Die steuerliche Betriebsprüfung durch das Finanzamt
Willkommen bei Betriebsprüfung,
Es ist klar, dass selbst dem ehrlichsten Steuerzahler nur die Ankündigung einer Betriebsprüfung unangenehm ist, darum möchte ich Sie über Ihre wesentlichen Rechte und Mitwirkungspflichten bei der Betriebsprüfung (sog. Außenprüfung) informieren:
Die Betriebsprüfung ist eine abschließende nachträgliche Überprüfung des Steuerfalls und bezieht sich auf bestimmte Steuerarten und bestimmte Besteuerungszeiträume. Die Betriebsprüfung dient zur Ermittlung steuerlich erheblicher Sachverhalte und ist von besonderen Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen geprägt. Die Betriebsrüfung (Außenprüfung)soll dazu beitragen, dass die Steuergesetze gerecht und gleichmäßig angewendet werden: deshalb ist auch zu Ihren Gunsten zu prüfen (§ 199 Abs. 1 Abgabenordnung - AO).
Tipp: Kassenführung und Betriebsprüfung + Erläuterungen zur Kassenabstimmung mit Zählprotokoll für Registrierkassen + Schätzung von Besteuerungsgrundlagen in der Außenprüfung + Viele weitere Steuerleitfäden, Erstberatungsbriefe und Verträge erhalten Sie bei meiner online Steuerberatung
Zu den steuerlichen Außenprüfungen zählen insbesondere die Betriebsprüfung, die Lohnsteuer-Außenprüfung sowie die Umsatzsteuer-Sonderprüfung (siehe auch weitere Prüfungen). Außenprüfungen sind bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten, die freiberuflich tätig sind oder sogenannte bedeutende Einkünfte erzielen. Bei den übrigen Steuerpflichtigen sind Außenprüfungen insbesondere dann zulässig, wenn für die Besteuerung erhebliche Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung im Finanzamt nach Art und Umfang des zu prüfenden Sachverhalts nicht zweckmäßig ist. Die gesetzlichen Vorschriften für Außenprüfungen finden sich in §§ 193 ff. AO.
Rechtsgrundlage ist die Abgabenordung und die Betriebsprüfungsordnung. Betriebsprüfungen sind nach § 193 Absatz 1 Abgabenordnung (AO) bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten, die freiberuflich tätig sind oder sogenannte bedeutende Einkünfte erzielen. Bei den übrigen Steuerpflichtigen sind Außenprüfungen insbesondere dann zulässig, wenn für die Besteuerung erhebliche Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung im Finanzamt nach Art und Umfang des zu prüfenden Sachverhalts nicht zweckmäßig ist (§ 193 Absatz 2 Nummer 2 AO).
Bereits bei Beginn der Prüfung muss vom Prüfer des Finanzamts genau genannt werden, um welche Art der Prüfung es sich handelt. Diese Informationen werden Ihnen als zu prüfendem Unternehmer in schriftlicher Form als Prüfungsanordnung zugestellt. So ist sichergestellt, welchen Regeln der Steuerprüfer folgen muss, und Ihnen wird die Möglichkeit gegeben, sich darauf einzustellen.
„Der Wohlstand eines Menschen lässt sich ablesen an der Höhe des Betrags, um den er sich bei der Einkommensteuererklärung irren kann, ohne dass es auffällt." (Zitat: unbekannter Autor)
Merkblatt: PRÜFUNGSMETHODEN DER
FINANZVERWALTUNG
INHALT 1. Vorbemerkung 2. Aufgabe der Finanzverwaltung 3. Datenzugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung 4. Welche Unterlagen/Daten werden von der Finanzverwaltung geprüft? 5. Digitale Betriebsprüfung 5.1 Allgemeines zur digitalen Prüfung 5.2 Fragebogen der Finanzverwaltung zur digitalen Betriebsprüfung 5.3 Empfangs-Rückgabebestätigung über Datenträger 5.4 Checkliste zur Vorbereitung des Datenzugriffs bei einer Außenprüfung 5.5 Weitere steuerrelevante Daten 5.6 Einsatz von Sonderprüfern 6. Vorbereitende Prüfungshandlungen der Betriebsprüfung 6.1 Interner Betriebsvergleich 6.2 Externer Betriebsvergleich 6.3 Abweichungen beim Betriebsvergleich 7. Übliche Prüfungsmethoden 7.1 Allgemeine Prüfungsschritte 7.2 Abgleich von Daten der Vor- und Nebensysteme mit der Finanzbuchhaltung (Schnittstellen-Verprobung) 7.3 Statistisch-mathematische Prüfmethoden 7.4 Benford’s Law 7.5 Chi-Test 7.6 Grafischer Reihenvergleich — Zeitreihenvergleich 7.7 Lückenanalyse 7.8 Sonstige statistisch-mathematische Methoden/ Plausibilitätsprüfungen 7.9 Monetary Unit Sampling (MUS) 7.10 Visualisierte Datenanalyse 8. Beweiskraft der Buchführung 9. Verzögerungsgeld 10. Fazit Artikelnummer: 1728, Stand: 05/2022, 12 Seiten
Grundsätzlich können Steuerpflichtige, die Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, aus Gewerbebetrieb oder aus selbständiger Tätigkeit
erzielen, Ziel einer Betriebsprüfung werden. Je größer ein Unternehmen ist, desto häufiger wird eine Betriebsprüfung durchgeführt. Nach den Vorstellungen der Finanzverwaltung sollen Großbetriebe lückenlos geprüft werden, während Mittelbetriebe durchschnittlich alle zwölf Jahre geprüft werden. Für Klein- oder Kleinstbetriebe ist eine Aussage über einen
Betriebsprüfungsturnus nicht möglich.
Nach Inkrafttreten des Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz im Jahr 2010 sind nicht nur Unternehmen, sondern auch Steuerpflichtige im Visier für Betriebsprüfung. Wenn die Summe der positiven Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit, aus Kapitalvermögen, aus Vermietung und Verpachtung oder aus sonstigen Einkünften 500.000 € oder mehr im Kalenderjahr beträgt, können auch bei diesen Einzelpersonen Prüfungen anberaumt werden Das Finanzamt muss dafür keine Begründung geben.
Prüfungsanlässe
Neben den Größenmerkmalen können auch andere Anlässe zur Anordnung
einer Betriebsprüfung führen. Häufig anzutreffende Anlässe sind unter
anderem:
Mitteilungen anderer Behörden oder von Gerichten,
Informationen des Handelsregisters, des elektronischen
Bundesanzeigers oder der Datenbanken der Finanzverwaltung
Informationen von Außenprüfungen bei Geschäftspartnern
Bei Klein- und Kleinstunternehmen werden, im Gegensatz zu den
regelmäßigen Betriebsprüfungen größerer Unternehmen, lediglich
anlassbezogene Prüfungen durchgeführt, z.B. wenn aus der
Betriebsprüfung eines Auftraggebers eine Kontrollmitteilung erfolgt.
Ein anderer Grund ist häufig, dass die Finanzämter sogenannte
Branchenprüfungen durchführen und somit ohne konkreten Anlass geprüft
wird.
Betriebsprüfungen werden turnusmäßig abhängig von der Größenklasse durchgeführt. Die Steuerpflichtigen werden gem. § 3 Betriebsprüfungsordnung in folgende Größenklassen eingeteilt:
Großbetriebe (G),
Mittelbetriebe (M),
Kleinbetriebe (K) und
Kleinstbetriebe (Kst)
Dabei wird die Zuordnung zu den Größenklassen vom Umsatz und Gewinn der Steuerpflichtigen abhängig gemacht.
Größenklassen Betriebsprüfung
Die Einordnung in eine Größenklasse erfolgt stichtagbezogen alle drei Jahre. Das Bundesministerium der Finanzen hat ein Anwendungsschreiben über koordinierte steuerliche Außenprüfungen mit Steuerverwaltungen anderer Staaten erlassen:
Wann müssen Sie mit einer Betriebsprüfung rechnen?
Jedes Unternehmen, soweit eine gewerbliche, land- und forstwirtschaftliche oder selbständige Tätigkeit vorliegt, muss mit einer Betriebsprüfung der Finanzverwaltung rechnen. Außenprüfungen sind bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten, die selbstständig tätig sind oder sogenannte bedeutende Einkünfte erzielen. Bei den übrigen Steuerpflichtigen sind Außenprüfungen insbesondere dann zulässig, wenn für die Besteuerung erhebliche Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung im Finanzamt nach Art und Umfang des zu prüfenden Sachverhalts nicht zweckmäßig ist.
Prüfungen können auch auf Grund besonderer Umstände bzw. Anlässe durchgeführt werden. Besondere Umstände bzw. Anlässe für eine BP sind z.B.:
Hohe Einlagen in das Betriebsvermögen bei niedrigem Privatvermögen.
Verluste über mehrere Jahre.
Vermögenszuwachs ohne entsprechende Einnahmen.
Ihr Einkommen deckt nicht die normalen Lebenshaltungskosten.
Ihr Einkommen steht in keinem Verhältnis zu Ihrem (kostspieligen) Lebensstil.
Ihr Gewinn entspricht nicht dem Branchendurchschnitt
Starke Schwankungen Ihrer Umsätze ohne erkennbaren Grund.
Einlage oder Entnahme von Immobilien in bzw. aus dem Betriebsvermögen.
Aufgabe des Betriebes oder Änderung der Rechtsform.
Steuerliche Verpflichtungen werden nicht erfüllt bzw. nicht pünktlich, wie z.B. Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
Vorherige Betriebsprüfungen führten zu erheblichen Steuernachzahlungen.
Sie sollten vor der Betriebsprüfung mögliche Diskussions- und Angriffspunkte ausfindig machen. Wir können dann eine Gegenstrategie entwickeln. Machen Sie sich auf unangenehme Fragen gefasst. Gibt es verfängliche Unterlagen? Die Betriebsprüfung findet während der üblichen Geschäftszeit in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen statt. Die Prüfung kann ausnahmsweise beim Steuerberater durchgeführt werden (siehe auch Ort der Betriebsprüfung). Die Prüfer sind grundsätzlich berechtigt, Grundstücke und Betriebsräume des Steuerpflichtigen zu besichtigen. Dem Prüfer sind die Buchhaltungsunterlagen (auch in digitaler Form, s.u.) vorzulegen (Mitwirkungspflicht).
Betriebsprüfungen meistern und keine Angriffsfläche bieten
Die Software der Finanzbehörden wird immer leistungsstärker. Ein prominentes Beispiel ist IDEA, ein Analysetool, das enorme Datenmengen durchsuchen und Zusammenhänge blitzschnell erkennen kann. Was bedeutet das für Sie als Unternehmer oder Selbstständiger? Es bedeutet, dass kleine Fehler in Ihrer Buchhaltung oder Kassenführung große Konsequenzen haben können, wenn der Betriebsprüfer genauer hinsieht.
Die Finanzbehörden verfügen über beeindruckende Werkzeuge und detaillierte Prüfmethoden. Doch mit einer sauberen Buchführung, klarer Dokumentation und einer guten Vorbereitung auf mögliche Prüfungsbereiche können Sie dem Finanzamt zuvorkommen und Risiken minimieren. Nutzen Sie digitale Tools und professionelle Beratung, um den Überblick zu behalten – so schaffen Sie Sicherheit und sparen sich unnötige Nachzahlungen.
Damit Sie vorbereitet sind und keine unnötigen Angriffsflächen bieten, geben wir Ihnen einen Überblick über die typischen Prüfbereiche und worauf der Betriebsprüfer achtet.
1. Kasse
Darauf achtet der Prüfer: Belege wurden erst später
erfasst. Risiko: Werden Kassenbelege nicht am richtigen Tag erfasst,
entstehen schnell rechnerische negative Kassenbestände. Solche
Unstimmigkeiten führen oft dazu, dass die gesamte Kassenführung als nicht
ordnungsgemäß eingestuft wird – mit drastischen Folgen für Ihre Buchhaltung.
2. Bestandsführung
Darauf achtet der Prüfer: Bewegungen in der
Lagerbuchführung stimmen nicht mit den Ausgangsrechnungen überein. Risiko: Fehler in der Lagerbuchhaltung könnten als Hinweis
auf nicht erfasste Umsätze interpretiert werden. Sorgen Sie daher für eine
lückenlose Dokumentation.
3. Rechnungen
Darauf achtet der Prüfer: Rechnungsnummern fehlen oder
wurden doppelt vergeben. Risiko: Lücken oder Doppelungen bei Rechnungsnummern lassen
schnell den Verdacht aufkommen, dass Rechnungen bewusst zurückgehalten
wurden. Nutzen Sie eine Software, die fortlaufende Rechnungsnummern
garantiert.
4. Inventur
Darauf achtet der Prüfer: Es gibt große
Inventurdifferenzen. Risiko: Solche Differenzen können darauf hindeuten, dass
Waren privat entnommen wurden, ohne dies steuerlich zu berücksichtigen. Der
Prüfer wird genau hinschauen, ob zu fehlenden Waren auch Ausgangsrechnungen
existieren.
5. Minijobs
Darauf achtet der Prüfer: Identische Bankverbindungen von
Minijobbern und festangestellten Mitarbeitern. Risiko: Findet der Prüfer Überschneidungen, vermutet er
möglicherweise eine Umgehung von Steuern und Sozialabgaben durch fingierte
Minijobs.
6. Zahlungen an Lieferanten
Darauf achtet der Prüfer: Bankverbindungen Ihrer
Mitarbeiter und Lieferanten werden abgeglichen. Risiko: Verdeckte Zahlungen an Mitarbeiter über angebliche
Dienstleister können zu hohen Nachzahlungen führen.
