Zum 1. Januar 2026 passen die Finanzverwaltung und die Länder erneut die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei betrieblich / beruflich veranlassten Auslandsreisen an. Grundlage ist das neue BMF-Schreiben vom 05.12.2025 (koordinierter Ländererlass). Die Systematik bleibt wie bisher – aber die Beträge werden für viele Länder angepasst und es gibt Klarstellungen zur praktischen Anwendung.
Im Beitrag erhalten Sie einen kompakten Überblick, wie Sie Auslandsreisekosten ab 2026 steuerlich richtig behandeln und welche typischen Fallstricke Sie vermeiden sollten.
1. Rechtsgrundlage: Reisekosten ins Ausland ab 2026
Die steuerliche Behandlung von Reisekosten bei Auslandsdienstreisen basiert weiterhin auf:
- § 9 Abs. 4a EStG (Verpflegungsmehraufwendungen)
- den Lohnsteuerrichtlinien (R 9.6, R 9.7, R 9.11 LStR)
- dem allgemeinen BMF-Reisekosten-Schreiben vom 25.11.2020 (Reisekosten von Arbeitnehmern)
- und nun den neuen Pauschbeträgen ab 1.1.2026 (BMF-Schreiben vom 05.12.2025 – Auslandsreisepauschalen).
Für jedes Land (teilweise sogar für einzelne Städte) gelten feste Verpflegungspauschalen sowie Pauschbeträge für Übernachtungskosten. Änderungen gegenüber 2025 werden im BMF-Anhang wieder im Fettdruck hervorgehoben, wie schon bei den Pauschalen 2025.
2. Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen ab 2026
2.1 Grundprinzip
Sie können – wie bisher – Verpflegungsmehraufwand mit Pauschalen ansetzen:
- 24-Stunden-Abwesenheit: voller Auslandspauschbetrag des jeweiligen Ortes/Landes
- An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: jeweils der für diesen Tag maßgebliche Pauschbetrag (in der Regel 1/3 des vollen Betrags, konkret aus der BMF-Tabelle)
- Eintägige Auslandsreise: Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland
Wichtig: Es gilt immer der Pauschbetrag des Ortes, an dem Sie sich überwiegend bzw. „bis 24 Uhr Ortszeit“ aufhalten – nicht der Abflugort.
2.2 Mehrere Länder auf einer Reise – welcher Pauschbetrag gilt?
Bei mehrtägigen Reisen, bei denen mehrere Länder bereist werden, gilt:
- Anreisetag (ohne Tätigkeit unterwegs):
Maßgeblich ist der Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird. - Zwischentage (24 Stunden Abwesenheit):
Es zählt der Ort, an dem Sie sich jeweils um 24 Uhr Ortszeit aufhalten. - Abreisetag:
Hier ist der letzte Tätigkeitsort maßgeblich.
Damit bleibt die Systematik gleich, lediglich die Pauschbeträge ändern sich.
2.3 Praxisbeispiel: Von Frankreich nach Dänemark – nur eine Pauschale pro Tag
Ein Ingenieur kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) nach Hause zurück. Nach kurzer Pause reist er noch am selben Tag zu einer weiteren mehrtägigen Dienstreise nach Kopenhagen (Dänemark) weiter und trifft dort um 23 Uhr ein. Das Hotel mit Frühstück in Kopenhagen wurde vom Arbeitgeber gebucht.
- Für diesen Dienstag gilt nur eine Verpflegungspauschale – und zwar die höhere:
- Rückreise Straßburg: z. B. 36 €
- Anreise Kopenhagen: z. B. 50 €
→ Ansatz: 50 € (höhere Pauschale)
- Da das Frühstück im Hotel gestellt wird, ist die Pauschale nach den Kürzungsvorschriften des § 9 Abs. 4a EStG zu mindern:
- Kürzung für Frühstück: 20 % des vollen Tagespauschbetrags am Zielort (hier Kopenhagen)
- Bei z. B. 75 € Vollpauschale für einen vollen Tag in Kopenhagen:
20 % von 75 € = 15 €
→ Abziehbarer Verpflegungsmehraufwand: 50 € – 15 € = 35 €
Dieses Beispiel zeigt:
- Nur ein Pauschbetrag pro Tag, aber
- Kürzung immer ausgehend vom vollen Tagesbetrag des maßgeblichen Ortes.
