Das papierlose Büro – so geht's

Was ist das papierlose Büro und wie funktioniert es?

Das papierlose Büro ist ein Konzept, bei dem der Einsatz von Papier im Büro auf ein Minimum reduziert wird. Hierzu werden Informationen und Dokumente elektronisch erstellt, bearbeitet, archiviert und ausgetauscht. Das Ziel ist es, nicht nur Papier und Platz zu sparen, sondern auch die Effizienz und Produktivität zu erhöhen.

Die Umsetzung des papierlosen Büros erfordert die Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung und die Implementierung entsprechender IT-Lösungen und Hardware wie Scanner und mobile Endgeräte. Hier sind einige Schritte, um das papierlose Büro umzusetzen:

1. Digitalisierung von Papierdokumenten: Papierdokumente werden gescannt und elektronisch archiviert.

2. Elektronische Dokumentenerstellung: Neue Dokumente werden elektronisch erstellt und direkt in digitale Archive gespeichert.

3. E-Mail-Management: E-Mails werden direkt in digitale Archive gespeichert und automatisch kategorisiert.

4. Collaboration-Tools: Mitarbeiter können online auf gemeinsame Dokumente und Informationen zugreifen und diese in Echtzeit bearbeiten.

5. Cloud-Lösungen: Dokumente und Daten werden in der Cloud gespeichert und können von jedem Ort und jedem Gerät aus abgerufen werden.

6. Mobile Endgeräte: Mitarbeiter können auf Dokumente und Informationen von ihren mobilen Endgeräten zugreifen und diese bearbeiten.

7. Sicherheitsmaßnahmen: Datensicherheit und Datenschutz müssen durch geeignete Maßnahmen wie Verschlüsselung und Zugangskontrollen gewährleistet sein.

Die Umsetzung eines papierlosen Büros erfordert nicht nur eine technische Infrastruktur, sondern auch die Bereitschaft und das Engagement der Mitarbeiter. Schulungen und klare Prozesse können dazu beitragen, dass das papierlose Büro erfolgreich umgesetzt wird und seine Vorteile entfaltet.

Tipp: Ersetzendes Scannen — Digitalisierung, elektronische Aufbewahrung und Vernichtung von Papierbelegen sowie weitere Steuerleitfäden, Erstberatungsbriefe und Verträge erhalten Sie bei meiner online Steuerberatung

Das ausschließlich papierlose Büro wird es auch in absehbarer Zukunft sehr wahrscheinlich nicht geben: Zu flüchtig, unbeständig und zum Teil nur schwer zu verwalten sind rein digital gehaltene Datensätze. Aber auch eine Vielzahl von Gewohnheiten und gelernte Arbeitsweisen lassen die Vision des papierlosen Büros etwas in den Hintergrund treten. Fakt ist allerdings, dass ein Großteil der Büroarbeit schon heute auf digitalem Weg stattfindet – Tendenz steigend. Beispiel Bürokommunikation: Viele Unternehmer und Unternehmensverantwortliche halten es für schlichtweg unerlässlich, für Kurzmitteilungen, für die Organisation von Meetings oder für den Versand von Dokumenten moderne Kommunikationstools einzusetzen.

Etwas skeptischer schauen diese jedoch unter Umständen drein, wenn es hier hieße, dass auch Rechnungen, Verträge oder andere wichtige Schriftsätze auf Servern abgelegt werden sollten. Zu viele rechtliche, aber auch praktische Gründe sprächen dagegen, so die weit verbreite Meinung. Nichts spricht jedoch gegen eine teilweise Überführung von bisher nur auf Papier vorgehaltenen Dokumenten oder gegen die Veränderung bestimmter Arbeitsprozesse. Wir werfen hier einen Blick auf die Grenzen, Risiken und Chancen, die das papierlose Büro bietet.

