Bewirtungskosten und Geschenke von der Steuer absetzen

1. Aufwendungen für Geschenke

• 1.1 Wann liegt steuerlich ein Geschenk vor?
• 1.2 Geschenke an Geschäftspartner
• 1.3 Zuwendungen an Arbeitnehmer

1.1 Wann liegt steuerlich ein Geschenk vor?

Steuerlich sind Geschenke grundsätzlich unentgeltliche Zuwendungen. Maßgeblich ist, dass die Zuwendung keine Gegenleistung für eine konkrete Leistung des Empfängers ist und auch nicht in einem unmittelbaren zeitlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang damit steht.

Soweit ein Geschenk teilweise oder ganz privat veranlasst ist, sind die Kosten als private Lebensführung grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben abziehbar.

1.2 Geschenke an Geschäftspartner

1.2.1 Wie teuer dürfen Geschenke sein?

Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner sind nur dann abziehbar, wenn die Freigrenze von 35 € pro Jahr und Empfänger eingehalten wird. Wird die Grenze überschritten, ist das Geschenk (für diesen Empfänger und dieses Jahr) in voller Höhe nicht abziehbar.

• Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern gilt die 35 €-Grenze als Nettogrenze.
• Bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern (z. B. bestimmte Heilberufe) ist die Grenze als Bruttogrenze zu verstehen.

Maßgeblich sind grundsätzlich die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten (bei gebrauchten Gegenständen aus dem Betriebsvermögen der Verkehrswert). Aufwendungen für die Kennzeichnung (z. B. Gravur/Logo) sind hinzuzurechnen; reine Verpackungs- und Versandkosten werden typischerweise nicht in gleicher Weise zugerechnet.

1.2.2 Welche Aufzeichnungen sind erforderlich?

Damit Geschenke (bei Einhaltung der Freigrenze) abziehbar sind, verlangt das Gesetz eine gesonderte, zeitnahe und fortlaufende Aufzeichnung. Praktisch bedeutet das: eigenes Konto oder separater Posten in der Buchhaltung.

1.2.3 Wie werden Geschenke beim Empfänger behandelt?

Erhält ein Unternehmer ein Geschenk aus betrieblichem Anlass, kann dies beim Empfänger grundsätzlich Betriebseinnahmen auslösen (Bewertung regelmäßig mit dem gemeinen Wert). Wird eine Pauschalierung durch den Zuwendenden korrekt angewendet, kann die Steuerbelastung beim Empfänger entfallen (siehe nächster Punkt).

1.2.4 Pauschalierung nach § 37b EStG (30 %)

Zur Vermeidung von „Steuer-Überraschungen“ beim Empfänger kann der Zuwendende die Steuer nach § 37b EStG pauschal mit 30 % übernehmen (zzgl. SolZ und ggf. KiSt). Bemessungsgrundlage sind die Aufwendungen inkl. Umsatzsteuer.

• Wichtig: Die Pauschalierung ist innerhalb des Wirtschaftsjahres grundsätzlich einheitlich auszuüben.
• Grenze: Keine Pauschalierung, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr 10.000 € übersteigen.
• Information: Der Empfänger ist darüber zu informieren, dass die Steuer übernommen wird.

1.3 Zuwendungen an Arbeitnehmer

Geschenke an eigene Arbeitnehmer sind aus Arbeitgebersicht grundsätzlich in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Entscheidend sind jedoch die lohnsteuerlichen (und ggf. sozialversicherungsrechtlichen) Folgen.

• Geldzuwendungen sind regelmäßig lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn.
• Sachzuwendungen sind lohnsteuerlich zu prüfen (z. B. Steuerfreiheit als Aufmerksamkeit oder im Rahmen einer Betriebsveranstaltung).

Aufmerksamkeiten bis 60 € (typischer Praxisfall)

Lohnsteuerfreie Aufmerksamkeiten sind freiwillige Sachzuwendungen bis 60 € brutto (inkl. USt) an Arbeitnehmer oder deren Angehörige aus besonderem Anlass (z. B. Hochzeit, Geburt, Examen), ohne nennenswerte Bereicherung.

Auch Getränke und Genussmittel im Betrieb sind regelmäßig steuerfreie Aufmerksamkeiten; Speisen sind je nach Anlass/betrieblichem Interesse zu prüfen.

