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Tipps Kassenbuch führen und kostenlose Excel Vorlage zum Download


 

Die Kassenbuchhaltung ist bei Bargeschäften ein sehr wichtiger Bereich der Buchhaltung: Sie dokumentiert alle Bareinnahmen und Barausgaben eines Unternehmens. Die Anforderungen sind hoch und gelten grundsätzlich auf bei der Einnahmenüberschussrechnung (Siehe auch Kassenbuchführung für die Einnahmenüberschussrechnung). Die Anforderungen sollten genau beachtet werden. Ansonsten drohen hohe Steuernachzahlungen und evtl. sogar Steuerstrafverfahren.


Inhalt:


Sie können gerne unsere kostenlosen Excel-Kassenbuchvorlagen sowie die Vorteile der kostenlosen online Buchhaltung nutzen.


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Kassenbuch richtig führen

Inhalt

I. Bedeutung

II. Wer muss ein Kassenbuch führen?

III. Wie kann ein Kassenbuch geführt werden?

IV. Anforderungen

V. Besonderheiten bei digitalen Kassen

VI. Häufige Fehler

VII. Sanktionen bei Verstößen


Steuertipp:

Führung eines Kassenbuchs

 


 


I. Bedeutung

Das Kassenbuch ist ein zentrales Instrument der Buchführung. Es veranschaulicht alle Bargeschäfte des Unternehmers und ermöglicht so eine Überprüfung der Geschäftstätigkeit. Dies gilt sowohl für die Überprüfung durch die Finanzverwaltung, als auch die Überprüfung durch den Unternehmer selbst. Unabhängig von der Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs ist daher jedem Unternehmer mit Bargeschäften die Kassenbuchführung – für eigene Zwecke – zu empfehlen.

Gerade im Zusammenhang mit dem Kassenbuch gilt der zentrale Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg!“.

Die Finanzverwaltung stellt hohe formale Anforderungen an die Kassenbuchführung. Kommt es zu Beanstandungen, können Einnahmen hinzugeschätzt werden.

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II. Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs hängt zum einen an der Durchführung von Bargeschäften ohne Rechnung, zum andere an der Bilanzierung. Wer eine Bilanz erstellt, muss auch ein Kassenbuch führen. Betroffen sind daher stets:

  • Kaufleute (insb. auch GmbH, UG)
  • Gewerblich Unternehmen
  • Unternehmen mit freiwilliger Bilanzierung
  • Besteht keine Bilanzierungspflicht, muss auch kein Kassenbuch geführt. Daher sind vor allem Freiberufler und kleine gewerbliche Unternehmen von der Kassenbuchführung befreit.

    Hinweis: Sofern keine Pflicht zur Kassenbuchführung besteht, sollte auch tatsächlich keine Führung im Rahmen der Geschäftsunterlagen erfolgen. Kommt es im Rahmen einer Überprüfung der Finanzverwaltung zu Beanstandungen, können auch Fehler im „freiwilligen Kassenbuch“ sanktioniert werden.

    Wird im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung kein Kassenbuch geführt, muss dennoch die Nachvollziehbarkeit der Kassenführung gewährleistet werden. Belege über Ausgaben sind daher chronologisch zu ordnen. Einnahmen sind mindestens nach Tagen in Kassenberichten festzuhalten. Je höher der Barverkehr ist, desto häufiger muss ein aufgezeichneter Abgleich zwischen tatsächlichem und buchmäßigem Kassenbestand erfolgen.

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    III. Wie kann ein Kassenbuch geführt werden?

    Die Art der Kassenbuchführung hängt von der verwendeten Kasse ab. Kommt eine offene Ladenkasse zum Einsatz, muss das Kassenbuch entweder handschriftlich oder mithilfe einer entsprechenden Software geführt werden. Bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse genügt die Aufbewahrung bestimmter Bons. Ein gesondertes klassisches Kassenbuch ist dann entbehrlich.

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    IV. Anforderungen

    1. Beschaffenheit

    Das Kassenbuch muss gebunden sein, also ein Buch im Wortsinn. Es darf nicht möglich sein, einzelne Seiten des Kassenbuchs ohne erkennbare Veränderung zu ersetzen. Üblicherweise werden Kassenbücher mit Durchschlag geführt. Eine Kassenbuchseite kann dann in die Buchführungsunterlagen übernommen werden, während die Durchschläge als Buch gebunden bleiben.

