Verfahrensdokumentation: GoBD, Tipps zur Erstellung + Muster Vorlage

Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus? GoBD in der Praxis - so meistern Sie die Verfahrensdokumentation

Was ist die Betriebsdokumentation?

Die Betriebsdokumentation ist ein Teilbereich der Verfahrensdokumentation und fokussiert sich auf die Beschreibung der technischen und organisatorischen Aspekte des IT-Betriebs eines Unternehmens. Sie umfasst Informationen über die IT-Infrastruktur, Netzwerkarchitektur, Hardware- und Softwarekonfigurationen, Betriebsabläufe, Sicherheitsrichtlinien, Notfallpläne und Anweisungen für die regelmäßige Wartung und das Update von Systemen. Ziel der Betriebsdokumentation ist es, einen reibungslosen und sicheren Betrieb der IT-Systeme zu gewährleisten und die Grundlage für Audits, Zertifizierungen und Compliance-Nachweise zu schaffen.

Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?

Ja, für Unternehmen ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verpflichtend. Die GoBD schreiben vor, dass die Buchführung eines Unternehmens nachvollziehbar und überprüfbar sein muss. Eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation kann bei Betriebsprüfungen zu Beanstandungen führen.

Ist eine Verfahrensdokumentation verpflichtend auch für Kleinbetriebe zu erstellen?

Auch Kleinbetriebe sind zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Diese Verpflichtung ergibt sich aus handels- und steuerrechtlichen Vorgaben, insbesondere den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD), die die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von buchhalterischen Aufzeichnungen fordern. Die Verfahrensdokumentation muss alle System- bzw. Verfahrensänderungen lückenlos dokumentieren und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Der Umfang der Verfahrensdokumentation hängt von den individuellen Gegebenheiten des Betriebs ab und muss so gestaltet sein, dass das Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher, Aufzeichnungen und aufbewahrten Unterlagen gewährleistet ist. Eine pauschale Aussage zum Umfang ist daher nicht möglich, jedoch sind die Anforderungen in der Regel umso geringer, je kleiner der Betrieb ist. Eine explizite Erlaubnis zur nachträglichen Vorlage einer Verfahrensdokumentation gibt es nicht, aber eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation führt nicht zwangsläufig zum Verwerfen der Buchführung, sofern die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind.

Top Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation - Was Unternehmer jetzt tun müssen

Die Verfahrensdokumentation dokumentiert detailliert die durch Informationstechnologien automatisierten Buchhaltungs- und Belegprozesse, einschließlich elektronischer Buchführung und Belegscannung. Angesichts der Risiken, die die Digitalisierung mit sich bringt, wie Datenverlust oder -manipulation, hat die Finanzverwaltung strenge Vorschriften für die elektronische Buchführung festgelegt. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist entscheidend, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sicherzustellen und Sanktionen wie Steuernachzahlungen oder strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Die Verfahrensdokumentation, die für die Implementierung eines Tax-Compliance-Management-Systems (TCMS) ebenfalls wichtig ist, ist gemäß den GoBD für alle Unternehmen verpflichtend.

Download: Merkblatt GoBD: Buchführung und Belegerfassung

Top Verfahrensdokumentation

Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation ist ein detailliertes Dokument, das beschreibt, wie ein Unternehmen seine buchführungsrelevanten Daten erfasst, verarbeitet, speichert und sichert. Sie dient als Nachweis, dass die Buchführung eines Unternehmens den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Die Verfahrensdokumentation umfasst eine breite Palette von EDV-Systemen, die für die elektronische Buchführung relevant sind. Dazu gehören nicht nur offensichtliche Systeme wie Warenwirtschafts- und Fakturaprogramme, sondern auch spezifischere Geräte wie Betriebsstundenzähler in Produktionsmaschinen oder Durchlaufzähler in Kaffeemaschinen. Diese Systeme unterstützen nicht nur die betriebswirtschaftliche Planung und das Nachhalten der Tageseinnahmen, sondern auch die Zeit- und Geldersparnis. Die Verfahrensdokumentation muss daher alle betrieblichen Abläufe, die Nutzung dieser Systeme, und die Handhabung der Kasse umfassend beschreiben und regelmäßig aktualisieren, um bei Betriebsprüfungen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nachweisen zu können.

