Steuern & Recht

Verspätete Pauschalversteuerung kann teuer werden

Das Bundessozialgericht hat kürzlich in einer Entscheidung (B 12 BA 3/22 R) deutlich gemacht, dass die verspätete Pauschalversteuerung von Aufwendungen für betriebliche Anlässe wie Jubiläumsfeiern kostspielige Folgen nach sich ziehen kann. Ein Unternehmen, das seine Mitarbeiter zu einer betrieblichen Feier einlud und dabei mehr als 110 Euro pro Person ausgab, erfuhr dies auf harte Weise. Der Fall, der am 23. April 2024 entschieden wurde, verdeutlicht die Bedeutung der zeitgerechten Abrechnung von pauschal zu versteuernden Leistungen.

Der Fall im Detail

Das Unternehmen feierte am 5. September 2015 ein Firmenjubiläum und gab dabei rund 163.000 Euro aus, was pro teilnehmendem Mitarbeiter weit über dem Freibetrag von 110 Euro lag. Die Pauschalsteuer für diese Veranstaltung wurde jedoch erst am 31. März 2016 angemeldet und gezahlt. Eine daraufhin durchgeführte Betriebsprüfung führte dazu, dass die Rentenversicherung Sozialversicherungsbeiträge und Umlagen in Höhe von etwa 60.000 Euro nachforderte.

Rechtlicher Hintergrund

Laut geltendem Sozialversicherungsrecht müssen solche Leistungen, wenn sie über den Freibetrag hinausgehen und pauschal besteuert werden sollen, zusammen mit der Gehaltsabrechnung für den entsprechenden Zeitraum versteuert werden. Im vorliegenden Fall hätte dies mit der Gehaltsabrechnung für September 2015 geschehen müssen. Die verspätete Abführung der Pauschalsteuer nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr führte dazu, dass diese Leistungen als beitragspflichtiger Arbeitslohn gewertet wurden.

Bedeutung für die Praxis

Dieses Urteil unterstreicht, wie wichtig es ist, alle Aspekte der Gehaltsabrechnung und der Pauschalversteuerung im Blick zu haben. Die verspätete Abführung von Pauschalsteuern kann nicht nur zu Nachzahlungen bei den Sozialversicherungsbeiträgen führen, sondern auch erhebliche Bußgelder nach sich ziehen. Arbeitgeber müssen daher sicherstellen, dass ihre Abrechnungsprozesse korrekt und fristgerecht ablaufen.

Empfehlungen für Arbeitgeber

Um solche kostspieligen Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen:

  • Stets den Überblick über die Kosten von Betriebsveranstaltungen behalten und sicherstellen, dass alle Aufwendungen, die den Freibetrag übersteigen, ordnungsgemäß und rechtzeitig pauschal versteuert werden.
  • Eng mit ihren Steuerberatern zusammenarbeiten, um alle relevanten Fristen und gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten.
  • Intern ein klares Verfahren für die Abwicklung solcher Veranstaltungen etablieren, um Compliance mit den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben sicherzustellen.

Dieser Fall zeigt, dass selbst scheinbar einfache administrative Aufgaben wie die Pauschalversteuerung von Mitarbeiterveranstaltungen ohne angemessene Aufmerksamkeit und Vorsicht zu erheblichen finanziellen Belastungen führen können. Unternehmen sind gut beraten, hier besonders sorgfältig zu agieren, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden.