Bei Werbeagenturen, Lettershops, Konsolidierern usw. (hier: Agenturen), die die Versendung von Prospekten u. ä. für ihre Kunden übernehmen, tritt die Frage auf, ob weiter berechnete Portokosten als durchlaufende Posten behandelt werden können oder ob sie als Teil des Entgelts für die Leistung der Agentur anzusehen sind (OFD Frankfurt/M. v. 31.10.2012 – S 7200 A – 180 – St 111).

Kapitelübersicht

Bei Werbeagenturen, Lettershops, Konsolidierern usw. (hier: Agenturen), die die Versendung von Prospekten u. ä. für ihre Kunden übernehmen, tritt die Frage auf, ob weiterberechnete Portokosten als durchlaufende Posten i. S. d. § 10 Abs. 1 Satz 6 UStGbehandelt werden können oder ob sie als Teil des Entgelts für die Leistung der Agentur anzusehen sind.

Eine Behandlung als durchlaufender Posten ist nur möglich, wenn der Kunde mit der Deutschen Post AG in Rechtsbeziehungen tritt und die Agentur damit die Portokosten im fremden Namen und für fremde Rechnung vereinnahmt und verausgabt. Nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Deutschen Post Brief National (AGB Brief National) und Brief International (AGB Brief International) bestehen Rechtsbeziehungen zwischen der Deutschen Post AG und dem auf dem Brief genannten Absender.

Versenden Agenturen Briefe für einen Auftraggeber ist das Porto also dann als durchlaufender Posten zu behandeln, wenn der Auftraggeber auf dem Brief als Absender genannt ist und die Agentur die Portokosten (Briefmarken) verauslagt hat.

Die Agenturen können jedoch auch abweichende AGB mit der Deutschen Post vereinbaren. Diese sind nach den genannten Grundsätzen gesondert zu beurteilen (s. a. Tz. 2).

Legt die Agentur in Fällen des durchlaufenden Postens in ihren Rechnungen an die Auftraggeber die Vereinnahmung und Verauslagung im fremden Namen und für fremde Rechnung nicht offen und berechnet für diese Beträge Umsatzsteuer, handelt es sich mangels Offenlegung nicht um einen durchlaufenden Posten. Das Porto unterliegt dann als Bestandteil der Leistung der Agentur der Umsatzsteuer. Der Kunde kann hinsichtlich der Portokosten unter den Voraussetzungen des § 15 UStG den Vorsteuerabzug geltend machen. Die Agentur kann jedoch die Vorsteuer aus den von ihr verauslagten Portokosten nicht geltend machen, weil ihr Kunde (Absender) der Empfänger der Leistungen des Postdienstanbieters bleibt.

Erhalten Agenturen von der Deutschen Post AG Rabatte, kann ein durchlaufender Posten nur vorliegen, wenn die tatsächlich entrichteten Portokosten dem Kunden weiter berechnet werden. Werden dagegen dem Kunden die üblicherweise zu zahlenden Portokosten in Rechnung gestellt, liegt kein durchlaufender Posten vor, da betraglich mehr weiter berechnet wird, als gegenüber der Deutschen Post AG geschuldet wird. Das Porto unterliegt dann als Bestandteil der Leistung der Agentur der Umsatzsteuer. Sofern der Kunde (Auftraggeber) der Agentur in Rechtsbeziehung mit der Deutschen Post steht, gelten für den Vorsteuerabzug die o. g. Grundsätze.

Auch in den Fällen, in denen sich z. B. ein Lettershop bei der Post AG als Großkunde anmeldet und seine Briefe dort einliefert, erfolgt die Zahlung des Benutzungsentgelts im Namen und für Rechnung des Auftraggebers, sofern dieser bei der Einlieferung als Absender angegeben wird. Die Briefe erhalten dann den Vermerk: „Gebühr bezahlt”. Bei der Einlieferung erfolgt die Entrichtung des Entgelts an die Deutsche Post AG meist unbar. Sollte z. B. ein vom Lettershop hingegebener Scheck nicht eingelöst werden können, bleibt Schuldner des Entgelts der als Absender genannte Auftraggeber, da nur zwischen ihm und der Deutschen Post AG Rechtsbeziehungen bestehen. Insoweit handelt es sich bei dem durch den Lettershop verauslagten Betrag um einen durchlaufenden Posten im Sinne des § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG.