    Ferner muss das Kassenbuch für eine mindestens zehnjährige Archivierungsdauer geeignet sein. Die Lesbarkeit der Einträge ist über den gesamten Archivierungszeitraum sicherzustellen. Zudem sollte das Kassenbuch sicher vor äußeren Einflüssen gelagert werden.

    2. Aufbau

    Ein Kassenbucheintrag muss stets zumindest die folgenden Angaben enthalten:

    • Datum
    • Belegnummer
    • Betrag
    • Leistungsbeschreibung.

    Die Eintragungen sind täglich, spätestens am Folgetag vorzunehmen. Umsatzsteuer muss im Kassenbuch nicht gesondert festgehalten werden; eingetragene Beträge sind stets Bruttobeträge. Das Festhalten des Kassenstands ist bei einzelnen Einträgen entbehrlich. Üblicherweise wird die Summe zum Ende einer Kassenbuchseite oder eines Voranmeldungszeitraums (häufig Monat) eingetragen.

    Im Kassenbuch sind keine Leerzeilen zulässig. Ggf. sind „übrige“ Zeilen auf einer Kassenbuchseite mit der sog. „Buchhalternase“ zu versehen oder anderweitig auszufüllen. Korrekturen müssen durch den Eintragenden abgezeichnet werden. Dabei ist die Lesbarkeit des alten und neuen Eintrags stets zu gewährleisten. Im Zweifelsfall muss die Kassenbuchseite neu angefertigt werden, wobei auch hier die fehlerhafte Seite im Kassenbuch zu archivieren ist.

    Eintragungen im Kassenbuch sind in deutscher Sprache vorzunehmen. Beträge sind als Eurobeträge Cent-genau einzutragen.

    Werden Beträge vergessen, sind diese zwingend nachzutragen (kein „Dazwischenschieben“). Grundsätzlich genügt die Eintragung im Zeitpunkt des Erkennens.

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    V. Besonderheiten bei digitalen Kassen

    Kommt eine elektronische Registrierkasse zum Einsatz, genügt rechtlich die Aufbewahrung der Z-Bons. Werden diese auf Thermopapier gedruckt, sind zur Sicherstellung der dauerhaften Lesbarkeit Kopien der Belege anzufertigen. Weitere Voraussetzung ist, dass eine Bedienungsanleitung, soweit die Programmierdokumentation zum jederzeitigen Zugriff aufbewahrt wird. Die Programmierung ist sorgfältig vorzunehmen. Zu achten ist etwa auf eine korrekt eingestellte Uhrzeit, da u.a. eine Übereinstimmung von Belegerstellung und Ladenöffnungszeiten überprüft wird.

    Wird eine Software verwendet, muss ein geeignetes Programm genutzt werden. Erforderlich ist etwa, dass nachträgliche Änderungen unzulässig sind oder dokumentiert werden. Von der Verwendung einer einfachen Tabellenkalkulation ist nachdrücklich abzuraten.

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    VI. Häufige Fehler

    Kassenbuch: Die 5 gefährlichsten Steuerfallen - und wie Sie sie vermeiden

    Die Fallen im Kassenbuch werden oft unterschätzt. Fehler können zur Folge haben, dass das Finanzamt die Bareinnahmen schätzt - natürlich mit großzügigem Aufschlag. So vermeiden Sie die 5 häufigsten Fehler.


    Bei der Erstellung eines Kassenbuchs besteht eine Vielzahl von Fehlerquellen. Besonders häufig beanstandet die Finanzverwaltung folgende Punkte:

    • Korrekturen: Ein Kassenbuch, das keinerlei Korrekturen enthält, wirkt in aller Regel verdächtig.
    • Kasse / Bank: Oftmals werden Eintragungen zu Bareinzahlungen bzw. -abhebungen bei der Kassenbuchführung vergessen.
    • Private Entnahmen: Gleiches gilt für Zahlungen aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke.
    • Negative Kasse: Der buchmäßige Bestand einer Kasse darf nie negativ sein.
    • Bestandsprüfung: Bei einfachen Ladenkassen sollte regelmäßig (täglich) eine Überprüfung von tatsächlichem und buchmäßigem Kassenbestand vorgenommen werden.

