Wer im Jahr 2025 ein gemischt genutztes Wirtschaftsgut – etwa einen Pkw – anschafft, muss sich frühzeitig Gedanken über die steuerliche Zuordnung machen. Denn wer die Entscheidung zum Betriebsvermögen zu spät trifft, läuft Gefahr, den Vorsteuerabzug unwiderruflich zu verlieren.

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Warum die Zuordnungsentscheidung so wichtig ist

Bei Wirtschaftsgütern, die sowohl privat als auch betrieblich genutzt werden, verlangt die Finanzverwaltung eine klare Entscheidung: Soll das Gut ganz oder teilweise dem Betriebsvermögen zugeordnet werden?

Nur wenn diese Entscheidung rechtzeitig dokumentiert und dem Finanzamt mitgeteilt wird, können Sie die anteilige Vorsteuer aus der Anschaffung geltend machen.

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Zwei Wege zur Mitteilung

Sie haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten, die Zuordnungsentscheidung an das Finanzamt zu übermitteln:

1. Variante 1: Meldung der Vorsteuer bereits in der Umsatzsteuervoranmeldung des Anschaffungs- oder Herstellungsmonats.
2. Variante 2: Nachholung mit der Umsatzsteuerjahreserklärung.

Achtung Steuerfalle!

Entscheiden Sie sich für Variante 2, müssen Sie die Zuordnung spätestens bis zum Ablauf der gesetzlichen Abgabefrist der Umsatzsteuerjahreserklärung treffen – unabhängig von einer Fristverlängerung.

Für Anschaffungen des Jahres 2025 endet diese Frist am 31.07.2026. Eine verspätete Mitteilung führt dazu, dass kein Vorsteuerabzug mehr möglich ist.

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Praxisbeispiele

Beispiel 1: Versäumte Mitteilung

Ein Unternehmer kauft im August 2025 einen Pkw für 40.000 € zzgl. 7.600 € USt. Da der Wagen nur teilweise betrieblich genutzt wird, verschiebt er die Entscheidung.
Im Juli 2026 reicht der Steuerberater die Umsatzsteuererklärung ein – ohne Zuordnungsentscheidung. Ergebnis: Der Vorsteuerabzug von 7.600 € ist verloren.

Beispiel 2: Fristverlängerung hilft nicht

Der gleiche Sachverhalt, diesmal mit rechtzeitigem Hinweis an den Steuerberater. Dieser beantragt eine Fristverlängerung bis zum 28.02.2027.
Trotzdem geht der Vorsteuerabzug verloren – denn die Zuordnungsentscheidung hätte bis zum 31.07.2026 getroffen werden müssen.

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Unterschied zu § 15a UStG

• Zuordnungsentscheidung (§ 15 UStG): Betrifft den Zeitpunkt der Anschaffung/Herstellung. Sie entscheidet über den erstmaligen Vorsteuerabzug.
• Vorsteuerberichtigung (§ 15a UStG): Greift erst nach der Zuordnungsentscheidung, wenn sich die Nutzung ändert (5 Jahre bei beweglichen, 10 Jahre bei unbeweglichen Wirtschaftsgütern).

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So vermeiden Sie die Steuerfalle

👉 Unser Praxistipp: Nutzen Sie immer Variante 1.

• Treffen Sie die Zuordnungsentscheidung bereits im Anschaffungsmonat.
• Melden Sie die Vorsteuer anteilig in der Umsatzsteuervoranmeldung an.
• Korrigieren Sie ggf. später mit der Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG.

So stellen Sie sicher, dass Ihnen der Vorsteuerabzug nicht verloren geht.

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Fazit

Die richtige und vor allem rechtzeitige Zuordnung von gemischt genutzten Wirtschaftsgütern ist entscheidend, um steuerliche Nachteile zu vermeiden. Verzögerungen oder vergessene Mitteilungen können mehrere tausend Euro kosten.

Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Investitionen steuerlich optimal zu gestalten und diese Steuerfalle sicher zu umgehen.

In nahezu jedem Unternehmen sind geringfügig entlohnte oder kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer anzutreffen – vom Aushilfsjob bis zur saisonalen Erntehilfe. Diese Beschäftigungsverhältnisse unterliegen jedoch besonderen sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Regelungen. Fehler bei der Beurteilung oder Dokumentation führen schnell zu erheblichen Beitrags- und Steuernachforderungen – ein Risiko, das Unternehmen und Berater gleichermaßen betrifft.

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Themen, die aktuell in der Praxis besonders relevant sind.

