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BMF nimmt zu elektronischen Rechnungen Stellung

BMF nimmt zu elektronischen Rechnungen Stellung

Rechtslage

Seit dem 1.7.2011 gelten vereinfachte Vorschriften für elektronische Rechnungen. Zweck der Neuregelungen war es, den Einsatz elektronischer Rechnungen zu fördern, um Kostensenkungspotentiale zu generieren. Bisher war allerdings kein Boom elektronischer Rechnungen zu verzeichnen. Ursächlich hierfür war, dass die Unternehmen den Verlust des Vorsteuerabzuges befürchteten, da das Bundesfinanzministerium (BMF) sich bisher nicht zu einer verbindlichen Stellungnahme zur Neuregelung durchringen konnte; diese liegt nun vor.

Neue Verwaltungsanweisung

Das Schreiben des BMF trifft Aussagen u. a. zu folgenden Themen: Definition der elektronischen Rechnung; Auflistung von Formaten, die zur Übertragung eingesetzt werden können (z. B. E-Mail).; Anforderungen an die ordnungsgemäße Übermittlung von Rechnungen; innerbetriebliches Kontrollverfahren als Mittel zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Übermittlung elektronischer Rechnungen; Anforderungen an die ausschließlich elektronisch mögliche Aufbewahrung elektronischer Rechnungen und Erläuterung der erweiterten Rechte der Umsatzsteuersonderprüfung hinsichtlich des direkten Zugriffes auf die EDV der Unternehmen.

Konsequenzen

Unternehmen, die elektronische Rechnungen nutzen wollen bzw. solche empfangen, müssen sich mit dem Schreiben auseinandersetzen. Insbesondere für Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden, wird es nun einfacher. Allerdings muss der Empfänger der Übermittlung der Rechnung in elektronischer Form unverändert zustimmen. Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen, müssen ein geeignetes Kontrollsystem installieren, das einen „verlässlichen Prüfpfad“ von der Bestellung bis zur Bezahlung gewährleistet. Ferner ist die ordnungsgemäße Archivierung der elektronischen Rechnungen sicherzustellen. Diese kann nur elektronisch erfolgen. Die Aufbewahrung in Papierform durch Ausdruck ist nicht zulässig. Leider lässt das Schreiben offen, wie diese Maßnahmen in der Praxis konkret umgesetzt werden können. Stattdessen sind die Ausführungen so vage, dass sie viel Raum für Interpretationen lassen. Es wird sich daher erst in der Zukunft zeigen, ob die angestrebte Vereinfachung auch in der Praxis erreicht wird und nicht durch überzogene Anforderungen der Finanzverwaltung und ihrer Prüfer konterkariert wird.

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Elektronische Rechnungen ab 1.7.2011 – Lohnt sich die Umstellung?

Elektronische Rechnungen

Kernaussage

Kürzlich wurde das Steuervereinfachungsgesetz 2011 verabschiedet; es beinhaltet Neuregelungen zu den elektronischen Rechnungen, die rückwirkend ab dem 1.7.2011 gelten. Für die Praxis stellt sich jetzt die Frage, ob nun elektronisch abgerechnet werden sollte bzw. elektronische Eingangsrechnungen akzeptiert werden sollten.

Gesetzliche Neuregelung

Bisher galten nur Rechnungen mit qualifizierter Signatur und solche, die im EDI-Verfahren versendet werden, als elektronische Rechnungen i. S. d. Umsatzsteuergesetzes (UStG). Nunmehr gelten auch Rechnungen die z. B. per E-Mail, Computer-Fax oder Web-Download übermittelt werden, als elektronische Rechnungen. Unverändert muss der Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes sowie die Lesbarkeit gewährleisten. Hierzu kann er neben den bisher akzeptierten Verfahren auch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einsetzen. Dieses muss einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und empfangener Leistung schaffen. In seiner einfachsten Form soll laut Bundesfinanzministerium (BMF) hier ein Abgleich der Rechnung mit der Bestellung den Anforderungen genügen.

Konsequenzen

Gegenüber der bisher sehr restriktiven Handhabung stellt die Neuerung eine Vereinfachung dar. Allerdings ist noch nicht eindeutig geklärt, wie ein internes Kontrollsystem, das Überprüfungen durch die Finanzverwaltung standhält, etabliert und gegebenenfalls dokumentiert werden kann. Zwar hat das BMF einen „Frage-Antwort-Katalog“ zur Neuregelung veröffentlicht, der vermeintlich relativ geringe Anforderungen vorgibt, doch ist fraglich, ob Prüfer sich hierauf einlassen werden. Geschieht dies nicht, droht die Versagung des Vorsteuerabzuges. Wer zukünftig elektronische Rechnungen nutzen möchte, sollte daher mit der Umsetzung warten, bis das BMF sich hierzu verbindlich geäußert hat. Ferner ist zu beachten, dass die Archivierung elektronischer Rechnungen nicht vereinfacht wurde; es ist also nach wie vor nicht möglich, diese in Papierform aufzubewahren. Vielmehr muss die Aufbewahrung auf einem Datenträger erfolgen, der keine Änderungen mehr zulässt. Neben den vermeintlichen Vorteilen der Neuregelung wurden allerdings auch die Kontrollbefugnisse der Finanzverwaltung erheblich verschärft. Nunmehr dürfen die Prüfer auch im Rahmen der Umsatzsteuernachschau, also unangemeldet, Einsicht in die EDV der Unternehmen nehmen. Es bleibt dann keine Zeit mehr, hierauf zu reagieren, so dass die Daten ständig prüfungsbereit gehalten werden müssen.