Eine Verfahrensdokumentation muss den organisatorisch und technisch gewollten Prozess der Datenverarbeitung detailliert beschreiben. Sie besteht aus vier Hauptteilen:

• allgemeine Beschreibung,
• Anwenderdokumentation,
• technische Systemdokumentation und
• Betriebsdokumentation

Die Betriebsdokumentation, ein Teil der Verfahrensdokumentation, fokussiert auf die Beschreibung der technischen und organisatorischen Aspekte des IT-Betriebs.

Die wesentlichen Inhalte einer Verfahrensdokumentation umfassen eine allgemeine Beschreibung des Unternehmens und seiner buchführungsrelevanten Prozesse, eine Anwenderdokumentation, die die Nutzung der EDV-Systeme im Detail erläutert, eine technische Systemdokumentation, die die eingesetzte Hardware und Software beschreibt, sowie eine Betriebsdokumentation, die den täglichen Betrieb der EDV-Systeme darstellt. Zusätzlich ist ein internes Kontrollsystem (IKS) zu dokumentieren, das die Einhaltung der buchführungsrelevanten Prozesse sicherstellt.

• Allgemeine Beschreibung: Dient als Einführung und erklärt die Rahmenbedingungen, unter denen die EDV-Systeme genutzt werden. Sie sollte das Unternehmen, seine Tätigkeitsbereiche und den Wirtschaftsbereich kurz beschreiben. Ein Ablaufdiagramm der wichtigsten Prozesse kann hier hilfreich sein.

• Anwenderdokumentation: Vertieft die Darstellung der elektronischen Buchführungsprozesse und erläutert, wie Daten erfasst, geprüft und ausgegeben werden. Sie behandelt auch den Datenweg und die Regeln für den Datenaustausch zwischen Systemen.

• Technische Systemdokumentation: Beschreibt die eingesetzte Hardware und Software, einschließlich der wichtigsten technischen Daten und der Nutzungshistorie. Sie soll ein schlüssiges Gesamtbild der IT-Infrastruktur und ihrer Schnittstellen bieten.

• Betriebsdokumentation: Zeigt, wie die EDV im täglichen Betrieb genutzt wird, und dokumentiert die Sicherheits- und Notfallmaßnahmen. Sie beinhaltet auch das Berechtigungskonzept und die technischen Maßnahmen, die den Zugriff auf die Systeme regeln.

• Internes Kontrollsystem (IKS): Muss die Benutzungsregeln für EDV-Systeme abbilden und deren Einhaltung kontrollieren. Es umfasst Zugangs- und Zugriffsberechtigungen, Funktionstrennungen, Datenerfassungs- und -eingabekontrollen sowie Schutzmaßnahmen gegen Datenveränderungen.

Die Verfahrensdokumentation ist ein dynamisches Dokument, das regelmäßig aktualisiert und an Veränderungen angepasst werden muss. Sie dient nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch der internen Qualitätssicherung und Effizienzsteigerung.

Inhaltlich sollte eine Verfahrensdokumentation folgende Elemente umfassen:

1. Organisationsbeschreibung: Darstellung der organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen der Buchführung und der Aufbewahrung von Unterlagen.
2. Anwendungsdokumentation: Beschreibung der eingesetzten IT-Systeme und Softwarelösungen, inklusive ihrer Funktionen, Schnittstellen und Anpassungen.
3. Datenerfassung und -eingabe: Erläuterung, wie Daten erfasst, eingegeben und im System verarbeitet werden.
4. Datenverarbeitung: Beschreibung der Verarbeitungsprozesse, inklusive der Kontroll- und Sicherheitsmechanismen zur Gewährleistung der Datenintegrität.
5. Datenarchivierung: Verfahren zur Speicherung und Sicherung der Daten sowie deren Zugriffsmöglichkeiten und Schutz.
6. Datenzugriff und -auswertung: Regelungen, wer auf die Daten zugreifen darf und wie Auswertungen und Berichte generiert werden.
7. Datensicherheit und Datenschutz: Maßnahmen zum Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, Datenverlust und zur Gewährleistung der Vertraulichkeit.
8. Änderungsmanagement: Verfahren zur Dokumentation und Nachverfolgung von Änderungen an der IT-Infrastruktur, den Anwendungen und den organisatorischen Prozessen.