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    VII. Sanktionen bei Verstößen

    Fehler im Kassenbuch werden durch die Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen und (unangemeldeten) Umsatzsteuer-Nachschauen festgestellt. Geringe Verstöße können ohne nachhaltige Konsequenzen bleiben. Wird das Kassenbuch jedoch als ordnungswidrig verworfen, ist die Finanzverwaltung zur Hinzuschätzung von Einnahmen berechtigt. Diese belaufen sich nicht selten auf 10 % der deklarierten Einnahmen.

    Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Rechtsstand: 1. 1. 2014


    Kassenabrechnung

    Firma Muster KG

    von 01/01/14

    bis 31/01/14

    Seite 1

    Datum

    Nr.

    Vorgang

    Einnahme

    Ausgabe

    Bestand

    Übertrag Kassenbestand

    100,00

    01.01.2014

    1

    Blumen (Geschenk)

    10,00

    10.01.2014

    2

    Verkauf Musterware

    20,00

    18.01.2014

    3

    Geschäftsessen

    40,00

    23.01.2014

    4

    Kassenbuch

    5,00

    3,00

    gez. Muster

    Summe

    20,00

    Ausgaben

    55,00

    Kassenbestand

    65,00

    Erstellt

    Geprüft

    Gebucht

    Muster

    Meier

    Schmidt

    Abb.: Muster-Kassenbuchseite


    Kassenführung bei einer „offenen Ladenkasse“

    Inhalt

    I. Funktionsweise

    II. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

    III. Kassenbuch/Kassenbericht

    IV. Zeitnähe und Kassensturzfähigkeit

    V. Auf Excel basierende Kassenberichte

    VI. Auffällige Mängel in Kassenberichten

    VII. Anlage: Muster-Kassenbericht


     

    Steuertipp: Buchführung: Kein Zählprotokoll für eine offene Ladenkasse


    I. Funktionsweise

    Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse, die ohne jegliche technische Unterstützung geführt wird. Der Unternehmer nutzt dabei als Behältnisse für das Bargeld z. B.

    • Schubladen in der Ladentheke,
    • herkömmliche Geldkassetten,
    • Zigarrenkisten oder
    • sonstige Aufbewahrungsutensilien wie Kartons und Schachteln.

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    II. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

    Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Unternehmenslage vermitteln. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und in ihrer Abwicklung verfolgen lassen. Daraus ergibt sich, dass der Kaufmann grundsätzlich jedes Handelsgeschäft einzeln aufzuzeichnen hat, das gilt auch bei Bargeschäften. Erleichterungen gelten nur, wenn diese Einzelaufzeichnungspflicht aufgrund der Art oder aufgrund des Umfangs der Geschäftstätigkeit für den buchführungspflichtigen Kaufmann unzumutbar ist. Zeichnet der Kaufmann aber etwa mittels eines Warenwirtschaftssystems seine Einzelumsätze tatsächlich auf, kann er sich nicht mehr auf die Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnungspflicht auch bei Bargeschäften berufen.

    Nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO sollen die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. Erzielen Unternehmer ihre Erlöse zum überwiegenden Teil aus Bargeschäften, ist das Wort „sollen“ nach Auffassung der Finanzverwaltung als „muss“ zu verstehen.

    Zur rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen (= Tageslosung) dienen täglich zu erstellende Kassenberichte. Sie dokumentieren den tatsächlich ausgezählten Kassenbestand bei Geschäftsschluss auf den Cent genau. Hiervon werden zur Ermittlung der Tagesbareinnahmen der Kassenanfangsbestand (= tatsächlich ausgezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss des Vortages) und die Bareinlagen abgezogen und die im Laufe des Tages getätigten Barausgaben und Barentnahmen hinzugerechnet.

    Sowohl die Barausgaben als auch die Bareinlagen sowie die Barentnahmen sind durch gesonderte Belege nachzuweisen. Werden als Anlage zum Kassenbericht jedoch keine (Eigen-)Belege wie z. B. Quittungen oder andere Dokumente über Privatentnahmen und Privateinlagen beigefügt, handelt es sich nicht um einen rein formellen Mangel, sondern um einen schwer wiegenden Mangel in der Kassenführung. In diesen Fällen droht im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung eine Hinzuschätzung.

