Kassen-Nachschau durch das Finanzamt: Ablauf, Rechte, Pflichten und Checkliste für 2026

Was ist eine Kassen-Nachschau?

Die Kassen-Nachschau ist ein besonderes Kontrollverfahren der Finanzverwaltung. Sie dient dazu, die ordnungsgemäße Erfassung, Aufzeichnung und Verbuchung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zeitnah zu prüfen. Anders als eine klassische Betriebsprüfung wird sie nicht vorher angekündigt.

Warum ist die Kassen-Nachschau so wichtig?

Bargeldgeschäfte gelten steuerlich als besonders prüfungsanfällig. Schon formelle Mängel in der Kassenführung können dazu führen, dass die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung angezweifelt wird. Im Extremfall drohen Hinzuschätzungen, Steuernachzahlungen, Zinsen, Bußgelder oder der Übergang in eine Außenprüfung.

Rechtsgrundlage: Was regelt § 146b AO?

§ 146b AO erlaubt der Finanzverwaltung, ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsräume oder Geschäftsgrundstücke zu betreten. Ziel ist die Feststellung von Sachverhalten, die für die Besteuerung erheblich sein können.

Die Kassen-Nachschau umfasst insbesondere

• Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen,
• Aufzeichnungen und Buchungen von Kassenausgaben,
• ordnungsgemäße Übernahme der Kassendaten in die Buchführung,
• ordnungsgemäßen Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme,
• TSE- und Signaturdaten,
• DSFinV-K-Export beziehungsweise digitale Schnittstelle,
• Organisationsunterlagen wie Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle und Verfahrensdokumentation.

Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung im Sinne des § 193 AO. Deshalb gelten die Vorschriften zur Außenprüfung nicht automatisch. Bei Auffälligkeiten kann der Prüfer aber unmittelbar zu einer Außenprüfung übergehen.

Welche Kassen und Betriebe sind betroffen?

Eine Kassen-Nachschau betrifft alle Unternehmen und Selbständigen, die Bareinnahmen, Kasseneinnahmen oder kassenähnliche Geschäftsvorfälle erfassen. Das gilt unabhängig davon, ob eine elektronische Kasse oder eine offene Ladenkasse verwendet wird.

Typische betroffene Systeme

• elektronische oder computergestützte Kassensysteme,
• Registrierkassen,
• App-Kassensysteme und Tablet-Kassen,
• Waagen mit Registrierkassenfunktion,
• Taxameter und Wegstreckenzähler,
• Geldspielgeräte,
• offene Ladenkassen,
• mobile Verkaufsstellen, Marktstände und Foodtrucks,
• Verbundsysteme aus Warenwirtschaft, Bestellterminal und Kasse.

Besonders prüfungsanfällige Branchen

• Gastronomie, Imbiss, Café, Bar und Hotel,
• Bäckerei, Metzgerei und Lebensmittelhandel,
• Friseur, Kosmetik, Nagelstudio und Massage,
• Einzelhandel und Kiosk,
• Taxi- und Mietwagenunternehmen,
• Handwerk mit Barzahlungen,
• Fitnessstudio, Freizeitbetrieb und Veranstaltungsbranche,
• Vereine und gemeinnützige Einrichtungen mit Kassenbetrieb.

TSE, DSFinV-K und Kassensystem-Meldung 2026

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss ein System verwenden, das jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Das System und die digitalen Aufzeichnungen sind grundsätzlich durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, zu schützen.

Was prüft das Finanzamt 2026 besonders?

• Ist das elektronische Kassensystem TSE-pflichtig?
• Ist eine zertifizierte TSE korrekt angebunden?
• Werden Signaturen und Transaktionsdaten vollständig erzeugt?
• Kann ein DSFinV-K-Export bereitgestellt werden?
• Stimmen Kassen-, TSE- und Buchführungsdaten überein?
• Ist die Verfahrensdokumentation zum Kassensystem vorhanden?
• Wurde das elektronische Aufzeichnungssystem dem Finanzamt gemeldet?

Kassensysteme melden: Fristen seit 2025

Das elektronische Mitteilungsverfahren für Kassensysteme steht seit dem 1. Januar 2025 über Mein ELSTER beziehungsweise die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung. Für 2026 gilt in der Praxis: Neu angeschaffte oder außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme sind innerhalb eines Monats mitzuteilen. Bestandsgeräte, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten grundsätzlich bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.

Offene Ladenkasse: Was prüft das Finanzamt?

Eine offene Ladenkasse bleibt grundsätzlich zulässig. Sie ist aber besonders dokumentationsanfällig. Wer keine elektronische Kasse nutzt, muss die Bareinnahmen trotzdem vollständig, richtig, zeitgerecht und nachvollziehbar aufzeichnen.

