Die Digitalisierung der Buchhaltung ist längst Alltag – und wird ab 1. Januar 2025 noch wichtiger. Denn seitdem gilt: Buchungsbelege müssen nur noch 8 Jahre statt 10 Jahre archiviert werden. Das klingt nach Entlastung, birgt aber neue Risiken, insbesondere bei elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen). Wer diese nicht korrekt archiviert, riskiert im Rahmen einer Betriebsprüfung teure Konsequenzen.
Warum gerade E-Rechnungen zur Prüfungsfalle werden
E-Rechnungen müssen elektronisch im Originalformat und unveränderbar archiviert werden. Wer hier unachtsam ist – etwa durch bloßes Ausdrucken oder fehlerhafte Speicherung – riskiert Steuernachzahlungen, weil Belege nicht mehr als ordnungsgemäß anerkannt werden. Die Finanzverwaltung legt zunehmend Augenmerk auf die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
Die 3 häufigsten Fehler bei der E-Rechnungs-Archivierung
Fehler Nr. 1: E-Rechnungen ausdrucken statt digital archivieren
Elektronische Rechnungen (z. B. per E-Mail erhaltene PDFs) dürfen nicht nur auf Papier abgelegt werden. Sie müssen in genau dem Format aufbewahrt werden, in dem sie eingegangen sind – z. B. PDF, PDF/A, ZUGFeRD oder XRechnung. Eine rein analoge Archivierung ist nicht GoBD-konform.
Fehler Nr. 2: Handy-Fotos ohne Qualitätssicherung
Belege per Smartphone zu fotografieren ist grundsätzlich zulässig. Aber: Nur vollständige, lesbare und unverzerrte Aufnahmen sind gültig. Fehlt ein Teil des Dokuments oder ist es schlecht beleuchtet, kann das im Nachhinein den Vorsteuerabzug kosten.
Fehler Nr. 3: Fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie digitale Belege im Unternehmen verarbeitet, geprüft und archiviert werden. Sie ist Pflicht! Fehlt sie oder ist sie ungenau, dürfen Betriebsprüfer Hinzuschätzungen vornehmen. Das bedeutet: potenziell massive Steuernachzahlungen – allein wegen fehlender Dokumentation.
So archivieren Sie E-Rechnungen richtig (ab 2025)
- Speicherformat: E-Rechnungen im Originalformat (z. B. PDF/A oder XML) archivieren.
- Speicherort: Auf lokalen Servern, internen Netzwerken oder GoBD-konformen EU-Cloudlösungen.
- Dateibenennung: Strukturierte Dateinamen verwenden, z. B.
LieferantXY_Rechnung10524_15-01-2025.pdf - Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre ab Buchungsdatum – auch bei elektronischen Belegen.
- Unveränderbarkeit: Die Datei muss vor Manipulation geschützt archiviert werden (z. B. revisionssicheres DMS).
Smartphone-Fotos: Nur mit 4-Augen-Prinzip
Wenn Papierbelege digitalisiert und danach vernichtet werden sollen, ist Sorgfalt oberstes Gebot:
- Zwei-Personen-Kontrolle: Eine Person scannt oder fotografiert, eine andere prüft Qualität und Lesbarkeit.
- Dokumentation der Kontrolle: In der Verfahrensdokumentation festhalten: Wer digitalisiert? Wer prüft? Was passiert bei Fehlern?
- Beweiskraft sichern: Nur bei nachvollziehbarer Verfahrenskette werden digitalisierte Belege als gleichwertig anerkannt.
Fazit
Die neue 8-jährige Aufbewahrungsfrist bietet Unternehmen eine willkommene Entlastung – sofern die Grundsätze der GoBD eingehalten werden. Gerade bei E-Rechnungen gilt: Nur eine lückenlose, digital nachvollziehbare und dokumentierte Archivierung schützt Sie vor bösen Überraschungen im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Unser Praxistipp: Lassen Sie Ihre Verfahrensdokumentation jährlich aktualisieren und prüfen Sie Ihre Archivierungslösungen regelmäßig auf GoBD-Konformität. Sprechen Sie uns gern an – wir unterstützen Sie bei der Einrichtung oder Optimierung Ihrer digitalen Buchführung.