Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im unternehmerischen Alltag angekommen – und betrifft auch private Vermieter. Was viele nicht wissen: Wer vermietet, ist im umsatzsteuerlichen Sinne Unternehmer – unabhängig davon, ob tatsächlich Umsatzsteuer erhoben wird. Deshalb gilt: Auch Vermieter müssen E-Rechnungen empfangen können!
Warum Vermieter Unternehmer sind
Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung zählen steuerlich zu den Einkünften nach § 21 EStG. Umsatzsteuerlich betrachtet ist jeder Vermieter jedoch automatisch Unternehmer gemäß § 2 UStG – selbst dann, wenn die Miete steuerfrei ist. Das trifft auf die meisten klassischen Wohnraummietverhältnisse zu.
E-Rechnungspflicht seit 2025
Seit 2025 gilt für alle Unternehmer:
- Aktive Pflicht: Ausgangsrechnungen müssen als E-Rechnung übermittelt werden (mit Übergangsregelung bis 2027)
- Passive Pflicht: E-Rechnungen müssen empfangen werden können – ohne Übergangsfrist
Das heißt: Auch Vermieter müssen Rechnungen im E-Rechnungsformat empfangen können – zum Beispiel von Handwerkern, Bauunternehmen oder Dienstleistern, die im Rahmen der Immobilienverwaltung tätig sind.
Was zählt als E-Rechnung?
Zwei Formate sind aktuell relevant:
- ZUGFeRD: Hybrides Format – PDF mit eingebetteter maschinenlesbarer XML-Datei. Vorteil: Kann wie ein normales PDF gelesen, gedruckt und abgelegt werden.
- X-Rechnung: Reines XML-Format – für Menschen ohne Spezialsoftware nicht direkt lesbar
Tipp für Vermieter:
ZUGFeRD-Rechnungen können wie gewohnt verarbeitet werden. Für X-Rechnungen bietet ELSTER eine kostenlose Lesemöglichkeit:
➡️ www.elster.de/eportal/e-rechnung
Wer muss eine E-Rechnung erstellen?
Die Pflicht zur aktiven E-Rechnungserstellung gilt nur für umsatzsteuerpflichtige Vermietungen, z. B.:
- Kurzzeitvermietung (Ferienwohnungen)
- Vermietung an umsatzsteuerpflichtige Unternehmer (bei Option zur Umsatzsteuer)
In diesen Fällen gilt:
- 2025: Noch keine Pflicht zur Erstellung, wenn man von der Übergangsregelung profitiert
- Ab 2027: Pflicht zur Ausstellung bei neuen Mietverhältnissen
Ausnahme:
Bei dauerhaften Mietverhältnissen reicht eine einmalige E-Rechnung zu Beginn. Diese enthält alle Angaben zu den Mietzahlungen und wird durch den Mietvertrag ergänzt – eine sogenannte Dauerrechnung.
Fazit: Jetzt handeln!
Auch private Vermieter sollten jetzt prüfen: ✅ Können Sie E-Rechnungen empfangen?
✅ Haben Sie einen Prozess, um X-Rechnungen zu öffnen oder umzuwandeln?
✅ Nutzen Sie E-Rechnungen bereits für Handwerker- oder Hausverwaltungsleistungen?
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