Praxis-Leitfaden des DFKA zu Aufbau und Inhalt
Im April 2019 hat der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e. V. (DFKA) auf seiner Internetseite www.dfka.net die erste Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung veröffentlicht. Diese Dokumentation ist das Ergebnis einer Arbeitsgruppe, die Vertreter der steuerberatenden Berufe, des Fachverbands und IT-Dienstleister umfasst. Bereits im Jahr 2018 veröffentlichte der DFKA eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Aufstellung und Einrichtung eines Kassensystems, die sich hauptsächlich an Händler und Aufsteller von Kassen- und Abrechnungssystemtechnik richtet. Zusammen mit der im Februar freigegebenen Taxonomie für Kassendaten bietet der Fachverband nun ein umfassendes Unterstützungsangebot zum Nachweis einer ordnungsmäßigen Kassenführung für Unternehmen der bargeldintensiven Branche.
Allgemeine Hinweise
Die handelsrechtlichen und steuerlichen Aufzeichnungspflichten verlangen, dass die Buchführung und Aufzeichnungen so beschaffen sein müssen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln können.
Um diese Nachprüfbarkeit der Bücher und Aufzeichnungen zu gewährleisten, bedarf es – insbesondere bei der Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme – einer aussagekräftigen und vollständigen Verfahrensdokumentation. Diese muss sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) nachweisen und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entsprechen.
Hinweis
Eine gesetzliche Regelung der Inhalte einer solchen Verfahrensdokumentation fehlt bisher. Daher hatte die Praxis bislang Schwierigkeiten, eine entsprechend individualisierte Verfahrensdokumentation im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen vorzulegen.
Viele Steuerpflichtige, die Eigentümer oder Geschäftsführer von bargeldintensiven Betrieben sind, können die nun vorliegende Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung als Orientierungshilfe für ihre Praxis nutzen.
Anwendungsbereich
Der DFKA weist darauf hin, dass die in der Muster-Verfahrensdokumentation dargestellten Verfahrensschritte auf Kassensysteme zur ordnungsgemäßen Abrechnung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen beschränkt sind. Gemeint sind damit insbesondere elektronische Kassensysteme oder Registrierkassen sowie computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen.
Diese Verfahrensdokumentation ist jedoch nicht anwendbar auf Waagen, Taxameter und andere Verfahren zur geordneten und sicheren Ablage von Buchungsbelegen sowie andere Teile des Datenverarbeitungssystems des Steuerpflichtigen.
Inhalt der Muster-Verfahrensdokumentation
1. Umsetzung der GoBD-Vorgaben
Die Verfahrensdokumentation soll den organisatorisch und technisch gewollten Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, das eindeutige Wiederfinden und die maschinelle Auswertbarkeit darstellen. Das Inhaltsverzeichnis orientiert sich dabei an den Vorgaben der GoBD (Rz. 153).
2. Allgemeine Beschreibung
In der allgemeinen Beschreibung wird das Unternehmen dargestellt, insbesondere die Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Anwendungsfelder des Kassensystems im Betrieb. Ein Organigramm sollte immer fester Bestandteil dieses Teils der Verfahrensdokumentation sein.
3. Anwenderdokumentation
Kapitel 4 behandelt die Anwenderdokumentation, einschließlich Bedienungsanleitung, Konfigurationsprotokoll, Einrichtungsprotokoll, Kassieranweisung und Anweisung zur Kassen-Nachschau. Hierbei ist der Steuerpflichtige auf die Unterstützung des Kassenherstellers bzw. Kassenaufstellers angewiesen.
4. Betriebsdokumentation
Kapitel 5 enthält Informationen zur Datenintegrität, Datensicherung, Zugangsberechtigungen (Internes Kontrollsystem) und Archivierung. Besonders wichtig ist die Dokumentation der Rechte der einzelnen Mitarbeiter am Kassensystem.
5. Technische Systemdokumentation
Kapitel 6 der Muster-Verfahrensdokumentation beinhaltet Hinweise zur Aufstellung und Einrichtung des Kassensystems und kann nur mit Hilfe des Kassenherstellers bzw. Kassenaufstellers vollständig ausgearbeitet werden.
Fazit
Die nun vorliegende Muster-Verfahrensdokumentation ist als sehr gelungen zu bezeichnen. Sie gibt den Steuerpflichtigen wichtige Anregungen und erleichtert die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Kassenführung für die Finanzbehörden. Unternehmen sollten diese Dokumentation als dynamischen Prozess betrachten und regelmäßig aktualisieren, um die Anforderungen bei unangekündigten Kassen-Nachschauen zu erfüllen.