Kasse

Kassennachschau

Ablauf Kassen-Nachschau + Merkblatt, Checkliste, BMF-Schreiben + Tipps



Einführung der Kassennachschau

Durch dieses Gesetz ist der Fiskus seit dem 01.01.2018 berechtigt, die Kassenaufzeichnungen unangekündigt in Form einer sogenannten Kassennachschau zu prüfen. Mittlerweile hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in einem Schreiben Details der Kassennachschau veröffentlicht.


Hinweis: Seit 2018 gibt es die Kassennachschau. Sie findet unangekündigt, also ohne Voranmeldung statt. Das Video sensibilisiert Unternehmer, sich rechtzeitig darauf vorzubereiten.

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Merkblatt Kassennachschau

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BMF Anwendungserlass zur Kassennachschau

Beginnend mit dem 1. Januar 2018 wurde durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 die Möglichkeit der Durchführung einer Kassen-Nachschau eingeführt. Das am 29. Mai 2018 veröffentlichte Bundesministerium der Finanzen BMF-Schreiben erläutert Einzelfragen der Kassen-Nachschau. Die Kassennachschau nach § 146b AO ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme in die Buchführung. Das BMF hat jetzt den Anwendungserlass zur AO um Regelungen zu Verfahrensgrundsätzen sowie Rechte und Pflichten der Beteiligten ergänzt.

Gesetzliche Neuregelung des § 146b AO durch das Gesetz zum Schutz vor
Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016;
Anwendungserlass zu § 146b AO
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Allgemeines

Ergänzend zu den bereits vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle wurde mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 BGBl. I S. 3152 als neues Instrument die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau nach § 146b Abgabenordnung (AO) eingeführt. Bei der Kassen-Nachschau handelt es sich um ein Kontrollinstrument eigener Art. Sie ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen, insbesondere Kassenaufzeichnungen. Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung im Sinne des § 193 AO. Daher finden auch die Vorschriften für eine Außenprüfung keine Anwendung.


Die Aufforderung, Ihre Kassen für die Nachschau zur Verfügung zu stellen, ist ein Verwaltungsakt. Im Rahmen der Kassen-Nachschau ergangene Verwaltungsakte können nach § 347 AO mit dem Einspruch angefochten werden. Dagegen können Sie direkt an Ort und Stelle beim Prüfer Einspruch einlegen, was dieser protokollieren muss. Der Amtsträger ist berechtigt und verpflichtet, den schriftlichen Einspruch entgegenzunehmen. Der Einspruch hat keine aufschiebende Wirkung und hindert daher nicht die Durchführung der Kassen-Nachschau, es sei denn, die Vollziehung des angefochtenen Verwaltungsakts wurde ausgesetzt (§ 361 AO, § 69 FGO). Mit Beendigung der Kassen-Nachschau sind oder werden Einspruch und Anfechtungsklage gegen die Anordnung der Kassen-Nachschau unzulässig; insoweit kommt lediglich eine Fortsetzungs-Feststellungsklage (§ 100 Abs. 1 Satz 4 FGO) in Betracht. Ein Einspruch ist jedoch nur bis zur Beendigung der Kassennachschau möglich und steht ihrem weiteren Fortgang nicht entgegen. Ob ein Einspruch sinnvoll ist, kommt auf den Einzelfall an. Sicherlich wird hierdurch die Atmosphäre der Prüfung nicht gerade harmonischer. Allerdings ist das Finanzamt bei einem Einspruch verpflichtet, die Rechtmäßigkeit der Kassennachschau ganz genau unter die Lupe zu nehmen.


Der Beginn der Kassen-Nachschau hemmt den Ablauf der Festsetzungsfrist nach § 171 Abs. 4 AO nicht. Die Änderungssperre des § 173 Abs. 2 AO findet keine Anwendung. Der Vorbehalt der Nachprüfung muss nach Durchführung der Kassen-Nachschau nicht aufgehoben werden. Im Anschluss an eine Kassen-Nachschau ist ein Antrag auf verbindliche Zusage (§ 204 AO) nicht zulässig. Ein Prüfungsbericht ist nicht zu fertigen. Sollen aufgrund der Kassen-Nachschau Besteuerungsgrundlagen geändert werden, ist dem Steuerpflichtigen rechtliches Gehör zu gewähren (§ 91 AO). Wurden die Ergebnisse der Kassen-Nachschau in einem Steuerbescheid berücksichtigt, muss auch dieser Bescheid angefochten werden, um ein steuerliches Verwertungsverbot zu erlangen. Für die Anfechtung der Mitteilung des Übergangs zur Außenprüfung gelten die Grundsätze für die Anfechtung einer Außenprüfungsanordnung entsprechend (vgl. AEAO zu § 196).

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Anwendungsbereich

Eine Kassennachschau erstreckt sich auf alle Arten von Kassen: Neben computergestützten Kassensystemen können auch Registrierkassen und offene Ladenkassen überprüft werden. Gegenstand der Prüfung können außerdem auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Geldspielgeräte sein. Der Kassen-Nachschau unterliegen u. a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen .

