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Reisekosten steueroptimal geltend machen


Reisekostenabrechnung

Welche Resiekosten & Pauschalen können Sie von der Steuer absetzen?


 

Der Gesetzgeber hat das steuerliche Reisekostenrecht grundlegend reformiert. Die Finanzverwaltung hat inzwischen die neuen Regelungen in ihre Lohnsteuer-Richtlinien 2015 eingearbeitet und dabei eigene Auslegungen und Interpretationen gefunden. Ich möchte ich Sie über die wesentlichen Gesetzesneuerungen in einem kurzen Überblick informieren. Gleichzeitig möchte ich auf meine umfassenden Servicedienstleistungen im Bereich der Lohnbuchführung aufmerksam machen.

 

Steuertipp:

Reisekosten

 

 


Reisekostenabrechnung online

Reisekostenabrechnung 2016 / 2015 / 2014

Anlage zu Reisekosten

Name des Reisenden
vom:  bis: 
nach:
Anlass:
A. Fahrtkosten
Lt. beigefügten Einzelnachweisen Eur
Pauschal:
- mit Pkw gefahrene km km
- oder mit Motorrad/Motorroller gefahrene km km
x pauschaler Kilometersatz (Vorrang: Pkw) Eur
Anzusetzen sind Eur
Zusätzliche außergewöhnliche Kosten Eur
B. Übernachtungskosten
Lt. beigefügten Einzelnachweisen Eur
C. Reisenebenkosten Eur
./. Erstattungen - Reisekosten Eur
D. Verpflegungsmehraufwendungen

für 2016/2015/2014

eintägige Auswärtstätigkeit
von mehr als 8 Std.
Tage x 12 Eur
An- u. Abreisetag
bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten
Tage x 12 Eur
Auswärtstätigkeiten, die nicht An- u. Abreisetag sind, von mehr als 24 Std Tage x 24 Eur

für 2013

Tage mit >= 8 und < 14 h Abwesenheit Tage x 6 Eur
Tage mit >= 14 und < 24 h Abwesenheit Tage x 12 Eur
Tage mit 24 h Abwesenheit Tage x 24 Eur
Anzusetzen sind Eur
Pauschbetrag bei Auslandsreise Eur
./. Erstattungen - Mehraufwand für Verpflegung Eur
Reisekosten ohne Mehraufwand für Verpflegung Euro
./. Erstattungen - Reisekosten Euro
 
Reisekosten - Mehraufwand für Verpflegung Euro
./. Erstattungen - Mehraufwand für Verpflegung Euro
 
Steuerlich absetzbare Reisekosten Euro


Reisekosten: Diese Ausgaben können Sie absetzen: Mehrfach wurden die Reisekostenregeln in den vergangenen Jahren geändert. Deshalb werden hier häufig Fehler gemacht. Diese Vorschriften müssen Sie aktuell beachten.


Erste Tätigkeitsstätte

Einen wesentlichen Teil des neuen steuerlichen Reisekostenrechts stellte der Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte" dar. Als erste Tätigkeitsstätte gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers. Sie können Ihren Arbeitnehmern pro Beschäftigungsverhältnis nur eine Tätigkeitsstätte zuordnen. Übt ein Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungsverhältnisse aus, gilt eine erste Tätigkeitsstätte pro Beschäftigungsverhältnis.

Als ortsfeste betriebliche Einrichtung kommt in der Regel das Firmengebäude in Betracht. Erste Tätigkeitsstätte kann aber auch eine Filiale, eine Niederlassung der Firma oder ein "verbundenes Unternehmen" sein, sofern es sich hier um ortsfeste Einrichtungen handelt. Selbst der Ort eines Kunden kann für den Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte sein, wenn der Arbeitnehmer diesem Kunden dauerhaft zugeordnet ist.

 

Arbeitsrechtliche Zuordnung

Maßgeblich für den Ort der ersten Tätigkeitsstätte ist die arbeitsvertragliche oder dienstrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber. Nur wenn es an einer solchen fehlt, müssen diverse quantitative Prüfkriterien herangezogen werden.

Die erste Tätigkeitsstätte bestimmt sich danach nach derjenigen Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischerweise tätig werden soll oder an der er mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder zwei volle Arbeitstage verbringt.

Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte aufgrund quantitativer Gesichtspunkte ist allerdings nicht empfehlenswert. Sofern nicht bereits geschehen, empfehle ich Ihnen, die Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeiter entsprechend anzupassen.

 

Arbeitsverträge anpassen

Eine vertragliche Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte sollte in jedem Fall in jeden bestehenden und neuen Arbeitsvertrag aufgenommen werden. Das Steuerrecht folgt hier vorrangig der arbeitsrechtlichen Zuordnung. Welcher Ort in Ihrem konkreten Fall für welchen Arbeitnehmer als erste Tätigkeitsstätte gilt, welche erste Tätigkeitsstätte steuerlich die günstigere ist und welche Konsequenzen welche erste Tätigkeitsstätte für künftige Reisekostenabrechnungen hat, erläutere ich/erläutern wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch. Ich berate/Wir beraten Sie gerne bei der Überprüfung der Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeiter.

 

Steuerliche Bedeutung der ersten Tätigkeitsstätte

Die steuerliche Bedeutung der ersten Tätigkeitsstätte liegt vor allem darin, dass dorthin keine Auswärtstätigkeit vorliegt. Somit können die Reisekosten nicht steuerfrei erstattet bzw. als Werbungskosten abgezogen werden. Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte (dem Betriebssitz) können Ihre Mitarbeiter nur mit der Entfernungspauschale (30 Cent je Entfernungskilometer) als Werbungskosten ansetzen. Gilt als erste Tätigkeitsstätte die ortsfeste Einrichtung eines Dritten kommt für Fahrtkosten dorthin nur die Entfernungspauschale in Betracht. Ferner muss bei Nutzung eines Firmenwagens bei Anwendung der 1 %-Methode für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte ein bestimmter geldwerter Vorteil versteuert werden. Wie hoch dieser im Einzelnen festzusetzen ist und welche weiteren steuerlichen und finanziellen Konsequenzen die erste Tätigkeitsstätte für Sie als Unternehmer und Ihre Mitarbeiter hat, erläutere ich/erläutern wir Ihnen gerne.

 

Sonderfälle

In Bezug auf die Bestimmung der steuerlich maßgeblichen ersten Tätigkeitsstätte gibt es Sonderfälle, die der individuellen Beratung bedürfen. Einen immer wichtiger werdenden stellt hierbei das Home Office dar. Dabei handelt es sich naturgemäß um keine betriebliche Einrichtung. Das Home Office zählt infolgedessen nicht als erste Tätigkeitsstätte. Fahrzeuge wie z. B. das Fahrzeug eines Berufskraftfahrers oder der Zug eines Lokführers gelten unverändert nicht als ortsfeste Einrichtung und damit nicht als erste Tätigkeitsstätte.

Beschäftigen Sie Arbeitnehmer ausschließlich an ständig wechselnden Einsatzorten oder auf einem Fahrzeug, ist für diese der Werbungskostenabzug aber dennoch nicht ausgeschlossen. Sprechen Sie mich/uns diesbezüglich an.

 

Verpflegungspauschalen

Seit 2014 müssen Sie nur noch zwei Zeitintervalle mit zwei Pauschbeträgen zwischen 12 und 24 EUR in Ihrer Lohnbuchführung beachten. Bei der zeitlichen Festsetzung müssen Sie auf die Abwesenheitsdauer des Mitarbeiters von seiner Wohnung abstellen. Für An- und Abreisetage gelten einheitliche Pauschalen, unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer des Mitarbeiters.

Auch bei Auslandstätigkeiten Ihrer Mitarbeiter haben Sie es seit 2014 nur noch mit zwei Verpflegungspauschalen zu tun. Die Auslandspauschalen bemessen sich nach den Auslandstagegeldern des Bundesreisekostengesetzes. Sie betragen davon jeweils 120 % (bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden) bzw. 80 % (bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden).

