BMF-Schreiben vom 12.12.2025 – IV D 1 – S 0202/00038/003/105

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 12. Dezember 2025 bekannt gegeben, dass die automationstechnischen Anpassungen der Datensätze nach § 80a AO abgeschlossen sind. Damit ist ein zentraler Zwischenschritt in der Umsetzung der bereits im März 2025 neu gefassten amtlichen Vollmachtsmuster abgeschlossen.

Ab sofort sind bei der elektronischen Übermittlung von Vollmachtsdaten an die Finanzverwaltung zwingend die neu gefassten amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen zu verwenden.

Hintergrund: Neufassung der Vollmachtsmuster im März 2025

Bereits mit BMF-Schreiben vom 27. März 2025 (BStBl I S. 954) hatte das BMF die amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen sowie das dazugehörige Merkblatt mit sofortiger Wirkung neu gefasst. Ziel war insbesondere eine bessere Standardisierung und Automatisierung der Vollmachtsverwaltung gegenüber der Finanzverwaltung.

Da die hierfür erforderlichen programmtechnischen Anpassungen der Datensätze nach § 80a AO jedoch noch nicht abgeschlossen waren, ließ das BMF mit weiterem Schreiben vom 24. April 2025 (BStBl I S. 986) zunächst eine Übergangsregelung zu. Danach durften für die elektronische Übermittlung weiterhin die bis zum 26. März 2025 geltenden Muster und Datensätze verwendet werden.

Abschluss der technischen Umsetzung

Diese Übergangsphase ist nun beendet. Nach Mitteilung des BMF sind die automationstechnischen Anpassungen der amtlichen Datensätze zur Übermittlung von Vollmachtsdaten an die Landesfinanzbehörden mittlerweile vollständig umgesetzt.

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt daher nunmehr Folgendes:

Neue Rechtslage ab sofort

• Elektronische Vollmachtsübermittlung (§ 80a AO):
  Ab sofort sind bei der elektronischen Übermittlung von Vollmachtsdaten an die Finanzverwaltung ausschließlich die neu gefassten amtlichen Vollmachtsmuster gemäß BMF-Schreiben vom 27. März 2025 zugrunde zu legen.
• Nicht-elektronische Übermittlung:
  Werden Vollmachtsdaten nicht gemäß § 80a AO elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt, bleibt die Verwendung der amtlichen Vollmachtsmuster weiterhin freigestellt. In diesen Fällen besteht also keine zwingende Bindung an die neuen Muster.

Bereitstellung im Formular-Management-System

Wie bereits im BMF-Schreiben vom 27. März 2025 angekündigt, sollen die neu gefassten amtlichen Vollmachtsmuster sowie das Merkblatt zu deren Verwendung in Kürze auch im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung bereitgestellt werden. Damit wird der Zugriff für Kanzleien, Unternehmen und sonstige Bevollmächtigte weiter erleichtert.

Praxishinweis

Für die Beratungspraxis und Kanzleiorganisation ergeben sich daraus klare Handlungsnotwendigkeiten:

• Kanzleisoftware und Vollmachtsmanagement sollten zeitnah überprüft und auf die neuen Datensatzstrukturen umgestellt werden.
• Bei elektronischer Vollmachtsübermittlung nach § 80a AO ist die Verwendung alter Muster nicht mehr zulässig.
• Bestehende interne Prozesse (Onboarding neuer Mandate, Vollmachtsaktualisierungen, ELSTER-Vollmachten) sollten an die neue Rechtslage angepasst werden, um Ablehnungen oder Verzögerungen durch die Finanzverwaltung zu vermeiden.

Die Entscheidung markiert damit den endgültigen Übergang auf das neue Vollmachtsregime und unterstreicht den zunehmenden Stellenwert standardisierter, digitaler Verfahrensabläufe im Besteuerungsverfahren.

Quelle: Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 12.12.2025 – IV D 1 – S 0202/00038/003/105