Steuern & Recht

Neuer BFH-Beschluss bekräftigt die Anforderungen an ein E-Fahrtenbuch

In einem kürzlich ergangenen Beschluss vom 12. Januar 2024 (Aktenzeichen VI B 37/23) hat der Bundesfinanzhof (BFH) die Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher präzisiert und damit eine langanhaltende Unsicherheit in der steuerrechtlichen Praxis adressiert. Der Beschluss unterstreicht, dass nicht jede digitale Aufzeichnung als Fahrtenbuch anerkannt werden kann. Dies hat erhebliche Implikationen für alle, die Fahrtenbücher zur steuerlichen Absetzung von Fahrzeugkosten nutzen möchten.

Kernpunkte des BFH-Beschlusses

1. Geschlossenheit des Fahrtenbuchs:
Ein Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden, um Manipulationen zu vermeiden. Das bedeutet, dass nachträgliche Änderungen entweder technisch ausgeschlossen sein müssen oder ihre Durchführung und Reichweite lückenlos in der Datei selbst dokumentiert und klar erkennbar sein müssen. Dies sichert die Integrität der Daten gegenüber dem Finanzamt.

2. Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher:
Laut BFH ist eine mittels Computerprogramms erzeugte Datei nicht per se ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Es gibt zwei Bedingungen, unter denen eine solche Datei dennoch akzeptiert werden kann:

  • Technische Sicherung gegen Änderungen: Änderungen am Datenbestand dürfen nicht möglich sein, oder
  • Dokumentation und Offenlegung von Änderungen: Sollten Änderungen möglich sein, müssen diese so in der Datei vermerkt werden, dass sie bei gewöhnlicher Einsichtnahme sofort ersichtlich sind.

3. Konsequenzen von nicht konformen Fahrtenbüchern: Wenn die Finanzverwaltung erst zusätzliche Dokumente anfordern muss oder wenn Abfragen bei Dritten (wie dem Systemadministrator) notwendig sind, um die Geschlossenheit des Fahrtenbuchs zu überprüfen, wird das Fahrtenbuch nicht anerkannt. Dies kann zur Folge haben, dass das Fahrzeug nicht mehr als Betriebsausgabe geltend gemacht werden kann, was finanziell spürbare Nachteile mit sich bringt.

Hintergrund des Beschlusses

Dieser Beschluss bestätigt und erweitert die rechtlichen Rahmenbedingungen, die bereits in einem früheren Urteil des BFH vom 16. November 2005 (Az.: VI R 64/04) aufgestellt wurden. In dem aktuellen Beschluss wird besonders die Zulässigkeit von Revisionsverfahren und die strengen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungen thematisiert.

Praktische Tipps für die Führung eines E-Fahrtenbuchs

  • Wahl des richtigen Programms: Wählen Sie ein Fahrtenbuch-Programm, das die Anforderungen des BFH erfüllt. Informieren Sie sich über die technischen Details, insbesondere bezüglich der Handhabung von Dateneingaben und der Protokollierung von Änderungen.
  • Regelmäßige Updates und Backups: Stellen Sie sicher, dass das Programm regelmäßig gewartet und aktualisiert wird. Führen Sie regelmäßige Backups durch, um Datenverlust vorzubeugen.
  • Dokumentation und Einsichtnahme: Halten Sie Dokumente bereit, die eine einfache Einsichtnahme und Verifizierung durch das Finanzamt ermöglichen, ohne dass zusätzliche Nachfragen notwendig sind.

Fazit

Der neue BFH-Beschluss verdeutlicht die strengen Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher. Für Steuerpflichtige bedeutet dies, dass sie sorgfältig überprüfen müssen, ob ihre digitalen Aufzeichnungen den steuerrechtlichen Anforderungen genügen. Ein gut geführtes Fahrtenbuch kann nicht nur steuerliche Vorteile sichern, sondern auch im Falle einer Überprüfung durch das Finanzamt eine solide Rechtfertigung der abgesetzten Betriebsausgaben darstellen.