Top Das papierlose Büro

Eine Frage der Kosten

Zu den scheinbar unvermeidlichen Ausgaben, die in Büros Tag für Tag anfallen, zählen unweigerlich die zahllosen Ausdrucke, die von einer mehr oder minder großen Mitarbeiterschar getätigt werden. Mal ist es nur eine Nachricht, mal aber ein längeres Handout und hier oder da sogar ein ganzes Handbuch. Der Grund? Gedrucktes lässt sich nun mal in der Regel besser lesen. Papier ist außerdem der ideale Träger für Informationen jeder Art und lässt sich ganz ohne technische Hilfsmittel jederzeit aufrufen und bereithalten. Doch gilt dies auch für jede Art von Information? Hier sind Alternativen, die die Idee des papierlosen Büros in greifbare Nähe rücken lassen, durchaus denkbar und erwünscht. Wie wäre es beispielsweise eine von allen Mitarbeitern erreichbare Wissensdatenbank zu errichten, von der aus eine Vielzahl unterschiedlichster Dokumente bereitgestellt werden können? Sehr wahrscheinlich ist es, dass Mitarbeiter auf das dort bereitgehaltene Wissen zurückgreifen und davon absehen, die Dokumente auszudrucken. Eine weitere Möglichkeit der papierlosen Kommunikation besteht darin, ein betriebsinternes Intranet einzurichten. Dort eingepflegte Dokumente genießen einen besonderen Aktualitätswert – warum also sollten diese überhaupt noch ausgedruckt werden und möglicherweise anderen Kollegen gezeigt werden? Obacht: Dieses Muster lässt sich fast ausschließlich für informelle Dokumente umsetzen und von papierlosem Büro kann noch nicht wirklich die Rede sein. Denn: Was geschieht mit Bestandsdaten oder mit sensiblen Rechnungen, Angeboten oder anderen rechtlich bindenden Dateien? Hier gelten mit Sicherheit andere betriebsinterne und auch gesetzliche Richtlinien.

Top Das papierlose Büro

Das papierlose Büro – klare Wettbewerbsvorteile

Wer bereit ist, etwas Arbeit auf sich zu nehmen sowie in ausreichend Serverkapazität und entsprechende Software zu investieren, um das papierlose Büro zu errichten, setzt auf eine Karte, die klare Wettbewerbsvorteile bietet. Welches Unternehmen wird Ihrer Ansicht nach das Rennen für sich entscheiden: Jenes, das noch mühsam Papierberge und Ordner wälzen muss, um einen bestimmten Vorgang abzubilden, oder dasjenige, das mit nur wenigen Klicks auf die gesuchten Unterlagen stößt? Die Antwort liegt klar auf der Hand. Oder, um es anders zu formulieren: Verschaffen Sie sich zumindest keinen Wettbewerbsnachteil gegenüber anderen Unternehmern, die schon jetzt in papierlosen Büros arbeiten. Gegenüber Kunden, Behörden, aber auch bei der Bewältigung des Tagesgeschäftes, stellt ein zumindest partielles papierloses Büro entscheidende Zeitersparnisse dar. Im Nu sind die angeforderte Unterlagen zusammengestellt und entsprechende Informationen ausgegeben. Kundenwünsche können so schnell erfüllt werden, gegenüber Behörden oder Ämtern herrscht keine Verlegenheit und auch wenn Ihre Mitarbeiter schnell auf eine bestimmte Information zurückgreifen wollen, ist diese schnell beschafft. Ganz nebenbei sparen Sie außerdem wertvolle Zeit-, Personal- und Materialressourcen. Bevor es allerdings soweit ist, gilt es sich Gedanken zu machen sowie einen entsprechenden Plan zu erstellen. Hierbei hilft Ihnen die folgende Checkliste.

Top Das papierlose Büro

Checkliste für den Einstieg in das papierlose Büro

Sie spielen mit dem durchaus sinnvollen Gedanken, das papierlose Büro ins Leben zu rufen? Dann gehen Sie am besten nach dem folgenden Plan und vor allem systematisch vor.

• Prüfen Sie zunächst, wie viele der bislang erstellten Ausdrucke tatsächlich sein müssen und welche Informationen Sie auch digitalisieren/digital bereithalten können.
• Nicht unwahrscheinlich ist, dass Sie schon heute jede Menge digitale Informationen erhalten/generieren. Dazu zählen Mails ebenso wie Bilder, Skizzen oder andere Dokumente. Sind Sie womöglich schon auf dem Weg ins papierlose Büro und wissen es nur noch nicht?
• Wie häufig sind Sie angehalten, in Archiven zu kramen, um bestimmte Dokumente/Vorgänge zu suchen? Schon, wer nur wenige Male in der Woche den Weg in den Keller suchen muss, sollte über das papierlose Büro nachdenken.
• Haben Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter schon entsprechende Fachkompetenz in Sachen digitaler Dokumentenhaltung/-archivierung? In vielen Fällen lohnt ein Gespräch mit jüngeren Mitarbeitern, für die der Umgang mit digitalen Medien schon lange zum Alltag gehört und für die das papierlose Büro keine Herausforderung darstellt.
• Unterschätzen Sie jedoch den Umstellungsaufwand nicht und setzen Sie nötigenfalls auf die Hilfe erfahrener Experten. Eine Vielzahl kleinerer Schritte müssen gegangen werden, die sich womöglich auf Ihr Workflow auswirken könnten. Nur, wer hier planvoll und strukturiert vorgeht, vermeidet unnötiges Chaos.
• Ernennen Sie einen Verantwortlichen, der sich um die Umsetzung kümmert. Sie müssen ja nicht alles machen! Lassen Sie sich regelmäßig über den Fortlauf sowie über mögliche Schwierigkeiten oder Unklarheiten informieren. Gerade in der Anfangs- und Umstellungszeit sollten Sie mit der einen oder anderen Schwierigkeit rechnen, die dem papierlosen Büro im Weg stehen könnte.
• Machen Sie doch einfach mal einen Testlauf: Welche Schritte müssten Sie gehen, um das papierlose Büro ins Leben zu rufen? Welche Festplatten- und Serverkapazitäten halten Sie heute schon vor, welche Investitionen müssten Sie hingegen noch tätigen?
• Nehmen Sie sich Zeit – das papierlose Büro ist ja bereits in greifbarer Nähe!
• Last but not least: Halten Sie sich die zahlreichen Vorteile vor Augen, die das papierlose Büro mit sich bringt – Zeit- und Materialersparnisse sind nur einige davon!