3. Kürzung der Verpflegungspauschalen bei gestellten Mahlzeiten
Stellt der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden während der Auswärtstätigkeit Mahlzeiten oder veranlasst er die Gestellung (z. B. Hotel-Frühstück, Konferenzbuffet), müssen die Pauschalen tageweise gekürzt werden – unabhängig vom Land, in dem die Mahlzeit tatsächlich eingenommen wurde.
Kürzungssätze (bezogen auf den vollen 24-Stunden-Pauschbetrag des betreffenden Ortes):
- Frühstück: 20 %
- Mittagessen: 40 %
- Abendessen: 40 %
Wichtig:
- Die Kürzung bezieht sich nicht auf den (evtl. niedrigeren) An- oder Abreisetagesbetrag, sondern immer auf den vollen Tagespauschbetrag des maßgeblichen Orts.
- Gerade bei komplexen Reiserouten mit mehreren Ländern lohnt sich eine saubere Reisedokumentation (Reiseplan, Flugzeiten, Hotelbuchungen).
4. Übernachtungspauschalen: Vorsicht, unterschiedliche Behandlung!
Die Übersicht der Auslandsreisepauschalen enthält auch Pauschbeträge für Übernachtungskosten – aber:
- Die Übernachtungspauschalen dürfen steuerlich nur genutzt werden, wenn der Arbeitgeber erstattet.
→ Anwendung im Lohnsteuerabzug (R 9.7 Abs. 3 LStR). - Für den Werbungskostenabzug von Arbeitnehmern bzw. den Betriebsausgabenabzug bei Selbstständigen gilt: Es sind ausschließlich die tatsächlichen Übernachtungskosten abziehbar.
Das bedeutet:
- Arbeitnehmer mit Arbeitgebererstattung können von den Übernachtungspauschalen profitieren (vereinfachte Abrechnung, keine Einzelnachweise nötig, solange die Pauschale nicht überschritten wird).
- Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer müssen bei der eigenen Steuererklärung die Hotelrechnungen vorlegen und können nicht auf die Auslands-Übernachtungspauschalen „umschalten“.
5. Besondere Länderregelungen und nicht erfasste Staaten
Das BMF-Schreiben enthält – wie in den Vorjahren – Sonderregelungen für bestimmte Staaten und Regionen, z. B.:
- Die für die Philippinen festgesetzten Beträge gelten auch für Mikronesien.
- Die Beträge für Trinidad und Tobago gelten auch für verschiedene karibische Staaten im Amtsbezirk (u. a. Antigua und Barbuda, Dominica, Grenada, St. Lucia, Suriname usw.).
Für Länder, die in der Übersicht nicht ausdrücklich genannt sind, gilt:
- Nicht erfasstes Land → Pauschbeträge wie für Luxemburg
- Nicht erfasstes Übersee- oder Außengebiet → Pauschbeträge des Mutterlands
So stellen Sie sicher, dass Sie auch bei exotischen Destinationen einen sachgerechten Pauschalansatz wählen.
6. Doppelte Haushaltsführung im Ausland
Das neue BMF-Schreiben gilt – wie die Vorgänger – entsprechend für doppelte Haushaltsführungen im Ausland.
Das bedeutet:
- Für Verpflegungsmehraufwand bei beruflich veranlasster doppelter Haushaltsführung im Ausland gelten die Auslands-Pauschbeträge des BMF.
- Für Unterkunftskosten (Miete/Hotel am Beschäftigungsort) sind bei der doppelten Haushaltsführung die speziellen Regeln der LStR und EStR zu beachten; Übernachtungspauschalen gelten auch hier grundsätzlich nur im Rahmen der Arbeitgebererstattung.
