Steuern & Recht

Stufenweise Einführung der Verpflichtenden Elektronischen Rechnung im B2B-Bereich ab 2025

Einleitung: Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue Ära der Digitalisierung ein: die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im Geschäft-zu-Geschäft (B2B) Bereich. Diese Veränderung, bestätigt durch die Zustimmung des Bundesrats zum Wachstumschancengesetz, verspricht eine effizientere, transparentere und schnellere Abwicklung von Rechnungsprozessen. Hier ein detaillierter Blick auf das, was Unternehmen erwarten sollten.

Definition und Normen: Eine E-Rechnung ist definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, welches eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss dabei der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder in ein solches Format umwandelbar sein, das interoperabel ist. Dies schließt hybride Formate wie ZUGFeRD ein, die sowohl strukturierte Daten als auch ein PDF-Dokument beinhalten.

Rechtliche Neuerungen: Unter der neuen Regelung ist das Einverständnis des Rechnungsempfängers für die elektronische Übermittlung im B2B-Bereich nicht mehr erforderlich, was einen bedeutenden Wandel zur bisherigen Praxis darstellt. Papierrechnungen oder in anderen elektronischen Formaten übermittelte Rechnungen werden als „sonstige Rechnungen“ klassifiziert.

Phasen der Einführung:

  1. Empfangsbereitschaft Ab 2025: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen im vorgeschriebenen strukturierten Format zu empfangen.
  2. Übergangsregelungen bis Ende 2026: Bis zum Ende des Jahres 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt. Diese Regelung gilt auch für sonstige elektronische Rechnungen, die nicht dem EN 16931 Standard entsprechen.
  3. Sonderregelungen für Kleinunternehmer bis 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 € können diese Übergangsregelungen für bis Ende 2027 getätigte Umsätze in Anspruch nehmen.
  4. EDI-Verbindungen bis Ende 2028: Rechnungen, die über bestehende Electronic Data Interchange (EDI) Verbindungen übermittelt werden, dürfen bis Ende 2028 verwendet werden, vorausgesetzt, sie werden anschließend in das vorgeschriebene Format überführt.
  5. Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Fahrausweise sind von diesen Anforderungen ausgenommen.

Zukünftige Entwicklungen: Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) arbeitet bereits eng mit Wirtschaftsverbänden und der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) zusammen, um weitere Details und offene Fragen zu klären. Zusätzlich ist ein elektronisches Meldesystem geplant, das nach den Maßnahmen der EU-Kommission „VAT in the digital age“ voraussichtlich ab 2028 bzw. 2030 für innergemeinschaftliche Umsätze Pflicht wird.

Fazit: Die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ist ein signifikanter Schritt zur Digitalisierung des Rechnungswesens in Deutschland. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Systeme entsprechend anzupassen und sich auf die neuen digitalen Anforderungen vorzubereiten. Dies wird nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Transparenz erhöhen und letztendlich zur Reduktion von Kosten führen.