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1. Geringfügig entlohnte Beschäftigungen (Minijobs)

Dynamische Geringfügigkeitsgrenze

Seit Einführung der dynamischen Grenze orientiert sich der Minijob am gesetzlichen Mindestlohn. Mit der Erhöhung des Mindestlohns ab dem 01.01.2025 steigt auch die Geringfügigkeitsgrenze. Arbeitgeber müssen daher regelmäßig prüfen, ob das vereinbarte Arbeitsentgelt die zulässige Grenze überschreitet.

Regelmäßiges Arbeitsentgelt – was zählt?

Zur Beurteilung, ob die Grenze eingehalten wird, sind sämtliche laufenden Entgeltbestandteile zu berücksichtigen:

• Monats- oder Festgehalt
• schwankende Arbeitsentgelte (z. B. bei flexiblen Arbeitszeiten)
• Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld

Auch steuerfreie Zahlungen oder pauschal versteuerte Entgelte können die Grenze beeinflussen.

Arbeitszeitschwankungen

Selbst wenn ein Arbeitnehmer ein festes Monatsgehalt erhält, können Arbeitszeitschwankungen zur Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze führen. Hier greift die Geringfügigkeitsrichtlinie (aktualisiert am 14.12.2023).

Mehrere Minijobs

Hat ein Arbeitnehmer mehrere Minijobs, werden diese addiert. Überschreitet das Gesamtentgelt die Geringfügigkeitsgrenze, liegt kein Minijob mehr vor – mit Folgen für die Sozialversicherungspflicht.

Rentenversicherungspflicht und Befreiung

Minijobber sind grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, können sich jedoch auf Antrag befreien lassen (Option-out-Modell). Arbeitgeber müssen die Anträge dokumentieren und fristgerecht an die Minijobzentrale melden.

Abgaben und Aufzeichnungen

Arbeitgeber zahlen Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung sowie Abgaben an die Umlagekassen. Zusätzlich gelten strenge Aufzeichnungs- und Nachweispflichten nach der Beitragsverfahrensverordnung und dem Mindestlohngesetz.

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2. Kurzfristige Beschäftigungen

Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn sie zeitlich begrenzt ist – unabhängig von der Höhe des Entgelts.

Zeitgrenzen

• Bis Ende 2023: 3 Monate oder 70 Arbeitstage
• Seit 2024: in bestimmten Branchen (z. B. Landwirtschaft) 3 Monate oder 90 Arbeitstage

Hierbei sind Vorbeschäftigungszeiten zu berücksichtigen. Die Minijobzentrale gibt Rückmeldungen zu bestehenden Beschäftigungen.

Wiederholte Beschäftigungen

Mehrfachbeschäftigungen beim gleichen Arbeitgeber können problematisch sein. Die Rechtsprechung des Sozialgerichts Landshut zeigt: Bei wiederholten Verträgen ist genau zu prüfen, ob tatsächlich eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt.

Berufsmäßigkeit

Eine kurzfristige Beschäftigung darf nicht berufsmäßig ausgeübt werden. Maßstab sind die Geringfügigkeitsrichtlinien vom 14.12.2023 sowie aktuelle Rechtsprechung, u. a. des Bayerischen Sozialgerichts zu ausländischen Arbeitnehmern.

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3. Steuerliche Behandlung

• Geringfügig entlohnte Beschäftigungen können pauschal oder individuell versteuert werden.
• Kurzfristige Beschäftigungen sind regelmäßig individuell nach den Lohnsteuermerkmalen des Arbeitnehmers zu versteuern, es sei denn, es greift die Pauschalbesteuerung.

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4. Typische Fehlerquellen in der Praxis

• Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze durch Einmalzahlungen oder schwankende Arbeitszeiten
• Fehlende Dokumentation von Befreiungsanträgen bei der Rentenversicherung
• Nichtbeachtung von Vorbeschäftigungszeiten bei kurzfristigen Beschäftigungen
• Unzureichende Aufzeichnungspflichten nach MiLoG und Beitragsverfahrensverordnung

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Fazit: Rechtssicherheit durch klare Prozesse

Die Beschäftigung geringfügig entlohnter und kurzfristiger Arbeitnehmer ist in der Praxis alltäglich – birgt aber hohes Risiko für Nachforderungen, wenn die Vorgaben nicht sorgfältig beachtet werden.

👉 Unser Tipp für Arbeitgeber:

• Prüfen Sie regelmäßig Entgelte, Arbeitszeiten und Vorbeschäftigungen.
• Dokumentieren Sie Befreiungen und Aufzeichnungen lückenlos.
• Bleiben Sie bei Änderungen (z. B. Mindestlohnerhöhungen) am Ball.

Wir unterstützen Sie gerne bei der korrekten Einordnung und Abrechnung solcher Beschäftigungen – damit Sie rechtssicher handeln und unnötige Nachzahlungen vermeiden.