    Zusätzlich sollte der Unternehmer – ohne dass dies nach dem HGB oder der AO gesetzlich gefordert wird – ein Zählprotokoll erstellen. Dieses dient als weiterer Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass der Kassenbestand tatsächlich täglich durch eine materielle Bestandsaufnahme aufgenommen wird. In seinem Urteil vom 25. 3. 2015 [1] weist der BFH daraufhin, dass das Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen der offenen Ladenkasse einen gravierenden formellen Mangel darstellt, der schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt.


    Musterzählprotokoll:

    Zählprotokoll Datum:


    als Anlage zum Kassenbericht Nr.


    Scheine


    Anzahl


    Gesamtwert in EURO

    500,00 €

    200,00 €

    100,00 €

    50,00 €

    20,00 €

    10,00 €

    5,00 €

    Summe I:


    Münzen


    Anzahl


    Gesamtwert in EURO

    2,00 €

    1,00 €

    0,50 €

    0,20 €

    0,10 €

    0,05 €

    0,02 €

    0,01 €

    Summe II:

    Gesamtsumme:
    (I. und II.)


    Unterschrift

    Das Zählprotokoll sollte von der Person oder den Personen unterschrieben werden, die auch das Geld gezählt haben. Bei einer offenen Ladenkasse ist es ausreichend, wenn eine summarische Ermittlung der täglichen Kasseneinnahmen aus dem ausgezählten Kassenbestand erfolgt (retrograde Methode).

    Top

     

    III. Kassenbuch oder Kassenbericht

    Unterhält der Unternehmer eine offene Ladenkasse, muss er somit grundsätzlich täglich zum Geschäftsschluss den Inhalt der Kasse exakt zählen. Dies umfasst sowohl Geldscheine als auch Münzgeld, d. h. auch 1-, 2- und 5-Cent Münzen sowie der Wechselgeldbestand müssen gezählt werden. Diesen Bestand muss er schriftlich in einem retrograd aufgebauten Kassenbericht (fortlaufend nummeriert) festhalten. Diese aneinander gereihten Kassenberichte stellen dann auch das Kassenbuch dar. Abschnitt VII. enthält hierzu einen Musterbericht und ein Beispiel.

    Der für die tägliche Bestandsaufnahme notwendige Kassenbericht kann auch nicht durch ein Kassenbuch ersetzt werden, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden, weil das Kassenbuch nicht die rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen dokumentiert, sondern lediglich die rechnerische Entwicklung der Kassenbestände.

    Verwendet der Unternehmer einen progressiv aufgebauten Kassenbericht wie den nachfolgend dargestellten, liegt ein formeller Mangel in der Buchführung vor, der allein aber nicht zu einer Verwerfung der Buchführung und einer Hinzuschätzung führen kann:

    Kassenbericht vom: ___________

    Nr.:

    Kassenbestand am Ende des Vortages:

    zzgl. Einnahmen am heutigen Tage

    • Verkäufe
    • Privateinlagen
    • Sonstige Einnahmen/Einlagen.

    Summe:

    abzüglich Ausgaben am heutigen Tage

    • Wareneinkäufe,
    • Kosten,
    • Sonstiges wie Privatentnahmen, Bankeinzahlungen.

    Bestand bei Geschäftsschluss:

    Unterschrift

    _________

    Bei den progressiv aufgebauten Kassenberichten besteht die Gefahr, dass die bereits um die Ausgaben gekürzten Einnahmen eingetragen werden und somit die Bareinnahmen (= Tageslosung) unzutreffend dargestellt werden. Der Kassenbestand bei Geschäftsschluss stellt sich als rechnerisches Ergebnis und nicht als ausgezählter Bestand dar.

    Top


    IV. Zeitnähe der Aufzeichnungen und Kassensturzfähigkeit

    Die retrograd aufgebauten Kassenberichte sind vom Unternehmer täglich zu führen. Sie dürfen keinesfalls am Ende der Woche oder des Monats z. B. von den Mitarbeitern des Steuerberaters im Rahmen der Buchführungsarbeiten erstellt werden.

