Die Digitalisierung hat die Betriebsprüfung verändert – und zwar grundlegend. Seit 2023 gelten neue Spielregeln, die für viele Unternehmen mehr Transparenz, aber auch mehr Pflichten bedeuten. Wer sich nicht vorbereitet, riskiert hohe Bußgelder und unnötige Konflikte mit der Finanzverwaltung.
In diesem Beitrag zeigen wir, was sich durch die digitale Betriebsprüfung konkret geändert hat, wo die Risiken liegen – und wie Sie Ihr Unternehmen rechtssicher und zukunftsfähig aufstellen.
📘 Rechtliche Grundlagen: Was steckt dahinter?
Die digitale Betriebsprüfung basiert auf mehreren gesetzlichen Neuregelungen:
- §§ 146, 147, 200 AO: Diese regeln die Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung und die Aufbewahrungspflichten digitaler Unterlagen.
- § 147 Abs. 6 und 7 AO (neu): Definiert die Modalitäten des Datenzugriffs noch genauer.
- GoBD: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in digitaler Form – die zentrale Richtschnur für Ihre Buchhaltung.
- § 146a AO: Regelt elektronische Kassensysteme mit TSE (technischer Sicherheitseinrichtung).
- Cloud-Lösungen: Auch Cloud-Dienste unterliegen der GoBD, vor allem hinsichtlich Zugriff, Nachvollziehbarkeit und Dokumentation.
🔎 Was prüft das Finanzamt jetzt digital?
1. Zugriff auf Ihre Daten
Die Finanzverwaltung darf wählen:
- Direkter Zugriff auf Ihre Systeme
- Mittelbarer Zugriff (z. B. durch Auswertungen)
- Übergabe per Datenträger oder digitalem Export
Wichtig: Sie müssen steuerrelevante Daten trennbar und exportierbar halten. Mischbestände (z. B. in der Cloud) führen zu Rückfragen – und im schlimmsten Fall zu Sanktionen.
2. Elektronische Kassendaten
Betriebe mit Kassensystemen brauchen seit 2020 eine zertifizierte TSE – ab 2023 ist sie Prüfungsstandard. Daten müssen über die DSFinV-K-Schnittstelle auslesbar sein.
3. Verfahrensdokumentation
Ein Muss! Die Finanzverwaltung prüft:
- Wie erfassen Sie Daten?
- Wie werden Belege verarbeitet, archiviert und gesichert?
- Wer hat Zugriff, wie sind die Prozesse dokumentiert?
Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie veraltet, kann das zu Sicherheitszuschlägen führen.
⚠️ Praxisprobleme: Wo es häufig hakt
- Systemwechsel ohne Datenmigration
→ Lösung: Frühzeitige Planung, Testzugänge, Alt-Datenarchiv - Fehlende Dokumentation der Buchhaltungssoftware
→ Lösung: GoBD-konforme Verfahrensbeschreibung hinterlegen - Verlust von Kassendaten durch defekte Hardware
→ Lösung: Backup-Strategie und regelmäßige Protokollkontrollen - Datenschutz vs. Steuerzugriff
→ Lösung: Strikte Trennung steuerrelevanter und personenbezogener Daten
🚀 Neu seit 2023: Digital, schneller, näher am Echtzeitgeschäft
- Digitale Prüfungsbesprechungen per Videokonferenz sind jetzt zulässig.
- Zeitnahe Betriebsprüfung: Das Finanzamt will näher am aktuellen Wirtschaftsjahr prüfen – mit Teilabschlussbescheiden und Vorabanforderungen.
- Kooperation möglich: Unternehmen können mit der Finanzverwaltung Prüfungsschwerpunkte vereinbaren – ideal für planbare Prüfungen.
✅ Handlungsempfehlungen für Unternehmen
- Verfahrensdokumentation aktualisieren
– Inklusive Cloud-Nutzung, Kassenführung und Buchhaltungsprozesse - Systeme prüfen und vorbereiten
– Unterstützt Ihre Software den Datenexport (z. B. IDEA, DSFinV-K)? - Interne Schulungen durchführen
– Besonders für Buchhaltung, IT und Kassenpersonal - Tax-Compliance-System einführen
– Wer haftet im Zweifel? Besser frühzeitig klare Verantwortlichkeiten schaffen - Frühzeitige Kommunikation mit dem Finanzamt suchen
– Vorabfragen und Kooperationsvereinbarungen helfen, Konflikte zu vermeiden
🧾 Fazit: Chancen nutzen, Risiken vermeiden
Die digitale Betriebsprüfung ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist Realität. Doch wer vorbereitet ist, profitiert: Von effizienteren Abläufen, klareren Verantwortlichkeiten und einem verbesserten Verhältnis zur Finanzverwaltung.
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