Die Digitalisierung der Buchführung ist längst kein Zukunftsthema mehr – sie ist gelebte Praxis. Viele von Ihnen arbeiten bereits teilweise digital, andere möchten den Schritt bald gehen. Wir möchten Ihnen zeigen, wie wir Sie dabei aktiv unterstützen, sodass der Übergang nicht zur Hürde, sondern zu einem echten Vorteil für Ihr Unternehmen wird.

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Was bedeutet digitale Buchführung für Sie?

Statt Papierordnern und verspäteten Belegen profitieren Sie künftig von:

• einer gemeinsamen Datenbasis, auf die wir beide jederzeit zugreifen können,
• automatisierten Prozessen, die Routinearbeiten minimieren,
• aktuellen Auswertungen, die Ihnen eine schnelle Entscheidungsgrundlage bieten,
• einer engeren Zusammenarbeit, die uns mehr Raum für Beratung gibt – und Ihnen mehr Sicherheit in der Steuerplanung.

👉 Praxistipp: Sehen Sie die Digitalisierung nicht als „Projekt“, sondern als laufenden Entwicklungsprozess, den Sie gemeinsam mit Ihren Mandanten gestalten.

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Typische Bedenken – und wie wir diese gemeinsam lösen

Uns ist bewusst, dass die Umstellung Fragen und Sorgen aufwerfen kann:

• „Ich bin es gewohnt, mit Papier zu arbeiten.“
  Wir gehen den Weg in kleinen Schritten und passen das Tempo an Ihre Bedürfnisse an.
• „Ich kenne mich technisch nicht gut aus.“
  Keine Sorge – wir bieten Ihnen praxisnahe Schulungen und einfache Anleitungen.
• „Sind meine Daten in der Cloud sicher?“
  Wir setzen auf zertifizierte, sichere Systeme, die höchsten Datenschutzstandards entsprechen.

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Unser Angebot für Sie

Damit die Digitalisierung für Sie reibungslos funktioniert, bieten wir Ihnen:

1. Individuelle Einführungsgespräche – wir analysieren gemeinsam, welche Bereiche sich für den Einstieg eignen.
2. Schulungen & Hilfsmaterialien – in Form von kurzen Videos, Webinaren oder persönlichen Einweisungen.
3. Gemeinsame Prozessdefinition – wir halten schriftlich fest, wer welche Belege wann hochlädt und wie die Kommunikation erfolgt.
4. Stufenweise Umsetzung – auf Wunsch starten wir z. B. nur mit der digitalen Belegübermittlung und bauen den Prozess schrittweise aus.
5. Dauerhafte Unterstützung – durch FAQs, Support-Materialien und regelmäßige Nachschulungen, damit Sie sich sicher fühlen.

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Ihr Vorteil

Mit der digitalen Buchführung sparen Sie Zeit, gewinnen Transparenz über Ihre Zahlen und können schneller Entscheidungen treffen. Gleichzeitig reduzieren wir gemeinsam den administrativen Aufwand und schaffen mehr Raum für die Beratung, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringt.

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Unser Fazit

Die Digitalisierung der Buchführung ist Teamarbeit. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt – vom ersten Einstieg bis zur vollständigen Umsetzung. Gemeinsam machen wir Ihr Unternehmen zukunftssicher und sorgen dafür, dass Sie die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen können.

👉 Sprechen Sie uns einfach an – wir erstellen Ihnen ein individuelles Digitalisierungsangebot, abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse.

Siehe auch https://www.steuerschroeder.de/Buchhaltung.html#Digitalierung.

Mitteilungspflichten nach § 138 Abgabenordnung (AO) betreffen insbesondere Auslandsbeteiligungen, Betriebstätten und bestimmte internationale Vorgänge. Obwohl die Vorschriften schon lange bestehen, werden sie in der Praxis häufig übersehen oder unterschätzt. In Betriebsprüfungen rückt dieser Bereich inzwischen jedoch immer stärker in den Fokus – mit erheblichen Folgen für Unternehmen, wenn Meldungen fehlen.

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Was regelt § 138 AO?

Die Vorschrift verpflichtet Unternehmen und Privatpersonen zur Mitteilung bestimmter Vorgänge an das Finanzamt. Besonders relevant sind folgende Fälle:

• § 138 Abs. 1 AO: Eröffnung eines inländischen Betriebs oder einer Betriebsstätte.
• § 138 Abs. 2 AO (Auslandssachverhalte):
  • Gründung oder Erwerb eines ausländischen Betriebs oder einer Betriebsstätte,
  • Erwerb, Aufgabe oder Veränderung einer Beteiligung an einer ausländischen Personengesellschaft,
  • Erwerb oder Veräußerung von Beteiligungen an ausländischen Kapitalgesellschaften ab 10 % Beteiligung oder 150.000 € Anschaffungskosten,
  • erstmalige Möglichkeit, einen beherrschenden Einfluss auf eine Drittstaat-Gesellschaft auszuüben.