Welche Verpflegungspauschalen im Einzelnen bei welchen Reisen als Werbungskosten angesetzt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden können, erläutere ich gerne. Sprechen Sie mich an.

Unverändert lassen sich Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Dienstreise nur in Form von Pauschbeträgen steuerlich geltend machen. Ein Abzug der tatsächlichen Verpflegungskosten bleibt ausgeschlossen.

 

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können unverändert nur nach Rechnungsvorlage steuerfrei übernommen werden. Ohne Einzelnachweis ist lediglich die steuerfreie Erstattung eines Pauschbetrags von 20 EUR möglich. Sofern die Übernachtungskosten aber dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden sind, lässt die Finanzverwaltung gemäß ihrer Lohnsteuer-Richtlinien auch eine Schätzung zu. Danach können also im Schätzungswege in der Regel mehr als 20 EUR steuerfrei erstattet werden. Für Aufwendungen anlässlich von Auslandsreisen gibt es Pauschbeträge, die Sie anstatt der tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei erstatten können. Ich teile/Wir teilen Ihnen auf Anfrage gerne die maßgeblichen aktuellen Pauschbeträge mit.

Übrigens: Gönnen Sie Ihren Mitarbeitern auch einmal ein gutes Hotel. Auf die Angemessenheit der Unterkunft selbst kommt es nämlich im Übrigen nicht an. Werden die Übernachtungskosten durch Rechnung nachgewiesen, können auch Kosten für die Übernachtung in einem 5-Sterne-Hotel lohnsteuerfrei übernommen werden.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang unbedingt die zeitliche Beschränkung von 48 Monaten für Übernachtungskosten. Nach Ablauf der 48 Monate können Übernachtungskosten nur noch bis zur Höhe des für eine doppelte Haushaltsführung maximal ansetzbaren monatlichen Werbungskostenbetrags von 1.000 EUR geltend gemacht werden.. In diesem Höchstbetrag eingeschlossen sind die Mietaufwendungen inklusive aller Nebenkosten (inklusive einer Zweitwohnungssteuer, Mietgebühren für Kfz-Stellplätze, Aufwendungen für Sondernutzung Garten usw.).

 

Auswärtige Tätigkeitsorte

Stellt die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung/Unterkunft des Arbeitnehmers dar, erkennt die Finanzverwaltung gemäß ihrer aktuellen Lohnsteuer-Richtlinien 2015 keinen beruflich veranlassten Mehraufwand an. Diesen Aspekt empfehle ich bei der Reisekostenabrechnung 2015 zu beachten.

 

Steuerneutrale Bewirtung der Mitarbeiter

Seit 2014 ist eine steuerfreie Bewirtung Ihrer Mitarbeiter im Rahmen "üblicher Mahlzeiten" möglich. Unter einer üblichen Mahlzeit versteht die Finanzverwaltung ein Essen im Wert von nicht mehr als 60 EUR (inklusive Mehrwertsteuer und Getränke). Beachten Sie, dass beim Arbeitnehmer keine Hinzurechnung eines geldwerten Vorteils veranlasst ist, wenn der Arbeitnehmer dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann. Wann und unter welchen Voraussetzungen eine solche dem Grunde nach geltend zu machen wäre, erläutere ich/erläutern wir Ihnen gerne.

Bewirten Sie Ihre Mitarbeiter im Rahmen üblicher Mahlzeiten, gelten Besonderheiten bei der Lohnsteuerbescheinigung. Auch hierzu gebe ich Ihnen gerne Auskunft.

 

Fazit

Ihr Ziel sollte es stets sein, die steuerlichen Rahmenbedingungen bei der Reisekostenabrechnung zielgerichtet und steueroptimiert zu nutzen. Großer Gestaltungsspielraum besteht z. B. bei der arbeitsvertraglichen Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte.

Selbstverständlich gibt es, wie allgemein im Steuerrecht, auch hinsichtlich der Anwendung des steuerlichen Reisekostenrechts bestimmte Gestaltungsmöglichkeiten. Gerne erteile ich Ihnen dazu nähere Auskünfte.

 

 

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