    Nach der ständigen Rechtsprechung des BFH müssen diese Kassenaufzeichnungen so beschaffen sein, dass ein jederzeitiger Kassensturz möglich ist. Ein sachverständiger Dritter wie die Prüferinnen und Prüfer der Finanzverwaltung muss jederzeit in der Lage sein, den Sollbestand laut den Aufzeichnungen – also nach den Kassenberichten – mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen.

    Ausnahmsweise können Eintragungen im Kassenbericht noch am nächsten Geschäftstag vorgenommen werden, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Buchung am gleichen Tage entgegenstehen und aus den Buchungsunterlagen, z. B. Zwischenaufzeichnungen, sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand seit dem Beginn des vorangegangenen Geschäftstages entwickelt hat.

    Top


    V. Auf MS-Excel basierende Kassenberichte

    In der Praxis werden Aufzeichnungen zu offenen Ladenkassen, also die Kassenberichte oder das Kassenbuch, vielfach mit Hilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS-Excel erstellt. Solche Kassenberichte entsprechen nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Kassenführung. Der Grund: Es kann keine Festschreibung der Daten erfolgen, d. h. die Inhalte dieser Kassenbücher können jederzeit geändert werden, ohne dass diese Änderungen im Einzelnen nachvollzogen werden können.

    Beispiel: Der Unternehmer führt sein Kassenbuch mit Hilfe des Tabellenkalkulationsprogramms „Excel“ der Firma MICROSOFT. Durch Anzeigen des Änderungsdatums der Datei (s.u.) über „Ansicht“/„Details“ lässt sich feststellen, wann die Datei das letzte Mal geändert wurde.

    Im Beispiel wurde das Excel-Arbeitsblatt „Kasse_Januar_2014“ am 19.06.2014 geändert.

    Welche Änderungen aber im Detail vorgenommen wurden, lässt sich nachträglich nicht mehr feststellen, da keine Festschreibung der Daten erfolgen kann.


    Download: Checkliste Kassenbuch


    VI. Auffällige Mängel in Kassenberichten

    In der Praxis treten immer wieder Mängel in den Kassenberichten auf.

    · Hohe rechnerische Kassenbestände zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen.

    · Nutzung eines progressiven Kassenberichts (vgl. Abschnitt III), der einen formellen Mangel darstellt, und im Zusammenhang etwa mit Nachkalkulationen die Vermutung der sachlichen Richtigkeit der Gewinnermittlung nach § 158 AO in Zweifel ziehen kann.

    · Einheitliches Schriftbild, weil die Kassenberichte nachträglich erstellt wurden.

    · Glatte €-Beträge deuten darauf hin, dass der Kassenbestand bei Geschäftsschluss nicht durch Auszählung ermittelt wurde.

    · Entnahmen und Einlagen werden nur einmal, am Ende des Monats, im Kassenbericht eingetragen, und es liegen dafür keine Belege vor.

    • Es werden erst gar keine Kassenberichte geführt.
    • Fehlende Zählprotokolle.

    · Nicht zeitgerechte (= tägliche) Erstellung der Kassenberichte

    Top


    VII. Anlage: Muster-Kassenbericht:

    Kassenbericht

    Datum:

    Nr.

    Kassenbestand bei Geschäftsschluss

    Buch-
    vermerk

    Ausgaben im Laufe des Tages

    Vorsteuer

    Netto-

    %

    Betrag

    Betrag

    1. Wareneinkäufe und Waren-
    nebenkosten

    2. Geschäftsausgaben

    3. Privatentnahmen
    (nachgewiesen durch Eigenbeleg)

    4. Sonstige Ausgaben
    (z. B. Bareinzahlung bei der Bank)

    Summe

    abzüglich Kassenbestand des Vortages

    = Kasseneingang

    abzüglich sonstige Einnahmen

    abzüglich Privateinlagen
    (nachgewiesen durch Eigenbeleg)

    = Bareinnahmen (Tageslosung)



    Unterschrift

    Abbildung 1: Retrograd aufgebauter Kassenbericht


    Beispiel:

    Kassenbericht

    Datum:

    04.12.2015

    Nr.