Wichtige Anforderungen

• täglicher Kassenbericht,
• retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen,
• nachvollziehbarer Anfangs- und Endbestand,
• Erfassung von Privatentnahmen und Privateinlagen,
• Dokumentation von Ausgaben, Einlagen, Entnahmen und Bankeinzahlungen,
• Kassensturzfähigkeit,
• Aufbewahrung von Zählprotokollen, soweit verwendet,
• plausible Abstimmung mit Wareneinsatz, Umsätzen und Bankbewegungen.

Gerade bei offener Ladenkasse sind formell saubere Tagesabschlüsse entscheidend. Ein nachträglich erstelltes Kassenbuch oder pauschale Monatsaufstellungen reichen regelmäßig nicht aus.

Wie läuft eine Kassen-Nachschau ab?

1. Beobachtung oder Testkauf

Der Prüfer kann öffentlich zugängliche Geschäftsräume betreten, die Kassenhandhabung beobachten oder Testkäufe durchführen, ohne sich vorher auszuweisen. Die eigentliche Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag beginnen.

2. Ausweis und Aufforderung zur Mitwirkung

Sobald der Amtsträger nicht öffentliche Geschäftsräume betreten will, Einsicht in Kassenunterlagen verlangt, das Kassensystem zugänglich machen lässt oder Auskünfte einfordert, muss er sich ausweisen. Danach besteht grundsätzlich eine Mitwirkungspflicht.

3. Prüfung der Kasse und Unterlagen

Der Prüfer kann Kassenaufzeichnungen, Kassenbuch, Tagesabschlüsse, Z-Bons, Kassenberichte, TSE-Daten, DSFinV-K-Export, Bedienungsanleitungen, Programmierprotokolle und Verfahrensdokumentation verlangen.

4. Kassensturz oder Datenexport

Je nach Fall kann ein Kassensturz verlangt werden. Bei elektronischen Systemen kann der Prüfer Einsicht in digitale Daten nehmen oder einen maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle verlangen.

5. Ergebnis, rechtliches Gehör oder Übergang zur Außenprüfung

Ein Prüfungsbericht ist bei der Kassen-Nachschau nicht zwingend zu erstellen. Sollen Besteuerungsgrundlagen geändert werden, ist rechtliches Gehör zu gewähren. Bei Auffälligkeiten kann der Prüfer schriftlich den Übergang zur Außenprüfung erklären.

Rechte und Pflichten während der Kassen-Nachschau

Was darf der Prüfer?

• während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsräume betreten,
• öffentlich zugängliche Bereiche beobachten,
• Testkäufe durchführen,
• Kassenaufzeichnungen und Kassenbuchführung prüfen,
• Organisationsunterlagen zur Kassenführung verlangen,
• elektronische Kassendaten einsehen,
• DSFinV-K-Daten oder maschinell auswertbaren Datenträger verlangen,
• einen Kassensturz verlangen,
• bei Auffälligkeiten zur Außenprüfung übergehen.

Was darf der Prüfer nicht?

• ohne weiteres Privaträume betreten,
• eine allgemeine Durchsuchung durchführen,
• Schränke, Schubladen oder private Unterlagen ohne Bezug zur Kassenprüfung durchsuchen,
• Daten außerhalb des Prüfungszwecks verlangen,
• Mitarbeiter zu Aussagen drängen, die sie nicht beantworten können,
• die Kassen-Nachschau als verdeckte Steuerfahndung ersetzen.

Was müssen Unternehmer leisten?

• Mitwirkung ermöglichen,
• zuständige Kassenverantwortliche benennen,
• Kassenunterlagen vorlegen,
• zweckdienliche Auskünfte geben,
• Kassensystem zugänglich machen,
• Datenexport bereitstellen,
• Verfahrensdokumentation und Bedienungsunterlagen vorlegen,
• den Steuerberater informieren.

Datenzugriff und digitale Schnittstelle

Liegen Kassenaufzeichnungen elektronisch vor, darf der Amtsträger diese einsehen. Er kann verlangen, dass Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle übermittelt oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger bereitgestellt werden. Bei elektronischen Kassensystemen ist dafür insbesondere der DSFinV-K-Export relevant.

Diese Daten sollten bereitstehen

• Kassenjournal,
• Einzelaufzeichnungen,
• Tagesabschlüsse und Z-Bons,
• TSE-Transaktionen und Signaturdaten,
• DSFinV-K-Export,
• Stammdaten, Zahlungsarten und Bedienerinformationen,
• Protokolle zu Programmänderungen,
• Dokumentation zur TSE-Einsatzumgebung,
• Verfahrensdokumentation zur Kasse.

