Merkblatt zu Zahlungen für ehrenamtliche Tätigkeiten — Ehrenamtspauschale
Bayerisches Staatsministeriumder Finanzen
Durch das Gesetz zur weiteren Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements vom 10. Oktober 2007 wurde in § 3 Nr. 26a Einkommensteuergesetz eine Neuregelung zur Förderung ehrenamtlicher Tätigkeiten geschaffen (sogenannte Ehrenamtspauschale). Mit dieser Ehrenamtspauschale werden Einnahmen aus nebenberuflichen gemeinnützigen Tätigkeiten für steuerbegünstigte Körperschaften beim Empfänger bis zu einem Betrag von 720 Euro (bis 2012: 500 Euro) im Jahr steuerfrei gestellt.
Dieses Merkblatt soll sowohl den ehrenamtlich Tätigen, als auch den steuerbegünstigten Körperschaften, die Zahlungen für ehrenamtliche Tätigkeiten leisten, einen Überblick über diese Neuregelung geben. Damit sollen Schwierigkeiten vermieden und Vergünstigungen wahrgenommen werden können.
Empfänger
Begünstigt durch die Ehrenamtspauschale sind sämtliche Tätigkeiten im gemeinnützigen, mildtätigen und kirchlichen Bereich. Eine Begrenzung auf bestimmte Tätigkeiten (zum Beispiel auf übungsleitende, ausbildende, erzieherische, betreuende oder künstlerische Tätigkeiten oder die Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen – Abgrenzung zur Übungsleiterpauschale) sieht die Ehrenamtspauschale nicht vor. Begünstigt sind demnach zum Beispiel die Tätigkeiten der Vorstandsmitglieder, des Kassiers, der Bürokräfte, des Reinigungspersonals, des Platzwartes, des Aufsichtspersonals.
Die ehrenamtliche Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden. Das bedeutet, dass der tatsächliche Zeitaufwand nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs betragen darf. Nebenberuflich können demnach auch Personen sein, die keinen Hauptberuf ausüben, zum Beispiel Hausfrauen, Studenten, Rentner oder Arbeitslose.
Darüber hinaus muss die Tätigkeit für den steuerbegünstigten Bereich des Vereins ausgeübt werden. Dies trifft auf nebenberufliche Tätigkeiten in einem so genannten Zweckbetrieb zu, wie zum Beispiel als nebenberuflicher Kartenverkäufer in einem Museum. Tätigkeiten für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe (zum Beispiel Unterstützung des Caterings im Rahmen einer geselligen Veranstaltung) sind dagegen nicht begünstigt.
Die Steuerbefreiung ist ausgeschlossen, wenn für die Einnahmen aus derselben Tätigkeit ganz oder teilweise der Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG gewährt wird oder gewährt werden könnte. Dies bedeutet, dass bei der einzelnen Nebentätigkeit die Ehrenamtspauschale nicht zusätzlich zum Übungsleiterfreibetrag berücksichtigt werden kann. Für die Einnahmen aus unterschiedlichen ehrenamtlichen Tätigkeiten – auch für einen Verein – können der Übungsleiterfreibetrag und die Ehrenamtspauschale nebeneinander gewährt werden.
Für die Steuerbefreiung beim Empfänger ist nicht zwischen tatsächlichem Aufwandsersatz und Tätigkeitsvergütung zu unterscheiden. Das heißt, dass für sämtliche Zahlungen jährlich einmal der Freibetrag in Höhe von 720 Euro abgezogen wird.
Verein
Auf der Seite des zahlenden Vereins ist zwischen
• Tätigkeitsvergütungen (pauschale Vergütung für den Arbeits- und Zeitaufwand zum Beispiel Vorstandspauschalen, Sitzungsgelder, Verdienstausfall) und
• tatsächlichen Aufwandsersatz (Ersatz für tatsächliche entstandene Aufwendungen zum Beispiel Reisekosten, Büromaterial, Telefonkosten oder Beschaffungen im Auftrag der Körperschaft) zu unterscheiden.
Hintergrund hierfür sind zivilrechtliche Regelungen für Vorstandsmitglieder.
Zahlung von Tätigkeitsvergütungen
Tätigkeitsvergütungen (Vergütungen für Arbeits- oder Zeitaufwand) an Personen, die für den Verein tätig sind (zum Beispiel Bürokraft, Reinigungspersonal, Platzwart) – keine Vergütungen an Vorstandsmitglieder – sind zulässig, wenn sie durch das hierfür zuständige Gremium (zum Beispiel Mitgliederversammlung) beschlossen wurden.
Bei Vorstandsmitgliedern sind Tätigkeitsvergütungen nur zulässig, wenn eine entsprechende Satzungsregelung besteht. Die Satzungsbestimmung ist notwendig, um die Vergütungen transparent zu machen, da Ehrenamt in der Regel als unentgeltliche Tätigkeit verstanden wird und um Verstöße gegen die Pflicht zu vermeiden, die Vereinsmittel nur für die satzungsmäßigen Zwecke zu verwenden. Ein Verein, der nicht ausdrücklich die Bezahlung des Vorstands regelt und der dennoch Tätigkeitsvergütungen an Mitglieder des Vorstands zahlt, verstößt gegen das Gebot der Selbstlosigkeit.
