BMF nimmt zu elektronischen Rechnungen Stellung

Rechtslage

Seit dem 1.7.2011 gelten vereinfachte Vorschriften für elektronische Rechnungen. Zweck der Neuregelungen war es, den Einsatz elektronischer Rechnungen zu fördern, um Kostensenkungspotentiale zu generieren. Bisher war allerdings kein Boom elektronischer Rechnungen zu verzeichnen. Ursächlich hierfür war, dass die Unternehmen den Verlust des Vorsteuerabzuges befürchteten, da das Bundesfinanzministerium (BMF) sich bisher nicht zu einer verbindlichen Stellungnahme zur Neuregelung durchringen konnte; diese liegt nun vor.

Neue Verwaltungsanweisung

Das Schreiben des BMF trifft Aussagen u. a. zu folgenden Themen: Definition der elektronischen Rechnung; Auflistung von Formaten, die zur Übertragung eingesetzt werden können (z. B. E-Mail).; Anforderungen an die ordnungsgemäße Übermittlung von Rechnungen; innerbetriebliches Kontrollverfahren als Mittel zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Übermittlung elektronischer Rechnungen; Anforderungen an die ausschließlich elektronisch mögliche Aufbewahrung elektronischer Rechnungen und Erläuterung der erweiterten Rechte der Umsatzsteuersonderprüfung hinsichtlich des direkten Zugriffes auf die EDV der Unternehmen.

Konsequenzen

Unternehmen, die elektronische Rechnungen nutzen wollen bzw. solche empfangen, müssen sich mit dem Schreiben auseinandersetzen. Insbesondere für Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden, wird es nun einfacher. Allerdings muss der Empfänger der Übermittlung der Rechnung in elektronischer Form unverändert zustimmen. Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen, müssen ein geeignetes Kontrollsystem installieren, das einen „verlässlichen Prüfpfad“ von der Bestellung bis zur Bezahlung gewährleistet. Ferner ist die ordnungsgemäße Archivierung der elektronischen Rechnungen sicherzustellen. Diese kann nur elektronisch erfolgen. Die Aufbewahrung in Papierform durch Ausdruck ist nicht zulässig. Leider lässt das Schreiben offen, wie diese Maßnahmen in der Praxis konkret umgesetzt werden können. Stattdessen sind die Ausführungen so vage, dass sie viel Raum für Interpretationen lassen. Es wird sich daher erst in der Zukunft zeigen, ob die angestrebte Vereinfachung auch in der Praxis erreicht wird und nicht durch überzogene Anforderungen der Finanzverwaltung und ihrer Prüfer konterkariert wird.