Kassensturz und Kassensturzfähigkeit

Ein Kassensturz ist der Abgleich des tatsächlichen Bargeldbestands mit dem Sollbestand laut Kassenaufzeichnungen. Die Kassensturzfähigkeit ist ein wesentliches Element ordnungsgemäßer Kassenführung. Sie betrifft elektronische Kassen ebenso wie offene Ladenkassen.

Was sollte beim Kassensturz funktionieren?

• tatsächlicher Bargeldbestand kann gezählt werden,
• Wechselgeldbestand ist dokumentiert,
• Barentnahmen und Bareinlagen sind erfasst,
• Bankeinzahlungen sind nachvollziehbar,
• Trinkgeld, Gutscheine und EC-/Kartenzahlungen sind getrennt behandelt,
• Stornos, Retouren und Trainingsbuchungen sind nachvollziehbar,
• Kassenbestand kann jederzeit rechnerisch hergeleitet werden.

Typische Kassensturz-Probleme

• negative Kassenbestände,
• fehlende Zählprotokolle oder Kassenberichte,
• nicht dokumentierte Privatentnahmen,
• EC-Umsätze im Barbestand,
• Trinkgelder ohne klare Zuordnung,
• Kassenbestand stimmt nicht mit Kassenbuch überein,
• mehrere Kassenschubladen ohne nachvollziehbaren Bargeldbestand.

Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Kassenvorgänge im Unternehmen entstehen, erfasst, verarbeitet, kontrolliert, gespeichert und archiviert werden. Sie ist ein wichtiger Baustein GoBD-konformer Kassenführung.

Die Verfahrensdokumentation zur Kasse sollte enthalten

• Beschreibung des eingesetzten Kassensystems,
• TSE-Informationen und Einsatzumgebung,
• Bediener- und Rechtekonzept,
• Ablauf der täglichen Kasseneröffnung und des Tagesabschlusses,
• Umgang mit Stornos, Retouren, Rabatten, Gutscheinen und Trinkgeldern,
• Belegausgabe und Belegarchivierung,
• Datenexport, Datensicherung und Archivierung,
• Verantwortlichkeiten im Betrieb,
• Kontrollmaßnahmen, zum Beispiel Vier-Augen-Prinzip und Kassensturz,
• Notfallprozess bei Ausfall von Kasse, TSE oder Internetverbindung.

IKS: Wer darf was?

Das interne Kontrollsystem sollte insbesondere Zugriffsrechte, Bedienerrollen, Storno-Berechtigungen, Kassenabschluss, Datenexport und Korrekturprozesse regeln. Je bargeldintensiver der Betrieb, desto wichtiger ist eine klare Dokumentation.

Mehr dazu: Verfahrensdokumentation.

Übergang von der Kassen-Nachschau zur Außenprüfung

Gibt die Kassen-Nachschau Anlass zu Beanstandungen, kann der Prüfer ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Der Übergang muss dem Steuerpflichtigen bekannt gegeben und schriftlich mitgeteilt werden. Bei einem sofortigen Übergang ersetzt der schriftliche Übergangshinweis die Prüfungsanordnung.

Typische Anlässe für den Übergang

• fehlende oder unvollständige Kassenaufzeichnungen,
• nicht vorlegbare Verfahrensdokumentation,
• fehlende Bedienungsanleitungen oder Programmierprotokolle,
• unplausible Kassenbestände oder Kassenfehlbeträge,
• fehlender DSFinV-K-Export,
• TSE-Daten passen nicht zu Kassendaten,
• nicht nachvollziehbare Stornos oder Trainingsbuchungen,
• fehlende Belege, Tagesabschlüsse oder Z-Bons,
• Verdacht auf systematische Einnahmenverkürzung.

Mehr zur Außenprüfung: Betriebsprüfung.

Einspruch, rechtliches Gehör und Steuerbescheid

Aufforderungen im Rahmen einer Kassen-Nachschau können Verwaltungsakte sein. Gegen Verwaltungsakte ist grundsätzlich Einspruch möglich. Der Einspruch hindert die Durchführung der Kassen-Nachschau jedoch nicht automatisch, weil er keine aufschiebende Wirkung hat. Eine Aussetzung der Vollziehung muss gesondert geprüft werden.

Wichtig in der Praxis

• Den Dienstausweis prüfen und Namen notieren.
• Den Prüfungsanlass und verlangte Unterlagen dokumentieren.
• Steuerberater sofort informieren.
• Keine vorschnellen Aussagen zu ungeklärten Sachverhalten machen.
• Bei steuererhöhenden Konsequenzen rechtliches Gehör nutzen.
• Werden Ergebnisse in Steuerbescheiden umgesetzt, auch diese Bescheide prüfen und fristgerecht anfechten.