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Fristen und Verfahren

• Die Mitteilung muss mit der Steuererklärung des betreffenden Jahres erfolgen, spätestens aber innerhalb von 14 Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres.
• Die Abgabe erfolgt elektronisch über ELSTER oder schriftlich beim Finanzamt.
• Wichtig: Ein Eintrag in der Steuererklärung ersetzt die formelle Mitteilung nicht.

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Häufige Fehlerquellen in der Praxis

In Betriebsprüfungen fällt immer wieder auf, dass Meldepflichten nicht beachtet werden. Typische Ursachen sind:

• Beteiligungen unter 25 % werden als irrelevant angesehen – tatsächlich gilt die Grenze schon ab 10 %.
• Ausländische Betriebsstätten werden als „inaktiv“ eingestuft und deshalb nicht gemeldet.
• Es wird angenommen, dass die Angaben in der Steuererklärung ausreichend sind – das ist falsch.

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Rechtsfolgen bei Verstößen

Wer seiner Mitteilungspflicht nicht nachkommt, begeht eine Ordnungswidrigkeit nach § 379 AO. Es droht ein Bußgeld von bis zu 25.000 €. In der Praxis fordern die Finanzämter zunächst meist zur Nachmeldung auf, doch spätestens in wiederholten oder vorsätzlichen Fällen kann es teuer werden.

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Empfehlungen für Unternehmen

Damit keine Risiken entstehen, sollten Unternehmen ihre internen Abläufe prüfen und anpassen:

1. Checklisten und Routinen einführen – etwa bei Beteiligungserwerben, Auslandsexpansionen oder Umstrukturierungen.
2. Abstimmung zwischen Buchhaltung, Steuerabteilung und Rechtsabteilung sicherstellen.
3. Zentrale Dokumentation aller Auslandstätigkeiten und Beteiligungen.
4. Regelmäßige Überprüfung bestehender Beteiligungsstrukturen – insbesondere bei wachsenden Unternehmensgruppen oder neuen Investoren.

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Fazit

Die Mitteilungspflichten nach § 138 AO sind kein neues Recht – aber sie werden inzwischen deutlich strenger überwacht. Für Unternehmen bedeutet das: Aufmerksam bleiben, systematische Prozesse schaffen und grenzüberschreitende Vorgänge frühzeitig prüfen. So lassen sich Bußgelder vermeiden und Betriebsprüfungen souverän meistern.

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👉 Praxistipp: Beziehen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater frühzeitig ein, sobald ein Auslandsengagement oder eine neue Beteiligungsstruktur geplant ist. So können Meldepflichten rechtzeitig erkannt und erfüllt werden.

Das Bundesverfassungsgericht (BVerfG) hat am 23. Juli 2025 (Az. 2 BvL 19/14) entschieden, dass die Regelungen zur sogenannten Mindestgewinnbesteuerung rechtmäßig sind. Unternehmen dürfen Verluste somit weiterhin nicht unbegrenzt und sofort mit künftigen Gewinnen verrechnen. Ein Verstoß gegen den Gleichheitsgrundsatz des Grundgesetzes liegt nach Ansicht der Richter nicht vor.

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Der Hintergrund

Seit 2004 gilt:

• Verluste können zeitlich unbegrenzt vorgetragen werden.
• Bis zu einem Sockelbetrag von 1 Mio. Euro dürfen Gewinne vollständig mit Verlustvorträgen verrechnet werden.
• Übersteigt der Gewinn diese Grenze, sind nur 60 % des übersteigenden Betrags mit Verlusten verrechenbar. Der Rest bleibt steuerpflichtig.

Diese Begrenzung wird als Mindestgewinnbesteuerung bezeichnet. Ziel ist, dass trotz hoher Verlustvorträge stets ein Mindestanteil des Gewinns der Besteuerung unterliegt.

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Der konkrete Fall

Eine Kapitalgesellschaft hatte hohe Verluste aufgebaut. Durch sogenannte Umkehreffekte stieg der ausgewiesene Verlustvortrag zwar, ohne dass tatsächlich Liquidität zufloss. Da die Gesellschaft später insolvent wurde, konnten die Verluste nicht mehr genutzt werden.

Der Bundesfinanzhof sah hierin einen möglichen Verstoß gegen das Leistungsfähigkeitsprinzip und legte die Frage dem BVerfG vor.