Top Das papierlose Büro

Ein Scanner und das war's?

Je nach dem, welchen Workload Sie schon heute mit digitalen Daten bewältigen, greifen Sie ja bereits auf einen Scanner zurück und müssen nicht über eine Neuanschaffung nachdenken. Ist Ihr alter Scanner aber bereits in die Jahre gekommen oder möchten Sie von neuen hilfreichen Automatisierungstools profitieren, lohnt es, über den Kauf eines neuen Gerätes nachzudenken. Mit dem Kauf eines Scanners ist der womöglich erste Schritt hin zum papierlosen Büro getan. Rechnungen, Lieferscheine oder auch Verträge lassen sich so einfach und schnell digitalisieren. Noch besser: Sie bestehen bei Ihren Lieferanten darauf, dass diese Ihnen anfallende Rechnungen, Lieferscheine oder andere Dokumente als Datei zukommen lassen. Besonders zu empfehlen ist hier das PDF-Format, das mit Sicherheit noch in vielen Jahren in Gebrauch sein wird und damit den HGB-Vorgaben entspricht, die Sie weiter unten finden werden. Die Vorteile der digitalen Arbeitsweise und des papierlosen Büros liegen auf der Hand: Ordner, Mappen oder sogar ganze Archiv-Räume werden überflüssig. Viel wichtiger ist es aber, dass gespeicherte Dateien (eine vernünftige Dateibezeichnung vorausgesetzt) schnell und effizient gefunden werden können. So einfach ist es, das papierlose Büro einzurichten? Nun, nicht ganz. Denn wer sich irgendwann an die Aufgabe gemacht hat, viele Bilder, Dokumente oder sonstige Scanns abzulegen, weiß dass es bereits ein Problem sein kann, vernünftige Namen für die so erzeugten Dateien anzulegen und Doppelbezeichnungen zu vermeiden. Ein vernünftiges Dateibezeichnungs- und Ablagesystem muss also her – wir sprechen von sogenannten Datenmanagementsystemen (kurz DMS). Und wie Sie schon wahrscheinlich annehmen, ist der Markt alles andere als übersichtlich.

Top Das papierlose Büro

Geeignete Dokumentenmanagementsysteme

Wer sich auf die Suche nach einem geeigneten Dokumentmanagementsystem begibt, um die ersten Schritte in Richtung papierloses Büro zu gehen, kommt nicht darum herum, sich mit einigen wichtigen Begriffen vertraut zu machen. Und diese sorgen mitunter für Verwirrung bei dem einen oder anderen Nutzer. Unter anderem hat man es (die Begrifflichkeiten variieren unter Umständen von Hersteller zu Hersteller) mit folgendem Fachjargon zu tun:

DMS – viele Namen, eine Arbeitsweise

• Elektronische Archivierung
• Dokumenten-Management
• Enterprise Content Management oder auch ECM
• Electronic Document Management oder auch EDM
• Enterprise Resource Management oder auch ERP
• Ressourcen Management
• Compound-Document-Management
• ISMS (Informationssicherheitsmanagementsysteme)
• Content Management Systeme

