Die steuerliche Betriebsprüfung durch das Finanzamt

Betriebsprüfung

Die steuerliche Betriebsprüfung durch das Finanzamt

Willkommen bei Betriebsprüfung,

Es ist klar, dass selbst dem ehrlichsten Steuerzahler nur die Ankündigung einer Betriebsprüfung unangenehm ist, darum möchte ich Sie über Ihre wesentlichen Rechte und Mitwirkungspflichten bei der Betriebsprüfung (sog. Außenprüfung) informieren:



Überblick Betriebsprüfung: Wer, Warum, Was, Wo etc.

Die Betriebsprüfung ist eine abschließende nachträgliche Überprüfung des Steuerfalls und bezieht sich auf bestimmte Steuerarten und bestimmte Besteuerungszeiträume. Die Betriebsprüfung dient zur Ermittlung steuerlich erheblicher Sachverhalte und ist von besonderen Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen geprägt. Die Betriebsrüfung (Außenprüfung)soll dazu beitragen, dass die Steuergesetze gerecht und gleichmäßig angewendet werden: deshalb ist auch zu Ihren Gunsten zu prüfen (§ 199 Abs. 1 Abgabenordnung - AO).


Rechtsgrundlage ist die Abgabenordung und die Betriebsprüfungsordnung. Betriebsprüfungen sind nach § 193 Absatz 1 Abgabenordnung (AO) bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten, die freiberuflich tätig sind oder sogenannte bedeutende Einkünfte erzielen. Bei den übrigen Steuerpflichtigen sind Außenprüfungen insbesondere dann zulässig, wenn für die Besteuerung erhebliche Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung im Finanzamt nach Art und Umfang des zu prüfenden Sachverhalts nicht zweckmäßig ist (§ 193 Absatz 2 Nummer 2 AO).


Zu den steuerlichen Außenprüfungen zählen insbesondere die Betriebsprüfung, die Lohnsteuer-Außenprüfung sowie die Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Außenprüfungen sind bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten, die freiberuflich tätig sind oder sogenannte bedeutende Einkünfte erzielen. Bei den übrigen Steuerpflichtigen sind Außenprüfungen insbesondere dann zulässig, wenn für die Besteuerung erhebliche Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung im Finanzamt nach Art und Umfang des zu prüfenden Sachverhalts nicht zweckmäßig ist. Die gesetzlichen Vorschriften für Außenprüfungen finden sich in §§ 193 ff. AO.


Bereits bei Beginn der Prüfung muss vom Prüfer des Finanzamts genau genannt werden, um welche Art der Prüfung es sich handelt. Diese Informationen werden Ihnen als zu prüfendem Unternehmer in schriftlicher Form als Prüfungsanordnung zugestellt. So ist sichergestellt, welchen Regeln der Steuerprüfer folgen muss, und Ihnen wird die Möglichkeit gegeben, sich darauf einzustellen.

Top Betriebsprüfung



Wer kann geprüft werden?

Grundsätzlich können Steuerpflichtige, die Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, aus Gewerbebetrieb oder aus selbständiger Tätigkeit erzielen, Ziel einer Betriebsprüfung werden. Je größer ein Unternehmen ist, desto häufiger wird eine Betriebsprüfung durchgeführt. Nach den Vorstellungen der Finanzverwaltung sollen Großbetriebe lückenlos geprüft werden, während Mittelbetriebe durchschnittlich alle zwölf Jahre geprüft werden. Für Klein- oder Kleinstbetriebe ist eine Aussage über einen Betriebsprüfungsturnus nicht möglich.

Nach Inkrafttreten des Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz im Jahr 2010 sind nicht nur Unternehmen, sondern auch Steuerpflichtige im Visier für Betriebsprüfung. Wenn die Summe der positiven Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit, aus Kapitalvermögen, aus Vermietung und Verpachtung oder aus sonstigen Einkünften 500.000 € oder mehr im Kalenderjahr beträgt, können auch bei diesen Einzelpersonen Prüfungen anberaumt werden Das Finanzamt muss dafür keine Begründung geben.


Prüfungsanlässe

Neben den Größenmerkmalen können auch andere Anlässe zur Anordnung einer Betriebsprüfung führen. Häufig anzutreffende Anlässe sind unter anderem:

  • Mitteilungen anderer Behörden oder von Gerichten,

· Informationen des Handelsregisters, des elektronischen Bundesanzeigers oder der Datenbanken der Finanzverwaltung

  • Informationen von Außenprüfungen bei Geschäftspartnern

Bei Klein- und Kleinstunternehmen werden, im Gegensatz zu den regelmäßigen Betriebsprüfungen größerer Unternehmen, lediglich anlassbezogene Prüfungen durchgeführt, z.B. wenn aus der Betriebsprüfung eines Auftraggebers eine Kontrollmitteilung erfolgt. Ein anderer Grund ist häufig, dass die Finanzämter sogenannte Branchenprüfungen durchführen und somit ohne konkreten Anlass geprüft wird.


Betriebsprüfungen werden turnusmäßig abhängig von der Größenklasse durchgeführt. Die Steuerpflichtigen werden gem. § 3 Betriebsprüfungsordnung in folgende Größenklassen eingeteilt:

  • Großbetriebe (G),
  • Mittelbetriebe (M),
  • Kleinbetriebe (K) und
  • Kleinstbetriebe (Kst)

Dabei wird die Zuordnung zu den Größenklassen vom Umsatz und Gewinn der Steuerpflichtigen abhängig gemacht.

Größenklassen Betriebsprüfung

Betriebsart

Umsatzerlöse
steuerlicher Gewinn über

Einordnung in Größenklassen gem. § 3 BpO 2000; Festlegung neuer Abgrenzungsmerkmale zum 1.1.2019, Bundesministerium der Finanzen 13. April 2018, IV A 4 - S 1450/17/10001 (DOK 2018/0048299), Anlage Einordnung in Größenklassen gem. § 3 BpO 2000 ab 1. Januar 2019 die in der Anlage aufgeführten neuen Abgrenzungsmerkmale sowie die meinem Schreiben vom 24. April 2012 - IV A 4 - S 1451/07/10011 - (BStBl I S. 492) angefügte Zuordnungstabelle.

Einheitliche Abgrenzungsmerkmale für den 23. Prüfungsturnus (1.1.2019)
BETRIEBSART 1) BETRIEBSMERKMALE
in €
G-Betriebe
M-Betriebe
K-Betriebe
über
Handelsbetriebe
(H)
Umsatzerlöse oder
steuerlicher Gewinn über
8.600.000
335.000
1.100.000
68.000
210.000
44.000
Fertigungsbetriebe
(F)
Umsatzerlöse oder
steuerlicher Gewinn über
5.200.000
300.000
610.000
68.000
210.000
44.000
Freie Berufe
(FB)
Umsatzerlöse oder
steuerlicher Gewinn über
5.600.000
700.000
990.000
165.000
210.000
44.000
Andere Leistungsbetriebe
(AL)
Umsatzerlöse oder
steuerlicher Gewinn über
6.700.000
400.000
910.000
77.000
210.000
44.000
Kreditinstitute
(K)
Aktivvermögen oder
steuerlicher Gewinn über
175.000.000
670.000
42.000.000
230.000
13.000.000
57.000
Versicherungsunternehmen
Pensionskassen (V)
Jahresprämieneinnahmen
über
36.000.000 6.000.000 2.200.000
Unterstützungskassen (U) alle
Land- und forstwirtschaftliche Betriebe
(LuF)
Umsatzerlöse oder
steuerlicher Gewinn über
1.200.000
185.000
610.000
68.000
210.000
44.000
sonstige Fallart
(soweit nicht unter den Betriebsarten erfasst)
Erfassungsmerkmale Erfassung in der Betriebskartei
als Großbetrieb
Verlustzuweisungsgesellschaften (VZG) und Bauherrengemeinschaften (BHG) Personenzusammenschlüsse und Gesamtobjekte i.S.d. Nrn. 1.2 und 1.3 des BMF-Schreibens vom 13.07.1992, IV A 5 - S 0361 - 19/92 (BStBl I S. 404) alle
bedeutende steuerbegünstigte Körperschaften und Berufsverbände (BKÖ) Summe der Einnahmen über 6.000.000
Fälle mit bedeutenden Einkünften
(bE)
Summe der positiven Einkünfte gem. § 2 Absatz 1 Satz 1 Nrn. 4-7 EStG
(keine Saldierung mit negativen Einkünften)
über 500.000
1 Mittel-, Klein- und Kleinstbetriebe, die zugleich die Voraussetzungen für die Behandlung als sonstige Fallart erfüllen, sind nur dort zu erfassen.

Die Einordnung in eine Größenklasse erfolgt stichtagbezogen alle drei Jahre. Das Bundesministerium der Finanzen hat ein Anwendungsschreiben über koordinierte steuerliche Außenprüfungen mit Steuerverwaltungen anderer Staaten erlassen: Merkblatt über koordinierte steuerliche Außenprüfungen mit Steuerverwaltungen anderer Staaten und Gebiete - BMF, Mitteilung vom 29.03.2017 zum Schreiben (koordinierter Ländererlass) IV B 6 - S-1315 / 16 / 10016 :002 vom 06.01.2017

Top Betriebsprüfung


Wann müssen Sie mit einer Betriebsprüfung rechnen?

Jedes Unternehmen, soweit eine gewerbliche, land- und forstwirtschaftliche oder selbständige Tätigkeit vorliegt, muss mit einer Betriebsprüfung der Finanzverwaltung rechnen. Außenprüfungen sind bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten, die selbstständig tätig sind oder sogenannte bedeutende Einkünfte erzielen. Bei den übrigen Steuerpflichtigen sind Außenprüfungen insbesondere dann zulässig, wenn für die Besteuerung erhebliche Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung im Finanzamt nach Art und Umfang des zu prüfenden Sachverhalts nicht zweckmäßig ist.


Prüfungen können auch auf Grund besonderer Umstände bzw. Anlässe durchgeführt werden. Besondere Umstände bzw. Anlässe für eine BP sind z.B.:

  • Hohe Einlagen in das Betriebsvermögen bei niedrigem Privatvermögen.
  • Verluste über mehrere Jahre.
  • Vermögenszuwachs ohne entsprechende Einnahmen.
  • Ihr Einkommen deckt nicht die normalen Lebenshaltungskosten.
  • Ihr Einkommen steht in keinem Verhältnis zu Ihrem (kostspieligen) Lebensstil.
  • Ihr Gewinn entspricht nicht dem Branchendurchschnitt
  • Starke Schwankungen Ihrer Umsätze ohne erkennbaren Grund.
  • Einlage oder Entnahme von Immobilien in bzw. aus dem Betriebsvermögen.
  • Aufgabe des Betriebes oder Änderung der Rechtsform.
  • Steuerliche Verpflichtungen werden nicht erfüllt bzw. nicht pünktlich, wie z.B. Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
  • Vorherige Betriebsprüfungen führten zu erheblichen Steuernachzahlungen.

Ob Ihre Gewinne innerhalb der amtlichen Richtstzsammlung vom Finanzamt liegen können Sie schnell und leicht online berechnen:


Richtsatzsammlung + Rechner

Jahr Gewerbezweig
 
ZeileZusammenstellungEuroin v.H. von
Zeile 87
 
87Wirtschaftlicher Umsatz
88Waren-/Materialeinsatz
89Rohgewinn I %
90Einsatz an Fertigungslöhnen
91Rohgewinn II %
92Allgemeine sachliche Betriebsaufwendungen
93Halbreingewinn %
94Besondere sachliche und personelle Betriebsaufwendungen
95Reingewinn %

Top Betriebsprüfung


Was wird geprüft (Prüffelder)?

Ihr Browser kann die PDF Datei leider nicht darstellen: Jetzt hier downloaden.

Top Betriebsprüfung


Wie kann ich mich auf die Betriebsprüfung vorbereiten?

Sie sollten vor der Betriebsprüfung mögliche Diskussions- und Angriffspunkte ausfindig machen. Wir können dann eine Gegenstrategie entwickeln. Machen Sie sich auf unangenehme Fragen gefasst. Gibt es verfängliche Unterlagen? Die Betriebsprüfung findet während der üblichen Geschäftszeit in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen statt. Die Prüfung kann ausnahmsweise beim Steuerberater durchgeführt werden (siehe auch Ort der Betriebsprüfung). Die Prüfer sind grundsätzlich berechtigt, Grundstücke und Betriebsräume des Steuerpflichtigen zu besichtigen. Dem Prüfer sind die Buchhaltungsunterlagen (auch in digitaler Form, s.u.) vorzulegen (Mitwirkungspflicht).

Top Betriebsprüfung


Wo wird geprüft?

Die Prüfung selbst findet bei großen Unternehmen im Betriebsgebäude statt. Bei der Prüfung von kleineren Unternehmen kann die Prüfung aber auch in den Räumen des Steuerberaters oder im Finanzamt stattfinden.

Die Prüfung beinhaltet als zwingender Bestandteil der sogenannten „Sachverhaltsermittlung“ – zumindest bei mittelgroßen und großen Unternehmen – auch eine Besichtigung des Unternehmens. Grundsätzlich sollten Sie als Unternehmer persönlich beim Besuch der Finanzverwaltung vor Ort sein, oder ein von Ihnen Bevollmächtigter. Selbst wenn die Prüfung in den Räumen des Finanzamts oder des Steuerberaters stattfindet, wird eine Betriebsbesichtigung üblicherweise vorgenommen.

Hinweis

Ihre privaten Wohnräume sind für den Betriebsprüfer grundsätzlich tabu. Als einzige Ausnahme kann der Betriebsprüfer einen Zugang zu privaten Räumen verlangen, wenn dies zwingend erforderlich ist, um steuerliche Sachverhalte festzustellen.

Beispiel

Der Betriebsprüfer hat aufgrund eines Hinweises den konkreten Verdacht, dass in den privaten Räumen des Unternehmers Unterlagen aufbewahrt werden, die auf unversteuertes Geld oder auf illegale Beschäftigung hinweisen könnten. Wenn die Gefahr bestehen könnte, dass diese Unterlagen vernichtet werden, darf der Prüfer diese als Beweismittel sichern und zu diesem Zweck die privaten Räume des Unternehmers ausnahmsweise betreten.

Würde der Unternehmer in diesem Fall seine Zustimmung verweigern, dürfte das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen in der Folge schätzen und ggf. ein Steuerstrafverfahren veranlassen – was in der Regel für den Unternehmer kaum von Vorteil ist.

Top Betriebsprüfung


Was weiß der Betriebsprüfer über mich?

Bevor sich der Prüfer zur Betriebsprüfung anmeldet, hat er sich bereits ein Bild über Ihr Unternehmen gemacht. Ihm stehen dazu in der Regel die abgegebenen Jahresabschlüsse resp. Einnahme-Überschussrechnungen und die Steuererklärungen zur Verfügung. Vielleicht verfügt der Prüfer sogar über besondere Informationen, die er anlässlich einer Prüfung bei einem Ihrer Geschäftspartner, von anderen Behörden oder aus Gerichtsakten erhalten hat (sog. Kontrollmitteilungen). Oder haben Sie vor kurzem von Ihrem Partner getrennt oder einen Mitarbeiter entlassen? Denn das sind die typischen Informanten für die Steuerfahndung.