7. Bewirtungen
Darauf achtet der Prüfer: Geburtstage von Mitarbeitern und
dazugehörige Bewirtungsbelege. Risiko: Wird ein privater Anlass unterstellt, wird der
Bewirtungsaufwand steuerlich nicht anerkannt. Achten Sie darauf, die Anlässe
korrekt zu dokumentieren.
8. Jubilare
Darauf achtet der Prüfer: Eintrittsdatum der Mitarbeiter
bei Zuwendungen. Risiko: Steuerfreie Zuwendungen bis 60 € sind nur im Rahmen
bestimmter Anlässe, wie Jubiläen, zulässig. Fehlt der Anlass, droht eine
Nachversteuerung.
9. Zuschläge
Darauf achtet der Prüfer: Übereinstimmung zwischen
Zeiterfassung und ausgezahlten Zuschlägen. Risiko: Ungerechtfertigte oder steuerfreie Zuschläge können
beanstandet werden. Halten Sie Ihre Zeiterfassung präzise.
10. Lagerbewertung
Darauf achtet der Prüfer: Umschlaghäufigkeit und
Teilwertabschreibung. Risiko: Wird eine Teilwertabschreibung vorgenommen, die
sich nicht durch eine geringe Umschlaghäufigkeit rechtfertigen lässt, wird
der Prüfer diese verwerfen und Ihren Gewinn anpassen.
Bleiben Sie aufmerksam und sorgen Sie vor, bevor der Betriebsprüfer kommt!
Die Prüfung selbst findet bei großen Unternehmen im Betriebsgebäude
statt. Bei der Prüfung von kleineren Unternehmen kann die Prüfung aber
auch in den Räumen des Steuerberaters oder im Finanzamt stattfinden.
Die Prüfung beinhaltet als zwingender Bestandteil der sogenannten
„Sachverhaltsermittlung“ – zumindest bei mittelgroßen und großen
Unternehmen – auch eine Besichtigung des Unternehmens. Grundsätzlich
sollten Sie als Unternehmer persönlich beim Besuch der
Finanzverwaltung vor Ort sein, oder ein von Ihnen Bevollmächtigter. Selbst wenn die
Prüfung in den Räumen des Finanzamts oder des Steuerberaters
stattfindet, wird eine Betriebsbesichtigung üblicherweise vorgenommen.
Hinweis
Ihre privaten Wohnräume sind für den Betriebsprüfer
grundsätzlich tabu. Als einzige Ausnahme kann der
Betriebsprüfer einen Zugang zu privaten Räumen verlangen, wenn dies zwingend erforderlich ist, um steuerliche Sachverhalte
festzustellen.
Beispiel
Der Betriebsprüfer hat aufgrund eines Hinweises den konkreten Verdacht,
dass in den privaten Räumen des Unternehmers Unterlagen aufbewahrt
werden, die auf unversteuertes Geld oder auf illegale Beschäftigung
hinweisen könnten. Wenn die Gefahr bestehen könnte, dass diese
Unterlagen vernichtet werden, darf der Prüfer diese als Beweismittel
sichern und zu diesem Zweck die privaten Räume des Unternehmers
ausnahmsweise betreten.
Würde der Unternehmer in diesem Fall seine Zustimmung verweigern,
dürfte das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen in der Folge schätzen
und ggf. ein Steuerstrafverfahren veranlassen – was in der Regel für
den Unternehmer kaum von Vorteil ist.
Bevor sich der Prüfer zur Betriebsprüfung anmeldet, hat er sich bereits ein Bild über Ihr Unternehmen gemacht. Ihm stehen dazu in der Regel die abgegebenen Jahresabschlüsse resp. Einnahme-Überschussrechnungen und die Steuererklärungen zur Verfügung. Vielleicht verfügt der Prüfer sogar über besondere Informationen, die er anlässlich einer Prüfung bei einem Ihrer Geschäftspartner, von anderen Behörden oder aus Gerichtsakten erhalten hat (sog. Kontrollmitteilungen). Oder haben Sie vor kurzem von Ihrem Partner getrennt oder einen Mitarbeiter entlassen? Denn das sind die typischen Informanten für die Steuerfahndung.
Wenn Sie wichtige Gründe gegen den vorgesehenen Zeitpunkt der Prüfung haben, können Sie beantragen, dass ihr Beginn hinausgeschoben wird (§ 197 Abs. 2 AO). Wollen Sie wegen der Prüfungsanordnung Rückfragen stellen, wenden Sie sich bitte an die prüfende Stelle und geben Sie hierbei den Namen des Prüfers an. Über den Prüfungsbeginn sollten Sie ggf. Ihren Steuerberater unterrichten. Der Prüfer wird sich bei Erscheinen unter Vorlage seines Dienstausweises bei Ihnen vorstellen (§ 198 AO).
Haben Sie bitte Verständnis dafür, dass Sie für einen reibungslosen Ablauf der Prüfung zur Mitwirkung verpflichtet sind. Aus diesem Grunde sollten Sie Ihren nachstehenden Mitwirkungspflichten unverzüglich nachkommen. Sie können darüber hinaus auch sachkundige Auskunftspersonen benennen. Stellen Sie dem Prüfer zur Durchführung der Außenprüfung bitte einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung (§ 200 Abs. 2 AO). Legen Sie ihm bitte Ihre Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und die sonstigen Unterlagen vor, die er benötigt, erteilen Sie ihm die erbetenen Auskünfte, erläutern Sie ggf. die Aufzeichnungen und unterstützen Sie ihn beim Datenzugriff (§ 200 Abs. 1 AO). Werden die Unterlagen in Fomi der Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgem aufbewahrt, kann der Prüfer verlangen, dass Sie auf Ihre Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die zur Lesbarmachung erforderlich sind, bzw. dass Sie auf Ihre Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beibringen (§ 147 Abs. 5 AO).
Sind Unterlagen und sonstige Aufzeichnungen mit Hilfe eines DV-Systems erstellt worden, hat der Prüfer das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das DV-System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen (unmittelbarer Datenzugriff). Dazu kann er verlangen, dass Sie ihm die dafür erforderlichen Geräte und sonstigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen. Dies umfasst unter Umständen die Einweisung in das DV-System und die Bereitstellungvon fachkundigem Personal zur Auswertung der Daten. Auf Anforderung sind dem Prüfer die Daten auf maschinell auswertbaren Datenträgern zur Verfügung zu stellen (Datenträgerüberlassung) oder nach seinen Vorgaben maschinell auszuwerten (mittelbarer Datenzugriff; § 147 Abs. 8 AO. Über alle Feststellungen von Bedeutung wird Sie der Prüfer während der Außenprüfung unterrichten, es sei denn, Zweck und Ablauf der Prüfung werden dadurch beeinträchtigt (§ 199 Abs. 2 AO). Siehe Elektronische Betriebsprüfung
Die relevanten Unterlagen und Daten, die bei einer Betriebsprüfung durch
die Finanzverwaltung eine Rolle spielen, umfassen eine breite Palette an
Informationen, die über die klassische Finanzbuchhaltung hinausgehen:
Finanzbuchhaltungsdaten: Dies beinhaltet alle Daten der
Hauptbuchführung, wie Sachkonten, Journalbuchungen, Bilanzen, Gewinn-
und Verlustrechnungen sowie Offene-Posten-Buchführungen.
Daten der Vor- und Nebensysteme: Hierzu zählen
alle Systeme, die steuerrelevante Daten außerhalb der
Hauptbuchführung erfassen. Beispiele sind elektronische
Registrierkassen, Geld- und Gewinnspielgeräte, Taxameter,
Wiegekassen und Fakturaprogramme. Diese Daten müssen ebenfalls für
die Prüfung zugänglich sein.
Dokumentation der Ordnungsvorschriften: Hierunter
fallen alle Unterlagen, die zeigen, dass die gesetzlichen
Ordnungsvorschriften eingehalten wurden. Dazu gehören unter anderem:
Inventurlisten zur Vorratsbewertung.
Lieferscheine und Bestellscheine.
Rückstellungsberechnungen und Bewertung von
Vermögensgegenständen.
Kostenstellenrechnungen, Verrechnungspreise, Produktionsplanung
und Kalkulationen.
Daten von Dokumenten-Management- und Archivierungssystemen.
Daten zur konzerninternen Verrechnungspreisermittlung.
Steuerrelevante Daten von ERP-Software (z.B. SAP, Navision,
DATEV).
Nicht aufbewahrungspflichtig sind beispielsweise reine Entwürfe von
Dokumenten, die keinen endgültigen Charakter haben.
Es ist wichtig, dass Sie als Unternehmer diese Daten nicht nur sammeln und
ordnungsgemäß aufbewahren, sondern auch sicherstellen, dass sie im Falle
einer Betriebsprüfung leicht zugänglich sind. Insbesondere digitale Daten
sollten so organisiert sein, dass sie bei Bedarf effizient durchsucht und
analysiert werden können.
Grundsätzlich sollten Sie und Ihre Mitarbeiter auf ein gutes Prüfungsklima hinwirken, da dies eine zügige und wohlwollend durchgeführte Betriebsprüfung begünstigt.
Um diese Klima zu erreichen, können vorbereitende Maßnahmen hilfreich sein:
Sie sollten in Ihrem Unternehmen zusammen mit uns als Ihrem
Steuerberater darauf hinwirken, dass die Prüfung organisatorisch gut
vorbereitet wird.
Bestimmen Sie bereits im Vorfeld einen Ansprechpartner für den Prüfer. Diese Aufgabe
können wir als Ihr Steuerberater übernehmen. Damit soll verhindert
werden, dass der Betriebsprüfer Mitarbeiter in Gespräche
verwickelt, die keine sachdienlichen Auskünfte geben können bzw.
ungewollt Ihre Position bei der Schlussbesprechung untergraben
könnten. Durch einen festen Ansprechpartner wird die die
Kommunikation mit dem Prüfer in einem kontrollierten Rahmen
gehalten.
Entweder der Ansprechpartner oder wir als Ihr Steuerberater sollten
dem Betriebsprüfer angeforderte Unterlagen zügig zur Verfügung stellen. Daher ist es
ratsam, alle für die Prüfung relevanten Unterlagen bereits im Vorfeld
vorzubereiten (z.B. die gesamten Lohnunterlagen für den geprüften
Zeitraum bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung). Wenn Unterlagen nur
zögerlich beigebracht werden, kann dies dazu führen, dass der
Betriebsprüfer zwischenzeitlich mehr Prüffelder als nötig eröffnet und
sich dadurch der Umfang der Betriebsprüfung erweitert.
Dem Prüfer sollten
Besonderheiten des Betriebs proaktiv erklärt werden
, entweder durch den Ansprechpartner oder durch uns. Dadurch werden
Vorgänge in der Buchhaltung für den Prüfer leichter verständlich
(z.B. bei einer kürzeren als amtlich vorgeschriebenen Abschreibung
übermäßig beanspruchter Maschinen).
Bitten Sie (oder Ihre Vertretung) den Prüfer darum, seine
Feststellungen schriftlich unter Angabe von Fundstellen darzulegen
, damit Sie als Unternehmer bzw. wir als Ihr Steuerberater gezielt
Gegenargumente vorbereiten können und auf diesem Weg konstruktiv eine
Lösung gefunden werden kann.
Sofern sich der Prüfer fehlerhaft verhält, kann und muss dies sofort freundlich, aber offen angesprochen werden, damit die Positionen klar sind.
Gleichzeitig haben Sie als Unternehmer auch umfangreiche
Mitwirkungspflichten, die Sie in jedem Fall ernst nehmen sollten (siehe
Punkt 3).
Seit dem 1. Januar 2002 ist es den Betriebsprüfern gestattet, bei der Betriebsprüfung die Buchhaltung durch Zugriff auf die elektronischen Buchführungsdaten zu prüfen (Buchführungsprogramm).
Das Finanzamt vergleicht Kennzahlen eines Unternehmens mit branchentypischen Durchschnittswerten.
Praxisbeispiel Gastronomie:
Ein Restaurant weist über mehrere Jahre hinweg eine außergewöhnlich niedrige Wareneinsatzquote im Vergleich zur Richtsatzsammlung aus. Der Prüfer vermutet nicht erfasste Bareinnahmen. Schon kleine Abweichungen können zu Schätzungen führen, wenn keine nachvollziehbare Erklärung (z. B. regionale Besonderheiten, Lieferantenrabatte) dokumentiert ist.
2. Kalkulation
Hier prüft das Finanzamt, ob die erzielten Umsätze rechnerisch zu den eingesetzten Waren und Leistungen passen.
Praxisbeispiel Friseur:
Ein Friseursalon kauft im Jahr 1.000 Farbflaschen ein, erfasst aber nur Umsätze, die zu 500 Farbbehandlungen passen. Die Differenz muss plausibel erklärt werden (z. B. Proben, Eigenverbrauch). Fehlt diese, wird geschätzt.
Praxisbeispiel Taxiunternehmen:
Ein Taxiunternehmer gibt 80.000 km Jahresleistung an, obwohl vergleichbare Betriebe in der Stadt bei gleicher Fahrzeuganzahl durchschnittlich 120.000 km fahren. Hier kann das Finanzamt Umsätze hochrechnen.
3. Geldverkehrsrechnung
Hier werden private und betriebliche Geldflüsse gegenübergestellt, um ungeklärte Mittelzuflüsse aufzudecken.
Praxisbeispiel Freelancer (IT-Consultant):
Ein Selbstständiger weist laut Steuererklärung geringe Gewinne aus. Gleichzeitig werden hohe private Ausgaben (Immobilienkauf, Luxusauto) festgestellt. Da die Mittelherkunft nicht belegt wird, unterstellt das Finanzamt nicht erklärte Einnahmen.
Praxisbeispiel Onlinehändler:
Ein E-Commerce-Unternehmen verkauft über Plattformen wie Amazon und eBay. Fehlen Schnittstellen-Exporte oder stimmen Zahlungsströme von PayPal und Bank nicht überein, schätzt das Finanzamt die Umsätze – oft erheblich.