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Das Urteil des BVerfG

Die Verfassungsrichter erklärten die Regelungen für verfassungsgemäß:

• Typisierung zulässig: Der Gesetzgeber darf aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung pauschale Regeln schaffen, auch wenn diese im Einzelfall nachteilig wirken.
• Sockelbetrag + 60 %-Regel gerechtfertigt: Damit wird eine gleichmäßige und zeitnahe Besteuerung sichergestellt.
• Härtefälle hinnehmbar: Selbst wenn Verlustvorträge – wie im Streitfall – endgültig verloren gehen, begründet dies keinen Verstoß gegen das Grundgesetz.
• Kein Eingriff in Eigentumsrechte: Die Beschränkung der Verlustverrechnung ist verhältnismäßig und verfassungsgemäß.

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Fazit für die Praxis

• Die Mindestgewinnbesteuerung bleibt bestehen.
• Verluste können zwar zeitlich unbegrenzt vorgetragen werden, aber nicht in voller Höhe auf einmal verrechnet werden.
• Unternehmen müssen in ihrer Steuerplanung und Liquiditätsvorschau berücksichtigen, dass stets ein Teil des Gewinns der Besteuerung unterliegt – auch wenn noch Verlustvorträge vorhanden sind.

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👉 Hinweis für Mandanten: Gerade bei größeren Investitionen oder geplanten Restrukturierungen sollte frühzeitig geprüft werden, wie Verlustvorträge in den Folgejahren steuerlich genutzt werden können.

Kernaussage des Urteil BVerfG 27.05.2025 2 BvR 172/24:

Behandelt ein Finanzgericht die Schriftform im Rahmen des Fremdvergleichs wie ein eigenständiges Tatbestandsmerkmal des § 4 Abs. 4 EStG (Betriebsausgaben), verletzt das den allgemeinen Gleichheitssatz des Art. 3 Abs. 1 GG. Entscheidend ist stets eine Gesamtwürdigung aller Umstände.

Einordnung des Falls:
Im Streit standen Anlaufverluste inkl. einer Schadensersatzzahlung (4 Mio. €) zwischen Schwester-Personengesellschaften. Finanzamt und FG versagten den Betriebsausgabenabzug im Wesentlichen mit der Begründung, es habe an schriftlichen Vereinbarungen gefehlt; Beweisanträge zu mündlichen/konkludenten Abreden ließ das FG unberücksichtigt. Das BVerfG hob auf: Die Verselbständigung der Schriftform ist willkürlich, weil sie die gebotene Gesamtwürdigung ersetzt.

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Was bedeutet das für die Praxis?

• Schriftform hilft – ist aber nicht zwingend. Sie ist ein Beweiserleichterungs- und kein Tatbestandsmerkmal.
• Gesamtwürdigung ist Pflicht. Auch mündliche/konkludente Vereinbarungen, gelebte Praxis, Buchungsunterlagen, Korrespondenz, Lieferscheine, Abrechnungen, interne Beschlusslagen u. Ä. sind zu berücksichtigen.
• Behörden & Gerichte dürfen den Abzug nicht allein wegen fehlender Schriftform versagen, ohne die übrigen Indizien zu würdigen.
• Rechtsmittelchancen steigen, wenn Beweisanträge zu tatsächlichen Abreden bislang übergangen wurden.

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Checkliste „Fremdvergleich mit Gesamtwürdigung“

Nutzen Sie diese Liste für Betriebsprüfung und Einspruch/Klage:

1. Leistungsinhalt & Preisbildung
   • Marktkonforme Konditionen? Vergleich mit Drittangeboten/Benchmarks.
2. Durchführung wie unter Fremden
   • Bestellung, Lieferung, Abnahme, Abrechnung, Zahlungsfluss (Timing/Skonto/Mahnwesen).
3. Risikoverteilung
   • Trägt die wirtschaftlich passende Partei das Risiko (z. B. Planungs-/Leistungsrisiken)?
4. Dokumentation (auch ohne Vertrag)
   • E-Mails, Protokolle, Pflichtenhefte, Auftrags-/Projektpläne, Rechnungen, Kostenstellen, Leistungsnachweise.
5. Kontinuität & Plausibilität
   • Übereinstimmung zwischen Plan/Claim und Buchführung; keine abweichenden Cash-Flows über Dritte.
6. Geschäftsgrund & Vorteilsausgleich
   • Wirtschaftliche Motivation (z. B. Schadensausgleich) nachvollziehbar?
7. Verfahrensseite
   • Wurden Beweisanträge gestellt (Zeugen, Urkunden, Sachverständige)? Wurden sie übergangen?