Mehr dazu: Einspruch gegen Steuerbescheid und Aussetzung der Vollziehung.

Vorbereitung: Checkliste für Unternehmer

1. Kasse und TSE prüfen

• Kassensystem ist TSE-pflichtig geprüft.
• TSE ist aktiv, gültig und korrekt angebunden.
• TSE-Ausfallprozesse sind dokumentiert.
• DSFinV-K-Export wurde getestet.
• Belegausgabe funktioniert elektronisch oder in Papierform.
• Kassensystem wurde dem Finanzamt gemeldet.

2. Kassenunterlagen bereithalten

• Kassenbuch, Kassenberichte und Tagesabschlüsse,
• Z-Bons und Stornoprotokolle,
• Bedienungsanleitung und Programmierdokumentation,
• TSE-Zertifikatsinformationen und Seriennummern,
• Verfahrensdokumentation,
• Nachweise zu Systemänderungen, Updates und Rechtekonzept,
• Unterlagen zu offenen Ladenkassen, Zählprotokollen und Kassensturz.

3. Mitarbeiter schulen

• Wer darf mit dem Prüfer sprechen?
• Wer hat Kassenzugriff und Exportrechte?
• Wo liegen Verfahrensdokumentation und Bedienungsanleitung?
• Wie wird der Steuerberater informiert?
• Wie werden Prüferdaten und verlangte Unterlagen protokolliert?
• Was darf nicht gesagt, verändert oder gelöscht werden?

Verhalten im Ernstfall: Was tun, wenn der Prüfer kommt?

Do's

• kooperativ bleiben,
• Dienstausweis prüfen,
• Steuerberater informieren,
• Kassenverantwortliche hinzuziehen,
• Unterlagen geordnet bereitstellen,
• Prüfungsschritte intern protokollieren.

Don'ts

• Prüfer pauschal wegschicken,
• Daten nachträglich ändern,
• fehlende Belege schnell „rekonstruieren“,
• Privaträume ohne Prüfung der Rechtslage öffnen,
• Angestellte unvorbereitet mit dem Prüfer allein lassen,
• vorschnell Schuldeingeständnisse oder Schätzungen äußern.

Typische Fehler und Risiken bei der Kassen-Nachschau

• Keine Verfahrensdokumentation: Der Betrieb kann nicht erklären, wie Kassenprozesse tatsächlich funktionieren.
• DSFinV-K-Export nicht getestet: Daten können im Prüfungsfall nicht oder nicht vollständig übergeben werden.
• TSE-Ausfälle nicht dokumentiert: Lücken wirken wie Manipulationsrisiken.
• Kassensturz nicht möglich: Bargeldbestand und Kassenbuch passen nicht zusammen.
• Stornos und Trainingsbuchungen unklar: Prüfer vermuten Einnahmenverkürzung.
• EC-/Kartenzahlungen falsch behandelt: Bar- und unbare Zahlungen werden vermischt.
• Offene Ladenkasse ohne Tagesbericht: Einnahmen sind nicht nachvollziehbar herleitbar.
• Meldepflicht übersehen: Kassensysteme wurden dem Finanzamt nicht oder unvollständig gemeldet.
• Mitarbeiter ungeschult: Falsche Aussagen oder Bedienfehler verschärfen die Prüfung.

Downloads und Arbeitshilfen zur Kassenführung

Download: BMF-Schreiben zur Kassen-Nachschau

Download: Merkblatt Kassen-Nachschau

Download: Excel-Vorlage Kassenbuch mit Kassenbericht und SKR03

Download: Excel-Vorlage Kassenbericht

Passend dazu

• Kassenbuchführung
• Verfahrensdokumentation
• Betriebsprüfung
• Buchhaltung leicht gemacht
• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Einspruch gegen Steuerbescheid
• Finanzamt suchen

Rechtsgrundlagen und Orientierung

• § 146 AO – Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen
• § 146a AO – Ordnungsvorschrift für elektronische Aufzeichnungssysteme
• § 146b AO – Kassen-Nachschau
• § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen
• § 158 AO – Beweiskraft der Buchführung
• § 162 AO – Schätzung von Besteuerungsgrundlagen
• § 193 AO – Außenprüfung
• § 347 AO – Einspruch
• § 361 AO und § 69 FGO – Aussetzung der Vollziehung
• Kassensicherungsverordnung, TSE, DSFinV-K und GoBD
• BMF-Anwendungserlass zu § 146b AO
• BMF-Schreiben vom 28.06.2024 zur Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO