Sie haben fleißig Belege gesammelt, um Ihre Steuerlast zu senken? Vorsicht: Nicht alle betrieblich veranlassten Ausgaben dürfen tatsächlich als Betriebsausgaben angesetzt werden. Das deutsche Steuerrecht sieht hier klar definierte Einschränkungen vor. Wer hier nicht genau hinschaut, riskiert Nachforderungen bei Betriebsprüfungen – oder sogar Hinzuschätzungen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Betriebsausgaben nicht oder nur teilweise steuerlich abziehbar sind – und worauf Sie bei der Buchführung achten sollten.

Was sind nicht abzugsfähige Betriebsausgaben?

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind Kosten, die zwar betrieblich veranlasst sein können, aber nicht oder nur eingeschränkt gewinnmindernd berücksichtigt werden dürfen. Das bedeutet: Diese Ausgaben werden dem steuerpflichtigen Gewinn wieder hinzugerechnet, was Ihre Steuerlast erhöht.

Man unterscheidet grundsätzlich:

• vollständig nicht abziehbare Ausgaben
• beschränkt abziehbare Ausgaben

Vollständig nicht abziehbare Betriebsausgaben

Die folgenden Aufwendungen erkennt das Finanzamt grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben an:

• Private Lebensführung: Kosten für Lebensmittel, Kleidung, Haushaltsgegenstände oder Friseurbesuche sind auch dann nicht abziehbar, wenn sie im beruflichen Kontext anfallen.
• Geldbußen und Strafen: Auch bei betrieblichem Zusammenhang (z.B. Falschparken auf dem Weg zum Kunden) dürfen Bußgelder steuerlich nicht geltend gemacht werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG).
• Gewerbesteuer: Diese ist nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig. Einzelunternehmer und Personengesellschaften können sie jedoch teilweise auf die Einkommensteuer anrechnen lassen.

Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben

Manche Kosten dürfen Sie nur anteilig steuerlich berücksichtigen. Hier sind Grenzwerte und Dokumentationspflichten entscheidend:

• Geschenke an Geschäftspartner: Pro Person und Jahr dürfen Sie maximal 50 € netto absetzen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Wird dieser Betrag überschritten, entfällt der Abzug vollständig.
• Bewirtungskosten: Geschäftsessen sind zu 70 % abziehbar – sofern sie betrieblich veranlasst, angemessen und ordnungsgemäß dokumentiert sind (inkl. Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern).
• Verpflegungsmehraufwand: Abziehbar sind nur die gesetzlichen Pauschalen (z.B. bei Dienstreisen). Darüber hinausgehende Beträge erkennt das Finanzamt nicht an.

Die vollständige Übersicht nicht abziehbarer Betriebsausgaben finden Sie in § 4 Abs. 5 EStG.

Rechenbeispiel aus der Praxis

Angenommen, Sie geben in Ihrer Gewinnermittlung folgende Ausgaben an:

• Geschäftsessen mit Kunden: 300 €
• Bußgeld wegen Falschparkens: 40 €

Das Finanzamt erkennt an:

• Geschäftsessen: Nur 70 % = 210 €

Nicht anerkannt werden:

• Bußgeld: 40 €
• Nicht abziehbarer Anteil des Geschäftsessens: 30 % = 90 €

Ergebnis: Ihr steuerpflichtiger Gewinn erhöht sich um 130 € (40 € + 90 €).

Steuerberatung zahlt sich aus

Nicht jede Rechnung gehört in die Betriebsausgaben. Wer hier sorgfältig prüft, vermeidet unangenehme Rückfragen des Finanzamts – und vor allem teure Fehler. Prüfen Sie Ihre Belege regelmäßig darauf, ob sie steuerlich voll, teilweise oder gar nicht abzugsfähig sind.

Sie sind unsicher, wie bestimmte Kosten steuerlich zu behandeln sind?

Wir unterstützen Sie gerne bei der korrekten Erfassung Ihrer Betriebsausgaben und helfen Ihnen, Ihre Steuererklärung rechtssicher und optimal zu gestalten.

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