Top Betriebsprüfung


Beginn der Betriebsprüfung

Wenn Sie wichtige Gründe gegen den vorgesehenen Zeitpunkt der Prüfung haben, können Sie beantragen, dass ihr Beginn hinausgeschoben wird (§ 197 Abs. 2 AO). Wollen Sie wegen der Prüfungsanordnung Rückfragen stellen, wenden Sie sich bitte an die prüfende Stelle und geben Sie hierbei den Namen des Prüfers an. Über den Prüfungsbeginn sollten Sie ggf. Ihren Steuerberater unterrichten. Der Prüfer wird sich bei Erscheinen unter Vorlage seines Dienstausweises bei Ihnen vorstellen (§ 198 AO).

Top Betriebsprüfung


Ablauf der Betriebsprüfung

Haben Sie bitte Verständnis dafür, dass Sie für einen reibungslosen Ablauf der Prüfung zur Mitwirkung verpflichtet sind. Aus diesem Grunde sollten Sie Ihren nachstehenden Mitwirkungspflichten unverzüglich nachkommen. Sie können darüber hinaus auch sachkundige Auskunftspersonen benennen. Stellen Sie dem Prüfer zur Durchführung der Außenprüfung bitte einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung (§ 200 Abs. 2 AO). Legen Sie ihm bitte Ihre Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und die sonstigen Unterlagen vor, die er benötigt, erteilen Sie ihm die erbetenen Auskünfte, erläutern Sie ggf. die Aufzeichnungen und unterstützen Sie ihn beim Datenzugriff (§ 200 Abs. 1 AO). Werden die Unterlagen in Fomi der Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgem aufbewahrt, kann der Prüfer verlangen, dass Sie auf Ihre Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die zur Lesbarmachung erforderlich sind, bzw. dass Sie auf Ihre Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beibringen (§ 147 Abs. 5 AO).


Sind Unterlagen und sonstige Aufzeichnungen mit Hilfe eines DV-Systems erstellt worden, hat der Prüfer das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das DV-System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen (unmittelbarer Datenzugriff). Dazu kann er verlangen, dass Sie ihm die dafür erforderlichen Geräte und sonstigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen. Dies umfasst unter Umständen die Einweisung in das DV-System und die Bereitstellungvon fachkundigem Personal zur Auswertung der Daten. Auf Anforderung sind dem Prüfer die Daten auf maschinell auswertbaren Datenträgern zur Verfügung zu stellen (Datenträgerüberlassung) oder nach seinen Vorgaben maschinell auszuwerten (mittelbarer Datenzugriff; § 147 Abs. 8 AO. Über alle Feststellungen von Bedeutung wird Sie der Prüfer während der Außenprüfung unterrichten, es sei denn, Zweck und Ablauf der Prüfung werden dadurch beeinträchtigt (§ 199 Abs. 2 AO). Siehe Elektronische Betriebsprüfung

Top Betriebsprüfung


Verhaltensempfehlungen

Grundsätzlich sollten Sie und Ihre Mitarbeiter auf ein gutes Prüfungsklima hinwirken, da dies eine zügige und wohlwollend durchgeführte Betriebsprüfung begünstigt.

Um diese Klima zu erreichen, können vorbereitende Maßnahmen hilfreich sein:

· Sie sollten in Ihrem Unternehmen zusammen mit uns als Ihrem Steuerberater darauf hinwirken, dass die Prüfung organisatorisch gut vorbereitet wird.

  • Bestimmen Sie bereits im Vorfeld einen Ansprechpartner für den Prüfer. Diese Aufgabe können wir als Ihr Steuerberater übernehmen. Damit soll verhindert werden, dass der Betriebsprüfer Mitarbeiter in Gespräche verwickelt, die keine sachdienlichen Auskünfte geben können bzw. ungewollt Ihre Position bei der Schlussbesprechung untergraben könnten. Durch einen festen Ansprechpartner wird die die Kommunikation mit dem Prüfer in einem kontrollierten Rahmen gehalten.

· Entweder der Ansprechpartner oder wir als Ihr Steuerberater sollten dem Betriebsprüfer angeforderte Unterlagen zügig zur Verfügung stellen. Daher ist es ratsam, alle für die Prüfung relevanten Unterlagen bereits im Vorfeld vorzubereiten (z.B. die gesamten Lohnunterlagen für den geprüften Zeitraum bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung). Wenn Unterlagen nur zögerlich beigebracht werden, kann dies dazu führen, dass der Betriebsprüfer zwischenzeitlich mehr Prüffelder als nötig eröffnet und sich dadurch der Umfang der Betriebsprüfung erweitert.

  • Dem Prüfer sollten Besonderheiten des Betriebs proaktiv erklärt werden , entweder durch den Ansprechpartner oder durch uns. Dadurch werden Vorgänge in der Buchhaltung für den Prüfer leichter verständlich (z.B. bei einer kürzeren als amtlich vorgeschriebenen Abschreibung übermäßig beanspruchter Maschinen).

· Bitten Sie (oder Ihre Vertretung) den Prüfer darum, seine Feststellungen schriftlich unter Angabe von Fundstellen darzulegen , damit Sie als Unternehmer bzw. wir als Ihr Steuerberater gezielt Gegenargumente vorbereiten können und auf diesem Weg konstruktiv eine Lösung gefunden werden kann.

  • Sofern sich der Prüfer fehlerhaft verhält, kann und muss dies sofort freundlich, aber offen angesprochen werden, damit die Positionen klar sind.

· Gleichzeitig haben Sie als Unternehmer auch umfangreiche Mitwirkungspflichten, die Sie in jedem Fall ernst nehmen sollten (siehe Punkt 3).

Top Betriebsprüfung


Die digitale Betriebsprüfung + Prüfungsmethoden

Seit dem 1. Januar 2002 ist es den Betriebsprüfern gestattet, bei der Betriebsprüfung die Buchhaltung durch Zugriff auf die elektronischen Buchführungsdaten zu prüfen (Buchführungsprogramm).

Top Betriebsprüfung


Datenzugriff anlässlich der Außenprüfung

Die Finanzverwaltung hat im Rahmen von Außenprüfungen das Recht, auf elektronisch erfasste und geführte Daten der Unternehmen zuzugreifen, wenn diese nach § 147 Abs. 1 AO aufzubewahren und für die Besteuerung von Bedeutung sind. Einzelheiten hierzu ergeben sich aus den Vorschriften der Abgabenordnung (§ 146 Abs. 5, § 147 Abs. 2, 5, 6 und § 200 Abs. 1 AO) sowie dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (IV A 4-S 0316/13/10003, 2014/0353090, BStBI I 2014, 1450). Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in folgendem Schreiben veröffentlicht.

Ihr Browser kann die PDF Datei leider nicht darstellen: Jetzt hier downloaden.

Das Zugriffsrecht betrifft neben den Daten der Finanzbüchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung auch die Daten anderer, der Buchführung vorgelagerten Datenverarbeitungssystemen (z.B. Kassen-, Fakturierungs- und Warenwirtschafts-, oder Bestellsysteme). Der sachliche Umfang der Außenprüfung (§194 AO) wird nicht erweitert, sondern weiterhin durch die Prüfungsanordnung (§ 198 AO. § 5 BpO) bestimmt.

Da die EDV-gestützte Buchführung mittlerweile in beinahe allen Unternehmen eingesetzt wird, werden von den Prüfungsstellen ebenfalls elektronisch unterstützte Betriebsprüfungen durchgeführt. Dies hat zur Folge, dass Sie als geprüfter Unternehmer andere Unterlagen zur Verfügung stellen müssen, als dies noch zu Zeiten der papiergestützten Buchführung der Fall war.

Die Kontrollrechte der Finanzverwaltung wurden um das Recht auf Datenzugriff erweitert. Dabei gibt es verschiedene Formen des Datenzugriffs:

1. „Nur-Lese-Zugriff“

Der Prüfer kann Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das Datenverarbeitungssystem bei Ihnen vor Ort zur Prüfung nutzen.

2. „Mittelbarer Zugriff“

Der Prüfer kann die gespeicherten Daten nach seinen Vorgaben maschinell auswerten.