Hinter diesen und ähnlichen Begriffen verbergen sich nicht selten sehr ähnliche oder mitunter auch sehr unterschiedliche Systeme, die (im Grunde) für die Archivierung, das Handling und die Verwaltung von Dokumenten und damit für das papierlose Büro sorgen. Wer schon jetzt eine Software zur internen und externen Zeiterfassung und/oder Erzeugung/Sicherung von Rechnungen, Lieferscheinen und dergleichen erzeugt, arbeitet ja schon heute (zumindest partiell) im papierlosen Büro. Bei der Vielzahl der angebotenen DMS fällt es unter Umständen jedoch nicht unbedingt einfach, sich für das richtige zu entscheiden. Hier hilft nur ausgiebiges Vergleichen sowie den Rat von Experten oder anderen erfahrenen Anwendern einzuholen. Ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines DMS kann die Lizenzierung der Software sein. Je nach Anbieter haben Sie nämlich regelmäßige Lizenzentgelte für die Nutzung zu entrichten oder hingegen (insbesondere bei Open Source-Systemen) nur einmalige Zahlungen zu tätigen. Wer sich allerdings nur vom Preis lenken lässt, riskiert den Apfel-Birnen-Vergleich – was günstig ist, lässt sich in puncto Funktionsumfang, Komfortabilität, Nutzung und Support möglicherweise gar nicht mit ausgewachsenen und erprobten Systemen valide vergleichen. Bei der Auswahl des passenden DMS ist außerdem insbesondere die in Frage kommende Branche zu berücksichtigen, für die die unterschiedlichen Hersteller auch jeweils maßgeschneiderte Lösungen bieten.

Top Das papierlose Büro

Alles, was Recht ist

Sie ahnen es bereits: Nicht nur Ihre Kunden, Ihre Mitarbeiter oder auch Sie haben ein Interesse daran, jegliche Art von Dokumenten schnell abrufbereit zu halten – auch der Gesetzgeber erlegt Ihnen die eine oder andere Grenze, wenn es um das papierlose Büro geht. Bevor Sie sich also daran machen, Ihren Büroalltag zu digitalisieren, lohnt ein Blick in die nachfolgende Übersicht, die einen Überblick über die wichtigsten HGB-Vorgaben bietet:

• Originäre und veränderbare Speicherung: Alle Dokumente, die rechtliche Relevanz haben, sind so zu speichern, dass sie noch nach Jahren (gemäß den für die jeweiligen Branchen/Arbeitsbereichen geltenden Aufbewahrungsfristen) wieder unverändert rearchivierbar sind
• Gewährleistung der problemlosen Anzeige/des Ausdruckes: Führen Sie Dokumente einem DMS zu, muss dieses die Anzeige sowie den problemlosen Ausdruck des Dokuments sicherstellen.
• Wiederauffindbarkeit: Die abgelegten Dokumente müssen jederzeit gesucht und wieder gefunden werden können
• Verlustfreie Migration: Wer mit seinem System auf neue Plattformen umzieht, muss inhaltliche Informationsverluste vermeiden

Tipp: Schon heute gilt das PDF-Format als Standard für Archivierungszwecke. Alle Dateiinhalte bleiben dauerhaft erhalten, die so erzeugten Daten sind relativ klein und lassen sich in den meisten Fällen auch digital durchsuchen. Andere Bild- oder Datenformate wie Tiff, JPEG oder dergleichen erweisen sich insbesondere bei Textdokumenten als nicht besonders geeignet, da die möglichen Textkörper nicht aktiv durchsucht werden können.

Top Das papierlose Büro

Und der Datenschutz?

Möglicherweise haben Sie damit gerechnet, dass Ihnen das leidige Thema Datenschutz in Ihrem papierlosen Büro erspart bleibt – doch da wir müssen Sie leider enttäuschen. Denn insbesondere für Dokumente, die persönliche Daten enthalten und das Persönlichkeitsrecht von Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten streifen, gelten besondere Datenschutzregeln. Daher ist es unerlässlich, dass das in Frage kommende DMS spezielle Zugriffsrechte-Einstellungen erlaubt. Nicht jeder Ihrer Mitarbeiter soll ja unerlaubt auf wichtige interne Papiere zugreifen oder beispielsweise Bewerbungsschreiben oder andere vertrauliche Informationen lesen können. Wie auch in vielen anderen Teilbereichen der Bürokommunikation greift hier auch eine ISO-Norm – die ISO 9001. "Das wird doch alles überwertet", könnten Sie einwenden, doch auf die allzu leichte Schulter sollten Sie dieses Thema dennoch nicht nehmen. Gelangen nämlich ungewollt personenbezogene Daten in die Hände Dritter und lässt sich ein Zusammenhang zu Ihrem dann papierlosen Büro herstellen, drohen unter Umständen empfindliche Strafen. Insbesondere größere Unternehmen beschäftigen daher sogar eigene Datenschutzbeauftragte. Diese Gedanken sollen Sie jedoch keinesfalls abschrecken – im Gegenteil! Wie in vielen anderen Bereichen gilt, dass es wichtig ist, sich zu informieren – die spätere Umsetzung ist meistens harmloser als es im Vorfeld den Anschein haben mag. Und Sie wollen doch bei der Umstellung auf das papierlose Büro alles richtig machen, oder?