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Do’s & Don’ts

Do:

• Frühzeitig Indizienmappe anlegen (Korrespondenz, Projektakten, Buchungsbelege).
• Im Rechtsbehelf Gesamtwürdigung strukturieren (Checkliste als Gliederung).
• Explizit rügen, wenn das Amt/FG ausschließlich auf Schriftform abstellt.

Don’t:

• Schriftformfetischismus: Kein Abzug allein wegen fehlender Vertragsurkunde akzeptieren.
• Unterlagen „nach Aktenlage“ stehen lassen – Beweisanträge aktiv stellen.

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Praxistipp für Mandanten

• Verträge schriftlich festhalten, wenn möglich – das spart Streit.
• Wo das versäumt wurde: Dokumente nachziehen, gelebte Praxis belegen (E-Mails, Abnahmen, Zahlungsflüsse).
• In gruppeninternen Konstellationen Drittvergleich durch Benchmarks dokumentieren.

Ein Unternehmen muss sicherstellen, dass der Vorsteuerabzug nicht an formalen Fehlern scheitert. Gerade kleine Unachtsamkeiten in Rechnungen können nicht nur den Vorsteuerabzug gefährden, sondern auch zu hohen Zinsrisiken führen. Zwar lassen aktuelle Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen unter bestimmten Voraussetzungen eine rückwirkende Rechnungsberichtigung zu – dennoch bleibt eine sorgfältige Rechnungseingangskontrolle unverzichtbar.

Dieser Beitrag zeigt die häufigsten Praxisprobleme auf und gibt Hinweise für sichere Gestaltungen.

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Kernaussagen

• Rückwirkende Rechnungsberichtigung schützt Leistungsempfänger vor Zinsschäden, setzt aber bestimmte Mindestangaben voraus.
• Alltägliche Geschäftsvorfälle wie Reisekostenweiterbelastungen, Konzernabrechnungen oder Vermietungen bergen umsatzsteuerliche Fallstricke.
• Systematische Rechnungseingangskontrolle ist Pflicht – nicht nur für den Vorsteuerabzug, sondern auch zum Schutz vor Betrugsfällen.

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1. Rückwirkende Rechnungsberichtigung – neue Chancen, klare Hürden

Seit der EuGH- und BFH-Rechtsprechung ist es möglich, eine fehlerhafte Rechnung mit Rückwirkung zu berichtigen. Voraussetzung: Die ursprüngliche Rechnung enthält mindestens Angaben zu

• Leistungsempfänger,
• leistendem Unternehmer,
• Leistungsbeschreibung,
• Nettoentgelt und
• Umsatzsteuerausweis.

Fehlen diese Angaben oder sind sie völlig unbestimmt, ist eine rückwirkende Korrektur ausgeschlossen. Unternehmen sollten daher unverzüglich Rechnungsberichtigungen anfordern, wenn Fehler auffallen.

Praxis-Tipp:
Bereiten Sie standardisierte Textbausteine für Berichtigungsschreiben vor, damit Ihre Buchhaltung schnell reagieren kann.

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2. Typische Praxisprobleme und Fallstricke

a) Weiterbelastung von Reisekosten

Reisekosten sind bei der Weiterberechnung regelmäßig Nebenleistungen zur Hauptleistung und daher mit deren Steuersatz zu versteuern. Ein bloßes „Durchreichen“ der Hotelrechnung führt hier zu falschen Abrechnungen.

b) Verwechslung von Konzerngesellschaften

Rechnungen dürfen nur an den tatsächlichen Leistungsempfänger adressiert sein. Falsch adressierte Rechnungen können den Vorsteuerabzug gefährden – auch wenn es sich nur um einen falschen Rechtsformzusatz handelt.

c) Vermietung durch ausländische Vermieter

Die Finanzverwaltung unterstellt ausländischen Vermietern eine inländische Betriebsstätte. Der EuGH sieht das anders – ein Risiko für gewerbliche Mieter, die auf den Vorsteuerabzug angewiesen sind.

d) Aufsichts- und Beiratsvergütungen

Ob ein Beirat umsatzsteuerlicher Unternehmer ist, hängt von der Vergütungsstruktur ab. Wird Umsatzsteuer zu Unrecht ausgewiesen, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 14c UStG).

e) Geschäftsveräußerung im Ganzen

Bei Asset-Deals droht die Gefahr, dass Umsatzsteuer unberechtigt ausgewiesen wird. In solchen Fällen ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

f) Verspäteter Vorsteuerabzug

Eingangsrechnungen, die verspätet gebucht werden, können den sofortigen Abzug gefährden. Neuere EuGH- und BFH-Rechtsprechung ermöglicht zwar ein „Nachholen“, dennoch ist eine zeitnahe Prüfung unverzichtbar.