3. „Datenträgerüberlassung“

Der Prüfer kann Sie darum bitten, dass Sie die gespeicherten Daten und Auswertungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (USB-Stick, Festplatte usw.) ihm zur Verfügung stellen. Diese Form wird sehr häufig bei kleinen und mittleren Unternehmen eingesetzt.

Hinweis

Durch das Recht auf digitalen Datenzugriff können Sie als Unternehmer die Unterlagen, die nach steuerlichen und außersteuerlichen Regeln aufbewahrt werden müssen, auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahren. Voraussetzung ist hierbei immer, dass die Aufbewahrung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Außerdem müssen die Datenträger jederzeit während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Sofern aufbewahrungspflichtige Daten und elektronische Dokumente im Unternehmen entstanden oder als elektronischer Beleg eingegangen sind, müssen sie auch in elektronischer Form aufbewahrt werden und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Elektronisch eingegangene Daten müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar im Unternehmen bleiben. Wir können Ihnen für ausführlichere Informationen gerne die Merkblätter „GoBD: Buchführung und Belegerfassung“ und „Aufbewahrungspflichten“ zur Verfügung stellen.

Bei der Prüfung der Daten werden die Betriebsprüfer durch das bundeseinheitliche Analyse- und Auswertungsprogramm der Finanzverwaltung namens IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) unterstützt. Im Rahmen der IDEA-Software stehen den Prüfern einige unterschiedliche Analysefunktionen zur Verfügung, z.B. ABC-Analyse, Altersstrukturanalyse, Mehrfachbelegungsanalyse, verschiedene Stichprobenverfahren und Schichtungs- und Additionsverfahren oder der Chi-Quadrat-Test. Letzterer ist ein von der statistischen Theorie entwickeltes Verfahren, welches beobachtete absolute Häufigkeiten mit den erwarteten absoluten Häufigkeiten abgleicht. Die Anwendung des Chi-Quadrat-Tests ist mittlerweile auch von der Rechtsprechung als Wahrscheinlichkeitsurteil bei der Beurteilung von Buchführungen anerkannt.

Hinweis

Durch Münzwurf kann man auf einfache Weise eine echte zufällige 0-1-Folge erzeugen. Es ist jedoch schwer, eine solche Folge zu fälschen. Die meisten Personen, die in Tests aufgefordert wurden, Zahlenfolgen von 0-1 zu schreiben, trauten sich nicht, längere Blöcke von Nullen und Einsen zu schreiben. In einer echten Zufallsfolge treten solche Cluster aber häufiger auf.

Dieses Phänomen ist auf viele Bereiche übertragbar und mittels Tests überprüfbar, auch z.B. auf die Zifferverteilung bei Medikamentenabrechnungen oder eben einer Bilanz. Mit diesem Test wird nach Abweichungen von der erwarteten Wahrscheinlichkeitsverteilung von Ziffern gefahndet. Abweichungen von echten Zufallsfolgen, die eine Manipulation nahelegen, können so aufdeckt werden.

Bei allen Verfahren stehen beispielsweise folgende Prüfungsfelder im Fokus der Finanzverwaltung:

· Überprüfung von Lagerbeständen und Abschreibungen und Kontrolle der Vorratsbewertung

· Kontrolle von Wertberichtigungen auf Forderungen und Rückstellungen

· Verprobung von Automatikkonten im Bereich der Umsatzsteuer/Vorsteuer

  • Saisonale Verteilung von Umsätzen und Wareneinkäufen
  • Überprüfung der Einnahmen auf Vollständigkeit

Die Finanzverwaltung setzt häufig Fachprüfer ein, die sich intensiv mit ERP-Software wie SAP/R3 oder anderer Software wie DATEV befasst haben und überdies gute Kenntnisse in der Anwendung der Prüfsoftware IDEA haben.


Prüfsoftware der Finanzverwaltung

Welche Auswertungsprogramme wird die Finanzverwaltung zur Analyse der steuerlich relevanten Daten nutzen?

Beim unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff dürfen einzig die auf den DV-Systemen des Unternehmens zu Prüfungsbeginn bereits vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten genutzt werden.

Beim Datenzugriff in Form der Datenträgerüberlassung bedient sich die Finanzverwaltung bundeseinheitlich der frei auf dem Markt verfügbaren und bei Wirtschaftsprüfern bereits seit langem verbreiteten Prüfsoftware "IDEA". Deren Installation erfolgt ausschließlich auf den Laptops der Außenprüfer und Arbeitsplatzrechnern der Finanzverwaltung. Auf DV-Systemen des Unternehmens oder eines beauftragten Dritten darf die Prüfsoftware hingegen durch die Finanzbehörde keinesfalls installiert werden.

Welche Dateiformate werden von der Prüfsoftware der Finanzverwaltung akzeptiert?

Folgende Dateiformate werden von der aktuellen Version der Prüfsoftware IDEA problemlos gelesen und erfüllen damit die Voraussetzungen der maschinellen Verwertbarkeit im Sinne der "GDPdU" - sofern die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen gleichfalls in maschinell verwertbarer Form bereitgestellt werden:

- ASCII feste Länge

- ASCII Delimited (einschließlich Kommagetrennter Werte)

- EBCDIC feste Länge

- ABCDIC Dateien mit variabler Länge

- Excel (auch ältere Versionen)

- Access (auch ältere Versionen)

- dBASE

- Lotus 123

- ASCII-Druckdateien (plus Info für Struktur und Datenelemente etc.)

- Dateien von SAP/AIS

- Konvertieren von AS/400 Datensatzbeschreibungen (FDF-Dateien erstellt am PC Support/400) in RDE-Datensatzbeschreibungen

- Import durch ODBC-Schnittstelle

Nicht erkennbare Dateiformate müssen in lesbare Formate konvertiert werden.

Top Betriebsprüfung


Prüfungsmethoden des Betriebsprüfers

Der Betriebsprüfer bestimmt den Umfang und die Art der Prüfungsschritte.


  • Zeitreihenvergleich: Der Zeitreihenvergleich geht davon aus, dass sich der Warenaufschlag auf die Handelsware nicht nennenswert verändert. Soweit hierbei Schwankungen festgestellt werden, vermutet der Prüfer die Manipulation der Buchführung. Gemäß BFH-Urteil vom 12.7.2017 - X B 16/17 muss die Vorgehensweise der Finanzverwaltung bei der Anwendung des Zeitreihenvergleichs kritisch hinterfragt werden.
  • Chi-Quadrat-Test: Der Chi-Quadrat-Test und das Newcomb-Benford-Gesetz basieren auf mathematischen Gesetzen und versuchen, anhand von Wahrscheinlichkeiten eine Aussage über die Richtigkeit eines Zahlenwerks zu treffen. Die meisten Finanzgerichte verurteilen nicht auf eine alleinige Berufung auf die statistischen Methoden. Die statistischen Ergebnisse sind Indizien und keine Beweise im juristischen Sinne. Siehe auch Auffälligkeiten bei „Chi-Quadrat-Test“: kein Grund zur Umsatzschätzung
  • Nachkalkulation: Die Nachkalkulation ist die Überprüfung des angegebenen Umsatzes anhand der Berechnung des Warenaufschlags. Die Nachkalkulation ist mit hohem Aufwand verbunden: Der Prüfer muss alle Kosten und Verkaufspreise im Prüfungszeitraum berechnen, um den Rohertrag und den Aufschlag zu ermitteln. Die Nachkalkulation ist kein mathematisch-statistisch Verfahren und hat eine höhere Beweiskraft.
  • Geldverkehrsrechnung: Mit der Geldverkehrsrechnung wird überprüft, ob es einen ungeklärten Vermögenszuwachs gibt. Sie ist eine ergänzende bzw. alternative Methode. Mit viel Aufwand muss der Prüfer den Geldkreislauf erfassen und vergleichen: Sämtliche Konten, Lebensversicherungen, Darlehen etc. müssen ermittelt und ausgewertet werden. Die Ermittlung der Lebenshaltungskosten stellt ein besonderes Problem dar: Statistiken sind nur bedingt anwendbar. Ein ungeklärter Vermögenszuwachs muss erklärt werden. Die Geldverkehrsrechnung ist daher immer ein starkes Indiz.