Fazit: Gut vorbereitet in die Betriebsprüfung
Die neuen Regeln erhöhen die Geschwindigkeit der Prüfungen, aber auch die Anforderungen an Unternehmen. Wer rechtzeitig mit dem/der Steuerberater:in eine Verfahrensdokumentation erstellt, digitale Schnittstellen prüft und ein Steuerkontrollsystem etabliert, reduziert Risiken und Konflikte erheblich.
👉 Praxistipp: Warten Sie nicht auf die Prüfungsanordnung. Bereiten Sie sich frühzeitig vor und nutzen Sie die neuen Kooperationsmöglichkeiten – sonst drohen Verzögerungsgelder, Bußgelder und teure Schätzungen.
Die Finanzverwaltung hat im Rahmen von Außenprüfungen das Recht, auf elektronisch erfasste und geführte Daten der Unternehmen zuzugreifen, wenn diese nach § 147 Abs. 1 AO aufzubewahren und für die Besteuerung von Bedeutung sind. Einzelheiten hierzu ergeben sich aus den Vorschriften der Abgabenordnung (§ 146 Abs. 5, § 147 Abs. 2, 5, 6 und § 200 Abs. 1 AO) sowie dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (IV A 4-S 0316/13/10003, 2014/0353090, BStBI I 2014, 1450). Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in folgendem Schreiben veröffentlicht.
Das Zugriffsrecht betrifft neben den Daten der Finanzbüchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung auch die Daten anderer, der Buchführung vorgelagerten Datenverarbeitungssystemen (z.B. Kassen-, Fakturierungs- und Warenwirtschafts-, oder Bestellsysteme). Der sachliche Umfang der Außenprüfung (§194 AO) wird nicht erweitert, sondern weiterhin durch die Prüfungsanordnung (§ 198 AO. § 5 BpO) bestimmt.
Da die EDV-gestützte Buchführung mittlerweile in beinahe allen Unternehmen eingesetzt wird, werden von den Prüfungsstellen ebenfalls elektronisch unterstützte Betriebsprüfungen durchgeführt. Dies hat zur Folge, dass Sie als geprüfter Unternehmer andere Unterlagen zur Verfügung stellen müssen, als dies noch zu Zeiten der papiergestützten Buchführung der Fall war.
Die Kontrollrechte der Finanzverwaltung wurden um das Recht auf Datenzugriff erweitert. Dabei gibt es verschiedene Formen des Datenzugriffs:
1. „Nur-Lese-Zugriff“
Der Prüfer kann Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das
Datenverarbeitungssystem bei Ihnen vor Ort zur Prüfung nutzen.
2. „Mittelbarer Zugriff“
Der Prüfer kann die gespeicherten Daten nach seinen Vorgaben maschinell
auswerten.
3. „Datenträgerüberlassung“
Der Prüfer kann Sie darum bitten, dass Sie die gespeicherten Daten und
Auswertungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (USB-Stick,
Festplatte usw.) ihm zur Verfügung stellen. Diese Form wird sehr häufig
bei kleinen und mittleren Unternehmen eingesetzt.
Hinweis
Durch das Recht auf digitalen Datenzugriff können Sie als Unternehmer
die Unterlagen, die nach steuerlichen und außersteuerlichen Regeln
aufbewahrt werden müssen, auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder
auf anderen Datenträgern aufbewahren. Voraussetzung ist hierbei immer,
dass die Aufbewahrung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung
entspricht. Außerdem müssen die Datenträger jederzeit während der Dauer
der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht
werden können.
Sofern aufbewahrungspflichtige Daten und elektronische Dokumente im
Unternehmen entstanden oder als elektronischer Beleg eingegangen sind,
müssen sie auch in elektronischer Form aufbewahrt werden und dürfen vor
Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Elektronisch
eingegangene Daten müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist
unveränderbar im Unternehmen bleiben. Wir können Ihnen für
ausführlichere Informationen gerne die Merkblätter „GoBD: Buchführung
und Belegerfassung“ und „Aufbewahrungspflichten“ zur Verfügung stellen.
Bei der Prüfung der Daten werden die Betriebsprüfer durch das bundeseinheitliche Analyse- und Auswertungsprogramm
der Finanzverwaltung namens IDEA (Interactive Data Extraction and
Analysis) unterstützt. Im Rahmen der IDEA-Software stehen den Prüfern
einige unterschiedliche Analysefunktionen zur Verfügung, z.B.
ABC-Analyse, Altersstrukturanalyse, Mehrfachbelegungsanalyse,
verschiedene Stichprobenverfahren und Schichtungs- und
Additionsverfahren oder der Chi-Quadrat-Test. Letzterer ist ein von der
statistischen Theorie entwickeltes Verfahren, welches beobachtete
absolute Häufigkeiten mit den erwarteten absoluten Häufigkeiten
abgleicht. Die Anwendung des Chi-Quadrat-Tests ist mittlerweile auch
von der Rechtsprechung als Wahrscheinlichkeitsurteil bei der
Beurteilung von Buchführungen anerkannt.
Hinweis
Durch Münzwurf kann man auf einfache Weise eine echte zufällige
0-1-Folge erzeugen. Es ist jedoch schwer, eine solche Folge zu
fälschen. Die meisten Personen, die in Tests aufgefordert wurden,
Zahlenfolgen von 0-1 zu schreiben, trauten sich nicht, längere Blöcke
von Nullen und Einsen zu schreiben. In einer echten Zufallsfolge treten
solche Cluster aber häufiger auf.
Dieses Phänomen ist auf viele Bereiche übertragbar und mittels Tests
überprüfbar, auch z.B. auf die Zifferverteilung bei
Medikamentenabrechnungen oder eben einer Bilanz. Mit diesem Test wird
nach Abweichungen von der erwarteten Wahrscheinlichkeitsverteilung von
Ziffern gefahndet. Abweichungen von echten Zufallsfolgen, die eine
Manipulation nahelegen, können so aufdeckt werden.
Bei allen Verfahren stehen beispielsweise folgende Prüfungsfelder im
Fokus der Finanzverwaltung:
Überprüfung von Lagerbeständen und Abschreibungen und Kontrolle der
Vorratsbewertung
Kontrolle von Wertberichtigungen auf Forderungen und Rückstellungen
Verprobung von Automatikkonten im Bereich der Umsatzsteuer/Vorsteuer
Saisonale Verteilung von Umsätzen und Wareneinkäufen
Überprüfung der Einnahmen auf Vollständigkeit
Die Finanzverwaltung setzt häufig Fachprüfer ein, die sich intensiv mit
ERP-Software wie SAP/R3 oder anderer Software wie DATEV befasst haben
und überdies gute Kenntnisse in der Anwendung der Prüfsoftware IDEA
haben.
Prüfsoftware der Finanzverwaltung
Welche Auswertungsprogramme wird die Finanzverwaltung zur Analyse der
steuerlich relevanten Daten nutzen?
Beim unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff dürfen einzig die auf den
DV-Systemen des Unternehmens zu Prüfungsbeginn bereits vorhandenen
Auswertungsmöglichkeiten genutzt werden.
Beim Datenzugriff in Form der Datenträgerüberlassung bedient sich die
Finanzverwaltung bundeseinheitlich der frei auf dem Markt verfügbaren und
bei Wirtschaftsprüfern bereits seit langem verbreiteten Prüfsoftware
"IDEA". Deren Installation erfolgt ausschließlich auf den Laptops der
Außenprüfer und Arbeitsplatzrechnern der Finanzverwaltung. Auf DV-Systemen
des Unternehmens oder eines beauftragten Dritten darf die Prüfsoftware
hingegen durch die Finanzbehörde keinesfalls installiert werden.
Welche Dateiformate werden von der Prüfsoftware der Finanzverwaltung akzeptiert?
Folgende Dateiformate werden von der aktuellen Version der Prüfsoftware
IDEA problemlos gelesen und erfüllen damit die Voraussetzungen der
maschinellen Verwertbarkeit im Sinne der "GDPdU" - sofern die zur
Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen gleichfalls in
maschinell verwertbarer Form bereitgestellt werden:
Der Betriebsprüfer bestimmt den Umfang und die Art der Prüfungsschritte.
Mathematisch-statistische (quantitative) Prüfungsmethoden können in
steuerlichen Außenprüfungen eingesetzt werden, um Besteuerungsgrundlagen
zu überprüfen und auf Plausibilität zu prüfen (Seite 2).
Das BMF-Schreiben vom 5. September 2023 regelt die Anwendung von automationsgestützten quantitativen Prüfungsmethoden (AQPM) in der steuerlichen Außenprüfung. AQPM sind mathematisch-statistische Verfahren, die zur Verprobung der Besteuerungsgrundlagen des Steuerpflichtigen eingesetzt werden können. Sie dienen dazu, Auffälligkeiten in den Angaben des Steuerpflichtigen zu identifizieren und die sachliche Richtigkeit der Buchführung und der Steuererklärung zu überprüfen.
Das BMF-Schreiben enthält eine Übersicht über die gängigen AQPM, die in der steuerlichen Außenprüfung eingesetzt werden können.
Die moderne Betriebsprüfung nutzt fortschrittliche digitale Methoden, um die Buchführung von Unternehmen effizient und effektiv zu überprüfen. Diese Methoden ermöglichen es den Prüfern, in kürzester Zeit mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten in den Unterlagen zu identifizieren. Das aktuelle Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 5. September 2023 gibt Aufschluss darüber, welche Prüfmethoden im Fokus stehen. Zu den wesentlichen Methoden zählen:
Zeitreihenanalyse: Diese Methode visualisiert
historische Datenentwicklungen und Betriebskennzahlen, um Trends,
Schwankungen und Ausreißer schnell zu erkennen.
Ziffernanalyse: Besonders relevant bei
Bargeldtransaktionen, hilft diese Methode, Manipulationen durch die
Analyse der Häufigkeit bestimmter Ziffern oder Ziffernkombinationen
aufzudecken. Benutzt das Benford-Gesetz oder Newcomb-Benford-Law zur
Überprüfung der Ziffernverteilungen (Seite 4).
Struktur- und Verteilungsanalyse: Durch Sortierung
und Zählung von Daten nach Klassen kann diese Methode
Unregelmäßigkeiten und Manipulationen identifizieren, basierend auf
der erwarteten gegenüber der tatsächlichen Datenverteilung.
Summarische Risikoprüfung (SRP): Diese Methode
kombiniert verschiedene Prüftechniken, um insbesondere die
Plausibilität von Erlösen zu überprüfen. Sie setzt voraus, dass nur
verkauft werden kann, was zuvor eingekauft wurde, und vergleicht den
Rohgewinnaufschlag über bestimmte Zeiträume.
Stichprobenverfahren: Diese Methode nutzt eine
zufällig ausgewählte Teilmenge von Daten, um Rückschlüsse auf den
gesamten Datenbestand zu ziehen und dessen Richtigkeit oder
Plausibilität zu überprüfen.
Ziel ist es, Unregelmäßigkeiten zu entdecken, die auf mögliche Fehler oder Manipulationen hinweisen (Seite 4). Wenn betriebliche Gründe eine glaubhafte Ursache für Auffälligkeiten sind, werden diese berücksichtigt. Ohne ausreichende Begründung kann die sachliche Richtigkeit und die Buchführung beanstandet werden (Seite 2).
Weitere Punkte
Mehrere quantitative Prüfungsmethoden können kombiniert werden, um sich gegenseitig zu ergänzen (Seite 3).
Die Ergebnisse aus der Anwendung quantitativer Prüfungsmethoden können eine Beweiswirkung haben, besonders als Indiziengesamtheit (Seite 3).
Die Darstellung gibt einen Überblick über automationsgestützte quantitative Prüfungs- und Schätzungsmethoden, ist jedoch nicht abschließend (Seite 3).
Abschluss
Das Dokument bietet detaillierte Einblicke in verschiedene quantitative Prüfungsmethoden und deren Anwendung im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen. Es legt dar, wie diese Methoden dazu beitragen können, Unregelmäßigkeiten, Auffälligkeiten und mögliche Manipulationen in den Besteuerungsgrundlagen zu identifizieren.
Das BMF-Schreiben legt fest, dass AQPM nur dann eingesetzt werden dürfen, wenn sie geeignet sind, die Besteuerungsgrundlagen des Steuerpflichtigen zu verproben. Die Prüfungsbeamten müssen die Ergebnisse der AQPM kritisch hinterfragen und sie durch weitere Prüfungshandlungen untermauern.
Die Anwendung von AQPM in der steuerlichen Außenprüfung hat mehrere Vorteile. Sie können dazu beitragen, die Prüfungstiefe und -qualität zu erhöhen und die Prüfungszeit zu verkürzen. Außerdem können sie dabei helfen, Steuerhinterziehungen aufzudecken.
Prüfungsinstrumente der Finanzverwaltung
:
Chi²-Test
Richtsatzsammlung
Zeitreihenvergleich (ZRV)
Freihandschätzung
Rohgewinnaufschlagskalkulation
Nachkalkulation
Summarische Risikoprüfung
Sonderfall: Getränkekalkulation
Zeitreihenvergleich: Der Zeitreihenvergleich geht davon aus, dass sich der Warenaufschlag auf die Handelsware nicht nennenswert verändert. Soweit hierbei Schwankungen festgestellt werden, vermutet der Prüfer die Manipulation der Buchführung. Gemäß BFH-Urteil vom 12.7.2017 - X B 16/17 muss die Vorgehensweise der Finanzverwaltung bei der Anwendung des Zeitreihenvergleichs kritisch hinterfragt werden.