2. Bewirtungskosten

• 2.1 Wann liegt steuerlich eine Bewirtung vor?
• 2.2 Was bedeutet „geschäftlicher Anlass“?
• 2.3 Wann sind Bewirtungskosten angemessen?
• 2.4 Welche Nachweise/Belege sind erforderlich?
• 2.5 Bewirtungen durch Arbeitnehmer

2.1 Wann liegt steuerlich eine Bewirtung vor?

Eine Bewirtung liegt vor, wenn die Darreichung von Speisen und Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Dazu zählen auch Nebenkosten (z. B. Trinkgeld, Garderobe). Reine „Kleinigkeiten“ (Kaffee/Wasser/Gebäck bei Besprechungen) gelten häufig als Aufmerksamkeit.

2.2 Was bedeutet „geschäftlicher Anlass“?

Geschäftlich veranlasst sind Bewirtungen, wenn betriebsfremde Personen (z. B. Kunden, Lieferanten) teilnehmen – die Teilnahme eigener Arbeitnehmer ist unschädlich. Ist der Anlass privat (Geburtstag, Hochzeit), sind die Kosten grundsätzlich nicht abziehbar.

2.3 Wann sind Bewirtungskosten angemessen?

Abziehbar sind nur angemessene Bewirtungsaufwendungen. Eine starre Betragsgrenze gibt es nicht. Die Finanzverwaltung prüft immer den Einzelfall (Anlass, Branche, Bedeutung der Geschäftsbeziehung, Rahmen).

2.4 Welche Nachweise/Belege sind erforderlich?

Für die Anerkennung braucht es einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg (zeitnah erstellt) mit:

• Ort, Datum, Höhe der Aufwendungen (inkl. Trinkgeld)
• Teilnehmer (inkl. Gastgeber)
• konkreter Anlass (z. B. „Vertragsverhandlung Projekt XY“ – nicht nur „Geschäftsessen“)
• Unterschrift

In Restaurants muss die Rechnung maschinell erstellt sein und die Leistung ausreichend beschreiben. Achten Sie darauf, dass nicht nur „Speisen und Getränke“ pauschal ausgewiesen werden, sondern die Positionen nachvollziehbar sind.

2.5 Bewirtungen durch Arbeitnehmer

Trägt ein Arbeitnehmer beruflich veranlasste Bewirtungskosten selbst (keine Erstattung), können diese in vielen Fällen zu 70 % als Werbungskosten geltend gemacht werden – mit denselben Nachweispflichten. Private Anlässe (z. B. Geburtstag) bleiben regelmäßig privat.

3. Betriebsveranstaltungen und der 110 €-Freibetrag

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (z. B. Weihnachtsfeier, Betriebsausflug). Für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr kann je Arbeitnehmer ein Freibetrag von 110 € relevant sein. Übersteigende Beträge können zu Arbeitslohn führen.

3.1 Berechnung des 110 €-Freibetrags

3.2 Umsatzsteuerliche Auswirkungen

3.1 Berechnung des 110 €-Freibetrags

Zu den berücksichtigungsfähigen Kosten zählen u. a.:

• Speisen und Getränke
• Rahmenkosten (z. B. Musik, Raumgestaltung)
• Eintrittskarten, wenn Bestandteil der Veranstaltung
• Geschenke an Arbeitnehmer und Begleitpersonen (je nach Einordnung)
• Fahrt-/Übernachtungskosten (je nach Fallgestaltung)

Die Aufwendungen werden auf alle anwesenden Teilnehmer verteilt. Kosten für Begleitpersonen werden dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Für Begleitpersonen gibt es keinen zusätzlichen 110 €-Freibetrag.

3.2 Umsatzsteuerliche Auswirkungen

Umsatzsteuerlich sind Betriebsveranstaltungen häufig strenger zu beurteilen. Der Vorsteuerabzug kann – je nach Einzelfall und Kostenhöhe – eingeschränkt sein. Insbesondere bei Überschreiten relevanter Schwellenwerte ist die umsatzsteuerliche Behandlung gesondert zu prüfen.

Aktuelles + weitere Infos

Vorsteuerabzug bei Betriebsveranstaltungen – strenge Maßstäbe

In der Praxis ist zu beachten, dass die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug bei Betriebsveranstaltungen teils strenger ausfallen als die lohn- und einkommensteuerliche Betrachtung. Kosten, Anlass, Teilnehmerkreis und der unternehmerische Zweck sollten daher dokumentiert werden.

Unangemessene Repräsentationsaufwendungen

Exklusive Veranstaltungen mit deutlich „außergewöhnlichem“ Rahmen können als nicht abziehbarer Repräsentationsaufwand eingeordnet werden. Für die Praxis gilt: Angemessenheit und Nachweisführung sind die zentralen Stellschrauben.

Rechtsgrundlagen zum Thema: bewirtung