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Durchführung

Grundsatz

Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung i.S.d. § 193 AO. Die Kassen-Nachschau erfolgt daher unangekündigt ohne Prüfungsanordnung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Die Kassen-Nachschau kann aber auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen schon oder noch gearbeitet wird. In jedem Fall sollten Sie sicherstellen, dass immer Mitarbeiter anwesend sind, die über die Kassennachschau sowie die grundlegenden Rechte und Pflichten Bescheid wissen. Eine Kassennachschau kann nach den Vorstellungen der Finanzverwaltung nämlich auch dann durchgeführt werden, wenn der Betriebseigner oder Geschäftsführer nicht persönlich anwesend ist, aber Personen vor Ort sind, die mit der Funktionsweise der Kassen vertraut sind und entsprechende Zugriffsrechte auf die Kassen haben.


Der Amtsträger hat sich zu Beginn seines Erscheinens auszuweisen. Ist der Steuerpflichtige selbst oder sein gesetzlicher Vertreter (§ 34 AO) nicht anwesend, aber Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen verfügen, haben diese dann die Pflichten des Steuerpflichtigen zu erfüllen, soweit sie hierzu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind (§ 35 AO).


Im Rahmen der Kassen-Nachschau dürfen die Amtsträger Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten. Dies schließt auch Fahrzeuge ein, die land- und forstwirtschaftlich, gewerblich oder beruflich vom Steuerpflichtigen genutzt werden. Dabei müssen die Grundstücke, Räume oder Fahrzeuge nicht im Eigentum des Steuerpflichtigen stehen. Erforderlich ist jedoch, dass das Betreten der Grundstücke, Räume oder Fahrzeuge dazu dienen muss, Sachverhalte aufzuklären, die für die Besteuerung erheblich sein können.


Dem Prüfer sind bei einer Kassennachschau alle Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen sowie alle zweckdienlichen Auskünfte zu erteilen. Hierzu gehört insbesondere auch die Vorlage der Bedienungsanleitung des Kassensystems.

Hinweis:

Insbesondere bei größeren Unternehmen mit mehreren Kassen ist es gut möglich, dass auch die Teile der Verfahrensdokumentation vorgelegt werden sollen, die die Kassen betreffen. Ebenso kann der Prüfer auch Angaben zum IKSverlangen, etwa bezüglich der Zugriffsrechte der Belegschaft auf das Kassensystem und der Maßnahmen zur Vermeidung von Manipulationen.


Bei seinem „Besuch“ kann der Prüfer insbesondere einen Kassensturz verlangen, um den aktuellen Kassenbestand laut Kassenbuchführung mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeldbestand abzugleichen, da die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen jedweder Form darstellt.


Der Prüfer kann für die Nachschau das Betreten der Geschäftsgrundstücke sowie Geschäftsräume des Steuerpflichtigen verlangen und der Steuerpflichtige hat dies zu dulden. Eine Kassennachschau rechtfertigt jedoch keine allgemeine Durchsuchung der betrieblichen Räumlichkeiten, hiermit würde der Prüfer dann eindeutig zu weit gehen.

Hinweis:

Ebenso sind die privaten Räumlichkeiten für den Prüfer grundsätzlich tabu, sie dürfen nur in Ausnahmefällen betreten werden, etwa zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung.


Sobald der Amtsträger der Öffentlichkeit nicht zugängliche Geschäftsräume betreten möchte, hat er sich auszuweisen. Dies gilt auch, wenn er den Steuerpflichtigen auffordert, das elektronische Aufzeichnungssystem vorzuführen beziehungsweise zugänglich zu machen oder Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Führung des elektronischen Aufzeichnungssystems erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen, Einsichtnahme in die digitalen Daten oder deren Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangt oder den Steuerpflichtigen auffordert, Auskunft zu erteilen. Die Kassen-Nachschau gewährt kein Durchsuchungsrecht. Das bloße Betreten und Besichtigen von Grundstücken, Räumen oder Fahrzeugen stellt jedoch noch keine Durchsuchung dar. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden. Das Grundrecht auf Unverletzlichkeit der Wohnung wird insoweit eingeschränkt.


Ist der Steuerpflichtige selbst oder sein gesetzlicher Vertreter (§ 34 AO) nicht anwesend, aber Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen verfügen, hat der Amtsträger sich gegenüber diesen Personen auszuweisen und sie zur Mitwirkung bei der Kassen-Nachschau aufzufordern. Soweit sie rechtlich und tatsächlich hierzu in der Lage sind, haben sie dann die Aufgaben des Steuerpflichtigen zu erfüllen.

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Beobachtung der Kasse

Der Amtsträger ist berechtigt, die Kassen und ihre Handhabung in den Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, zu beobachten, ohne dass eine Pflicht zur Vorlage eines Amtsausweises erforderlich ist. Es ist auch keine Mitteilung notwendig, dass eine solche Beobachtung erfolgt. Dies gilt auch für Testkäufe.