Chi-Quadrat-Test: Der Chi-Quadrat-Test und das Newcomb-Benford-Gesetz basieren auf mathematischen Gesetzen und versuchen, anhand von Wahrscheinlichkeiten eine Aussage über die Richtigkeit eines Zahlenwerks zu treffen. Die meisten Finanzgerichte verurteilen nicht auf eine alleinige Berufung auf die statistischen Methoden. Die statistischen Ergebnisse sind Indizien und keine Beweise im juristischen Sinne. Siehe auch Auffälligkeiten bei „Chi-Quadrat-Test“: kein Grund zur Umsatzschätzung
.
Nachkalkulation: Die Nachkalkulation ist die Überprüfung des angegebenen Umsatzes anhand der Berechnung des Warenaufschlags. Die Nachkalkulation ist mit hohem Aufwand verbunden: Der Prüfer muss alle Kosten und Verkaufspreise im Prüfungszeitraum berechnen, um den Rohertrag und den Aufschlag zu ermitteln. Die Nachkalkulation ist kein mathematisch-statistisch Verfahren und hat eine höhere Beweiskraft.
Geldverkehrsrechnung: Mit der Geldverkehrsrechnung wird überprüft, ob es einen ungeklärten Vermögenszuwachs gibt. Sie ist eine ergänzende bzw. alternative Methode. Mit viel Aufwand muss der Prüfer den Geldkreislauf erfassen und vergleichen: Sämtliche Konten, Lebensversicherungen, Darlehen etc. müssen ermittelt und ausgewertet werden. Die Ermittlung der Lebenshaltungskosten stellt ein besonderes Problem dar: Statistiken sind nur bedingt anwendbar. Ein ungeklärter Vermögenszuwachs muss erklärt werden. Die Geldverkehrsrechnung ist daher immer ein starkes Indiz.
Handbuch für die Summarische Risikoprüfung (SRP): Einsatz moderner Prüfungsmethoden
Hinweis: Die statistischen Prüfungsmethoden entwickeln sich immer weiter.
Für Unternehmen und Steuerverantwortliche ist es entscheidend, die
angewandten Prüfmethoden und die daraus resultierenden Ergebnisse kritisch
zu hinterfragen. Fehler können sowohl in der Datenerfassung als auch in der
Analyse auftreten. Es ist ratsam, sich ausreichend Zeit für die Überprüfung
der vom Prüfer vorgelegten Ergebnisse zu nehmen und gegebenenfalls eine
Schlussbesprechung zu verschieben, um die Daten und Methoden gründlich zu
prüfen.
Die Fähigkeit, die angewandten Prüfmethoden und deren Ergebnisse zu
verstehen und kritisch zu hinterfragen, ist ein wichtiger Schritt, um die
Integrität der eigenen Buchführung zu verteidigen und mögliche Fehler oder
Missverständnisse aufzuklären. Die Investition von Zeit in diese Überprüfung
kann sich langfristig auszahlen, indem sie hilft, mögliche finanzielle oder
rechtliche Konsequenzen abzuwenden.
Möglich ist ein Auskunftsverweigerungsrecht jedoch dann, wenn im Rahmen
der Betriebsprüfung ein Strafverfahren eingeleitet wurde. Durch dieses
Strafverfahren steht dem geprüften Unternehmer ein strafrechtliches
Schweigerecht zu.
Auch wenn das strafrechtliche Schweigerecht nicht die steuerrechtlich
bestehenden Mitwirkungspflichten aufhebt, darf die Finanzbehörde die
Mitwirkung des geprüften Unternehmers nicht mehr durch Zwangsmittel wie
z.B. Festsetzung von Verspätungszuschlägen durchsetzen.
Ihre Mitarbeiter sind ebenfalls verpflichtet, bei
Fragen des Prüfers zur Sachverhaltsaufklärung mitzuwirken. Bevor sich
der Prüfer aber an einen Mitarbeiter wendet, muss er zuerst Sie um Auskunft gebeten haben. Sollten Sie als
Unternehmer ihm nicht die erforderlichen Auskünfte geben können und
wurden dem Prüfer auch keinen speziellen Ansprechpartner im Betrieb
genannt (siehe Punkt 1.5), kann er Informationen von den Mitarbeitern
einholen.
Angehörige eines Unternehmers (Ehefrau, Kinder usw.) dürfen generell
jegliche Auskunft verweigern bezüglich aller Umstände, die die
Steuerpflicht betreffen.
Gleichzeitig haben Sie als Unternehmer einen Anspruch darauf, über die
festgestellten Sachverhalte zeitnah unterrichtet zu werden. Eine
Ausnahme gilt nur dann, wenn der Betriebsprüfer die Einleitung eines
Steuerstrafverfahrens in Erwägung ziehen muss.
Bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung sollten Sie folgende Aspekte
beachten:
Prüfungsberechtigung und -umfang: Jedes
Unternehmen, das eine gewerbliche, land- und forstwirtschaftliche
oder selbstständige Tätigkeit ausübt, unterliegt der
Betriebsprüfung (Außenprüfung) der Finanzverwaltung, unabhängig
von der Höhe der Einkünfte. Die Finanzbehörde legt in einer
schriftlichen Prüfungsanordnung den Umfang der Außenprüfung fest.
Die Prüfung kontrolliert die Richtigkeit der abgegebenen
Steuererklärungen und die darin enthaltenen Angaben, wie z.B. Ermittlung
der Einkünfte.
Vorbereitung und Mitwirkung: Sie müssen sich auf
die Prüfung vorbereiten und zur Feststellung von Sachverhalten
mitwirken. Dazu gehören die Überprüfung der Steuerbescheide, das
Festlegen von Prüfungstermin und -ort, die Prüfung der
Prüfungsanordnung, die Überprüfung der Verjährung der betroffenen
Jahre und die Benennung eines Ansprechpartners für die
Betriebsprüfung mit steuerlichen und IT-Kenntnissen.
Datenzugriff und digitale Prüfung: Die
Finanzverwaltung führt zunehmend digitale Prüfungen durch, wobei
neben der Finanzbuchhaltung auch Daten der Vor- und Nebensysteme
überprüft und analysiert werden. Sie haben das Recht, Einsicht in
gespeicherte Daten zu nehmen und das DV-System zur Prüfung dieser
Unterlagen zu nutzen.
Relevante Unterlagen und Daten: Zu den relevanten
Daten gehören nicht nur die der Finanzbuchhaltung, sondern auch
die der Vor- und Nebensysteme sowie alle Unterlagen, die
dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren
Einhaltung überwacht werden.
Prüfungsmethoden: Die Prüfungsmethoden der
Finanzverwaltung umfassen die Analyse steuerlich relevanter Daten
der Finanzbuchführung und der Daten der Vor- und Nebensysteme. Es
werden Lückenanalysen, Mehrfachbelegungen, Datenextraktionen,
Überprüfung von Abstimmsummen und Vergleich von Dateien
durchgeführt.
Ressourcenschonende Prüfung: Die Finanzverwaltung
agiert ressourcenschonend und hat daher nur eingeschränkte Zeit
für aufwendige Betriebsprüfungen. Die Prüfschritte unterscheiden
sich hinsichtlich der Betriebsgröße und branchenspezifischen
Besonderheiten.
Es ist wichtig, dass Sie alle relevanten Unterlagen und Daten ordnungsgemäß
vorbereiten und während der Prüfung kooperativ sind, um den Prozess zu
erleichtern und mögliche Probleme zu vermeiden.
Zur Beendigung der Prüfung schickt der Betriebsprüfer in der Regel dem Unternehmen einen Entwurf seines Prüfungsberichts zu. Auf dessen Grundlage wird eine Schlussbesprechung zwischen dem Steuerberater, dem Betriebsprüfer und bei mittelgroßen und großen Unternehmen dem Sachgebietsleiter, ggf. zusammen mit dem Unternehmer, stattfinden. Als Unternehmer sollten Sie allerdings nur nach Abwägung aller Vor- und Nachteile an der Schlussbesprechung teilnehmen: Der Betriebsprüfer hat kein Recht auf Ihre Teilnahme.
Die Schlussbesprechung sollte innerhalb eines Monats nach Durchführung der Ermittlungen stattfinden.
Zur Schlussbesprechung müssen bereits im Vorfeld noch fehlende, aber
vom Prüfer angeforderte Unterlagen vorbereitet werden und Überlegungen
erfolgen:
· Überprüfung strittiger Sachverhalte und ihrer Folgen
· Berechnung der steuerlichen Auswirkungen der vom Betriebsprüfer
beanstandeten Sachverhalte
Festlegung der Taktik in der Schlussbesprechung
Eventuell kommt auch eine tatsächliche Verständigung zwischen
Betriebsprüfer und Ihnen in Betracht: Bei an sich streitigen
Sachverhalten können Vereinbarungen getroffen werden, damit diese in
Ihrem Fall als unstreitig gelten sollen. Diese sind für beide Seiten
bindend wie ein Vertrag, daher ist Ihre Anwesenheit erforderlich.
Im Fall einer abgekürzten Betriebsprüfung, bei der keine oder nur
geringfügige Änderungen der Besteuerungsgrundlagen herbeigeführt
werden, kann in gegenseitigem Einvernehmen auch auf eine
Schlussbesprechung verzichtet werden. Dies gilt nicht, wenn Sie für
einen bestimmten Sachverhalt eine verbindliche Zusage erhalten möchten.
Wenn sich die Besteuerungsgrundlagen durch die Prüfung ändern, haben Sie das Recht auf eine Schlussbesprechung. Sie erhalten dabei Gelegenheit, einzelne Prüfungsfeststellungen nochmals zusammenfassend zu erörtern (§ 201 AO). Über das Ergebnis der Außenprüfung ergeht bei Änderung der Besteuerungsgrundlagen ein schriftlicher Prüfungsbericht, der Ihnen auf Antrag vor seiner Auswertung übersandt wird. Zu diesem Bericht können Sie Stellung nehmen (§ 202 AO). Rechtsbehelfe können Sie allerdings nicht gegen den Prüfungsbericht, sondern nur gegen die aufgrund der Außenprüfung ergehenden Steuerbescheide einlegen. Wird bei Ihnen eine abgekürzte Außenprüfung (§ 203 AO) durchgeführt, findet keine Schlussbesprechung statt. Die steuerlich erheblichen Prüfungsfeststellungen werden Ihnen in diesem Fall spätestens mit den Steuer-Feststellungsbescheiden schriftlich mitgeteilt.
Worum geht es bei der Schlussbesprechung? Am Ende einer Betriebsprüfung steht die so genannte Schlussbesprechung(§ 11 BpO). Die Schlussbesprechung ist eine "Verhandlung" zwischen der Finanzverwaltung und Ihnen über das Ergebnis der Betriebsprüfung. Dabei; hängen Kompromisse vom Verhandlungsgeschick ab. Vor der Schlussbesprechung sollten wir uns zusammensetzen, um eine Verhandlungstaktik festzulegen. Denn eine gute Vorbereitung ist 90% des Erfolges.
Prüfungsbericht + geänderte Steuerbescheide
Die Prüfung muss mit einem schriftlichen Schlussbericht abgeschlossen werden, der dem geprüften Unternehmer etwa vier Wochen nach der Schlussbesprechung zugesandt wird. Der Prüfungsbericht sollte sehr genau geprüft werden, da auf dessen Grundlage die steuerlichen Änderungsbescheide ergehen. Selbstverständlich können aber auch diese Bescheide mit dem Einspruchsverfahren angefochten werden. Wenn die Prüfungsfeststellungen(§ 12 BpO) bei Ihnen strittig bleiben, bleibt als Rechtsmittel Einspruch gegen die geänderten Steuerbescheide und mit hoher Wahrscheinlichkeit anschließend Finanzgerichtsklage einzulegen.
Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung: Auf der Grundlage von Meldungen der Länder erstellt das BMF jährlich eine Statistik über die Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung. In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2015 bundesweit 13.620 Prüfer tätig. Es wurde ein Mehrergebnis von rund 16,8 Mrd. € erzielt. Von den 7.920.418 Betrieben, die in der Betriebskartei der Finanzämter erfasst sind, wurden 191 787 Betriebe geprüft; das entspricht einer Prüfungsquote von 2,4%. Ferner wurden von 18 517 sonstigen Fällen (Steuerpflichtige mit bedeutenden Einkünften beziehungsweise Verlustzuweisungsgesellschaften und Bauherrengemeinschaften) 7.585 Fälle geprüft.
Steuertipp: Wenn die Betriebprüfung zu einem Mehrergebnis führt können Sie die Steuernachzahlung durch die nachträgliche Inanspruchnahme eines Investitiosbazugsbetrages (IAB) vermeiden. Sie hierzu Investitionsabzugsbetrag
Eine verbindliche Zusage wird immer dann erforderlich, wenn ein Steuerpflichtiger und die Finanzverwaltung sich über einen strittigen Sachverhalt einig werden wollen, um ein Rechtsbehelfsverfahren im Anschluss an die Betriebsprüfung zu vermeiden. Zusagen beziehen sich auf einen noch nicht verwirklichten Sachverhalt, der Wirkung für die Zukunft hat. Dieser wird dann in der vereinbarten Form für beide Seiten bindend, wenn Sie als Steuerpflichtiger einen Antrag auf eine verbindliche Zusage gestellt haben und die Zusage von der Finanzverwaltung ohne Vorbehalt erteilt wird. Über die verbindliche Zusage entscheidet auf Seiten der Finanzverwaltung nicht der jeweilige Betriebsprüfer, sondern dessen vorgesetzter Sachgebietsleiter.