Handbuch für die Summarische Risikoprüfung (SRP): Einsatz moderner Prüfungsmethoden

Ihr Browser kann die PDF Datei leider nicht darstellen: Jetzt hier downloaden.

Hinweis: Die statistischen Prüfungsmethoden entwickeln sich immer weiter.

Top Betriebsprüfung


Mitwirkungspflichten

Als geprüfter Unternehmer treffen Sie aufgrundgesetzlicher Vorgaben umfangreiche Mitwirkungspflichten, z.B.:

· Vorlage von Aufzeichnungen, Büchern, Geschäftspapieren und anderen Urkunden

· Erteilung von plausiblen Erläuterungen zu den vorgenannten Unterlagen

· Unterstützung bei der digitalen Betriebsprüfung und Lesbarmachung der Belege

· Gestattung von Zutritt in die Betriebs- und Geschäftsräume zu den üblichen Geschäftszeiten

  • Betriebsbesichtigung

· Bereitstellung eines Prüferzimmers, wo dem Prüfer ein Arbeitsplatz sowie erforderliche Hilfsmittel zur Verfügung stehen

  • Erhöhte Mitwirkungspflicht bei Auslandssachverhalten

Sofern Sie Ihren Mitwirkungspflichten nicht in angemessener Weise nachkommen, kann dies folgende Konsequenzen nach sich ziehen:

· Festsetzung von Zwangsgeld oder Verzögerungsgeld durch die Finanzverwaltung

  • Nichtanerkennung bestimmter Betriebsausgaben
  • Straf- und bußgeldrechtliche Sanktionen
  • Schätzung von Besteuerungsgrundlagen
  • Erhebung von Verspätungszuschlägen

Hinweis

Möglich ist ein Auskunftsverweigerungsrecht jedoch dann, wenn im Rahmen der Betriebsprüfung ein Strafverfahren eingeleitet wurde. Durch dieses Strafverfahren steht dem geprüften Unternehmer ein strafrechtliches Schweigerecht zu.

Auch wenn das strafrechtliche Schweigerecht nicht die steuerrechtlich bestehenden Mitwirkungspflichten aufhebt, darf die Finanzbehörde die Mitwirkung des geprüften Unternehmers nicht mehr durch Zwangsmittel wie z.B. Festsetzung von Verspätungszuschlägen durchsetzen.

Ihre Mitarbeiter sind ebenfalls verpflichtet, bei Fragen des Prüfers zur Sachverhaltsaufklärung mitzuwirken. Bevor sich der Prüfer aber an einen Mitarbeiter wendet, muss er zuerst Sie um Auskunft gebeten haben. Sollten Sie als Unternehmer ihm nicht die erforderlichen Auskünfte geben können und wurden dem Prüfer auch keinen speziellen Ansprechpartner im Betrieb genannt (siehe Punkt 1.5), kann er Informationen von den Mitarbeitern einholen.

Angehörige eines Unternehmers (Ehefrau, Kinder usw.) dürfen generell jegliche Auskunft verweigern bezüglich aller Umstände, die die Steuerpflicht betreffen.

Gleichzeitig haben Sie als Unternehmer einen Anspruch darauf, über die festgestellten Sachverhalte zeitnah unterrichtet zu werden. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn der Betriebsprüfer die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens in Erwägung ziehen muss.

Top Betriebsprüfung


Schlussbesprechung + Prüfungsbericht

Schlussbesprechung

Zur Beendigung der Prüfung schickt der Betriebsprüfer in der Regel dem Unternehmen einen Entwurf seines Prüfungsberichts zu. Auf dessen Grundlage wird eine Schlussbesprechung zwischen dem Steuerberater, dem Betriebsprüfer und bei mittelgroßen und großen Unternehmen dem Sachgebietsleiter, ggf. zusammen mit dem Unternehmer, stattfinden. Als Unternehmer sollten Sie allerdings nur nach Abwägung aller Vor- und Nachteile an der Schlussbesprechung teilnehmen: Der Betriebsprüfer hat kein Recht auf Ihre Teilnahme.

Die Schlussbesprechung sollte innerhalb eines Monats nach Durchführung der Ermittlungen stattfinden.

Zur Schlussbesprechung müssen bereits im Vorfeld noch fehlende, aber vom Prüfer angeforderte Unterlagen vorbereitet werden und Überlegungen erfolgen:

· Überprüfung strittiger Sachverhalte und ihrer Folgen

· Berechnung der steuerlichen Auswirkungen der vom Betriebsprüfer beanstandeten Sachverhalte

  • Festlegung der Taktik in der Schlussbesprechung

Eventuell kommt auch eine tatsächliche Verständigung zwischen Betriebsprüfer und Ihnen in Betracht: Bei an sich streitigen Sachverhalten können Vereinbarungen getroffen werden, damit diese in Ihrem Fall als unstreitig gelten sollen. Diese sind für beide Seiten bindend wie ein Vertrag, daher ist Ihre Anwesenheit erforderlich.

Im Fall einer abgekürzten Betriebsprüfung, bei der keine oder nur geringfügige Änderungen der Besteuerungsgrundlagen herbeigeführt werden, kann in gegenseitigem Einvernehmen auch auf eine Schlussbesprechung verzichtet werden. Dies gilt nicht, wenn Sie für einen bestimmten Sachverhalt eine verbindliche Zusage erhalten möchten.

Wenn sich die Besteuerungsgrundlagen durch die Prüfung ändern, haben Sie das Recht auf eine Schlussbesprechung. Sie erhalten dabei Gelegenheit, einzelne Prüfungsfeststellungen nochmals zusammenfassend zu erörtern (§ 201 AO). Über das Ergebnis der Außenprüfung ergeht bei Änderung der Besteuerungsgrundlagen ein schriftlicher Prüfungsbericht, der Ihnen auf Antrag vor seiner Auswertung übersandt wird. Zu diesem Bericht können Sie Stellung nehmen (§ 202 AO). Rechtsbehelfe können Sie allerdings nicht gegen den Prüfungsbericht, sondern nur gegen die aufgrund der Außenprüfung ergehenden Steuerbescheide einlegen. Wird bei Ihnen eine abgekürzte Außenprüfung (§ 203 AO) durchgeführt, findet keine Schlussbesprechung statt. Die steuerlich erheblichen Prüfungsfeststellungen werden Ihnen in diesem Fall spätestens mit den Steuer-Feststellungsbescheiden schriftlich mitgeteilt.

Worum geht es bei der Schlussbesprechung? Am Ende einer Betriebsprüfung steht die so genannte Schlussbesprechung(§ 11 BpO). Die Schlussbesprechung ist eine "Verhandlung" zwischen der Finanzverwaltung und Ihnen über das Ergebnis der Betriebsprüfung. Dabei; hängen Kompromisse vom Verhandlungsgeschick ab. Vor der Schlussbesprechung sollten wir uns zusammensetzen, um eine Verhandlungstaktik festzulegen. Denn eine gute Vorbereitung ist 90% des Erfolges.


Prüfungsbericht + geänderte Steuerbescheide

Die Prüfung muss mit einem schriftlichen Schlussbericht abgeschlossen werden, der dem geprüften Unternehmer etwa vier Wochen nach der Schlussbesprechung zugesandt wird. Der Prüfungsbericht sollte sehr genau geprüft werden, da auf dessen Grundlage die steuerlichen Änderungsbescheide ergehen. Selbstverständlich können aber auch diese Bescheide mit dem Einspruchsverfahren angefochten werden. Wenn die Prüfungsfeststellungen(§ 12 BpO) bei Ihnen strittig bleiben, bleibt als Rechtsmittel Einspruch gegen die geänderten Steuerbescheide und mit hoher Wahrscheinlichkeit anschließend Finanzgerichtsklage einzulegen.