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3. Systematische Rechnungseingangskontrolle – Pflichtprogramm für Unternehmen

Eine funktionierende Rechnungseingangskontrolle schützt doppelt: Sie sichert den Vorsteuerabzug und verhindert Betrug durch Scheinrechnungen.

Empfohlene Maßnahmen:

• 3-Way-Match (Abgleich von Bestellung, Lieferung und Rechnung)
• Prüfung der IBAN und Stammdaten im ERP-System
• Nutzung des SEPA-Lastschriftverfahrens für echte Geschäftspartner
• Aufbau eines Umsatzsteuer-Handbuchs für die Einkaufsabteilung

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4. Fazit

Der Vorsteuerabzug ist ein zentrales Liquiditätsinstrument. Formale Fehler auf Eingangsrechnungen sollten nicht dazu führen, dass Unternehmen bares Geld verlieren. Mit einem klaren Kontrollsystem, standardisierten Prozessen und enger Abstimmung zwischen Einkauf, Buchhaltung und Steuerabteilung lassen sich Risiken deutlich reduzieren.

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👉 Praxisempfehlung: Entwickeln Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater ein unternehmensinternes Umsatzsteuer-Handbuch, das typische Geschäftsvorfälle abbildet. So wird die Rechnungskontrolle auch für Nicht-Steuerexperten nachvollziehbar – und der Vorsteuerabzug bleibt gesichert.

Die Digitalisierung macht auch vor den Finanzämtern nicht halt: Die Hessische Finanzverwaltung startet ein Pilotprojekt, bei dem Beschäftigte künftig mit einem eigenen KI-Assistenten arbeiten können. Darauf weist das Hessische Ministerium der Finanzen in einer aktuellen Mitteilung hin.

Welcher KI-Assistent kommt zum Einsatz?

Für das Pilotprojekt wurden 400 Lizenzen des KI-Assistenten „Le Chat“ der Firma Mistral AI für ein Jahr erworben. Dieser bietet ein breites Anwendungsspektrum:

• Bildgenerierung
• Programmierunterstützung
• KI-gestützte Websuche
• Möglichkeit, eigene KI-Agenten für spezifische Tätigkeiten einzurichten

Die Beschäftigten können die Funktionen individuell je nach Arbeitsbereich einsetzen.

Warum eine eigene Lösung für die Finanzverwaltung?

In der Steuerverwaltung wird mit hochsensiblen Daten gearbeitet. Daher gelten besonders hohe Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit. Eine maßgeschneiderte Lösung soll gewährleisten, dass der Einsatz von KI den rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen entspricht.

Nächste Schritte

Das Pilotprojekt läuft in der gesamten Finanzverwaltung (Steuer-, Bau- und Beteiligungsverwaltung). Ziel ist es, umfassende Erkenntnisse über den praktischen Nutzen zu sammeln. Fällt die Erprobung positiv aus, soll der KI-Assistent flächendeckend eingeführt werden.

Bisherige KI-Projekte in Hessen

Hessen zählt zu den Vorreitern beim Einsatz künstlicher Intelligenz in der Steuerverwaltung:

• 2019: Gründung der Forschungsstelle KI im Finanzamt Kassel zur Entwicklung von IT- und KI-Lösungen.
• Einsatz bei der Aufklärung von Steuerkriminalität, z. B. durch Auswertung der Panama Papers oder bei Cum-Cum-Geschäften.
• Grundsteuerreform: Unterstützung durch KI bei der Einspruchsbearbeitung.
• Seit September 2025: eigener KI-Chatbot „Maxi“ zur Beschleunigung der Steuerfallbearbeitung.

Steuer- vs. Finanzverwaltung: Wo liegt der Unterschied?

• Steuerverwaltung: Vollzug der Steuergesetze, v. a. durch Finanzämter und Oberfinanzdirektion.
• Finanzverwaltung: umfasst zusätzlich weitere Behörden im Geschäftsbereich des Finanzministeriums, z. B. den Landesbetrieb Bau und Immobilien Hessen.

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Fazit

Mit dem KI-Pilotprojekt geht Hessen einen weiteren Schritt in Richtung digitale Finanzverwaltung. Der Einsatz von KI soll nicht nur die Arbeit der Finanzbeamten effizienter machen, sondern auch langfristig zu einer schnelleren Bearbeitung für Steuerpflichtige beitragen.

Ab Ende September 2025 können Steuerpflichtige und ihre steuerlichen Vertreter in Thüringen nicht mehr nur Steuerbescheide, sondern auch weitere Schreiben der Finanzämter digital über „Mein ELSTER“ empfangen. Damit geht die Finanzverwaltung einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung.

Welche Dokumente werden digital übermittelt?

