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Fahrtenbuch: Besprochene Kassetten und Excel-Tabellen sind nicht ordnungsgemäß

Fahrtenbuch: Besprochene Kassetten und Excel-Tabellen sind nicht ordnungsgemäß

Hält ein Steuerpflichtiger seine Fahrten auf Kassetten fest und werden diese anschließend in Excel-Tabellen übertragen, sind die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht erfüllt.

Hintergrund

Der Kläger bekam von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt, den er auch privat nutzen durfte. Das Fahrtenbuch führte der Kläger in Form eines Diktiergeräts. Der Kläger diktiert zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum sowie den km-Stand und am Ende der Fahrt den km-Stand. Diese Ansagen werden anschließend zweimal wöchentlich in Excel-Dateien übertragen. Die Blätter werden aufbewahrt und am Jahresende gebunden. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung war der Prüfer der Auffassung, dass weder die besprochenen Kassetten noch die Excel-Tabellen die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllen, und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der 1 %-Regelung.

Entscheidung

Auch das Finanzgericht hält das diktierte Fahrtenbuch nicht für ordnungsgemäß. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Die Excel-Tabellen erfüllen die Anforderungen an ein Fahrtenbuch bereits deshalb nicht, weil sie das ganze Jahr über als lose Blätter gesammelt und erst am Jahresende gebunden werden. Außerdem sind sie jederzeit änderbar.

Die vom Kläger besprochenen Kassetten stellen ebenfalls kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar, weil auch sie jederzeit änderbar sind.

Diktiergerät und Excel-Tabelle: Kann damit ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden?

Diktiergerät und Excel-Tabelle: Kann damit ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden?

Mitarbeiter, die einen Firmenwagen privat nutzen dürfen, können den damit verbundenen geldwerten Vorteil nach der 1 %-Regelung oder der Fahrtenbuchmethode berechnen. Bei der Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuchs gelten allerdings besonders strenge Regeln, wie ein aktuelles Urteil mal wieder zeigt.

Hintergrund

Der Kläger führte sein Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts. Dabei diktierte er zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den Kilometerstand. Unterwegs sprach er besondere Vorkommnisse (z. B. Staus, Straßensperrungen oder Umleitungen) und am Ende wiederum den Kilometerstand auf das Gerät. Während der Eingaben lief das Radio, nach Angaben des Klägers, um seine Angaben zu untermauern. Die Ansagen auf dem Band wurden von seiner Sekretärin im Durchschnitt zweimal wöchentlich in Excel-Dateien übertragen. Die Blätter wurden aufbewahrt und am Jahresende jeweils gebunden. Die Bänder wurden ebenfalls aufbewahrt und nicht überspielt. Der Lohnsteuer-Außenprüfer erkannte das Fahrtenbuch jedoch nicht an und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der 1 %-Regelung.

Entscheidung

Die hiergegen gerichtete Klage beim Finanzgericht hatte keinen Erfolg. Das Fahrtenbuch, dessen Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen ist, sind nach dem Urteil die einzelnen vom Kläger im Pkw besprochenen Kassetten und nicht die Excel-Tabellen. Denn letztere können jederzeit geändert werden. Die besprochenen Kassetten stellen aber kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar. Sie sind jederzeit änderbar. Jedes einzelne Band kann komplett neu besprochen werden und sie sind nicht gegen Verlust gesichert. Zudem ist nach Auffassung der Richter nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder „eins zu eins“ in die Excel-Tabellen übertragen wurden.

Nach Auffassung des Gerichts ist ein nicht handschriftliches, sondern ein mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.

Elektronisches Fahrtenbuch: Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen sein

Elektronisches Fahrtenbuch: Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen sein

Ein mittels Computerprogramm erstelltes Fahrtenbuch wird steuerlich nicht anerkannt, wenn die Daten nachträglich ohne Dokumentation verändert werden können und zudem der Zeitpunkt der Fahrtenbucheinträge nicht erkennbar ist.

Hintergrund

Ein selbstständiger Apotheker ermittelte den privaten Nutzungsanteil seines betrieblichen Pkw in den Jahren 2006 bis 2008 durch ein elektronisches Fahrtenbuch. Das Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch aber steuerlich nicht an und ermittelte den privaten Nutzungswert des Fahrzeugs nach der teureren 1-%-Regelung. Denn bei einer Außenprüfung hatte sich gezeigt, dass die genutzte Fahrtenbuchsoftware es ermöglichte, die Daten im Nachhinein zu bearbeiten, ohne dass die Änderungen später nachvollzogen werden konnten.

