Arbeitgebergestellung eines Fahrrads („Jobrad“): Steuer, Sozialversicherung & Umsatzsteuer

1. Grundmodell: Was ist „Arbeitgebergestellung“?

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Fahrrad oder Pedelec (bis 25 km/h) auch zur privaten Nutzung, liegt lohnsteuerlich grundsätzlich ein geldwerter Vorteil (Sachbezug) vor. Entscheidend ist, ob die Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt („on-top“) oder über Gehaltsumwandlung finanziert wird.

2. Steuerfreie Überlassung nach § 3 Nr. 37 EStG

Vorteile aus der Überlassung eines betrieblichen Fahrrads (kein Kfz) sind lohnsteuerfrei, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Die Steuerbefreiung gilt nach aktueller Rechtslage bis Ende 2030.

• Umfang: Private Nutzung inkl. Fahrten Wohnung–erste Tätigkeitsstätte ist mit umfasst.
• Zusätzlichkeit: Eine Gehaltsumwandlung erfüllt die Zusätzlichkeitsvoraussetzung regelmäßig nicht.
• Abgrenzung: Begünstigt sind Fahrräder und Pedelecs bis 25 km/h (ohne Kennzeichen-/Versicherungspflicht).

3. Gestellung per Gehaltsumwandlung: was ändert sich?

Bei der Gehaltsumwandlung wird ein Teil des Barlohns arbeitsvertraglich in einen Sachlohnanspruch (Nutzungsrecht am Rad) umgewandelt. Folge: § 3 Nr. 37 EStG greift nicht; der Vorteil ist grundsätzlich steuerpflichtig.

• Arbeitsrechtlich sauber: Anpassung muss für zukünftigen Lohn gelten (keine Rückwirkung).
• Dokumentation: Umwandlungsvereinbarung, Leasing-/Überlassungsvertrag, Nutzungsbedingungen, Rückgabe/Schaden-Regeln.

4. Bewertung des geldwerten Vorteils (steuerpflichtige Überlassung)

Ist die Überlassung nicht steuerfrei, wird der Sachbezug typisierend nach der 1%-Regelung bewertet. Bei (verkehrsrechtlichen) Fahrrädern wird dabei eine begünstigte Bemessungsgrundlage verwendet (u. a. ab 2020 regelmäßig 1% eines auf volle 100 EUR abgerundeten Viertels des Listenpreises – „0,25%-Effekt“).

4.1 Zuzahlungen des Arbeitnehmers

Leistet der Arbeitnehmer Zuzahlungen (z. B. laufende Beteiligung an Leasingraten), mindern diese den geldwerten Vorteil. Das sollte abrechnungstechnisch eindeutig zugeordnet und dokumentiert werden.

5. Abgrenzung: Wann wird das E-Bike zum Kraftfahrzeug?

E-Bikes/S-Pedelecs mit Motorunterstützung über 25 km/h oder mit Kennzeichen- und Versicherungspflicht gelten regelmäßig als Kraftfahrzeug. Dann gelten die allgemeinen Dienstwagenregeln (keine Fahrradsteuerfreiheit/keine Fahrrad-1%-Begünstigung).

6. Übereignung (Übertragung) an den Arbeitnehmer

Wird das Fahrrad später unentgeltlich oder verbilligt übereignet, liegt grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Arbeitgeber können den Vorteil unter bestimmten Voraussetzungen pauschal mit 25% versteuern (typisch: zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn; Fahrrad ist kein Kfz).

7. Zubehör: Was ist begünstigt, was nicht?

• Begünstigt (typisch): fest verbautes, fahrradtypisches Zubehör (z. B. Schutzbleche, Gepäckträger, fest montiertes Schloss, modellspezifische Halterungen).
• Nicht begünstigt (typisch): Fahrerausrüstung (Helm, Kleidung), abnehmbare Geräte (Smartphone, mobiles Navi) sowie Anhänger/Taschen – hier kann ein gesondert zu bewertender Vorteil entstehen.

8. Umsatzsteuer: woran Arbeitgeber denken müssen

Umsatzsteuerlich ist die private Mitnutzung eines dem Unternehmen zugeordneten Fahrrads häufig als entgeltliche Leistung (Arbeitsleistung gegen Gestellung) oder als unentgeltliche Wertabgabe einzuordnen. In der Praxis werden Vereinfachungen genutzt (z. B. Orientierung an lohnsteuerlichen Werten). Für sehr niedrige Werte wird in der Verwaltungspraxis teils nicht beanstandet, wenn von keiner entgeltlichen Überlassung ausgegangen wird (Stichwort: 500-EUR-Grenze in der USt-Anwendung).

9. Praxis-Checkliste (Arbeitgeber)

• Typ bestimmen: Fahrrad/Pedelec (bis 25 km/h) vs. S-Pedelec/Kfz (Dienstwagenlogik).
• Modell festlegen: „on-top“ (steuerfrei) vs. Gehaltsumwandlung (steuerpflichtig).
• Verträge: Überlassung/Nutzung, Rückgabe, Schaden/Diebstahl, Kostentragung, Zuzahlungen.
• Abrechnung: LSt-/SV-Handling und ggf. Pauschalsteuer bei Übereignung; saubere Dokumentation.
• Zubehör trennen: fest verbaut vs. separate Ausrüstung/Extras.
• USt prüfen: Vorsteuer, Bemessungsgrundlage, ggf. Vereinfachungsregel/500-EUR-Schwelle.
• Mitbestimmung: Bei Einführung/Änderung als Entgeltbestandteil ggf. BetrVG-relevant.