Beispiel
Die G-GmbH hält ein Betriebsgrundstück, welches gegen ein
Nachbargrundstück, das der A-GmbH gehört, getauscht werden soll. Die
Parteien sind sich darüber einig, dass die Grundstücke gleichwertig
sind und keine Zuzahlungen geleistet werden sollen. Der Sachverhalt
wird daher der Finanzverwaltung zusammen mit einem entsprechenden
Sachverständigengutachten noch vor dem Abschluss vorgelegt mit der
Bitte um verbindliche Zusage. Die Finanzverwaltung wird darum gebeten,
dass auch sie die Grundstücke als gleichwertig einstuft. Ansonsten
würde der Sachverhalt von den beteiligten Gesellschaften aufgrund
steuerlicher Komplikationen nicht in dieser Form verwirklicht.
Bei einer Betriebsprüfung (Außenprüfung) werden im Gegensatz zu den Sonderprüfungen mehrere Jahre und sämtliche steuerlich relevanten Sachverhalte bzw. Steuerarten geprüft. Die Sonderprüfung umfasst meist nur wenige Monate und ist auf eine Steuerart beschränkt. Für die Lohnsteuer-Außenprüfung sowie für die Umsatzsteuer-Sonderprüfung gelten grundsätzlich die gleichen Regeln wie für die Betriebsprüfung. Hingegen handelt es sich bei einer Umsatzsteuer-Nachschau sowie einer betriebsnahen Veranlagung nicht um gewöhnliche Betriebsprüfungen, daher gelten für diese Prüfungsarten spezielle Regeln.
Prüfung der Rentenversicherungsträger bei den Arbeitgebern
Umsatzsteuer-Nachschau
Die Lohnsteuer-Außenprüfung
Rechtsgrundlagen §§ 193 bis 207 AO und § 42 f EStG und Betriebsprüfungsordnung ( BpO ). Die Prüfungsanordnung ergeht schriftlich. Das Betriebsstättenfinanzamt übersendet dem Arbeitgeber eine Prüfungsanordnung. Als Anlage gibt es eine Merkblatt mit Informationen zur Prüfungsvorbereitung für den Datenzugriff sowie Rechte und Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers. Prüfungszweck: Durch die Lohnsteuer-Außenprüfung soll festgestellt werden, ob der Arbeitgeber die Lohnsteuer zutreffend berechnet, einbehalten und abgeführt hat. Prüfungsumfang: Prüfung der steuerlichen Verhältnisse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowohl zugunsten als auch zuungunsten.
Prüfungsanforderungen: Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen und eines eines Arbeitsplatzes. Zum Prüfungsbeginn soll ein Ansprechpartner benannt werden. Prüfungsunterlagen: Daten der Lohn- und Finanzbuchhaltung, Vertragsunterlagen wie Anstellungsverträge und Änderungen, Versicherungsunterlagen zur betrieblichen Altersversorgung, Kaufverträge von Firmenwagen und Leasingverträge etc. Mitwirkung: Vorlage der Unterlagen, Erteilung von Auskünften und Unterstützung bei der Sachverhaltsaufklärung, Erläuterungen der Berechnungsgrundlagen etc. Datenzugriff: Die Finanzverwaltung ist nach der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen): berechtigt, unmittelbar und mittelbar Einsicht in die Daten zu nehmen, aber kein Einspielen von Prüfsoftware. Datenträgerüberlassung: Überlassung der gespeicherten Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern wie z.B. CD, DVD, USB-Stick etc.
Prüfungsergebnis: Abschließende Besprechung der Sachverhalte und Erörterung unterschiedlicher Standpunkte. Klärung wer die Steuernachzahlungen trägt (Arbeitgeber oder Arbeitnehmer): Bruttolohnversteuerung = Vorrangige Inanspruchnahme des Arbeitnehmers, falls nicht realisierbar, nachträgliche Inanspruchnahme des Arbeitgebers durch Haftungsbescheid mit Leistungsgebot. Nettolohnversteuerung = Arbeitgeber trägt Steuer. Geänderte Steuerbescheide: Nachforderungsbescheid und Lohnsteuerpauschalierung § 37b, § 40 ff EStG. Der Arbeitgeber wird zum Steuerschuldner. Nach der Prüfung soll der Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben werden und die Bestandskraft der Lohnsteueranmeldungen erhöht sich (nur noch Änderungen bei Steuerhinterziehung).
Ohne an den Turnus der allgemeinen Betriebsprüfungen anzuknüpfen, kann
die Finanzverwaltung eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung als besondere
Außenprüfung durchführen.
Auslöser hierfür kann beispielsweise eine außergewöhnlich hohe
Umsatzsteuer-Zahllast oder ein entsprechend hoher
Vorsteuer-Vergütungsanspruch sein. Üblicherweise werden in diesem
Zusammenhang nur einzelne Monate oder Quartale überprüft, keine
kompletten Veranlagungszeiträume. Es kann aber durchaus innerhalb eines
Veranlagungszeitraums zu mehreren Umsatzsteuer-Sonderprüfungen kommen.
Außerdem werden Schwerpunkte für die Überprüfung von Einzelsachverhalten gesetzt, es findet
also keine Vollprüfung statt. Eine zeitnahe Prüfung
der korrekten umsatzsteuerlichen Erfassung von betrieblichen
Sachverhalten steht also im Vordergrund der Prüfung.
Häufig werden die Sonderprüfungen als eine reine Belegprüfung im Finanzamt durchgeführt,
Sie bekommen daher nicht unbedingt einen Besuch der Prüfer vor Ort.
Prüfung der Rentenversicherungsträger bei den Arbeitgebern § 28p Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV)
Die Rentenversicherungsträger sind verpflichtet, mindestens alle vier Jahre bei den Arbeitgebern zu prüfen, ob diese ihre Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch erfüllen (§ 28p SGB IV, Beitragsverfahrensverordnung - BW). Sie prüfen insbesondere:
die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen zur Sozialversicherung
die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz
die Insolvenzgeldumlage
die Beurteilung von unfallversicherungspflichtigem Arbeitsentgelt und dessen Zuordnung zu Gefahrtarifstellen der Unfallversicherungsträger
den Insolvenzschutz bei Wertguthabenvereinbarungen.
Tipp: euBP — Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung der Sozialversicherung
sowie weitere Steuerleitfäden, Erstberatungsbriefe und Verträge erhalten Sie bei meiner online Steuerberatung
Nach § 28p Abs. 6 SGB IV i. V. m. § 12 BW kann abweichend zur Prüfung beim Arbeitgeber oder in den Räumen des Versicherungsträgers die Prüfung bei der Stelle durchgeführt werden, die im Auftrag des Arbeitgebers Löhne und Gehälter abrechnet oder Meldungen erstattet.
Die Prüfung der Rentenversicherungsträger bei den Arbeitgebern betrifft
vor allem folgende Punkte:
versicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen
· Beurteilungen des Arbeitsentgelts hinsichtlich der korrekten
Beitragsermittlung
· Überprüfung der abgegebenen Beitragsnachweise auf Vollständigkeit
Überprüfung der Beitragsberechnung für die Unfallversicherung
Zu den geprüften Beitragszahlungen gehören insbesondere die Zahlungen
der Pflichtbeiträge an die gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung.
Die Prüfungen der Rentenversicherungsträger müssen turnusmäßig alle vier Jahre oder zu einem früheren
Zeitpunkt durchgeführt werden.
Hinweis
Sie können die Prüfung durch den Rentenversicherungsträger mit einer
bereits anberaumten Lohnsteueraußenprüfung verbinden. Auf diese Weise
haben Sie nur einmal Prüfer im Haus, was Ihren organisatorischen
Aufwand verringert.
Sofern Beitragsnachforderungen aus der Prüfung entstehen sollten,
können sich diese auch auf andere Zeiträume als die zu prüfenden
Zeiträume erstrecken. Voraussetzung für eine Beitragsnachforderung ist
lediglich, dass der betreffende Zeitraum noch nicht verjährt ist.
Auch die Rentenversicherungsträger setzen die elektronisch unterstützte
Betriebsprüfung bereits flächendeckend ein. Sofern Sie als Arbeitgeber
an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung teilnehmen und die
Daten gemäß den Verfahrensgrundsätzen an die Rentenversicherungsträger
übermitteln, werden Sie insoweit „belohnt“: Seit Beginn des Jahres 2016
wird im Gegenzug die berichtigte Meldung dem Arbeitgeber bzw.
Steuerberater ebenfalls elektronisch vom Rentenversicherungsträger
übermittelt. Dadurch ist eine medienbruchfreie Übertragung
gewährleistet, weil das manuelle Übertragen der geänderten Daten
entfällt.
Trotz des „elektronischen Rückwegs“ vom Rentenversicherungsträger an
die Arbeitgeber sind Letztere weiterhin verpflichtet, die notwendigen
Stornierungsmeldungen eigenverantwortlich durchzuführen
. Die Meldekorrektur stellt lediglich einen technischen Service des
Rentenversicherungsträgers dar.
Umsatzsteuer-Nachschau
Bei der Umsatzsteuer-Nachschau handelt es sich nicht um eine Außenprüfung. Die Umsatzsteuer-Nachschau soll insbesondere der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs dienen. Das Verfahren wird
eingesetzt, um steuererhebliche Sachverhalte zeitnah aufzuklären. Die Finanzbeamten dürfen dabei ohne vorherige Ankündigung ein Unternehmen aufsuchen, um sich die relevanten Informationen über die erforderlichen betrieblichen Verhältnisse zu verschaffen. Trotz derunangekündigten Prüfung handelt es sich jedoch nicht um eine Steuerfahndungsprüfung.
Mit einer Umsatzsteuer-Nachschau müssen Sie beispielsweise rechnen, wenn Sie ein Unternehmen neu gegründet haben und – aufgrund von vielen Investitionen bei Aufnahme der Unternehmenstätigkeit – gleichzeitig hohe Vorsteuer-Erstattungsansprüche geltend gemacht haben. Des Weiteren wird von der Finanzverwaltung eine Nachschau anberaumt, wenn das Finanzamt keine umsatzsteuerlichen Meldungen des Unternehmens erhält, gleichzeitig jedoch Hinweise oder Kontrollmitteilungen über eine unternehmerische Tätigkeit vorliegen. Weitere Anlässe für eine Umsatzsteuer-Nachschau können sein:
Kauf eines anderen Unternehmens, z.B. in Form eines Firmenmantels
Vorsteuerberichtigungen in nicht unerheblichem Ausmaß
Insolvenzfälle, in denen eine Zwangsverwaltung von Grundstücken oder eine vorläufige Insolvenzverwaltung eingesetzt wurde
Wenn Sie von dem unangekündigten Besuch des Umsatzsteuer-Prüfers überrascht werden, ist es in jedem Fall sinnvoll, wenn Sie als Erstes uns kontaktieren. Zwar muss der Prüfer mit dem Beginn seiner Prüfung nicht auf das Eintreffen eines Steuerberaters warten, jedoch ist unsere Anwesenheit im Verlauf sicherlich für eine objektive Einordnung der zu prüfenden Sachverhalte sinnvoll. Mehr Infos unter Umsatzsteuer-Nachschau.
Um eine Betriebsprüfung erfolgreich zu meistern, ist eine sorgfältige Vorbereitung entscheidend. Gehen Sie diese Checkliste durch, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Punkte beachten.
1. Prüfungsanordnung
Prüfanordnung prüfen
Stellen Sie sicher, dass die schriftliche Prüfungsanordnung alle Pflichtangaben enthält:
Prüfungszeitraum und -umfang
Prüfungstermin
Name des Prüfers
Rechtsbehelfsbelehrung
2. Termin der Betriebsprüfung
Termin festlegen
Klären Sie, ob Ihnen eine angemessene Vorbereitungszeit eingeräumt wird. Für kleinere Betriebe sind dies in der Regel mindestens zwei Wochen, für größere vier Wochen.
Sprechen Sie mit uns über eine mögliche Verschiebung des Termins, falls wichtige Gründe vorliegen, wie:
Zeitgebundene Arbeiten (z. B. Jahresendgeschäft)
Abwesenheit wichtiger Ansprechpartner (z. B. Leiter der Buchhaltung)
Krankheit des Unternehmers oder andere betriebliche Hinderungsgründe (z. B. Umbau)
3. Organisation vor Ort
Arbeitsplatz bereitstellen
Stellen Sie einen geeigneten, idealerweise separaten und abschließbaren Arbeitsplatz für den Prüfer zur Verfügung.
Ansprechpartner bestimmen
Legen Sie eine verantwortliche Person fest, die als zentraler Ansprechpartner für den Prüfer fungiert.
Mitarbeiter informieren
Klären Sie Ihre Mitarbeiter über die Prüfung auf und weisen Sie sie an, keine Informationen direkt an den Prüfer zu geben.
4. Vorbereitung der Unterlagen
Dokumente bereitlegen
Halten Sie folgende Unterlagen griffbereit, um schnell auf Anfragen des Prüfers reagieren zu können:
Jahresabschlüsse, Inventuren
Summen- und Saldenlisten, Sach- und Personenkonten
Richten Sie einen "Nur-Lese-Zugriff" für den Prüfer in Ihrem EDV-System ein. Ein technischer Ansprechpartner sollte bei der maschinellen Auswertung anwesend sein.
Besondere Prüfungsschwerpunkte
Angebote & Rechnungen
Dokumentieren Sie Abweichungen zwischen Angeboten und Rechnungen mit Vermerken oder Korrespondenz.
Investitionsabzugsbetrag (IAB)
Stellen Sie sicher, dass die betriebliche Nutzung von Wirtschaftsgütern bei über 90% liegt und belegen Sie dies, z. B. mit einem Fahrtenbuch bei Pkws.
Bewirtungskosten
Achten Sie auf vollständige Angaben auf den Belegen: Ort, Datum, Anlass, Teilnehmer und Unterschrift.
Minijobs
Vermeiden Sie identische Kontonummern von Minijobbern und Festangestellten und gestalten Sie Verträge schriftlich und nachvollziehbar.