Top Betriebsprüfung


Mit welchen Nachzahlungen muss ich rechnen?

Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung: Auf der Grundlage von Meldungen der Länder erstellt das BMF jährlich eine Statistik über die Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung. In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2015 bundesweit 13.620 Prüfer tätig. Es wurde ein Mehrergebnis von rund 16,8 Mrd. € erzielt. Von den 7.920.418 Betrieben, die in der Betriebskartei der Finanzämter erfasst sind, wurden 191 787 Betriebe geprüft; das entspricht einer Prüfungsquote von 2,4%. Ferner wurden von 18 517 sonstigen Fällen (Steuerpflichtige mit bedeutenden Einkünften beziehungsweise Verlustzuweisungsgesellschaften und Bauherrengemeinschaften) 7.585 Fälle geprüft.


Steuertipp: Wenn die Betriebprüfung zu einem Mehrergebnis führt können Sie die Steuernachzahlung durch die nachträgliche Inanspruchnahme eines Investitiosbazugsbetrages (IAB) vermeiden. Sie hierzu Investitionsabzugsbetrag


Abbildung 1: Mehrergebnis nach Größenklassen im Vierjahresvergleich


Abbildung 2: Mehrergebnis nach Steuerarten im Vierjahresvergleich

Top Betriebsprüfung


Verbindliche Zusage

Eine verbindliche Zusage wird immer dann erforderlich, wenn ein Steuerpflichtiger und die Finanzverwaltung sich über einen strittigen Sachverhalt einig werden wollen, um ein Rechtsbehelfsverfahren im Anschluss an die Betriebsprüfung zu vermeiden. Zusagen beziehen sich auf einen noch nicht verwirklichten Sachverhalt, der Wirkung für die Zukunft hat. Dieser wird dann in der vereinbarten Form für beide Seiten bindend, wenn Sie als Steuerpflichtiger einen Antrag auf eine verbindliche Zusage gestellt haben und die Zusage von der Finanzverwaltung ohne Vorbehalt erteilt wird. Über die verbindliche Zusage entscheidet auf Seiten der Finanzverwaltung nicht der jeweilige Betriebsprüfer, sondern dessen vorgesetzter Sachgebietsleiter.

Beispiel

Die G-GmbH hält ein Betriebsgrundstück, welches gegen ein Nachbargrundstück, das der A-GmbH gehört, getauscht werden soll. Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Grundstücke gleichwertig sind und keine Zuzahlungen geleistet werden sollen. Der Sachverhalt wird daher der Finanzverwaltung zusammen mit einem entsprechenden Sachverständigengutachten noch vor dem Abschluss vorgelegt mit der Bitte um verbindliche Zusage. Die Finanzverwaltung wird darum gebeten, dass auch sie die Grundstücke als gleichwertig einstuft. Ansonsten würde der Sachverhalt von den beteiligten Gesellschaften aufgrund steuerlicher Komplikationen nicht in dieser Form verwirklicht.

Top Betriebsprüfung


Weitere Prüfungen

Sonderprüfungen

Eine Betriebsprüfung ist zu unterscheiden von der Sonderprüfungen:


Abgrenzung zu anderen Prüfungen

Bei einer Betriebsprüfung (Außenprüfung) werden im Gegensatz zu den Sonderprüfungen mehrere Jahre und sämtliche steuerlich relevanten Sachverhalte bzw. Steuerarten geprüft. Die Sonderprüfung umfasst meist nur wenige Monate und ist auf eine Steuerart beschränkt. Für die Lohnsteuer-Außenprüfung sowie für die Umsatzsteuer-Sonderprüfung gelten grundsätzlich die gleichen Regeln wie für die Betriebsprüfung. Hingegen handelt es sich bei einer Umsatzsteuer-Nachschau sowie einer betriebsnahen Veranlagung nicht um gewöhnliche Betriebsprüfungen, daher gelten für diese Prüfungsarten spezielle Regeln.

  • Prüfung der Rentenversicherungsträger bei den Arbeitgebern
  • Umsatzsteuer-Nachschau

Die Lohnsteuer-Außenprüfung

Rechtsgrundlagen §§ 193 bis 207 AO und § 42 f EStG und Betriebsprüfungsordnung ( BpO ). Die Prüfungsanordnung ergeht schriftlich. Das Betriebsstättenfinanzamt übersendet dem Arbeitgeber eine Prüfungsanordnung. Als Anlage gibt es eine Merkblatt mit Informationen zur Prüfungsvorbereitung für den Datenzugriff sowie Rechte und Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers. Prüfungszweck: Durch die Lohnsteuer-Außenprüfung soll festgestellt werden, ob der Arbeitgeber die Lohnsteuer zutreffend berechnet, einbehalten und abgeführt hat. Prüfungsumfang: Prüfung der steuerlichen Verhältnisse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowohl zugunsten als auch zuungunsten.

Prüfungsanforderungen: Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen und eines eines Arbeitsplatzes. Zum Prüfungsbeginn soll ein Ansprechpartner benannt werden. Prüfungsunterlagen: Daten der Lohn- und Finanzbuchhaltung, Vertragsunterlagen wie Anstellungsverträge und Änderungen, Versicherungsunterlagen zur betrieblichen Altersversorgung, Kaufverträge von Firmenwagen und Leasingverträge etc. Mitwirkung: Vorlage der Unterlagen, Erteilung von Auskünften und Unterstützung bei der Sachverhaltsaufklärung, Erläuterungen der Berechnungsgrundlagen etc. Datenzugriff: Die Finanzverwaltung ist nach der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen): berechtigt, unmittelbar und mittelbar Einsicht in die Daten zu nehmen, aber kein Einspielen von Prüfsoftware. Datenträgerüberlassung: Überlassung der gespeicherten Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern wie z.B. CD, DVD, USB-Stick etc.

Prüfungsergebnis: Abschließende Besprechung der Sachverhalte und Erörterung unterschiedlicher Standpunkte. Klärung wer die Steuernachzahlungen trägt (Arbeitgeber oder Arbeitnehmer): Bruttolohnversteuerung = Vorrangige Inanspruchnahme des Arbeitnehmers, falls nicht realisierbar, nachträgliche Inanspruchnahme des Arbeitgebers durch Haftungsbescheid mit Leistungsgebot. Nettolohnversteuerung = Arbeitgeber trägt Steuer. Geänderte Steuerbescheide: Nachforderungsbescheid und Lohnsteuerpauschalierung § 37b, § 40 ff EStG. Der Arbeitgeber wird zum Steuerschuldner. Nach der Prüfung soll der Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben werden und die Bestandskraft der Lohnsteueranmeldungen erhöht sich (nur noch Änderungen bei Steuerhinterziehung).

Top Betriebsprüfung


Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Ohne an den Turnus der allgemeinen Betriebsprüfungen anzuknüpfen, kann die Finanzverwaltung eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung als besondere Außenprüfung durchführen.

Auslöser hierfür kann beispielsweise eine außergewöhnlich hohe Umsatzsteuer-Zahllast oder ein entsprechend hoher Vorsteuer-Vergütungsanspruch sein. Üblicherweise werden in diesem Zusammenhang nur einzelne Monate oder Quartale überprüft, keine kompletten Veranlagungszeiträume. Es kann aber durchaus innerhalb eines Veranlagungszeitraums zu mehreren Umsatzsteuer-Sonderprüfungen kommen.

Außerdem werden Schwerpunkte für die Überprüfung von Einzelsachverhalten gesetzt, es findet also keine Vollprüfung statt. Eine zeitnahe Prüfung der korrekten umsatzsteuerlichen Erfassung von betrieblichen Sachverhalten steht also im Vordergrund der Prüfung.

