverwaltung den Nachweis einzelner Betriebsausgaben entfällt. Der Steuerpflichtige kann auch einen höheren Betriebsausgabenabzug geltend machen, muss diesen dann aber nachweisen.

Die Erhöhung der Betriebsausgabenpauschale ist eine willkommene Erleichterung für die betroffenen Berufsgruppen. Sie trägt dazu bei, die steuerliche Belastung dieser Berufsgruppen zu senken.

Rechtsgrundlagen zum Thema: Betriebsausgaben