Die Verfahrensdokumentation sollte klar strukturiert sein und unter anderem eine allgemeine Beschreibung des Betriebs, Anwenderdokumentation der eingesetzten Systeme, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation einschließen. Sie muss so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter die Dokumentation in angemessener Zeit erfassen kann, ohne Kenntnisse einer Programmiersprache zu benötigen. Besonders wichtig ist die Darstellung aller mit der elektronischen Buchführung verbundenen Prozesse, von der Erfassung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung von Belegen, um die Nachvollziehbarkeit und Authentizität der buchführungsrelevanten Vorgänge sicherzustellen.

Download: Merkblatt Verfahrensdokumentation

Elektronische Kassen und Verfahrensdokumentation

Seit dem 01.01.2020 gelten verschärfte Anforderungen für elektronische Registrierkassen in Deutschland, einschließlich der Notwendigkeit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Eine ursprüngliche Frist wurde bis zum 30.09.2020 verlängert, und für nicht umrüstbare Kassen, die den Anforderungen ab 2017 entsprechen, bis zum 31.12.2022. Die Pflicht zur Belegausgabe besteht jedoch weiterhin ab dem 01.01.2020. Für elektronische Kassen ist zudem eine Verfahrensdokumentation erforderlich, die insbesondere das interne Kontrollsystem bezüglich Zugriffsberechtigungen und Sicherheitsmaßnahmen abdecken muss. Die Finanzverwaltung kann seit 2018 eine Kassennachschau durchführen, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung unangekündigt zu überprüfen, wobei die Verfahrensdokumentation eine wichtige Rolle spielt. Daher sollte der Verfahrensdokumentation bei elektronischen Kassen besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden, insbesondere im Hinblick auf die Aktualität der Informationen. Siehe auch Kassenbuchhaltung.

Seit 2018 ermöglicht die Kassennachschau dem Finanzamt, unangekündigte Prüfungen elektronischer Kassensysteme durchzuführen. Unternehmen, insbesondere im Einzelhandel, müssen daher auch die Abläufe ihrer Kassensysteme in der Verfahrensdokumentation festhalten. Die Nichtvorlage der Verfahrensdokumentation bei einer Kassennachschau kann unklare Folgen haben, aber es ist offensichtlich, dass Betriebsprüfungen zunehmend den Fokus auf die Einhaltung der GoBD und die Qualität der Verfahrensdokumentation legen. Unternehmen sollten daher proaktiv handeln und sicherstellen, dass ihre Verfahrensdokumentation den Anforderungen entspricht.

Was kostet eine Verfahrensdokumentation?

Die Kosten für eine Verfahrensdokumentation können stark variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie der Unternehmensgröße, der Komplexität der Geschäftsprozesse, der Anzahl der eingesetzten IT-Systeme und der Tiefe der Dokumentation. Kleinere Unternehmen können mit Kosten im Bereich von einigen Hundert bis zu einigen Tausend Euro rechnen, während für mittlere bis große Unternehmen die Kosten deutlich höher ausfallen können. Es ist auch möglich, Softwarelösungen oder Beratungsdienste in Anspruch zu nehmen, die speziell für die Erstellung von Verfahrensdokumentationen entwickelt wurden, was zusätzliche Kosten verursachen kann.

Drohende Sanktionen

Das Fehlen oder die Unverwertbarkeit einer Verfahrensdokumentation stellt laut Finanzverwaltung nicht automatisch einen formalen Mangel dar, der zur Verwerfung der Buchführung führt, solange die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung dadurch nicht beeinträchtigt sind. Allerdings sollte man sich nicht darauf verlassen, ohne eine angemessene Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung keine Probleme zu bekommen. Insbesondere in komplexen IT-Strukturen können ad-hoc-Erläuterungen den Mangel einer strukturierten Verfahrensdokumentation nicht ausgleichen. Eine fehlerhafte oder mangelhafte Verfahrensdokumentation kann, insbesondere wenn weitere schwerwiegende Mängel festgestellt werden, zur Verwerfung der Buchführung führen. Daher wird empfohlen, aus Gründen der Vorsicht und um das Prüfungsklima nicht zu belasten, stets eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation vorzulegen.

