Ab dem 1. Januar 2025 wird mit dem Wachstumschancengesetz die Ausstellung von Rechnungen in elektronischer Form (E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend. Diese Änderung basiert auf einer Novellierung des § 14 Umsatzsteuergesetzes (UStG). Hier finden Sie die wichtigsten Fragen und Antworten zur Einführung der E-Rechnung sowie die wesentlichen Übergangsregelungen.
1. Warum wird die E-Rechnung verpflichtend eingeführt?
Die verpflichtende E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft fördern und insbesondere Prozesse im Rechnungswesen effizienter gestalten. Dadurch entfallen doppelte Arbeitsgänge wie die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten. Die elektronische Verarbeitung spart Zeit, reduziert Fehler und senkt die Kosten sowohl für Rechnungsaussteller als auch -empfänger.
2. Was gilt ab 2025 als E-Rechnung?
Ab dem 1. Januar 2025 wird eine E-Rechnung wie folgt definiert:
- Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.
- Sie muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Einfaches PDF-Dokumente oder Papierrechnungen erfüllen diese Anforderungen nicht und gelten künftig als „sonstige Rechnungen“.
Übergangsregelungen:
Für vor dem 1. Januar 2025 ausgeführte Umsätze können Rechnungen weiterhin im alten Format ausgestellt werden.
3. Wer ist von der Regelung betroffen?
Die Regelung gilt für alle inländischen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Dazu zählen auch:
- Freiberufler,
- Kleinunternehmer (nur beim Empfang von E-Rechnungen, nicht bei der Ausstellung) und
- Unternehmen, die steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG ausführen.
Nicht betroffen sind Rechnungen an Endverbraucher (B2C).
4. Welche Formate sind für die E-Rechnung zulässig?
Eine E-Rechnung muss den Standards der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind folgende Formate zulässig:
- XRechnung,
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL),
- Weitere Formate können vereinbart werden, sofern sie die elektronische Verarbeitung ermöglichen (z. B. EDIFACT).
5. Wie kann eine E-Rechnung übermittelt werden?
Die E-Rechnung kann flexibel übermittelt werden, z. B. per:
- E-Mail,
- Elektronische Schnittstellen,
- Download-Portale,
- USB-Stick.
Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach.
6. Welche Übergangsregelungen gelten?
Zeitraum 2025–2026:
Rechnungsaussteller können zwischen E-Rechnung und „sonstigen Rechnungen“ (Papier- oder PDF-Format) wählen.
Verlängerte Frist für kleine Unternehmen:
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen noch bis Ende 2027 auf die verpflichtende E-Rechnung verzichten.
7. Gibt es Ausnahmen?
Ja, von der E-Rechnung ausgenommen sind:
- Rechnungen an Endverbraucher (B2C),
- Steuerfreie Umsätze (z. B. Vermietungen oder Finanzdienstleistungen),
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro,
- Fahrausweise,
- Leistungen von Kleinunternehmern (§ 19 UStG).
8. Müssen Unternehmen E-Rechnungen aufbewahren?
Ja, die Aufbewahrungspflicht für E-Rechnungen beträgt 8 Jahre (§ 14b UStG). Die Rechnung muss in ihrer unveränderten, strukturierten Form gespeichert werden, um eine spätere Überprüfung zu ermöglichen.
9. Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
- Kostensenkung: Weniger Aufwand bei der Verarbeitung und Archivierung.
- Fehlervermeidung: Reduzierte manuelle Eingaben.
- Effizienz: Schnellere Übermittlung und Abwicklung.
10. Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten, insbesondere in Bezug auf:
- Die Auswahl geeigneter Software für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen,
- Schulung der Mitarbeiter,
- Abstimmung mit Geschäftspartnern über geeignete Übertragungswege.
Weitere Details und häufige Fragen finden Sie in den FAQ des BMF.