Gerade bei langfristigen Entsendungen oder Projekten im Ausland sollte die Gestaltung im Vorfeld abgestimmt werden (Entsendevertrag, Kostenübernahme, Pauschalen vs. tatsächliche Aufwendungen).
7. Praxistipps für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Selbstständige
7.1 Für Arbeitgeber
- Reiserichtlinien aktualisieren:
Ab 01.01.2026 sollten Sie interne Reisekostenrichtlinien an die neuen Auslands-Pauschbeträge anpassen. - Lohnabrechnung anpassen:
Lohnbüro / Lohnsoftware auf neue Pauschalen umstellen (Exporte aus BMF-Tabellen einspielen). - Dokumentation sichern:
Reisedaten (Abflug, Ankunft, Tätigkeitsorte, Hotelbuchungen) sauber dokumentieren – wichtig bei Prüfungen.
7.2 Für Arbeitnehmer
- Reisedaten notieren:
Für jeden Tag: Abreisezeit, Ankunftsort, Tätigkeitsort, gestellte Mahlzeiten. - Bescheinigungen aufbewahren:
Hotelrechnungen, Einladungen, Seminarprogramme etc. gehören in die Reisekostenakte. - Steuererklärung nutzen:
Nicht oder nicht vollständig erstattete Reisekosten können als Werbungskosten geltend gemacht werden.
7.3 Für Selbstständige und Freiberufler
- Verpflegungspauschalen voll nutzen:
Für Auslandsreisen können Sie die entsprechenden Pauschbeträge wie Arbeitnehmer ansetzen. - Übernachtung immer mit Beleg:
Für den Betriebsausgabenabzug zählen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten. - Auch bei kurzen Reisen lohnt sich der Ansatz:
Bereits ab über 8 Stunden Abwesenheit können Pauschalen angesetzt werden (Inland/ Ausland beachten).
Ab dem 1. Januar 2026 gelten neue Auslandsreisepauschalen für Verpflegung und Arbeitgeber-Übernachtungserstattungen. Die Grundmechanik bleibt gleich, aber:
8. Fazit: Reisekosten im Ausland bleiben pauschal – aber die Details zählen
- Pauschbeträge ändern sich regelmäßig – eine aktuelle Tabelle ist Pflicht.
- Bei mehreren Ländern pro Tag zählt immer nur eine – die höhere – Verpflegungspauschale.
- Die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten erfolgt immer anhand des vollen Tagespauschbetrags am maßgeblichen Ort.
- Übernachtungspauschalen sind ein Arbeitgeber-Thema; für die eigene Steuererklärung zählen tatsächliche Kosten.
Wenn Sie regelmäßig Auslandsdienstreisen durchführen oder als Arbeitgeber Reisekosten erstatten, lohnt sich eine kurze Überprüfung Ihrer bisherigen Praxis – insbesondere zum Jahreswechsel 2025/2026.
Checkliste: Reisekosten bei Auslandsdienstreisen ab 1. Januar 2026
Diese Checkliste können Sie Mandanten, Arbeitnehmern und Mitarbeitern im Reisekostenmanagement zur Verfügung stellen.
1. Vor der Reise
Reiseauftrag / Genehmigung
- Schriftliche Anordnung der Auswärtstätigkeit vorhanden
- Zielstaat / Einsatzorte / Projekt eindeutig benannt
Reiseplan dokumentieren
- Reisedaten: Abflug, Ankunft, Transferzeiten, Tätigkeitsorte
- Voraussichtliche Verpflegung durch Arbeitgeber (Hotel, Seminar, Catering) klären
- Unterkunftsart und Buchung (Hotel / Pauschale / private Unterkunft)
Kostenübernahme durch Arbeitgeber festlegen
- Übernachtungskosten (Beleg oder Pauschale)
- Verpflegung (gestellte Mahlzeiten / Spesen)
- Transportkosten: Flug / Bahn / Mietwagen / Taxi / ÖPNV
Reiseunterlagen sammeln
- Flugtickets / Buchungsbestätigungen / Hotelvoucher
- Visum, Einladungen, Seminarprogramm etc.