Rechnungsnummern
Sorgen Sie für eine lückenlose und fortlaufende Nummerierung Ihrer Rechnungen. Fehlende oder doppelte Nummern können zur Schätzung führen.
Kleinbetragsrechnungen
Beachten Sie die Grenze von 250 € brutto. Ab diesem Betrag müssen alle vollständigen Pflichtangaben enthalten sein.
❓ Muss ich mich vor einer Betriebsprüfung fürchten?
Nein. Wenn Ihre Unterlagen ordentlich geführt sind, ist eine Betriebsprüfung meist nur eine formale Kontrolle. Kritisch wird es vor allem bei fehlender Dokumentation.
❓ Wie kann ich Abweichungen zwischen Angebot und Rechnung erklären?
Legen Sie Notizen, Preisnachlass-Vereinbarungen oder Kundenkorrespondenz ab. So können Sie jederzeit belegen, warum der Rechnungsbetrag niedriger ist.
❓ Darf ich für mein Auto den Investitionsabzugsbetrag bilden?
Nur, wenn Sie das Auto nachweislich mindestens zu 90 % betrieblich nutzen. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist hier entscheidend.
❓ Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?
Ort, Datum, Anlass, Teilnehmer
Unterschrift des Einladenden
maschinelle Rechnung des Restaurants
Fehlt nur eine Angabe, ist der Abzug nicht möglich.
❓ Worauf achten Prüfer bei Minijobs?
Sie gleichen u. a. Kontonummern ab. Stimmen diese mit denen von Festangestellten überein, besteht der Verdacht auf „versteckte“ Lohnzahlungen.
❓ Was passiert, wenn Rechnungsnummern fehlen oder doppelt vergeben sind?
Das Finanzamt kann die gesamte Buchhaltung verwerfen und eine Schätzung vornehmen. Deshalb unbedingt lückenlose Nummernfolgen sicherstellen.
❓ Wie hoch ist die Grenze für Kleinbetragsrechnungen?
Bis 250 € brutto. Ab 250,01 € müssen vollständige Pflichtangaben (Name/Adresse, Steuernummer/USt-ID, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung etc.) enthalten sein.
Ablauf der Außenprüfung beim Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit: Sobald während der Betriebsprüfung der Verdacht einer Straftat oder Steuerordnungswidrigkeit auftaucht, muss vom Betriebsprüfer die zuständige Straf- und Bußgeldstelle informiert werden. Die Prüfung wird muss dann bis zur Bekanntgabe der Einleitung eines Verfahrens unterbrochen werden. Hinsichtlich des Sachverhalts, auf den sich der Verdacht bezieht, dürfen die Ermittlungen bei Ihnen erst fortgesetzt werden, wenn Ihnen die Einleitung eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens mitgeteilt worden ist (vgl. § 397 AO). Soweit die Prüfungsfeststellungen auch für Zwecke eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens verwendet werden können, darf Ihre Mitwirkung bei der Aufklärung der Sachverhalte nicht erzwungen werden (§ 393 Abs.1 Satz 2 AO). Wirken Sie beider Aufklärung der Sachverhalte nicht mit (vgl. §§ 90,93 Abs. 1,200 Abs. 1 AO), können daraus allerdings im Besteuerungsverfahren für Sie nachteilige Folgenjngen gezogen werden; ggf.sind die Besteuerungsgrundlagenzu schätzen, wenn eine zutreffende Ennittlung des Sachverhalts deswegen nicht möglich ist (§ 162 AO).
Kommt es während der Betriebsprüfung selbst nicht zur Einleitung des Steuerstrafverfahrens (und liegt ein Verdacht bei Ihnen vor), sorgt die Finanzverwaltung weiterhin für eine steuerstrafrechtliche Überprüfung. Sie veranlasst, dass der Prüfungsbericht den Strafverfolgungsorganen zugeleitet wird. So kann es trotz einvernehmlich abgeschlossener Betriebsprüfung zu einem überraschenden Steuerstrafverfahren kommen. Sofern also eine buß- und strafrechtliche Würdigung eines Sachverhaltes möglich erscheint, sollten Sie mich daher umgehend kontaktieren.
Wann muss der Prüfer die Straf- und Bußgeldstelle (StraBu oder auch BuStra) informieren?
Die Frage, ab wann nach § 10 Abs. 1 der Betriebsprüfungsordnung (BpO) eine Verpflichtung des Prüfers zur Unterrichtung der Bußgeld- und Strafsachenstelle (BuStra) besteht, ist von großer praktischer Bedeutung. Der entsprechende Grundsatz ergibt sich aus dem Legalitätsprinzip, welches in den §§ 386 Abgabenordnung (AO), § 152 Abs. 2, § 160 und § 163
Strafprozessordnung (StPO) verankert ist. Doch was genau bedeutet das für den Betriebsprüfer?
Der Anfangsverdacht: Wann besteht eine Informationspflicht?
Gemäß § 10 Abs. 1 Satz 1 BpO entsteht eine Unterrichtungspflicht des Prüfers
gegenüber der BuStra, sobald der Verdacht einer Steuerstraftat auf
ausreichenden tatsächlichen Anhaltspunkten basiert. Diese Anhaltspunkte
müssen so konkret sein, dass sie einen sogenannten „Anfangsverdacht“ gemäß §
152 Abs. 2 StPO rechtfertigen. Es reicht also nicht aus, bloße Vermutungen
zu hegen oder allgemeine Unregelmäßigkeiten zu vermuten.
Die Möglichkeit eines Strafverfahrens
Interessant ist der zweite Satz von § 10 Abs. 1 BpO. Dieser erweitert die
Informationspflicht dahingehend, dass eine Meldung an die BuStra bereits
dann erfolgen muss, wenn „die Möglichkeit“ eines Strafverfahrens besteht.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Schwelle des Anfangsverdachts nach §
152 Abs. 2 StPO bereits überschritten sein muss. Es genügt, dass
Anhaltspunkte vorliegen, die den Prüfer zur Einschätzung führen, dass eine
weitere Untersuchung durch die BuStra erforderlich ist.
Die Norm soll sicherstellen, dass die BuStra frühzeitig informiert wird,
sobald eine Untersuchung geboten erscheint. Doch auch hier gilt: Bloße
Spekulationen oder Vermutungen reichen nicht aus. Nur wenn konkrete Hinweise
auf eine Steuerstraftat vorliegen, ist eine Mitteilungspflicht gegeben.
Beispiele, die keine Informationspflicht auslösen
In der Praxis gibt es viele Situationen, in denen keine hinreichenden
tatsächlichen Anhaltspunkte vorliegen und daher auch keine Pflicht zur
Unterrichtung der BuStra besteht. Hierzu zählen:
Die Durchführung von Kalkulationen und Verprobungen wie
Geldverkehrsrechnungen oder Richtsatzverprobungen, solange keine
konkreten Anhaltspunkte für Unregelmäßigkeiten gefunden werden.
Kontrollmitteilungen, solange nicht nachgewiesen ist,
dass bestimmte Zahlungen in der Buchführung fehlen und die Steuer zu
niedrig festgesetzt wurde.
Abweichungen von den Richtsatzsammlungen, wenn keine
weiteren konkreten Hinweise auf eine Steuerverkürzung vorliegen.
Beispiele, die eine Informationspflicht begründen
Dagegen ist eine Informationspflicht gegeben, wenn tatsächliche
Anhaltspunkte für eine Steuerstraftat bestehen, wie etwa:
Nach einer durchgeführten Kalkulation bleiben
ungeklärte Differenzen
bestehen, die nicht plausibel erklärt werden können.
Es wird festgestellt, dass Privatentnahmen nicht
ausreichen, um den Lebensunterhalt zu bestreiten, was auf verschwiegene
Einnahmen hinweisen könnte.
Schwerwiegende Buchführungsmängel oder Hinweise auf
verschleierte Bankkonten.
In solchen Fällen muss der Prüfer die BuStra unverzüglich informieren, um
sicherzustellen, dass eine mögliche Steuerstraftat aufgeklärt wird.
Fazit: Frühzeitige Abwägung notwendig
Für Betriebsprüfer gilt: Sobald konkrete Anhaltspunkte für eine
Steuerstraftat vorliegen, sollte die BuStra eingeschaltet werden. In
Zweifelsfällen ist eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit der BuStra ratsam,
um mögliche Unklarheiten zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle
rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.
Sie müssen auf diese Frage bis spätestens vor Prüfungsbeginn eine Antwort finden. Eine Selbstanzeige wird nur selten notwendig sein. Sinnvoll wird sie nur dann sein, wenn der Betriebsprüfer Unrichtigkeiten leicht erkennen kann. Eine Selbstanzeige verhindert nur ein Strafverfahren. Die Steuer muss jedoch nachbezahlt werden.
Sie benötigen meine Unterstützung bei einer Betriebsprüfung? Gerne unterstütze ich Sie. Sie erhalten zunächst eine Checkliste. Wir bereiten dann die Prüfung gemeinsam vor und sichten Ihre Unterlagen aus Schwachstellen. Auch von Ihnen wird der Betriebsprüfer bei der nächsten Betriebsprüfung statt Papier elektronische Daten verlangen und diese digital prüfen. Haben Sie vermeidbare Fehler in Ihrer Buchführung? „Auf Knopfdruck“ findet der Betriebsprüfer Auffälligkeiten und Unregelmäßigkeiten. Mit Hilfe unseres „GDPdU Checks“ finden wir gemeinsam mit Ihnen relevante Sachverhalte und leiten geeignete Korrekturmaßnahmen ein – und das bevor der Prüfer kommt! Dadurch vermeiden Sie böse Überraschungen bei der nächsten Betriebsprüfung. Bei der Prüfung unterstütze ich Sie mit Rat und Tat. Ich prüfe den Betriebsprüfungsbericht und wirke an der Schlussbesprechung mit. Die Steuerberatervergütung richtet sich nach § 29 Nr. 1 StBGebV (Zeitgebühr) und beträgt 45 Euro je angefangener halber Stunde zzgl. Auslagen und Umsatzsteuer.
Steuerberaterkosten Betriebsprüfung
Die Abrechnungsmodalitäten für die Betreuung einer Betriebsprüfung ergeben sich grundsätzlich aus § 29 StBVV. Dieser findet Anwendung bei "normalen" Außenprüfungen i. S. v. § 193 AO. Für die Erstellung der Honorarrechnung muss explizit geprüft werden, ob die vom Steuerberater in Rechnung gestellten Tätigkeiten ggf. in diese rechtlichen Bereiche der Abgabenordnung einzuordnen sind. Sollte dies der Fall sein, findet § 29 StBVV uneingeschränkt Anwendung, sodass für alle diese Tätigkeiten die Zeitgebühr von 30 –75 EUR netto zzgl. 19 % Umsatzsteuer je angefangene halbe Stunde abgerechnet werden kann.
Ähnlich wie bei der Wertgebühr ist bei der Zeitgebühr die "Angemessenheit" der dem Mandanten in Rechnung gestellten Gebühren in Anlehnung an § 11 StBVV zu beachten¹. § 11 StBVV verknüpft hier insbesondere die Angemessenheit der Gebühr mit dem mit der Tätigkeit verbundenen Haftungsrisiko des Steuerberaters. Im Rahmen der Abrechnung von Betriebsprüfungen rechtfertigt § 11 StBVV in den meisten Fällen die Abrechnung am oberen Gebührenrahmen.
Es ist wichtig zu beachten, dass nach § 29 StBVV nicht nur die Tätigkeiten, die im Rahmen der Außenprüfung i. S. d. § 193 AO vom Steuerberater erbracht werden abrechenbar sind, sondern auch alle Tätigkeiten, die die Mitwirkung des Steuerberaters oder seiner Mitarbeiter im Rahmen der durch die Finanzbehörden zu ermittelnden Sachverhalte i. S. d. § 208 AO erforderlich machen. Darüber hinaus werden auch die Mitwirkungspflichten, die sich aus den §§ 209 – 217 AO ergeben, von § 29 StBVV grundsätzlich erfasst.
Die Betriebsprüfung stellt für viele Unternehmen und Selbstständige eine
Herausforderung dar, da das Finanzamt dabei sehr genau hinschaut, ob alle
steuerlichen Pflichten korrekt erfüllt wurden. Die von Ihnen genannten sechs
Punkte sind typische Bereiche, die bei einer Betriebsprüfung im Jahr 2024
besondere Aufmerksamkeit erfordern könnten. Hier eine Zusammenfassung und
einige Tipps, wie Sie sich darauf vorbereiten können:
1. Bewirtungskosten
Problem: Die korrekte Abrechnung und Dokumentation von
Bewirtungskosten ist essenziell, da Fehler hier schnell zu nicht anerkannten
Betriebsausgaben führen können.
Tipp: Achten Sie darauf, dass alle Bewirtungsbelege
vollständig sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dazu
gehören Angaben zum Anlass, den Teilnehmern und dem Datum der Bewirtung.
2. Schwarzgeld-Check
Problem: Differenzen zwischen Angeboten und Rechnungen
können den Verdacht auf Schwarzarbeit wecken.
Tipp: Dokumentieren Sie Gründe für Preisabweichungen
zwischen Angebot und Rechnung sorgfältig und halten Sie Vereinbarungen
schriftlich fest.
3. Investitionsabzugsbetrag
Problem: Der Investitionsabzugsbetrag für Firmenwagen wird
oft kritisch geprüft, da eine mindestens 90%ige betriebliche Nutzung
nachgewiesen werden muss.
Tipp: Verzichten Sie auf den Investitionsabzugsbetrag für
den Firmenwagen, wenn Sie die 90%-Grenze nicht sicher einhalten können, oder
sorgen Sie für eindeutige Nachweise der betrieblichen Nutzung.