Häufig werden die Sonderprüfungen als eine reine Belegprüfung im Finanzamt durchgeführt, Sie bekommen daher nicht unbedingt einen Besuch der Prüfer vor Ort.

Top Betriebsprüfung


Prüfung der Rentenversicherungsträger bei den Arbeitgebern § 28p Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV)

Die Rentenversicherungsträger sind verpflichtet, mindestens alle vier Jahre bei den Arbeitgebern zu prüfen, ob diese ihre Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch erfüllen (§ 28p SGB IV, Beitragsverfahrensverordnung - BW). Sie prüfen insbesondere:

  • die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen zur Sozialversicherung
  • die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz
  • die Insolvenzgeldumlage
  • die Beurteilung von unfallversicherungspflichtigem Arbeitsentgelt und dessen Zuordnung zu Gefahrtarifstellen der Unfallversicherungsträger
  • die Abgaben und Meldepflichten nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz
  • den Insolvenzschutz bei Wertguthabenvereinbarungen.

Nach § 28p Abs. 6 SGB IV i. V. m. § 12 BW kann abweichend zur Prüfung beim Arbeitgeber oder in den Räumen des Versicherungsträgers die Prüfung bei der Stelle durchgeführt werden, die im Auftrag des Arbeitgebers Löhne und Gehälter abrechnet oder Meldungen erstattet.


Die Prüfung der Rentenversicherungsträger bei den Arbeitgebern betrifft vor allem folgende Punkte:

  • versicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen

· Beurteilungen des Arbeitsentgelts hinsichtlich der korrekten Beitragsermittlung

· Überprüfung der abgegebenen Beitragsnachweise auf Vollständigkeit

  • Überprüfung der Beitragsberechnung für die Unfallversicherung

Zu den geprüften Beitragszahlungen gehören insbesondere die Zahlungen der Pflichtbeiträge an die gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung.

Die Prüfungen der Rentenversicherungsträger müssen turnusmäßig alle vier Jahre oder zu einem früheren Zeitpunkt durchgeführt werden.

Hinweis

Sie können die Prüfung durch den Rentenversicherungsträger mit einer bereits anberaumten Lohnsteueraußenprüfung verbinden. Auf diese Weise haben Sie nur einmal Prüfer im Haus, was Ihren organisatorischen Aufwand verringert.

Sofern Beitragsnachforderungen aus der Prüfung entstehen sollten, können sich diese auch auf andere Zeiträume als die zu prüfenden Zeiträume erstrecken. Vor­aussetzung für eine Beitragsnachforderung ist lediglich, dass der betreffende Zeitraum noch nicht verjährt ist.

Auch die Rentenversicherungsträger setzen die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung bereits flächendeckend ein. Sofern Sie als Arbeitgeber an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung teilnehmen und die Daten gemäß den Verfahrensgrundsätzen an die Rentenversicherungsträger übermitteln, werden Sie insoweit „belohnt“: Seit Beginn des Jahres 2016 wird im Gegenzug die berichtigte Meldung dem Arbeitgeber bzw. Steuerberater ebenfalls elektronisch vom Rentenversicherungsträger übermittelt. Dadurch ist eine medienbruchfreie Übertragung gewährleistet, weil das manuelle Übertragen der geänderten Daten entfällt.

Trotz des „elektronischen Rückwegs“ vom Rentenversicherungsträger an die Arbeitgeber sind Letztere weiterhin verpflichtet, die notwendigen Stornierungsmeldungen eigenverantwortlich durchzuführen . Die Meldekorrektur stellt lediglich einen technischen Service des Rentenversicherungsträgers dar.


Umsatzsteuer-Nachschau

Bei der Umsatzsteuer-Nachschau handelt es sich nicht um eine Außenprüfung. Die Umsatzsteuer-Nachschau soll insbesondere der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs dienen. Das Verfahren wird eingesetzt, um steuererhebliche Sachverhalte zeitnah aufzuklären. Die Finanzbeamten dürfen dabei ohne vorherige Ankündigung ein Unternehmen aufsuchen, um sich die relevanten Informationen über die erforderlichen betrieblichen Verhältnisse zu verschaffen. Trotz derunangekündigten Prüfung handelt es sich jedoch nicht um eine Steuerfahndungsprüfung.

Mit einer Umsatzsteuer-Nachschau müssen Sie beispielsweise rechnen, wenn Sie ein Unternehmen neu gegründet haben und – aufgrund von vielen Investitionen bei Aufnahme der Unternehmenstätigkeit – gleichzeitig hohe Vorsteuer-Erstattungsansprüche geltend gemacht haben. Des Weiteren wird von der Finanzverwaltung eine Nachschau anberaumt, wenn das Finanzamt keine umsatzsteuerlichen Meldungen des Unternehmens erhält, gleichzeitig jedoch Hinweise oder Kontrollmitteilungen über eine unternehmerische Tätigkeit vorliegen. Weitere Anlässe für eine Umsatzsteuer-Nachschau können sein:

· Kauf eines anderen Unternehmens, z.B. in Form eines Firmenmantels

· Vorsteuerberichtigungen in nicht unerheblichem Ausmaß

· Insolvenzfälle, in denen eine Zwangsverwaltung von Grundstücken oder eine vorläufige Insolvenzverwaltung eingesetzt wurde

Wenn Sie von dem unangekündigten Besuch des Umsatzsteuer-Prüfers überrascht werden, ist es in jedem Fall sinnvoll, wenn Sie als Erstes uns kontaktieren. Zwar muss der Prüfer mit dem Beginn seiner Prüfung nicht auf das Eintreffen eines Steuerberaters warten, jedoch ist unsere Anwesenheit im Verlauf sicherlich für eine objektive Einordnung der zu prüfenden Sachverhalte sinnvoll. Mehr Infos unter Umsatzsteuer-Nachschau (unangekündigt).

Top Betriebsprüfung


Checkliste

Prüfungsanordnung

Sind die Pflichtangaben in der schriftlichen Prüfungsanordnung zu finden?

  • Prüfungszeitraum

· sachlicher Prüfungsumfang

  • Prüfungstermin
  • Name des Prüfers

· Ist eine Rechtsbehelfsbelehrung erfolgt?

· Wurden Ihre Rechte und Pflichten in der Anordnung erklärt?

Prüfungstermin

Wird Ihnen zwischen der Ankündigung der Prüfung und dem Prüfungsbeginn ausreichend Zeit zur Vorbereitung eingeräumt?

Die eingeräumte Zeit ist abhängig von der Größe des Betriebs: In der Regel stehen Großbetrieben mindestens vier Wochen zur Verfügung, während kleinere Betriebe lediglich zwei Wochen Vorlaufzeit erhalten.

Sprechen Kriterien für eine Verschiebung des genannten Termins?

· Fallen in den Prüfungstermin zeitgebundene Arbeiten, die gegen eine Betriebsprüfung sprechen (z.B. Jahresendgeschäft)?

· Sind zum Prüfungstermin alle wichtigen Ansprechpartner anwesend (z.B. Leiter der Buchhaltung)?

· Stehen sonstige Punkte dem Prüfungstermin entgegen (z.B. Krankheit des Unternehmers, Umbauten im Betrieb)?

Steuerberater

· Haben Sie uns über die Prüfung informiert?

· Haben Sie die Prüfungsanordnung an uns weitergeleitet?

· Wenn wir Sie vor Ort unterstützen sollen, müssen wir einen für alle Beteiligten möglichen Termin der Betriebsprüfung vereinbaren.

Organisation der Prüfung

· Steht im Betrieb ein geeigneter Arbeitsplatz für den Prüfer zur Verfügung (Idealerweise ein separater, abschließbarer Raum)?

· Wer soll der Ansprechpartner des Prüfers werden?

· Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die anstehende Betriebsprüfung. Machen Sie Ihren Mitarbeitern auch verständlich, dass der Prüfer keine Befugnis hat, Informationen zu verlangen, ohne zuvor bei Ihnen oder dem bestimmten Ansprechpartner nach gewünschter Information gefragt zu haben.

Vorbereitung der Unterlagen

Wie erhält der Prüfer Zugang zu den Unterlagen?

· Werden Unterlagen ungefragt vorbereitet und bereitgestellt, oder wollen Sie auf die konkreten Anforderungen des Prüfers warten?

· Zugang zum EDV-System: Bereiten Sie einen Zugang für den Prüfer vor. Dabei sollten Sie darauf achten, dass der Prüfer möglichst geringe Rechte im System hat („Nur-Lese-Zugriff“).

· Steht ein Datenträger für die maschinelle Auswertung zur Verfügung? Falls nein, stellen Sie dem Betriebsprüfer einen technischen Ansprechpartner zur Seite (z.B. Leiter der EDV-Abteilung). Wichtig: Lassen Sie dem Prüfer hier niemals freie Hand!

Bereitstellung von Unterlagen

Halten Sie folgende Unterlagen bereit, damit Sie schnell auf Anfragen des Prüfers reagieren können:

  • Jahresabschlüsse

· Summen- und Saldenliste

  • Sachkonten
  • Personenkonten
  • Journale
  • Kassenbücher

· Anlagekartei, Abschreibungslisten

  • Inventuren

· Aufzeichnungen Wareneingang und -ausgang

  • Lohnkonten
  • Buchungsbelege
  • Umsatzverprobungen

· Gesellschaftsverträge und Satzungsänderungen

  • Gesellschafterbeschlüsse

· Anstellungsverträge mit Gesellschafter-Geschäftsführern und Tantiemevereinbarungen

· Verträge mit nahen Angehörigen

· Verträge mit Gesellschaftern

  • Mietverträge
  • Leasingverträge
  • Kreditverträge

· langfristige Verträge mit Kunden

Top Betriebsprüfung


Wann kommt es zu strafrechtlichen Folgen?

Ablauf der Außenprüfung beim Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit: Sobald während der Betriebsprüfung der Verdacht einer Straftat oder Steuerordnungswidrigkeit auftaucht, muss vom Betriebsprüfer die zuständige Straf- und Bußgeldstelle informiert werden. Die Prüfung wird muss dann bis zur Bekanntgabe der Einleitung eines Verfahrens unterbrochen werden. Hinsichtlich des Sachverhalts, auf den sich der Verdacht bezieht, dürfen die Ermittlungen bei Ihnen erst fortgesetzt werden, wenn Ihnen die Einleitung eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens mitgeteilt worden ist (vgl. § 397 AO). Soweit die Prüfungsfeststellungen auch für Zwecke eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens verwendet werden können, darf Ihre Mitwirkung bei der Aufklärung der Sachverhalte nicht erzwungen werden (§ 393 Abs.1 Satz 2 AO). Wirken Sie beider Aufklärung der Sachverhalte nicht mit (vgl. §§ 90,93 Abs. 1,200 Abs. 1 AO), können daraus allerdings im Besteuerungsverfahren für Sie nachteilige Folgenjngen gezogen werden; ggf.sind die Besteuerungsgrundlagenzu schätzen, wenn eine zutreffende Ennittlung des Sachverhalts deswegen nicht möglich ist (§ 162 AO).


Kommt es während der Betriebsprüfung selbst nicht zur Einleitung des Steuerstrafverfahrens (und liegt ein Verdacht bei Ihnen vor), sorgt die Finanzverwaltung weiterhin für eine steuerstrafrechtliche Überprüfung. Sie veranlasst, dass der Prüfungsbericht den Strafverfolgungsorganen zugeleitet wird. So kann es trotz einvernehmlich abgeschlossener Betriebsprüfung zu einem überraschenden Steuerstrafverfahren kommen. Sofern also eine buß- und strafrechtliche Würdigung eines Sachverhaltes möglich erscheint, sollten Sie mich daher umgehend kontaktieren.

Top Betriebsprüfung


Ist es ratsam eine Selbstanzeige zu erstatten?

Sie müssen auf diese Frage bis spätestens vor Prüfungsbeginn eine Antwort finden. Eine Selbstanzeige wird nur selten notwendig sein. Sinnvoll wird sie nur dann sein, wenn der Betriebsprüfer Unrichtigkeiten leicht erkennen kann. Eine Selbstanzeige verhindert nur ein Strafverfahren. Die Steuer muss jedoch nachbezahlt werden.

Top Betriebsprüfung


Hilfe und Unterstützung bei einer Betriebsprüfung

Sie benötigen meine Unterstützung bei einer Betriebsprüfung? Gerne unterstütze ich Sie. Sie erhalten zunächst eine Checkliste. Wir bereiten dann die Prüfung gemeinsam vor und sichten Ihre Unterlagen aus Schwachstellen. Auch von Ihnen wird der Betriebsprüfer bei der nächsten Betriebsprüfung statt Papier elektronische Daten verlangen und diese digital prüfen. Haben Sie vermeidbare Fehler in Ihrer Buchführung? „Auf Knopfdruck“ findet der Betriebsprüfer Auffälligkeiten und Unregelmäßigkeiten. Mit Hilfe unseres „GDPdU Checks“ finden wir gemeinsam mit Ihnen relevante Sachverhalte und leiten geeignete Korrekturmaßnahmen ein – und das bevor der Prüfer kommt! Dadurch vermeiden Sie böse Überraschungen bei der nächsten Betriebsprüfung. Bei der Prüfung unterstütze ich Sie mit Rat und Tat. Ich prüfe den Betriebsprüfungsbericht und wirke an der Schlussbesprechung mit. Die Steuerberatervergütung richtet sich nach § 29 Nr. 1 StBGebV (Zeitgebühr) und beträgt 45 Euro je angefangener halber Stunde zzgl. Auslagen und Umsatzsteuer.


Betriebspruefung
1/8

Top Betriebsprüfung


Steuertipp: Damit der Betriebprüfer nicht die Kasse verwirft und somit ein Mehrergebnis zu Steuernachzahlungen führt: Siehe Kassenbuch richtig führen


Rechtsgrundlagen zum Thema: Betriebsprüfung

UStAE 3a.2; 3a.9a; 3a.2; 3a.9a;
KStR 22;
AEAO 122; 129; 153; 171; 197; 198; 201;
ErbStR 13a.13;
BpO 1; 2; 4a; 5; 12; 25; 26; 27; 28; 29; 30; 31; 32; 35; 36; 37; 38; 39;
LStR 42f;
EStH 4.9; 5.7.4; 15.8.3;

Weitere Informationen zu diesem Thema aus dem Steuer-Blog:


BFH Urteile zu diesem Thema und weiteres:




Steuerberater

Dipl.-Kfm. Michael Schröder, Steuerberater
Schmiljanstraße 7, 12161 Berlin
(Tempelhof-Schöneberg/ Friedenau)
E-Mail: Steuerberater@steuerschroeder.de
Öffnungszeiten Steuerbüro:
Mo. - Do. 9 - 18 Uhr | Fr. 9 - 16 Uhr


Corona Hilfen
Corona-Hilfen für Selbstständige

Aktuelles aus dem Steuer- und Wirtschaftsrecht:


Steuer-Newsletter Newsletter


RSS-Feed Steuerrecht RSS Feed


Buchhaltungssoftware für den PC
Buchhaltungssoftware MS-Buchhalter
Weitere Infos + Download



Buchhaltung Excel-Vorlage
Buchhaltung Excel-Vorlage
Weitere Infos + Download



Buchhaltung lernen

Buch kostenlos lesen




Steuerberatung und Steuererklärung vom Steuerberater in Berlin

Impressum, Haftungsausschluss & Datenschutz | © Dipl.-Kfm. Michael Schröder, Steuerberater Berlin