Die Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch ergeben sich aus der ständigen Rechtsprechung der Finanzgerichte und den Verwaltungsanweisungen der Finanzbehörden in Deutschland. Ein elektronisches Fahrtenbuch dient dazu, die berufliche und private Nutzung eines betrieblichen oder dienstlichen Fahrzeugs zu dokumentieren, um so die steuerliche Absetzbarkeit der Fahrzeugkosten entsprechend den tatsächlichen Nutzungsverhältnissen zu ermöglichen. Die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs durch das Finanzamt setzt voraus, dass es den gleichen Anforderungen genügt wie ein manuell geführtes Fahrtenbuch. Diese Anforderungen sind insbesondere:
- Vollständigkeit: Das Fahrtenbuch muss alle Fahrten lückenlos erfassen. Dazu gehören Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt, das Reiseziel (bei Umwegen auch die Reiseroute), der Reisezweck und der aufgesuchte Geschäftspartner. Für private Fahrten genügt die Angabe „privat“ oder „Wohnung-Arbeitsstätte“.
- Richtigkeit und zeitnahe Erfassung: Die Einträge müssen inhaltlich richtig und zeitnah erfolgen. Das bedeutet, dass die Fahrten zeitnah nach der Durchführung im Fahrtenbuch erfasst werden müssen, um die Glaubwürdigkeit und Genauigkeit der Aufzeichnungen zu gewährleisten.
- Geschlossene Form: Das Fahrtenbuch muss in einer geschlossenen Form geführt werden. Bei einem elektronischen Fahrtenbuch bedeutet dies, dass nachträgliche Veränderungen der Daten erkennbar sein müssen, um Manipulationen auszuschließen. Die Software sollte daher jede Änderung mit Datum und Art der Änderung dokumentieren.
- Automatisierte Aufzeichnung: Viele elektronische Fahrtenbücher bieten die Möglichkeit, Fahrten automatisch über GPS zu erfassen. Wichtig ist, dass auch bei automatisierter Erfassung die oben genannten Anforderungen erfüllt werden und der Nutzer die Möglichkeit hat, die erforderlichen Angaben zum Reisezweck und Geschäftspartner nachzutragen.
- Ausdruck/Export: Das elektronische Fahrtenbuch muss für Prüfungszwecke in einer Form vorliegbar sein, die eine Überprüfung durch das Finanzamt ermöglicht. Dies kann durch Ausdrucke oder durch Export der Daten in einem gängigen Dateiformat erfolgen.
Die Finanzverwaltung prüft elektronische Fahrtenbücher regelmäßig sehr genau. Die Nichtbeachtung der Anforderungen kann dazu führen, dass das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird und die steuerliche Bewertung der Fahrzeugnutzung nach der 1%-Regelung erfolgt, was in der Regel zu einer höheren steuerlichen Belastung führt. Es ist daher ratsam, bei der Auswahl einer Software für das elektronische Fahrtenbuch darauf zu achten, dass diese den steuerrechtlichen Anforderungen entspricht.