Eine Vergütung ist auch dann anzunehmen, wenn sie nach der Auszahlung an den Verein zurückgespendet oder durch Verzicht auf die Auszahlung eines entstandenen Vergütungsanspruchs an den Verein gespendet wird.
Die gezahlte Tätigkeitsvergütung darf darüber hinaus nicht unangemessen hoch sein. Satzungsgemäß erlaubte, aber überhöhte Zahlungen gefährden die Anerkennung der Gemeinnützigkeit. Die Höhe der Tätigkeitsvergütung für ein Vereinsmitglied sollte sich höchstens an den Beträgen orientieren, die der Verein einem Nichtmitglied für dieselbe Tätigkeit üblicherweise zu bezahlen hätte.
Die Finanzverwaltung schreibt keine bestimmte Formulierung in der Satzung vor. Vielmehr kann der Verein die Regelung einer Tätigkeitsvergütung angepasst nach ihren Gegebenheiten selbst formulieren (werden zum Beispiel nur gewisse Vorstandsmitglieder bezahlt; soll die Mitgliederversammlung über die Höhe entscheiden oder soll die Höhe bereits in der Satzung festgelegt werden und so weiter). Mögliche Formulierungsvorschläge wären zum Beispiel:
„Der Vorstand ist grundsätzlich ehrenamtlich tätig. Die Mitgliederversammlung kann eine jährliche pauschale Tätigkeitsvergütung für Vorstandsmitglieder beschließen.“
oder
„Der Vorstand ist grundsätzlich ehrenamtlich tätig. Vorstandsmitglieder können für die Vorstandstätigkeit eine von der Mitgliederversammlung festzusetzende pauschale Tätigkeitsvergütung von bis zu …. Euro im Jahr erhalten.“
Eine bei jedem Verein den einzelnen Gegebenheiten angepasste Formulierung kann jedoch selbstverständlich mit dem zuständigen Finanzamt abgestimmt werden.
Es spricht nichts dagegen, diese Grundsätze entsprechend für Tätigkeitsvergütungen an Organmitglieder von steuerbegünstigten Körperschaften in anderen Rechtsformen, zum Beispiel Stiftungen anzuwenden. Hinsichtlich der Satzungsregelung gelten die Grundsätze soweit bisher eine unentgeltliche Regelung satzungsgemäß festgelegt ist.
Zahlung von Aufwandsersatz
Der Ersatz tatsächlich entstandener Auslagen (zum Beispiel Reisekosten, Übernachtungskosten, Büromaterial, Telefonkosten oder Beschaffungen im Auftrag der Körperschaft) ist auch ohne entsprechende Regelung in der Satzung zulässig. Aber auch hier dürfen die Zahlungen nicht unangemessen hoch sein. Der Ersatz von Reisekosten ist bis zu den steuerfreien Pauschal- und Höchstbeträgen in der Regel nicht zu beanstanden:
Fahrtkosten mit dem PKW: 30 Cent je Kilometer
Tagegeld bei 24 Stunden Abwesenheit: 24 Euro
Tagegeld bei 14 bis 24 Stunden Abwensenheit: 12 Euro
Tagegeld bei 8 bis 14 Stunden Abwesenheit: 6 Euro
Grundvoraussetzung ist, dass die Reise nur in Angelegenheiten des Vereins stattfindet und dafür auch notwendig ist.
Nachweise über die Zahlungen
Nachweise sind für den Aufwandsersatz in angemessenem Umfang zu führen. Ein Einzelnachweis ist beim Aufwandsersatz entbehrlich, wenn pauschale Zahlungen den tatsächlichen Aufwand offensichtlich nicht übersteigen.
Der Nachweis für die Tätigkeitsvergütung kann zum Beispiel über eine Aufgabenbeschreibung, einen Beschluss der Mitgliederversammlung, einen Vertrag oder einer sonstigen schriftlichen Vereinbarung erfolgen, der auf Verlangen dem Finanzamt vorzulegen ist.
Pauschale Aufwandsentschädigung
Verwendet die Körperschaft den Begriff pauschale Aufwandsentschädigung, ist davon auszugehen, dass diese Zahlung sowohl den tatsächlichen Aufwandsersatz als auch eine Tätigkeitsvergütung für den Arbeits- und Zeitaufwand beinhaltet. Bei Zahlungen an Vorstandmitglieder bedeutet das, dass eine Satzungsregelung notwendig ist.
Weitergehende Informationen
Das Bundesministerium der Finanzen hat in seinen Schreiben vom 25. November 2008 (BStBl I 2008, S. 985) und 14. Oktober 2009 (BStBl I 2009, S. 1318) noch weitere Ausführungen zu den Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Ehrenamtspauschale gemacht. Diese Schreiben können unter www.bundesfinanzministerium.de unter der Rubrik BMF-Schreiben abgerufen werden.
Eine Information des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen, Abteilung Steuern und Steuerpolitik, Odeonsplatz 4, 80539 München, www.stmf.bayern.de, Stand: April 2013.