Es ist nicht erforderlich, dass der Amtsträger mit der unmittelbaren Kassen-Nachschau am selben Tag beginnt, an denen er die Handhabung der Kassen beobachtet oder Testkäufe tätigt. Es ist auch zulässig, dass der Amtsträger an mehreren Tagen die Handhabung der Kassen beobachtet beziehungsweise Testkäufe vornimmt. Es steht im freien Ermessen des Amtsträgers, ob er nach der Beobachtung der Handhabung der Kassen mit einer Kassen-Nachschau beginnt oder ob er diese Steuerkontrolle – aufgrund seiner Beobachtungen – für nicht zweckmäßig erachtet.

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Prüfungsumfang und Dokumentation

Neben der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben kann im Rahmen der Kassen-Nachschau auch der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Abs. 1 AO erfolgen. Letztgenanntes gilt allerdings erst für Zeiträume nach dem 31. Dezember 2019, wenn der Steuerpflichtige verpflichtet ist, die digitalen Grundaufzeichnungen seines elektronischen Aufzeichnungssystems durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Fordert der Amtsträger die Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem einschließlich der verwendeten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung an, so sind ihm diese vorzulegen. Dazu gehören Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen. Im Rahmen der Kassen-Nachschau kann der Amtsträger zu Dokumentationszwecken Unterlagen und Belege scannen oder fotografieren.

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Digitale Schnittstelle

Werden die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben in elektronischer Form geführt, ist der Amtsträger berechtigt, die Übermittlung dieser Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle zu verlangen oder zu verlangen, dass diese Buchungen und Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden. Die Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle oder die Zurverfügungstellung auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle gilt nach dem 31. Dezember 2019. Sofern jedoch eine digitale Schnittstelle bereits vor dem 1. Januar 2020 vorhanden ist, kann mit Zustimmung des Steuerpflichtigen bereits vorher eine Datenübermittlung über die einheitliche Schnittstelle erfolgen.

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Übergang von einer Kassen-Nachschau zur Außenprüfung

Bei Auffälligkeiten kann der Prüfer sofort und ohne eine vorherige Prüfungsanordnung und die übliche Frist von zwei bis vier Wochen bis Prüfungsbeginn in eine Außenprüfung übergehen, wenn ein Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder (nach dem 31. Dezember 2019) der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung besteht. Dies ist insbesondere in den Fällen geboten, in denen nicht ordnungsgemäße Belege und Kassenberichte vorgelegt werden. Anlass zur Beanstandung kann z.B. auch bestehen, wenn Dokumentationsunterlagen wie aufbewahrungspflichtige Betriebsanleitungen oder Protokolle nachträglicher Programmänderungen nicht vorgelegt werden können. Der Übergang zu einer Außenprüfung ist jedoch regelmäßig dann geboten, wenn die sofortige Sachverhaltsaufklärung zweckmäßig erscheint und wenn anschließend auch die gesetzlichen Folgen der Außenprüfung für die Steuerfestsetzung eintreten sollen.


Der Prüfer muss Sie lediglich schriftlich auf den Übergang zur Außenprüfung hinweisen. Der Beginn einer Außenprüfung ist unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig zu machen. Der Übergang zur Außenprüfung muss dem Steuerpflichtigen bekannt gegeben werden und der Steuerpflichtige ist auf diesen Übergang schriftlich hinzuweisen. Bei einem sofortigen Übergang zur Außenprüfung ersetzt der schriftliche Übergangshinweis die Prüfungsanordnung. Ansonsten gelten die allgemeinen Grundsätze über den notwendigen Inhalt von Prüfungsanordnungen.

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Tipps zum Verhalten bei einer Kassennachschau

  • Lassen Sie sich in jedem Fall den Dienstausweis des Beamten zeigen, wenn er die Kassen prüfen will oder Zugang zu nicht-öffentlichen Bereichen verlangt. Lediglich den Geschäftsgang beobachten darf der Prüfer, auch ohne sich auszuweisen.
  • Stellen Sie sicher, dass der Beamte auch tatsächlich mit der Prüfung des Kassensystems betraut ist. Hierzu sollte er ein entsprechendes Schriftstück oder einen Verwaltungsakt vorlegen können.
  • Seien Sie kooperativ, aber verbieten Sie das Herumstöbern des Beamten in Schränken und Schubladen. Die Kassennachschau ist keine Steuerfahndungsmaßnahme und Sie sind kein Verdächtiger.
  • Außer den für die Kassennachschau zuständigen Mitarbeitern führen keine weiteren Angestellten Gespräche über betriebliche Themen mit dem Prüfer. Am besten gehen die nicht beteiligten Angestellten dem Prüfer aus dem Weg.
  • Es muss vom Finanzamt kein Prüfungsbericht über den Verlauf der Kassenprüfung erstellt werden. Hat die Kassennachschau für Sie steuererhöhende Konsequenzen, haben Sie allerdings das Recht, hierzu gehört zu werden. Gegen die entsprechend geänderten Bescheide sollte Einspruch eingelegt werden.

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GoB - Kassenbuchführung


Weitere Informationen zu diesem Thema aus dem Steuer-Blog:




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