Fahrtenbuch: Besprochene Kassetten und Excel-Tabellen sind nicht ordnungsgemäß

Fahrtenbuch: Besprochene Kassetten und Excel-Tabellen sind nicht ordnungsgemäß

Hält ein Steuerpflichtiger seine Fahrten auf Kassetten fest und werden diese anschließend in Excel-Tabellen übertragen, sind die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht erfüllt.

Hintergrund

Der Kläger bekam von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt, den er auch privat nutzen durfte. Das Fahrtenbuch führte der Kläger in Form eines Diktiergeräts. Der Kläger diktiert zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum sowie den km-Stand und am Ende der Fahrt den km-Stand. Diese Ansagen werden anschließend zweimal wöchentlich in Excel-Dateien übertragen. Die Blätter werden aufbewahrt und am Jahresende gebunden. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung war der Prüfer der Auffassung, dass weder die besprochenen Kassetten noch die Excel-Tabellen die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllen, und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der 1 %-Regelung.

Entscheidung

Auch das Finanzgericht hält das diktierte Fahrtenbuch nicht für ordnungsgemäß. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Die Excel-Tabellen erfüllen die Anforderungen an ein Fahrtenbuch bereits deshalb nicht, weil sie das ganze Jahr über als lose Blätter gesammelt und erst am Jahresende gebunden werden. Außerdem sind sie jederzeit änderbar.

Die vom Kläger besprochenen Kassetten stellen ebenfalls kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar, weil auch sie jederzeit änderbar sind.