    156

    Kassenbestand bei Geschäftsschluss (lt. Zählprotokoll)


    2.185,30 €

    Buch-
    vermerk

    Ausgaben im Laufe des Tages

    Vorsteuer

    Netto-

    %

    Betrag

    Betrag

    1. Wareneinkäufe und Waren-
    nebenkosten


    19


    87,26 €


    459,26 €

    2. Geschäftsausgaben

    3. Privatentnahmen
    (nachgewiesen durch Eigenbeleg)

    400,00 €

    4. Sonstige Ausgaben
    (z. B. Bareinzahlung bei der Bank)

    87,26 €

    859,26 €

    946,52 €

    Summe

    3.131,82 €

    abzüglich Kassenbestand des Vortages


    1.352,14 €

    = Kasseneingang


    1.779,68 €

    abzüglich sonstige Einnahmen

    abzüglich Privateinlagen
    (nachgewiesen durch Eigenbeleg)

    150,00 €

    150,00 €

    = Bareinnahmen (Tageslosung)


    1.629,68 €

    Gegenprobe

    Kasse zu Beginn des 04.12.2015 1.352,14 €

    + Einlage Barmittel von Bank 150,00 €

    ./. Ausgaben 546,52 €

    + Einnahmen 1.629,68 €

    ./. Privatentnahme 400,00 €

    rechnerischer Istbestand 2.185,30 €

    tatsächlicher Istbestand 2.185,30 €

    Differenz 0,00 €



    1 BFH, Urteil vom 25. 3. 2015 - X R 20/13, BFHE S. 249, 390.

    Top Kasse in der Buchhaltung


    Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

    Fast alle Unternehmen, die Bargeld einnehmen, nutzen Registrierkassen oder PC-Kassensysteme. Der Einsatz der Technik hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten verbunden. Dieses Merkblatt soll Ihnen einen Überblick verschaffen, um häufige Fehlerquellen in der Kassenbuchführung von vornherein zu vermeiden.


     

    1. Was muss beim Einsatz von elektronischen Kassen (Registrier- oder PC-Kassen) aufgezeichnet und aufbewahrt werden?

    Grundsätzlich ist jede Einnahme und Ausgabe einzeln aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnung erfolgt bei den alltäglichen Bargeschäften in der Regel mit einer Registrierkasse oder PC-Kasse, mit deren Hilfe diese Einzelaufzeichnung praktikabel wird.


    Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

    • jederzeit verfügbar,
    • unverzüglich lesbar und
    • maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

    Elektronische Kassen: Diese verschärften Anforderungen kommen auf Sie zu. Spätestens ab dem 1.1.2017 müssen elektronische Kassen u.a. jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzeichnen können. Betriebsprüfer werden darauf ein besonderes Auge werfen. Was Sie jetzt tun sollten, um keine Steuernachzahlungen zu riskieren, erfahren Sie in diesem Video.


     


    Zudem müssen alle zum Verständnis der Einzeldaten erforderlichen Organisationsunterlagen (z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitung etc.) vorgehalten werden.


    Die Finanzverwaltung verlangt, dass die Kasseneinzeldaten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung gestellt werden. Das Unternehmen muss also selbst dafür sorgen, dass es die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur speichert, sondern auch „herausholt“ und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung stellt. Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch unmöglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Der Unternehmerin/dem Un­ternehmer obliegt der Nachweis, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden. Ggf. ist hierfür die Hilfe eines IT-Dienstleisters erforderlich. Anfallende Kosten trägt das Unternehmen. Die IT-Kassendienstleister werden auch über derzeitige und zu erwartende technische Aufrüstungsmöglichkeiten informieren können.


    Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (BMF, Mitteilung vom 03.04.2017): Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) präzisiert die technischen Anforderungen des § 146a Abgabenordnung. Es wird bestimmt, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen. Die Verordnung sieht vor, dass Registrier- und computergestützte Kassen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen. Eine Ausweitung auf andere Aufzeichnungsgeräte, wie z. B. Taxameter, wäre über eine Änderung der Verordnung möglich.