4. Gewerbliche Tätigkeit bei Freiberuflern
Problem: Zusätzliche oder abweichende Tätigkeiten können
den Freiberuflerstatus gefährden und zur Gewerbesteuerpflicht führen.
Tipp: Prüfen Sie neue Tätigkeiten sorgfältig darauf, ob sie
als gewerblich eingestuft werden könnten, und suchen Sie ggf. rechtzeitig
rechtlichen Rat.
5. Minijobber neben Festanstellung
Problem: Die Vermischung von Minijobs und regulären
Beschäftigungsverhältnissen kann zu steuerlichen Problemen führen.
Tipp: Stellen Sie sicher, dass die
Beschäftigungsverhältnisse klar getrennt sind und dokumentieren Sie dies
entsprechend.
6. Kleinbetragsrechnungen
Problem: Die korrekte Handhabung von Kleinbetragsrechnungen
und die Beachtung der 250-€-Grenze sind wichtig für den Vorsteuerabzug.
Tipp: Achten Sie darauf, dass Rechnungen über 250 € brutto
alle notwendigen Angaben enthalten, um zum Vorsteuerabzug berechtigt zu
sein.
Allgemeine Tipps für die Betriebsprüfung:
Vorbereitung: Beginnen Sie frühzeitig mit der
Vorbereitung auf die Betriebsprüfung, indem Sie Ihre Unterlagen ordnen
und eventuelle Unstimmigkeiten klären.
Dokumentation: Halten Sie alle Geschäftsvorfälle
sorgfältig dokumentiert und nachvollziehbar fest.
Beratung: Ziehen Sie bei Unsicherheiten einen
Steuerberater hinzu, der Sie gezielt auf die Betriebsprüfung vorbereiten
kann.
Indem Sie diese Bereiche sorgfältig prüfen und vorbereiten, können Sie das
Risiko von Beanstandungen und Nachzahlungen bei einer Betriebsprüfung
minimieren.
Modernisierung der Außenprüfung
Das DAC 7-Umsetzungsgesetz bringt neue Regelungen und Veränderungen in Bezug auf Außenprüfungen. Es soll zur Beschleunigung der Außenprüfungen führen, besonders wenn Steuerpflichtige kooperieren. Hier sind die wesentlichen Punkte zusammengefasst:
Ziel des Gesetzes: Das Gesetz zielt darauf ab, die
Durchführung von Außenprüfungen zu beschleunigen und effizienter zu
gestalten. Es sollen zügige Anfänge und Abschlüsse von
Außenprüfungen ermöglicht werden.
Kooperation: Kooperative Steuerpflichtige sollen
von einer schnelleren Abwicklung profitieren, wobei Verschärfungen,
insbesondere das Mitwirkungsverzögerungsgeld, für nicht kooperative
Steuerpflichtige eingeführt werden.
Mitwirkungsverzögerungsgeld: Dieses wird
festgesetzt, wenn Steuerpflichtige nicht ausreichend an der
Außenprüfung mitwirken. Es beträgt 75 € pro Kalendertag der
Verzögerung, maximal jedoch für 150 Tage.
Zeitliche Begrenzung der Ablaufhemmung: Die
Festsetzungsfrist ist grundsätzlich auf fünf Jahre nach Bekanntgabe
der Prüfungsanordnung beschränkt, es gibt jedoch zahlreiche
Ausnahmen und Verlängerungen unter bestimmten Umständen.
Geltung der Regelungen: Die meisten Änderungen
werden erstmals auf Steuern angewendet, die nach dem 31.12.2024
entstehen, sodass die meisten Außenprüfungen erst ab 2026 betroffen
sein werden.
Modernisierung und Kritik: Das Gesetz wird als
Schritt in die richtige Richtung zur Modernisierung der
Betriebsprüfung angesehen, obwohl Experten und das Institut Finanzen
und Steuern Kritik an den eingeschränkten Modernisierungsmaßnahmen
und den Verschärfungen der Mitwirkungspflichten äußern.
Weitere Entwicklungen: Der Bundesfinanzminister,
Christian Lindner, gibt zu, dass weitere Themen in Bezug auf
Betriebsprüfungen offen sind und die Umsetzung von DAC 7 noch nicht
abgeschlossen ist.
Vorbereitung: Die steuerpflichtigen Unternehmen,
ihre Berater und die Finanzverwaltung haben Zeit, sich auf die neuen
Regelungen einzustellen.
Neuer § 200a AO: Dieser enthält verschiedene
Regelungen zur Durchsetzung der Mitwirkung an einer Außenprüfung,
einschließlich der Möglichkeit für die Finanzbehörde,
Steuerpflichtige zur qualifizierten Mitwirkung aufzufordern.
Neu ist auch die Einführung von Teilabschlussbescheiden, die es Steuerpflichtigen ermöglichen sollen, frühzeitig Rechtssicherheit über die steuerliche Behandlung bestimmter, klar abgrenzbarer und bereits geprüfter Sachverhalte zu erhalten. Diese Neuerung wird als erhebliche Verbesserung betrachtet.
Teilabschlussbescheide sind dabei bindend und können nur direkt angefochten werden. Sie sind auf spezielle Fälle beschränkt, um die Prüfungsdienste der Finanzverwaltung nicht zu überlasten. Die Erteilung solcher Bescheide liegt im Ermessen der Finanzbehörde, wird aber bei glaubhaft gemachtem, erheblichem Interesse seitens des Steuerpflichtigen vorgenommen.
Vor der Erteilung eines Teilabschlussbescheids muss ein Teilprüfungsbericht, entweder in schriftlicher oder elektronischer Form, erstellt und dem Steuerpflichtigen übermittelt werden, der dann die Möglichkeit hat, dazu Stellung zu nehmen. Dieser Bericht ist nicht anfechtbar.
Des Weiteren kann die Finanzbehörde nach Erteilung eines Teilabschlussbescheids dem Steuerpflichtigen verbindliche Zusagen darüber machen, wie ein in der Vergangenheit geprüfter und im Teilabschlussbericht dargestellter Sachverhalt in der Zukunft steuerlich behandelt wird. Dies dient dazu, Rechtssicherheit nicht nur für den Prüfungszeitraum, sondern auch für die Zukunft zu gewährleisten.
Zusammengefasst sind die Regelungen Teil eines Bestrebens zur Modernisierung und Beschleunigung der Außenprüfungen in Deutschland, wobei kooperatives Verhalten von Steuerpflichtigen belohnt und nicht-kooperatives Verhalten sanktioniert wird. Der Ansatz wird als Fortschritt betrachtet, obwohl er auch auf Kritik stößt und als noch nicht vollständig umgesetzt angesehen wird.
Reichweite des Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung
Das Urteil des Finanzgerichts (FG Hamburg, Urteil v. 23.3.2023 - 2 K 172/19) Hamburg, befasst sich mit den Grenzen der Informationsanforderungen der Finanzverwaltung während
einer Außenprüfung, insbesondere im Hinblick auf die elektronische Korrespondenz eines Unternehmens. Hier sind die wesentlichen Punkte und Implikationen dieses Falles:
Hintergrund:
Außenprüfung: Eine Außenprüfung (oft auch
Betriebsprüfung genannt) ist eine Überprüfung der steuerlichen
Verhältnisse eines Steuerpflichtigen durch das Finanzamt. Dabei kann das
Finanzamt Einsicht in Bücher und Aufzeichnungen verlangen.
Elektronische Korrespondenz: Mit der zunehmenden
Digitalisierung umfasst die Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens
auch eine Vielzahl von E-Mails und anderen elektronischen Nachrichten.
In einem Urteil vom 30. März 2023 hat das Finanzgericht Hamburg die Reichweite des Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung entschieden.
Kern des FG Hamburg Urteils:
Kein Anspruch auf gesamte Korrespondenz: Das FG Hamburg
entschied, dass das Finanzamt nicht verlangen kann, dass ein Unternehmen
ein elektronisches Gesamtjournal vorlegt, das Informationen zu jeder
einzelnen empfangenen und versandten E-Mail enthält.
Begrenzung auf steuerlich relevante Informationen: Die
Richter betonten, dass das Finanzamt nur einen Anspruch auf die Vorlage
von Unterlagen hat, die von steuerlicher Relevanz sind. Die Anforderung
der gesamten elektronischen Korrespondenz würde über diesen Rahmen
hinausgehen und ist somit nicht zulässig.
Bedeutung und Implikationen:
Schutz der Privatsphäre und Verhältnismäßigkeit: Das
Urteil unterstreicht die Bedeutung des Schutzes der Privatsphäre und der
Verhältnismäßigkeit bei der Anforderung von Unterlagen durch die
Finanzverwaltung. Es setzt Grenzen für die Informationsrechte des
Finanzamts und schützt Unternehmen vor übermäßigen Eingriffen in ihre
Geschäftsunterlagen.
Revision beim BFH: Da das Finanzamt gegen das Urteil
Revision eingelegt hat, wird der Bundesfinanzhof (BFH) nun über die
Frage entscheiden müssen. Die Entscheidung des BFH wird maßgeblich sein
und könnte die Praxis der Außenprüfungen und die Anforderungen an die
Vorlage elektronischer Korrespondenz beeinflussen.
Leitsätze
Die Befugnisse aus § 147 Abs. 6 AO stehen der Finanzverwaltung nur in Bezug auf solche Unterlagen zu, die der Steuerpflichtige nach § 147 Abs. 1 AO aufzubewahren hat.
Handelsbriefe i.S.d. § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO i.V.m. §§ 257 Abs. 2, 343 HGB sind nicht auf eine bestimmte Form beschränkt, sodass auch E-Mails Handelsbriefe sein können.
Die im Rahmen eines Vertragsverhältnisses, welches seinerseits als Handelsgeschäft i.S.d. § 343 HGB qualifiziert, zu erbringenden Erfüllungsgeschäfte wie die Auskunftserteilung oder Serviceleistungen betreffen die Durchführung dieses Handelsgeschäfts und qualifizieren ebenfalls als Handelsgeschäfte.
Es besteht kein Anspruch der Finanzverwaltung auf Vorlage eines elektronischen Gesamtjournals, welches nach den Vorgaben der Finanzverwaltung Informationen zu jeder einzelnen empfangen bzw. versandten E-Mail des Steuerpflichtigen enthalten soll.
Eine allgemein formulierte Aufforderung zur Vorlage von elektronischen Unterlagen "en bloc" kann, unter Berücksichtigung des Erstqualifikationsrechts des Steuerpflichtigen, sowohl dem Bestimmtheitsgebot des § 119 AO genügen als auch von dem Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung nach § 147 Abs. 6 AO gedeckt bzw. verhältnismäßig sein.
Orientierungssätze
Unter § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO fallen auch Dokumentationen über Konzernverrechnungspreise.
Urteil
Das FG Hamburg hat entschieden, dass die Befugnisse der Finanzverwaltung aus § 147 Abs. 6 AO nur in Bezug auf solche Unterlagen gelten, die der Steuerpflichtige nach § 147 Abs. 1 AO aufzubewahren hat. Nach § 147 Abs. 1
AO sind insbesondere aufzubewahren:
Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte,
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte und die zugehörigen Unterlagen,
Bücher, Aufzeichnungen und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung
von Bedeutung sind, sowie
andere Unterlagen, die die Finanzbehörde zur Prüfung der
Steuerfestsetzung benötigt.
Handelsbriefe i.S.d. § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO i.V.m. §§ 257 Abs. 2, 343
HGB sind Schriftstücke, die im Rahmen eines Handelsgeschäfts den
Geschäftsverkehr fördern oder die zu dessen Vorbereitung oder Durchführung
gehören. Sie sind nicht auf eine bestimmte Form beschränkt, sodass auch
E-Mails Handelsbriefe sein können.
Erfüllungsgeschäfte im Rahmen eines Vertragsverhältnisses, welches
seinerseits als Handelsgeschäft i.S.d. § 343 HGB qualifiziert, betreffen die
Durchführung dieses Handelsgeschäfts und qualifizieren ebenfalls als
Handelsgeschäfte. Sind derartige Erfüllungsgeschäfte in einem Schriftstück
verkörpert, unterliegen diese der Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 Nr.
2 und 3 AO.
Die Finanzverwaltung kann im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die dem
Steuerpflichtigen obliegenden Unterlagen nehmen und diese an sich nehmen.
Sie kann auch verlangen, dass der Steuerpflichtige ihr die Unterlagen zur
Verfügung stellt.
Das FG Hamburg hat entschieden, dass die Finanzverwaltung keinen Anspruch
auf Vorlage eines elektronischen Gesamtjournals hat, welches nach den
Vorgaben der Finanzverwaltung Informationen zu jeder einzelnen empfangen
bzw. versandten E-Mail des Steuerpflichtigen enthalten soll. Dies würde die
Befugnisse der Finanzverwaltung aus § 147 Abs. 6 AO überschreiten, da es
auch nicht aufbewahrungspflichtige E-Mails enthalten würde.
Eine allgemein formulierte Aufforderung zur Vorlage von elektronischen
Unterlagen "en bloc" kann jedoch unter Berücksichtigung des
Erstqualifikationsrechts des Steuerpflichtigen sowohl dem Bestimmtheitsgebot
des § 119 AO genügen als auch von dem Datenzugriffsrecht der
Finanzverwaltung nach § 147 Abs. 6 AO gedeckt bzw. verhältnismäßig sein.
Das Urteil des FG Hamburg ist noch nicht rechtskräftig. Es ist beim
Bundesfinanzhof anhängig.
Wichtig zu beachten:
Aktuelle Rechtslage: Bis zur Entscheidung des BFH
bleibt die aktuelle Rechtslage bestehen. Unternehmen sollten sich jedoch
auf mögliche Änderungen einstellen und die Entwicklungen in diesem Fall
verfolgen.