Eine Agentur kann auch ihren eigenen Freistempler für gewerbsmäßige Versendung von Kundenpost benutzen. Entgegen den Ausführungen in den AGB Brief National und AGB Brief International wird hierfür keine besondere Genehmigung erteilt. Von einem durchlaufender Posten ist auszugehen, wenn die Agentur

• bei Verwendung ihres Freistemplers in den Stempel das „Klischee” ihres Kunden einsetzt oder
• auf andere Weise den Kunden als eigentlichen Absender kenntlich macht (z. B. Absenderaufkleber oder entsprechender Aufdruck auf dem Umschlag).

Die in den AGB niedergelegten Grundsätze für den Briefdienst gelten entsprechend auch für den Frachtdienst (Pakete).

Bei Paketsendungen durch Versandhandelsunternehmen kommen Rechtsbeziehungen auch nur zwischen dem Absender (Versandhandelsunternehmen) und der Deutschen Post AG zustande. Selbst eine „unfreie” Versendung oder eine Versendung „per Nachnahme” führt nicht zu Rechtsbeziehungen zwischen dem Empfänger des Pakets und der Deutschen Post AG. Die von Versandhandelsunternehmen weiterberechneten Portokosten stellen damit keinen durchlaufenden Posten im Sinne des § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG dar.

Die weitereberechneten Portokosten durch sog. Konsolidierer (erbringen postvorbereitende Leistungen) sind als durchlaufende Posten anzusehen, wenn der Konsolidierer im Rahmen der zwischen ihm und der Deutschen Post AG (DPAG) abgeschlossenen Standardverträge auf der Grundlage der AGB Brief National gegenüber der DPAG im fremden Namen auftritt und die Beförderungsleistungen der DPAG nur gegenüber den Absendern der Briefsendungen erbracht werden können. Wird der Konsolidierer dagegen auf der Grundlage der AGB „Teilleistungen BZA gewerbsmäßige Konsolidierung Brief” oder der AGB „BZE gewerbsmäßige Konsolidierung Brief” tätig, handelt er insoweit gegenüber der DPAG in eigenem Namen. In diesem Fall sind die weiterberechneten Portokosten kein durchlaufender Posten, sondern Teil des Entgelts für die Leistung des Konsolidierers. Zur weiteren umsatzsteuerlichen Behandlung der Entgelte für postvorbereitende Leistungen durch einen Konsolidierer (§ 51 Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 PostG) siehe BMF-Schreiben vom 13.12.2006 – IV A 5 – S 7100 – 177/06 ( BStBl 2007 I S. 119).

Unter die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 11b UStG fallen seit 01.07.2010 nur noch bestimmte Post-Universaldienstleistungen. Leistungen, die aufgrund individuell ausgehandelter Vereinbarungen erbracht werden, fallen nicht unter diese Steuerbefreiung, unabhängig von der Art der Sendung (s. Abschn. 4.11b.1. Abs. 6 UStAE).

Handelt es sich nach den o. g. Grundsätzen bei den weiterberechneten Portokosten um einen durchlaufenden Posten, gilt dies auch für die auf das Porto entfallende Umsatzsteuer.

Der durchlaufende Posten ist in der Rechnung von der Agentur an den Auftraggeber gesondert auszuweisen. Das weiterberechnete Porto ist brutto als durchlaufender Posten anzugeben. Die in diesem Betrag enthaltene Umsatzsteuer darf nicht gesondert als solche ausgewiesen werden. Andernfalls wird sie nach § 14c Abs. 2 UStG geschuldet, da insoweit keine Leistung erbracht wurde.

Um dem Auftraggeber den Vorsteuerabzug aus diesen weiterberechneten Portokosten zu ermöglichen, müsste die Rechnung des Postdienstleistungsanbieters an ihn weitergereicht werden. Der Beleg muss die Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Rechnung i. S. d. § 14 Abs. 4 UStG erfüllen. Diese Voraussetzung ist auch dann erfüllt, wenn der Absender nicht im Anschriftenfeld der vom Postdienstleistungsanbieter erteilten Rechnung genannt ist, sich sein Name und seine Anschrift aber aus dem übrigen Inhalt der Rechnung ergeben und in der Rechnung auch alle anderen Angaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind.

Abschlags- bzw. Vorauszahlungen sind ebenfalls nach den o. g. Grundsätzen zu behandeln.

Die Rundverfügung vom 26.07.2011 – S 7200 A – 180 – St 111 (USt-Kartei OFD-Ffm. – § 10 – S 7200 – Karte 24) ist überholt.