    Top Kasse in der Buchhaltung


    2. Ausnahmeregelungen bei nicht aufrüstbaren Registrierkassen

    Ist eine Aufrüstung der Registrierkasse nachweisbar technisch nicht möglich, darf die Kasse längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden (Härtefallregelung). In diesem Fall müssen mindestens folgende Unterlagen aufbewahrt werden:

    • alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere:
    • Bedienungsanleitung
    • Programmieranleitung
    • alle Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. Artikelpreise)
    • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. Ä.
    • alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdru­cken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)
    • alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen
    • alle Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer" zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte) inklusive:
    • Name des Geschäfts
    • Datum
    • Stornobuchungen (z. B. sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen)
    • Retouren
    • Entnahmen
    • Zahlungswege (bar, Scheck und Kredit)
    • alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Sparten-berichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon

    Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons nachweisbar sicherzustellen. Zusätz­lich ist es ratsam, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren (z. B. GrandTotal-Speicher und Journalrollen), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen. Weiter sollten alle ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert werden (z. B. Defekt der Registrierkasse etc.).

    Top Kasse in der Buchhaltung


    3. Einsatz einer offenen Ladenkasse

    Bei der sog. "offenen Ladenkasse" sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung - im Gegensatz zur Kassenführung mit Hilfe einer Registrierkasse/PC-Kasse - mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausrei­chender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Zu erfassen sind:

    • Inhalt des Geschäfts
    • Name, Firma und Adresse der Vertragspartnerin/des Vertragspartners

    Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit Sie nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines sog. Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hart­geld - unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z. B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wech­selgeld, Portokasse etc.) - täglich zu zählen. Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Ent­nahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, so­dass sich die Tageseinnahme ergibt. Die Entnahmen, Einlagen (einschl. Herkunftsnachweis) und Ausga­ben sind durch Belege nachzuweisen. Nur ein in solcher Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig. Mit Standardsoftware (z. B. Office-Programme) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und ent­sprechen somit nicht den Vorschriften. Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. - sofern möglich - mit einem ent­sprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist. Darüber hinaus sollten Sie die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll nachweisen. Run­dungen oder Schätzungen sind unzulässig.


    4. Folgen von Mängeln

    Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Sofern die Finanzbehörde darüber hinaus durch Schlüssigkeitsverprobungen Umsatzdifferenzen oder andere Auffälligkeiten feststellt, die nicht aufgeklärt werden können, folgt daraus regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren.


    Es ist bekannt, dass Kassenvertriebsunternehmen teilweise mit Unterstützung bei Manipulationen an Registrierkassen werben. Gelegentlich ist es z. B. vorgekommen, dass IT-Kassendienstleister unmittelbar vor dem Auslesen von Kassen bei einer Prüfung Speicherinhalte oder Daten gelöscht bzw. programmierte Manipulationen wieder ausgeschaltet haben. Solche Eingriffe können eine Strafbarkeit wegen Urkundenunterdrückung oder Steuerhinterziehung/ Beihilfe zur Steuerhinterziehung für Sie und den IT-Kassendienstleister nach sich ziehen.


    Weitere Informationen finden Sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 sowie im Fragen- und Antworten-Katalog zum Datenzugriffsrecht (siehe http://www.bundesfinanzministerium.de), den wir Ihnen auf Anfrage aushändigen. Für weitere Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung. Oberfinanzdirektion Niedersachsen, Merkblatt_Kassenbuchfuehrung_Unternehmen 05.2012

    Top Kasse in der Buchhaltung


    Mehr zur Kassenbuchführung

    Die OFD Karlsruhe hat ein Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung herausgegeben. Download Merkblatt zur Kassenführung (OFD)




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Weitere Informationen zu diesem Thema aus dem Steuer-Blog:

Kassenbuchführung: Obacht bei der Buchung von EC Kartenumsätzen!
In Betrieben mit überwiegendem Bargeldverkehr nutzen Kunden häufig die Möglichkeit, ihre Zahlungen bargeldlos mit EC-Karte abzuwickeln. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat sich nun zur Buchung dieser EC-Kartenumsätze in der Kassenführung geäußert. Gelebte Praxis: Erst-Erfassung der Gesamtumsätze über das Kassenbuch Regelmäßig werden EC-Kartenumsätze in der Buchführung wie folgt gebucht:...

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