Die Verfahrensdokumentation ist mehr als nur ein bürokratischer Anhang zur Buchhaltung – sie ist ein zentrales Element der ordnungsgemäßen digitalen Belegverarbeitung. Gerade für kleine und mittlere GmbHs stellt sich häufig die Frage: Brauchen wir das wirklich?
Die Antwort ist eindeutig: Ja.
🔍 Warum ist eine Verfahrensdokumentation so wichtig?
Seit dem BMF-Schreiben zu den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, 28.11.2019) ist klar geregelt:
Wer Belege digital verarbeitet, archiviert oder weiterleitet – etwa über DATEV Unternehmen online, Cloudsysteme, Scanlösungen oder digitale Rechnungseingänge – muss den gesamten Prozess nachvollziehbar dokumentieren.
Fehlt diese Dokumentation, kann die Buchführung bei einer Betriebsprüfung als nicht ordnungsgemäß eingestuft werden. Die Folge: Hinzugeschätzte Umsätze, Steuernachzahlungen und Zinsen – auch wenn inhaltlich alles korrekt war.
🏢 Beispiel aus der Praxis: Die „Muster GmbH“
Nehmen wir eine typische kleine GmbH mit drei Mitarbeitern, die ihre Buchhaltung digital in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater erledigt:
- Eingangsrechnungen kommen per E-Mail oder Post.
- Papierrechnungen werden direkt eingescannt und digital archiviert.
- Über DATEV Unternehmen online werden die Belege erfasst, freigegeben und weiterverarbeitet.
- Die Originalbelege werden nach dem Scannen vernichtet („ersetzendes Scannen“).
- Die Archivierung erfolgt revisionssicher in der Cloud.
Was einfach klingt, muss dokumentiert werden – und zwar in einer sogenannten Verfahrensdokumentation, die z. B. folgende Fragen beantwortet:
- Wer scannt?
- Mit welchem Gerät und welcher Software?
- Wie ist der Freigabeprozess geregelt?
- Wo und wie werden Belege archiviert?
- Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es?
📂 Was gehört in die Verfahrensdokumentation?
Eine praxisnahe Verfahrensdokumentation enthält in der Regel:
- Allgemeine Beschreibung des Unternehmens und der IT-Umgebung
- Anwenderdokumentation zur genutzten Software und den Zugriffsrechten
- Technische Dokumentation zur Archivierung, Datensicherung und Infrastruktur
- Interne Kontrollprozesse, z. B. wer prüft und freigibt
- Ablaufbeschreibungen für Prozesse wie Rechnungseingang, Scannen, Archivieren
⚠️ Was passiert, wenn die Dokumentation fehlt?
Fehlt die Verfahrensdokumentation bei einer Prüfung, kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen übergehen (§ 162 AO). Auch ein formeller Mangel reicht dafür aus – unabhängig davon, ob alle Belege tatsächlich vorhanden sind.
Gerade GmbHs trifft das hart: Neben möglichen Steuernachforderungen drohen Haftungsrisiken für die Geschäftsführung (§ 69 AO), wenn die fehlende Dokumentation als Pflichtverletzung gewertet wird.
✅ Unser Tipp: So kommen Sie der Pflicht einfach nach
Die gute Nachricht: Eine Verfahrensdokumentation muss nicht kompliziert sein. Mit einer praxisgerechten Vorlage lässt sich das Verfahren strukturiert und prüfungssicher abbilden – individuell auf Ihre Prozesse abgestimmt.
Fazit:
Wer digital arbeitet, muss auch digital dokumentieren. Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht – und gleichzeitig ein Schutzschild bei jeder Betriebsprüfung. Gerade für GmbHs lohnt sich die überschaubare Mühe – zur Absicherung, zur Haftungsvermeidung und zur Einhaltung der GoBD.
💬 Sie möchten wissen, ob Ihre GmbH eine Verfahrensdokumentation braucht – oder ob Ihre bestehende ausreicht?
Wir unterstützen Sie gerne bei der Erstellung, Prüfung oder Aktualisierung. Auf Wunsch stellen wir Ihnen auch ein individuelles Muster zur Verfügung.