Entscheidung

Zu klären war die Frage, ob die genutzte Fahrtenbuchsoftware nachträgliche Änderungen an den eingegebenen Daten ausschloss oder aber zumindest hinreichend dokumentierte, wie es die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch verlangen. Der vom Finanzgericht beauftragte Sachverständige kam zu dem Ergebnis, dass in der geprüften Version durch einen Datenbank-Direktzugriff mit einem geeigneten Programm durchaus nicht dokumentierte Manipulationen möglich sind. Des Weiteren demonstrierte der Betriebsprüfer dem Gericht in der mündlichen Verhandlung, wie Manipulationen in der älteren Programmversion auch ohne Datenbankdirektzugriff möglich waren. Der Prüfer führte insbesondere vor, dass das Programm selbst im „finanzamtssicheren“ Modus diverse Änderungen über einen Datenexport nach MS Excel und einen Rückimport ermöglichte.

Das Finanzgericht entschied deshalb, dass das Finanzamt das elektronische Fahrtenbuch zu Recht nicht anerkannt hatte. Aufgrund der Demonstration der Software durch den Prüfer und den ergänzenden Angaben des Sachverständigen stand zur Überzeugung des Gerichts fest, dass die vom Apotheker verwendete Programmversion auch ohne Datenbankdirektzugriff undokumentierte Änderungen zuließ und zudem den Zeitpunkt der Fahrtenbucheinträge nicht wiedergab, sodass die Software nicht den Anforderungen des Bundesfinanzhofs an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch entsprach.

Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs

OFD Rheinland, 18.2.2013, Kurzinformation LSt-Außendienst Nr. 2/2013

Elektronische Fahrtenbücher bzw. elektronische Fahrtenbuchprogramme werden von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen. Eine derartige Zertifizierung/Zulassung könnte sich auch immer nur auf eine bestimmte Programmversion beziehen, weil bei einer Versionsänderung zertifizierungs-/zulassungsschädliche Änderungen nicht ausgeschlossen werden könnten.

Selbst wenn die technischen Voraussetzungen für die Führung eines ordnungsgemäßen elektronischen Fahrtenbuchs erfüllt werden, setzt die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs als ordnungsgemäß auch voraus, dass die Hard- und Software ordnungsgemäß bedient werden und das Fahrtenbuch hinterher alle von der BFH-Rechtsprechung und der Finanzverwaltung – insbesondere in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR – geforderten Angaben enthält.

Die Prüfung, ob ein elektronisches Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anzuerkennen ist, kann deshalb immer nur für den jeweiligen Einzelfall erfolgen.

Im Urteil vom 1.3.2012, VI R 33/10 (BStBl 2012 II S. 505) führt der BFH aus:

„Der gesetzlich nicht weiter bestimmte Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs im Sinne des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG ist durch die Rechtsprechung des BFH dahingehend präzisiert worden, dass nach dem Wortlaut sowie Sinn und Zweck der Regelung die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Hierfür hat es neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufzuführen. (…) Dementsprechend müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen. Besteht allerdings eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammengefassten Eintragung verbunden werden. Dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind. Wenn jedoch der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen wird, stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist (…).”

In H 8.1 (9–10) „Elektronisches Fahrtenbuch” LStH heißt es:

„Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden (…).”

Der erste Leitsatz des BFH-Urteils vom 16.11.2005, VI R 64/04 (BStBl 2006 II S. 410) lautet:

„Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.”

Die eindeutige Kennzeichnung einer geänderten Eingabe sowohl in der Anzeige des elektronischen Fahrtenbuchs am Bildschirm als auch in seinem Ausdruck ist unverzichtbare Voraussetzung für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit gegeben. Es muss darüber hinaus auch sichergestellt sein, dass die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für ein Fahrtenbuch unveränderlich aufbewahrt und (ggf. wieder unverändert) lesbar gemacht werden können. Bei eventuellen Änderungen müssen die Änderungshistorie mit Änderungsdatum/-daten und (jeweils) ursprünglichem Inhalt ersichtlich sein. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.

Bestehen außersteuerliche oder steuerliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten und sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden (z.B. elektronisches Fahrtenbuch), so hat die Finanzverwaltung ein Datenzugriffsrecht auf diese digitalen Unterlagen (§ 147 Abs. 6 AO). Besteht ein Datenzugriffsrecht auf ein elektronisches Fahrtenbuch, muss auch die maschinelle Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten nach § 147 Abs. 2 AO gewährleistet sein.