Top Das papierlose Büro

Last but not least: Die Cloud

In allen wichtigen Fach- und Kommunikationsmedien ist die Rede von der Daten-Cloud – und diese kann durchaus auch eine wichtige Rolle bei der Einrichtung Ihres papierlosen Büros spielen. Warum? Ganz einfach: Stellen Sie sich vor, Sie müssten keinerlei eigene Server- und Datenbanksysteme bereithalten, auf denen Ihre Daten gespeichert und gepflegt werden. Genauso wenig müssten Sie sich darum kümmern, wann und ob Backups ausgeführt worden sind oder was nach einem Systemfehler an Daten verloren gegangen sein könnte. Auf der Cloud (riesige Server und Systemen bei darauf spezialisierten Dienstleistern und Unternehmen) werden regelmäßige und vollautomatisierte Backups durchgeführt, die die entsprechende Datensicherheit in Ihrem papierlosen Büro sicherstellen. Eine weitere Besonderheit der Cloud ist, dass sich Software- und Hardwarepakete ganz nach Bedarf buchen oder auch abbestellen lassen – ganz, wie Sie es zum jeweiligen Zeitpunkt benötigen. Bestimmte gesetzliche Verjährungsfristen sind verstrichen und Sie wollen bestimmte Unterlagen löschen? Oder benötigen Sie aufgrund eines erhöhten Arbeitsaufkommens bestimmte Soft- oder Hardwaretools? Kein Problem – Ihr Cloud-Server wächst ganz mit Ihren Bedürfnissen. Cloud-Lösungen sind insbesondere für kleinere Unternehmen Interessant, die keine große Ausgaben in die IT, aber dennoch ein papierloses Büro anstreben. Aufgrund der derzeitigen Debatte rund um die laxeren amerikanischen Datenschutzbestimmungen ist es durchaus sinnvoll, auf deutsche oder europäische Anbieter zurückzugreifen.

Top Das papierlose Büro

Fazit: Das papierlose Büro lohnt sich!

Dem einen oder anderen Hindernis zum Trotz: Dem papierlosen Büro gehört unzweifelhaft die Zukunft! Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, auf die papierlose Technik umzustellen, ist es jedoch nötig, auch über den einen oder anderen hier anskizzierten Aspekt nachzudenken. Doch die Mühe lohnt allemal! Und: Den ersten Schritt zum papierlosen Büro haben Sie ja bereits schon getan! Wie? Indem Sie aufmerksam diesen Text gelesen haben, der eine Vielzahl von Fragen zum papierlosen Büro hat beantworten können und mit Sicherheit ebenso viele auch aufgeworfen hat. Seien Sie mutig und überzeugt, doch gehen Sie mit Sorgfalt vor, wenn Sie das papierlose Büro einrichten. Ein scharfer Blick gilt dabei den zu tätigenden Investitionen, aber auch den sich möglicherweise ändernden Arbeitsgewohnheiten. Greifen Sie noch heute zu einem Block und notieren Sie sich ab jetzt die Arbeitssituationen, von denen Sie annehmen, dass sie in Zukunft auch papierlos erledigt werden könnten. Das papierlose Büro trägt nicht nur dazu bei, wertvolle Materialressourcen einzusparen, sondern durch geänderte Arbeitsweisen für eine höhere Effizienz der Prozesse zu sorgen. Erwähnten wir übrigens schon, dass Sie mit Ihrem Projekt „papierloses Büro“ ganz und gar nicht auf sich alleine gestellt sind? Ganz gleich, ob Sie mit Ihren Plänen schon weit fortgeschritten sind, oder ob Ihr Projekt in den Kinderschuhen steckt – Sie haben ja uns. Wie wäre es also, wenn Sie uns ansprechen – wir kennen uns bestens damit aus, wie man erfolgreich den Weg hin zum papierlosen Büro beschreitet. Unabhängig davon, ob Sie nach einem kraftvollen DMS-Paket suchen oder erst jetzt daran gehen, ein erstes kleines digitales Archiv zu erstellen.

Top Das papierlose Büro