Beratung: Unternehmen, die von einer Außenprüfung
betroffen sind, sollten sich fachkundig beraten lassen, insbesondere
wenn es um die Vorlage von elektronischer Korrespondenz geht. Es ist
wichtig, die Rechte und Pflichten im Rahmen der Außenprüfung zu kennen
und entsprechend zu handeln.
Steuertipps zur Betriebsprüfung
Die Betriebsprüfung ist für viele Unternehmer eine große Belastung. Denn sie
kann zu hohen Steuernachzahlungen führen. Um sich auf die Betriebsprüfung
vorzubereiten und die Chancen auf eine möglichst geringe Nachzahlung zu
erhöhen, sollten Sie folgende fünf Tipps beachten:
Betriebsprüfung im Dezember – nein danke
Die Betriebsprüfung muss vom Finanzamt mit einer Prüfungsanordnung
angekündigt werden. Diese Anordnung muss dem Unternehmer spätestens sechs
Wochen vor Beginn der Prüfung zugestellt werden. In der Prüfungsanordnung
wird der Zeitraum der Betriebsprüfung festgelegt.
Viele Betriebsprüfungen beginnen im Dezember. Der Grund dafür ist, dass die
Festsetzungsfrist für Steuerbescheide, die für im Vorjahr eingereichte
Steuererklärungen ausgestellt wurden, zum Jahresende endet. Um die
Festsetzungsfrist zu hemmen, muss der Prüfungsbeginn noch im Jahr der
Anordnung liegen.
Wenn Ihnen ein Betriebsprüfungsbeginn im Dezember ungelegen kommt, können
Sie einen Antrag auf Verschiebung des Betriebsprüfungsbeginns stellen. Der
Antrag muss spätestens drei Wochen vor dem geplanten Prüfungsbeginn beim
Finanzamt eingehen.
Eine Betriebsprüfung gilt erst dann als im Jahr der Anordnung begonnen, wenn
der Prüfer des Finanzamts erste Prüfungsanfragen gestellt hat oder zumindest
die ihm zur Verfügung gestellten digitalen Buchhaltungsdaten auf seinen
Prüfer-Laptop überspielt hat.
Wird nur die Prüfungsanordnung mit Prüfungsbeginn im Dezember zugeschickt
und es erfolgen keine weiteren Anfragen mehr im Jahr der Anordnung, tritt
für das erste Steuerjahr die Festsetzungsverjährung ein. Das bedeutet:
Selbst, wenn der Prüfer für dieses Jahr Fehler feststellen würde, dürften
für dieses Jahr keine Steuern mehr nachgefordert werden.
Betriebsprüfung voraussehbar
Das Finanzamt untersucht meist drei aufeinanderfolgende Steuerjahre. Ob in
naher Zukunft eine Betriebsprüfung ansteht, lässt sich anhand der letzten
Steuerbescheide erkennen.
Steht dort, dass diese nach § 164 Abgabenordnung unter dem Vorbehalt der
Nachprüfung stehen, ist das Indiz dafür, irgendwann eine Prüfungsanordnung
vom Finanzamt zu erhalten.
Betriebsprüfung generell vermeiden
Steuerzahler müssen mit ihrer Steuererklärung zwar keinerlei Belege ans
Finanzamt übermitteln. Doch manchmal hilft es, freiwillig Belege und
Unterlagen mitzuschicken.
Dadurch kann der Sachbearbeiter im Finanzamt Zweifelsfragen selbst
beantworten und muss den Steuerfall nicht der Betriebsprüfungsstelle zur
weiteren Überprüfung melden.
Natürlich sollte nicht jeder einzelne Beleg eingereicht werden. Belege über
Ausgaben mit höheren Beträgen können jedoch mit der Steuererklärung ans
Finanzamt übersandt werden. Dadurch sieht das Finanzamt sofort, welche
Kosten für die Minderung des Gewinns verantwortlich waren und muss keine
weiteren Überprüfungen anregen.
Steuerberatung schafft Rechtssicherheit
Die steuerliche Gewinnermittlung ist ein komplexes Thema. Es gibt viele
Vorschriften und Regelungen, die beachtet werden müssen. Selbst erfahrene
Unternehmer können Fehler machen.
Eine Steuerberatung kann Rechtssicherheit schaffen und den Betriebsinhaber
vor Steuernachzahlungen aufgrund einer Betriebsprüfung bewahren.
Fazit
Die Betriebsprüfung ist ein Risiko für jeden Unternehmer. Durch sorgfältige
Vorbereitung und Beratung können Sie die Chancen auf eine möglichst geringe
Nachzahlung erhöhen.
Auswertung von Lohnsteuer-Außenprüfungen auch im Sozialversicherungsrecht
unerlässlich
Unternehmen müssen die Ergebnisse von Lohnsteuer-Außenprüfungen nicht nur im
steuerrechtlichen, sondern auch im sozialversicherungsrechtlichen Kontext
sorgfältig analysieren und umsetzen. Ein aktuelles Urteil des
Landessozialgerichts Baden-Württemberg (LSG) vom 25. Mai 2023 (L 7 BA
2862/20) unterstreicht die Bedeutung dieser doppelten Prüfung.
Kernpunkte des Urteils
Verjährungsfrist: Ansprüche auf
Sozialversicherungsbeiträge verjähren normalerweise nach vier
Jahren. Bei Vorsatz verlängert sich diese Frist jedoch auf 30 Jahre.
Bedingter Vorsatz: Das LSG sah in dem vorliegenden
Fall einen bedingten Vorsatz zur Vorenthaltung von
Sozialversicherungsbeiträgen. Dies wurde daraus abgeleitet, dass das
Unternehmen keine sozialversicherungsrechtliche Auswertung des
Lohnsteuer-Prüfberichts bzw. des Lohnsteuer-Haftungsbescheides
vorgenommen hatte.
Wichtigkeit der Auswertung: Das Gericht betonte,
dass die Ergebnisse der Lohnsteuer-Außenprüfung ausführlich
diskutiert wurden, was die sozialversicherungsrechtlichen
Konsequenzen hätte offensichtlich machen müssen.
Verantwortung des Unternehmens: Die Verantwortung
für die Nichtabführung der Sozialversicherungsbeiträge kann nicht
einfach auf Bürokräfte oder ehemalige Geschäftsführer abgewälzt
werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass rechtserhebliche
Informationen von den Entscheidungsträgern wahrgenommen werden.
Praxistipp
Unternehmen sollten die Ergebnisse von Lohnsteuer-Außenprüfungen immer auch
im Hinblick auf ihre sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen
analysieren. Dies ist besonders wichtig, da Lohnsteuer-Haftungsbescheide in
der Regel auch sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Eine Vernachlässigung dieser Pflicht kann zu erheblichen finanziellen
Nachforderungen und Sanktionen führen.
Fazit
Das Urteil des LSG Baden-Württemberg macht deutlich, dass Unternehmen bei
der Handhabung von Lohnsteuer-Außenprüfungen eine doppelte Sorgfaltspflicht
haben. Sie müssen sowohl die steuerrechtlichen als auch die
sozialversicherungsrechtlichen Aspekte berücksichtigen. Eine Missachtung
dieser Pflichten kann als bedingter Vorsatz gewertet werden und zu
langfristigen finanziellen Verpflichtungen führen. Unternehmen sind daher
gut beraten, entsprechende interne Prozesse zu etablieren, um beide Aspekte
adäquat zu behandeln.
Eine steuerliche Betriebsprüfung ist auch nach dem Tod des Geschäftsinhabers zulässig
Das Urteil des Hessischen Finanzgerichts (Az. 8 K 816/20) vom 10. Mai 2023
stellt klar, dass die Durchführung einer steuerlichen Betriebsprüfung auch
nach dem Tod des Geschäftsinhabers zulässig ist. Diese Entscheidung
unterstreicht die Fortführung der steuerlichen Pflichten und Rechte auf die
Erben, unabhängig davon, ob der Betrieb weitergeführt wird oder nicht. Hier
sind einige Schlüsselpunkte und deren Bedeutung für Erben und die
steuerliche Praxis:
Schlüsselpunkte des Urteils:
Fortführung der steuerlichen Pflichten auf die Erben
: Mit dem Tod des Betriebsinhabers gehen alle steuerlichen Pflichten
auf die Erben über. Dies schließt die Duldung einer Betriebsprüfung
für zurückliegende Besteuerungszeiträume ein.
Zulässigkeit der Betriebsprüfung unabhängig von der
Betriebsfortführung
: Die Entscheidung des Gerichts macht deutlich, dass eine
Betriebsprüfung auch dann zulässig ist, wenn der Betrieb nach dem
Tod des Inhabers von den Erben nicht weitergeführt wird.
Bedeutung der Außenprüfung: Die Außenprüfung dient
der Überprüfung der Richtigkeit der Buchführung und der selbst
ermittelten Steuerhöhe. Sie ist ein wichtiges Instrument zur
Sicherstellung der Steuergerechtigkeit und -gleichheit.
Unmaßgeblichkeit der Betriebseinstellung für die
Prüfungszulässigkeit
: Das Gericht stellt klar, dass eine spätere Betriebseinstellung die
Zulässigkeit einer Betriebsprüfung für zurückliegende Zeiträume, in
denen der Betrieb existierte, nicht beeinflusst.
Umgang mit Informations- und Dokumentationslücken:
Mögliche Schwierigkeiten, bestimmte Auskünfte zu erteilen oder
Unterlagen vorzulegen, beeinflussen nicht die Zulässigkeit der
Außenprüfung. Diese Aspekte gewinnen erst im weiteren
Besteuerungsverfahren an Bedeutung, insbesondere bei der
Beweisführung.
Bedeutung für die Praxis:
Erben müssen sich bewusst sein, dass sie mit der
Erbschaft nicht nur Vermögenswerte, sondern auch steuerliche
Pflichten und potenzielle Verbindlichkeiten übernehmen. Dies
schließt die Kooperation mit den Finanzbehörden im Rahmen von
Betriebsprüfungen ein.
Vorbereitung auf mögliche Betriebsprüfungen: Erben
sollten sich darauf vorbereiten, dass Betriebsprüfungen auch nach
dem Tod des Geschäftsinhabers stattfinden können. Dies kann die
Sicherstellung der Verfügbarkeit von Geschäftsunterlagen und
Buchführungsdaten umfassen.
Beratung durch Fachleute: Angesichts der
Komplexität der Materie und der potenziellen Konsequenzen einer
Betriebsprüfung ist es ratsam, frühzeitig fachkundige Beratung,
beispielsweise durch Steuerberater oder Rechtsanwälte, in Anspruch
zu nehmen.
Transparenz und Kooperation: Um mögliche Konflikte
und Missverständnisse mit den Finanzbehörden zu vermeiden, sollten
Erben eine transparente und kooperative Haltung einnehmen.
Das Urteil und die daraus resultierenden Pflichten für die Erben
verdeutlichen die Notwendigkeit einer sorgfältigen Planung und Beratung im
Erbfall, insbesondere wenn ein Betrieb Teil des Nachlasses ist.
Betriebsprüfung nach Erbfall: Erben müssen Auskunft geben
Erben eines verstorbenen Unternehmers müssen auch dann eine Betriebsprüfung
für den Betrieb des Erblassers dulden, wenn sie den Betrieb selbst nicht
weiterführen. Dies entschied das Hessische Finanzgericht (Az.: 8 K 816/20)
und bestätigte damit die Auffassung der Finanzverwaltung.
Hintergrund des Falls
Im vorliegenden Fall waren die beiden Söhne eines verstorbenen
Bauunternehmers Miterben geworden. Sie führten den Betrieb des Vaters jedoch
nicht weiter. Das Finanzamt ordnete dennoch eine Betriebsprüfung für mehrere
zurückliegende Jahre an. Hiergegen legten die Söhne Einspruch ein. Sie
argumentierten, dass eine Betriebsprüfung nur zulässig sei, wenn der Inhaber
selbst Auskünfte zu der betrieblichen Tätigkeit geben könne und der Betrieb
noch existiere.
Entscheidung des Hessischen Finanzgerichts
Das Hessische Finanzgericht wies den Einspruch der Söhne zurück. Die Richter
begründeten ihre Entscheidung damit, dass die Steuerpflicht und damit auch
die Verpflichtung zur Duldung einer Betriebsprüfung auf die Erben übergeht.
Dies gelte auch dann, wenn die Erben den Betrieb nicht weiterführten.
Das Gericht führte weiter aus, dass eine Betriebsprüfung auch dann zulässig
ist, wenn der Unternehmer verstorben ist. Denn die Betriebsprüfung diene
dazu, die Richtigkeit der Steuererklärungen des Unternehmers zu überprüfen.
Dies sei auch nach dem Tod des Unternehmers möglich, da die Erben
verpflichtet seien, die Unterlagen des Erblassers zur Verfügung zu stellen.
Revision beim Bundesfinanzhof
Gegen die Entscheidung des Hessischen Finanzgerichts haben die Söhne
Revision beim Bundesfinanzhof (Az.: X B 73/23) eingelegt. Der
Bundesfinanzhof wird nun entscheiden, ob die Erben zu Recht zur Duldung der
Betriebsprüfung verpflichtet wurden.
Fazit
Die Entscheidung des Hessischen Finanzgerichts hat weitreichende Folgen für
Erben von Unternehmern. Erben müssen damit rechnen, dass auch nach dem Tod
des Unternehmers eine Betriebsprüfung durchgeführt werden kann. Sie sollten
sich daher frühzeitig mit den möglichen Folgen einer Betriebsprüfung
vertraut machen und gegebenenfalls einen Steuerberater hinzuziehen.
Steuertipp: Damit der Betriebprüfer nicht die Kasse verwirft und somit ein Mehrergebnis zu Steuernachzahlungen führt: Siehe Kassenbuch richtig führen
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