2. Während der Reise
Reisedokumentation (Pflicht!)
- Datum, Ort, Uhrzeit von Ankunft und Abreise (jeweils Ortszeit)
- Tätigkeitsort pro Tag (maßgeblich für Verpflegungspauschale)
- Grenzübertritt dokumentieren bei mehreren Ländern
Mahlzeiten dokumentieren (Kürzungspflicht)
- Frühstück gestellt: Kürzung 20 %
- Mittagessen gestellt: Kürzung 40 %
- Abendessen gestellt: Kürzung 40 %
- Dokumentation notwendig, unabhängig in welchem Land gegessen wurde
Belege sichern
- Hotelrechnung (mit ausgewiesenen Frühstückskosten, sofern möglich)
- Bewirtung mit Geschäftspartnern: vollständiger Bewirtungsbeleg
- Fahrtenachweise Taxi / Mietwagen / ÖPNV
3. Rückkehr & Berechnung
Verpflegungspauschalen anwenden
- An- und Abreisetag: jeweiliger Pauschbetrag des Ortes
- Zwischentage: Ort maßgeblich, an dem man um 24 Uhr Ortszeit ist
- Mehrere Länder am gleichen Tag: nur eine Pauschale – die höhere
Kürzung wegen gestellter Mahlzeiten
- Kürzung immer ausgehend vom vollen Tagespauschbetrag des Ortes
- Nicht vom reduzierten Tages- bzw. Anreisetagesbetrag
Übernachtungskosten
- Arbeitgebererstattung → Pauschale möglich
- Eigener Werbungskosten-/Betriebsausgabenabzug → nur tatsächliche Kosten
Belege vor Abgabe prüfen
- Hotelrechnung mit Datum / Ort / Zahlungsnachweis
- Transfers / Flugbelege vollständig
4. Typische Fehler vermeiden
| Fehler | Konsequenz | Vermeidung |
|---|---|---|
| Falscher Tätigkeitsort (24:00 Uhr) | falsche Pauschalen | Zeitstempel pro Tag führen |
| Mahlzeitenkürzung vergessen | zu hoher Ansatz, Risiko bei Prüfung | Kürzungen überall dokumentieren |
| Pauschale für Übernachtung bei Steuererklärung angesetzt | unzulässig | tatsächliche Hotelrechnung ansetzen |
| Keine Reisekostenaufstellung erstellt | Nachweispflicht gefährdet | Standardformular nutzen |
| Länderwechsel nicht dokumentiert | falsche Pauschbeträge | Flug-/Grenzzeiten sichern |
5. Unterlagen für die Steuer / Abrechnung
- Reiseauftrag / Einladung
- Reiseplan mit Ortszeiten
- Flug-, Bahn- und Hotelbelege
- Nachweis gestellter Mahlzeiten
- Bewirtungsbelege mit Anlass und Teilnehmern
- Zahlungsnachweise (Kreditkarte, Firmenkarte)
- ggf. Reisekostenabrechnung mit Unterschrift
6. Checkliste zur internen Kontrolle
Für Arbeitgeber / Lohnbuchhaltung
- Neue Pauschbeträge ab 01.01.2026 hinterlegt
- Reiserichtlinie aktualisiert
- Prozess zur Mahlzeitenmeldung eingeführt
- Elektronische Reisekostenerfassung / App / Genehmigungsworkflow aktiv
Für Mitarbeiter / Reisende
- Dokumentation täglich aktualisiert
- Belege fotografiert / digital archiviert
- Reisezeiten vollständig vermerkt
- Kürzungen korrekt angegeben
7. Kurzfassung (für internationale Vielreisende)
- Tägliches Reisetagebuch führen
- Ort, an dem Sie um 24 Uhr sind = maßgebliche Pauschale
- Gestellte Mahlzeiten immer melden (Frühstück 20%, Mittag 40%, Abend 40%)
- Nur eine Pauschale pro Kalendertag – immer die höhere
- Übernachtung: Pauschalen gelten nur bei Arbeitgebererstattung