Neben Steuerbescheiden können künftig auch folgende Schreiben elektronisch zugestellt werden:

• Nachforderungen von Unterlagen
• Rückfragen zu steuerlichen Sachverhalten
• weitere Mitteilungen der Finanzämter

Für jedes neue Dokument im ELSTER-Konto wird eine gesonderte Benachrichtigungs-E-Mail verschickt.

Vorteile für Steuerpflichtige und Kanzleien

• Zeitersparnis: Postlaufzeiten entfallen, Dokumente stehen sofort digital bereit.
• Effizientere Abläufe: Besonders für Steuerberaterkanzleien wird die Kommunikation schneller und strukturierter.
• Einfachere Rückmeldungen: Nachgeforderte Unterlagen können ebenfalls direkt elektronisch über ELSTER eingereicht werden.

Voraussetzung: Elektronische Einwilligung

Damit die neue digitale Zustellung genutzt werden kann, ist eine aktive Zustimmung im Online-Portal „Mein ELSTER“ erforderlich.

• Die Einwilligung gilt steuerartenübergreifend, bis sie widerrufen oder angepasst wird.
• Eine Änderung ist jederzeit möglich.

Fazit

Mit der erweiterten digitalen Kommunikation modernisieren die Thüringer Finanzämter ihre Abläufe und bieten Steuerpflichtigen wie auch Kanzleien einen echten Mehrwert. Wer die Vorteile nutzen möchte, sollte jetzt prüfen, ob die elektronische Einwilligung im ELSTER-Portal bereits erteilt wurde.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die aktuelle Statistik zur Einspruchsbearbeitung in den Finanzämtern veröffentlicht. Die Zahlen für 2024 zeigen: Das Einspruchsverfahren nach der Abgabenordnung bleibt ein wirksames Korrektiv, bevor es zu gerichtlichen Auseinandersetzungen kommt.

Rechtsweg in Steuersachen – Einspruch als Pflichtschritt

Bevor Steuerpflichtige das Finanzgericht anrufen können, ist in den meisten Fällen ein Einspruch beim Finanzamt erforderlich. Dieses Verfahren gibt der Verwaltung die Chance, die Entscheidung noch einmal zu prüfen. In der Praxis führt das dazu, dass viele Streitigkeiten schon im Einspruchsverfahren erledigt werden – ein Effekt, den man als Filterwirkung bezeichnet.

Weniger Einsprüche im Jahr 2024

• Rückgang um 40,4 % bei den eingelegten Einsprüchen im Vergleich zu 2023.
• Grund: 2023 war die Zahl der Einsprüche aufgrund der Grundsteuerreform stark gestiegen.
• Ende 2024 waren jedoch noch über 10,4 Mio. Einsprüche unerledigt – ein Rekordstand, der überwiegend auf ausgesetzte Verfahren im Zusammenhang mit Musterprozessen zurückzuführen ist.

Wie wurden die Einsprüche erledigt?

Im Jahr 2024 wurden rund 4,1 Mio. Einsprüche abgeschlossen. Die Verteilung zeigt, dass die meisten Verfahren ohne formelle Entscheidung geklärt werden:

• 68,0 % Abhilfe (z. B. weil Steuererklärungen nachgereicht oder Aufwendungen belegt wurden)
• 17,6 % Rücknahme durch Steuerpflichtige
• 12,7 % förmliche Einspruchsentscheidung
• 0,4 % Teil-Einspruchsentscheidungen
• 1,3 % auf andere Weise (z. B. Erledigung durch Änderungsbescheid oder Ablauf einer Außenprüfung)

Klagen weiterhin selten

Nur 1,1 % der erledigten Einsprüche führten im Jahr 2024 zu einer Klage beim Finanzgericht. Die Zahl der Klagen ging weiter zurück:

• 2020: 59.774 Klagen
• 2024: 46.120 Klagen (–2,5 % gegenüber 2023)

Das zeigt, dass der überwiegende Teil der Streitigkeiten bereits außergerichtlich gelöst werden kann.

Fazit

Die Statistik belegt:

• Der Einspruch bleibt ein effektives und schnelles Mittel, um fehlerhafte Bescheide zu korrigieren.
• Nur ein kleiner Bruchteil der Fälle muss vor Gericht geklärt werden.
• Die weiterhin hohe Zahl unerledigter Einsprüche ist vor allem ein Nachhall der Grundsteuerreform.

👉 Tipp für Steuerpflichtige: Wer Zweifel an seinem Steuerbescheid hat, sollte die Einspruchsfrist von einem Monat ernst nehmen und rechtzeitig handeln. Oft lassen sich Fehler im außergerichtlichen Verfahren schnell und ohne Klage beheben.