Eine Außenprüfung bei Verdacht auf eine Steuerstraftat ist für Unternehmen, Selbstständige und Privatpersonen eine heikle Situation. Denn plötzlich treffen zwei Welten aufeinander: das normale Besteuerungsverfahren mit Mitwirkungspflichten – und das Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren mit besonderen Schutzrechten.
Wichtig ist: Sobald sich während der Betriebsprüfung ein konkreter Verdacht ergibt, darf die Finanzverwaltung nicht einfach „wie bisher“ weitermachen.
Was passiert, wenn während der Außenprüfung ein Verdacht entsteht?
Ergibt sich im Laufe der Außenprüfung der Verdacht einer Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit, muss Ihnen die Einleitung eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens mitgeteilt werden, bevor die Ermittlungen zu genau diesem Sachverhalt fortgesetzt werden.
Das ergibt sich aus § 397 AO: Das Strafverfahren ist eingeleitet, sobald eine Maßnahme erkennbar darauf abzielt, gegen jemanden wegen einer Steuerstraftat strafrechtlich vorzugehen. Die Mitteilung an den Beschuldigten muss spätestens erfolgen, wenn er aufgefordert wird, Tatsachen darzulegen oder Unterlagen vorzulegen.
Praxistipp:
Werden Ihnen während der Prüfung plötzlich besonders kritische Fragen gestellt – etwa zu ungeklärten Bareinnahmen, Kassenführung, Privatentnahmen oder nicht erklärten Auslandssachverhalten –, sollten Sie nicht vorschnell antworten. Holen Sie steuerlichen Rat ein, bevor Sie Erklärungen abgeben.
Muss ich trotz Verdacht weiter mitwirken?
Hier liegt der zentrale Konflikt: Im normalen Besteuerungsverfahren bestehen umfassende Mitwirkungspflichten. Sie müssen Unterlagen vorlegen, Auskünfte erteilen und bei der Sachverhaltsaufklärung mitwirken.
Anders ist es, soweit Ihre Angaben auch für ein Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren verwendet werden können. Nach § 393 Abs. 1 Satz 2 AO dürfen im Besteuerungsverfahren keine Zwangsmittel eingesetzt werden, wenn Sie sich dadurch selbst wegen einer Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit belasten müssten.
Das bedeutet vereinfacht:
Sie dürfen nicht gezwungen werden, sich selbst strafrechtlich zu belasten.
Aber: Das heißt nicht, dass ein Schweigen im Besteuerungsverfahren folgenlos bleibt.
Welche Folgen kann fehlende Mitwirkung im Steuerverfahren haben?
Wenn Sie bei der Aufklärung nicht mitwirken, kann das Finanzamt im Besteuerungsverfahren nachteilige Schlüsse ziehen. Können die Besteuerungsgrundlagen nicht zuverlässig ermittelt werden, darf die Finanzbehörde diese nach § 162 AO schätzen.
Eine solche Schätzung kann für Steuerpflichtige teuer werden, etwa wenn:
- Umsätze höher angesetzt werden,
- Betriebsausgaben nicht anerkannt werden,
- Kassenmängel zu Sicherheitszuschlägen führen,
- Privatanteile geschätzt werden,
- Vorsteuerabzüge versagt werden.
Praxistipp:
Die richtige Strategie ist selten „gar nichts sagen“. Entscheidend ist, sauber zu trennen: Was muss im Besteuerungsverfahren geklärt werden? Was könnte strafrechtlich relevant sein? Genau hier sollte die Kommunikation über Ihre Steuerberatung laufen.
Warum ist elektronische Kommunikation in der Außenprüfung so riskant?
Bei Außenprüfungen werden immer häufiger digitale Unterlagen angefordert: Buchhaltungsdaten, Kassendaten, Rechnungsarchive, Exportdateien oder E-Mail-Korrespondenz.
Die Finanzverwaltung darf im Rahmen der Außenprüfung auf bestimmte digital aufbewahrungspflichtige Daten zugreifen. § 147 Abs. 6 AO betrifft insbesondere den Datenzugriff auf mit DV-Systemen erstellte und aufbewahrungspflichtige Unterlagen.
Problematisch wird es, wenn Daten ungeschützt per E-Mail oder auf unverschlüsselten Datenträgern übermittelt werden. Nach § 87a AO ist elektronische Kommunikation grundsätzlich zulässig, wenn ein Zugang eröffnet ist; eine unverschlüsselte elektronische Kommunikation kann aber Datenschutz- und Geheimhaltungsrisiken auslösen.
Wie sollten Sie Daten sicher an die Finanzverwaltung übermitteln?
Bei der Datenüberlassung sollten Sie besonders auf Datensicherheit achten. Empfehlenswert sind insbesondere:
- passwortgeschützte Archivdateien, zum Beispiel ZIP, RAR oder 7Zip,
- verschlüsselte Datenträger, etwa mit BitLocker,
- hardwareverschlüsselte USB-Datenträger,
- sichere Datenaustauschplattformen der Finanzverwaltung,
- getrennte Übermittlung von Passwort und Datei.
Unverschlüsselte E-Mails sind keine sichere Lösung. Sie können im Einzelfall von Dritten eingesehen oder manipuliert werden. Deshalb sollte vorab geklärt werden, welcher Übermittlungsweg im konkreten Prüfungsfall geeignet ist.
Was sollten Sie sofort tun, wenn der Ton der Prüfung kippt?
Wenn Sie den Eindruck haben, dass aus der normalen Außenprüfung ein steuerstrafrechtlich relevanter Vorgang wird, sollten Sie strukturiert vorgehen:
- Keine spontanen Erklärungen abgeben
Antworten unter Druck führen häufig zu Missverständnissen oder unnötigen Risiken. - Steuerberatung einschalten
Die weitere Kommunikation sollte koordiniert und dokumentiert erfolgen. - Prüfen lassen, ob ein Straf- oder Bußgeldverfahren eingeleitet wurde
Die Mitteilung der Einleitung ist ein wichtiger verfahrensrechtlicher Punkt. - Unterlagen nicht ungeprüft herausgeben
Vor allem bei digitalen Daten sollte geprüft werden, ob die angeforderten Daten vom Prüfungsumfang gedeckt sind. - Sichere Datenübertragung verwenden
Keine sensiblen Steuerdaten unverschlüsselt per E-Mail versenden.
Fazit: Außenprüfung ernst nehmen – aber nicht in Panik geraten
Eine Außenprüfung ist nicht automatisch ein Steuerstrafverfahren. Wenn sich jedoch während der Prüfung ein Verdacht ergibt, ändern sich die Spielregeln. Dann geht es nicht mehr nur um Steuernachzahlungen, sondern möglicherweise auch um Geldbußen, Strafzuschläge oder strafrechtliche Konsequenzen.
Gerade in dieser Phase ist professionelle Begleitung entscheidend. Wer seine Rechte kennt, kann Fehler vermeiden – und gleichzeitig seinen steuerlichen Mitwirkungspflichten strategisch richtig nachkommen.
Sie haben eine Prüfungsanordnung erhalten oder der Betriebsprüfer stellt kritische Fragen?
Sprechen Sie uns frühzeitig an. Wir unterstützen Sie bei der Vorbereitung, begleiten die Kommunikation mit der Finanzverwaltung und helfen, steuerliche und strafrechtliche Risiken sauber einzuordnen.
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Disclaimer:
Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.