FAQ Verfahrensdokumentation

Die hier vorgestellten häufig gestellten Fragen (FAQs) zur Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, herausgegeben von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV), bieten eine wertvolle Orientierungshilfe für Steuerberater sowie kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Sie adressieren wichtige Aspekte und Unsicherheiten, die bei der Implementierung des ersetzenden Scannens von papierbasierten Dokumenten in digitale Archive auftreten können. Zusammengefasst behandeln die FAQs folgende Kernpunkte:

1. Anwendungsbereich der Muster-Verfahrensdokumentation (MVD): Die MVD konzentriert sich auf die Digitalisierung und Archivierung von ursprünglich papiergebundenen Dokumenten. Originär digitale Dokumente wie E-Mails oder elektronische Rechnungen sind nicht primärer Fokus, jedoch gelten für die Archivierung digitalisierter und originär digitaler Belege dieselben Anforderungen.

2. Gesetzliche und vertragliche Aufbewahrungs- und Löschungspflichten: Die MVD deckt hauptsächlich steuerliche Aufbewahrungspflichten ab. Spezielle gesetzliche oder vertragliche Pflichten müssen zusätzlich berücksichtigt werden.

3. Datenschutzrechtliche Bestimmungen: Die MVD stellt sicher, dass Daten sicher gespeichert werden. Individuelle datenschutzrechtliche Anforderungen müssen jedoch gesondert geprüft und umgesetzt werden.

4. Umgang mit Originaldokumenten: Bestimmte Dokumente, die aus rechtlichen Gründen im Original aufbewahrt werden müssen (z.B. Eröffnungsbilanzen, notarielle Urkunden), dürfen zwar digitalisiert werden, die Originale müssen jedoch physisch aufbewahrt werden.

5. Technisches Verfahren: Die MVD bietet einen Rahmen, der abhängig von der Unternehmensgröße, Komplexität und IT-Infrastruktur individuell angepasst werden muss.

6. Zeitpunkt des Scannens: Die MVD kann jederzeit angewendet werden, empfiehlt jedoch ein möglichst frühes Scannen nach Eingang der Papierdokumente, um Fehler zu vermeiden und die Belegsicherung zu optimieren.

7. Weiterarbeit mit Papierbelegen: Nach dem Scanvorgang dürfen auf Papierbelegen keine weiteren belegrelevanten Anmerkungen gemacht werden, ohne dass diese erneut gescannt werden.

8. Digitale Bearbeitungen: Diese sind zulässig, solange sie die Lesbarkeit des Originals nicht beeinträchtigen. Bearbeitungsvorgänge müssen protokolliert und gespeichert werden.

9. Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation allein garantiert nicht die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen. Die praktische Umsetzung und regelmäßige Kontrollen sind entscheidend.

10. Verbindliche Auskunft: Eine verbindliche Auskunft zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist grundsätzlich möglich, jedoch in der Praxis aufgrund der Position der Finanzverwaltung eher unwahrscheinlich.

11. Belegsicherung und Vernichtung von Papierdokumenten: Technische und/oder organisatorische Maßnahmen müssen die Unveränderbarkeit und systematische Ordnung der digitalisierten Belege sicherstellen. Nicht alle Dokumente dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, insbesondere wenn physische Eigenschaften für die Beweiskraft relevant sind.

12. Geräte für das ersetzende Scannen: Verschiedenste Gerätearten sind zulässig, solange das digitale Abbild dem Originalpapierbeleg entspricht.

Download: FAQ Verfahrensdokumentation

Diese FAQs verdeutlichen, dass beim ersetzenden Scannen eine Vielzahl von Aspekten berücksichtigt werden muss, um die rechtlichen und praktischen Anforderungen zu erfüllen. Die MVD dient dabei als wertvolle Grundlage, erfordert jedoch eine individuelle Anpassung und Ergänzung, um den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens gerecht zu werden.

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Muster Vorlage Verfahrensdokumentation

Download: Muster-Verfahrensdokumentation

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Mehr Infos zu den GoBD finden Sie hier ... und im Steuerlexikon: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützer Buchführungssysteme (GoBS)