Zu der Frage, ob ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, zeitnah geführt ist, wenn der Fahrer den Fahrtanlass erst nachträglich in einem Webportal einträgt, ist dem Anbieter eines elektronischen Fahrtenbuchprogramms auf dessen Anfragen vom BMF mit Schreiben vom 27.10. und 7.12. 2011 mitgeteilt worden: „Die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder betrachten bei einem elektronischen Fahrtenbuch die nachträgliche Eintragung des Fahrtzwecks in einem Webportal als zulässig. Dabei müssen die Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webportal dokumentiert sein.” „Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.”

Nach R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 4 LStR genügen für Privatfahrten jeweils Kilometerangaben. Die Angabe des Datums ist also bei Privatfahrten – im Gegensatz zu beruflichen Fahrten – nicht vorgesehen. Da die beruflich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken gesondert und laufend im Fahrtenbuch nachzuweisen sind (Hinweis auf R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 2 LStR), ergeben sich die Daten der Privatfahrten (zumindest der Zeitraum) regelmäßig aus dem Zusammenhang der Eintragungen. Nur wenn die privat zurückgelegten Fahrtstrecken im fortlaufenden Zusammenhang der durchgeführten Fahrten im Fahrtenbuch nachgewiesen werden, können die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes elektronisches Fahrtenbuch erfüllt werden. Das gilt auch z.B. für das Ausschalten des GPS-Moduls des Bordcomputers.

Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand des Fahrzeugs grundsätzlich unbedenklich. Allerdings sollte der tatsächliche Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand dokumentiert werden.

Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Kernproblem

Der geldwerte Vorteil für die private Nutzung eines vom Arbeitgeber überlassenen Dienstwagens ist der Höhe nach mit der 1 %-Regelung zu bewerten, sofern nicht das Verhältnis der privaten Fahrten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen wird. Der gesetzlich nicht weiter bestimmte Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) präzisiert worden. In der Praxis ergeben sich aber dennoch immer wieder Meinungsverschiedenheiten, denn lediglich kleinere Mängel reichen noch nicht aus, um das Fahrtenbuch zu verwerfen.

Sachverhalt

Der Geschäftsführer einer GmbH führte für den ihm überlassenen Dienstwagen ein Fahrtenbuch. Dieses Buch enthielt allerdings neben dem jeweiligen Datum hinsichtlich der Fahrtziele zumeist nur Straßennamen, gelegentlich auch die Namen von Kunden oder Angaben zum Zweck der Fahrt (z. B. Tanken), außerdem den Kilometerstand nach Beendigung der Fahrt und die jeweils gefahrenen Tageskilometer. Nach einer Überprüfung durch das Finanzamt ergänzte der Geschäftsführer das Fahrtenbuch nachträglich durch eine Auflistung, die er mit Hilfe seines handschriftlich geführten Tageskalenders erstellt hatte. Die Auflistung enthielt alle bisher durch die Rechtsprechung verlangten Angaben wie Datum, Standort und Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt sowie den Grund und das Ziel der Fahrt. Während das Finanzamt das Fahrtenbuch weiterhin als nicht ordnungsgemäß beurteilte, hielt das Finanzgericht die Kombination aus handschriftlich in einem geschlossenen Buch eingetragenen Daten und der per Computerdatei erstellten erläuternden Auflistung für ausreichend. Die Revision des Finanzamts entschied jetzt der BFH.

Entscheidung

Der BFH verwarf das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß und hält damit an seiner Rechtsprechung fest, dass insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten auszuweisen sind. Dem sei nicht entsprochen, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden. Bei dieser Art der Aufzeichnung wären weder Vollständigkeit noch Richtigkeit der Eintragungen gewährleistet. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügten allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergebe oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von nicht mehr ergänzungsbedürftigen Unterlagen ermitteln ließe.

Konsequenz

Der BFH beharrt auf seiner peniblen Betrachtungsweise und lässt nur wenige Fehler bei der Führung des Fahrtenbuchs zu (wie in einer früheren Entscheidung: 3 kleinere Mängel innerhalb von 4 Jahren, z. B. fehlender Eintrag einer Fahrt zur Tankstelle, stehen der Anerkennung nicht entgegen).