Steuern & Recht

BFH: (E-)Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe

📌 BFH, Beschluss vom 30.04.2025 – XI R 15/23

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass E-Mails unter bestimmten Voraussetzungen als Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne der Abgabenordnung (AO) gelten. Damit wird die Bedeutung der elektronischen Kommunikation für die steuerliche Außenprüfung nochmals deutlich hervorgehoben.

Leitsätze des Beschlusses

  1. Handels- und Geschäftsbriefe nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 AO können auch E-Mails sein.
  2. Digitale Unterlagen über Konzernverrechnungspreise fallen unter § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO.
  3. Die Finanzverwaltung ist im Rahmen der Außenprüfung berechtigt, sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug vom Steuerpflichtigen anzufordern.
  4. Ein Gesamtjournal aller E-Mails darf die Finanzverwaltung jedoch nicht verlangen, wenn dieses erst künstlich erstellt werden müsste oder auch E-Mails ohne steuerlichen Bezug enthalten würde.

Bedeutung für die Praxis

  • Aufbewahrungspflichten: Unternehmen müssen damit rechnen, dass auch steuerlich relevante E-Mails als aufbewahrungspflichtige Unterlagen einzustufen sind.
  • Außenprüfung: Prüfer dürfen gezielt steuerlich relevante E-Mails anfordern. Unternehmen sollten daher ihre E-Mail-Archivierung rechtskonform gestalten.
  • Schutz der Privatsphäre: Ein pauschales Herausgabeverlangen für alle E-Mails („Gesamtjournal“) ist unzulässig, da hierfür keine Rechtsgrundlage besteht.

Fazit

Das Urteil bestätigt, dass E-Mails steuerlich wie klassische Geschäftsbriefe zu behandeln sind, wenn sie steuerrelevante Inhalte haben. Unternehmen sollten ihre Archivierungs- und Dokumentationsprozesse überprüfen, um für Betriebsprüfungen gerüstet zu sein. Gleichzeitig stärkt der BFH die Rechte der Steuerpflichtigen, indem er der Finanzverwaltung Grenzen bei der Anforderung von Daten setzt.