Arbeitszeit: Aufzeichnungspflichten

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – Was gilt? Minijob, Mindestlohn etc.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist keine Zukunftsmusik mehr – sie gilt bereits. Spätestens seit den Urteilen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) steht fest: Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden.

Jetzt handeln & rechtssicher aufstellen

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht längst – und mit der geplanten gesetzlichen Konkretisierung wird es ernst für alle Unternehmen.

Wer rechtzeitig handelt, schützt sich vor Bußgeldern, Prozessrisiken und unnötigem Aufwand.

• Einführung praxistauglicher Zeiterfassungssysteme.

• Anpassung von Arbeitsverträgen und Homeoffice-Vereinbarungen.

• Schulung Ihrer Führungskräfte und Mitarbeitenden.

Recht: Was gilt heute schon?

Gesetzliche Vorgaben

• § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber zur Organisation des Arbeits- und Gesundheitsschutzes – einschließlich Zeiterfassung.

• § 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet zur Aufzeichnung über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehender Zeiten.

• § 17 MiLoG und weitere Sonderregelungen gelten für Minijobber und bestimmte Branchen.

Rechtsprechung

• EuGH, Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18): Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einführen.

• BAG, Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21): Diese Pflicht ergibt sich unmittelbar aus dem Arbeitsschutzgesetz – unabhängig von einer konkreten Umsetzung im Arbeitszeitgesetz.

Arbeitsvertrag & Risiken

Arbeitsverträge sollten bereits jetzt Regelungen enthalten zur:

• Verbindlichen Arbeitszeit.

• Erfassungspflicht.

• Reaktion auf Verstöße.

Auch in die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG muss die Arbeitszeitgestaltung einbezogen werden – inklusive psychischer Belastungen durch ständige Erreichbarkeit.

Was müssen Arbeitgeber jetzt konkret tun?

✅ Erfassen

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Pausen, Überstunden.

• Digital oder analog möglich, auch durch die Mitarbeitenden selbst.

✅ Kontrollieren

• Regelmäßig, stichprobenartig.

• Auf Vollständigkeit, Plausibilität und Einhaltung der gesetzlichen Grenzen (z. B. max. 10 Std./Tag, 11 Std. Ruhezeit).

✅ Reagieren

• Pflicht besteht bereits jetzt.

• Verstöße abstellen, Prozesse anpassen.

• Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.

• Behörden dürfen Unterlagen anfordern (§ 22 ArbSchG).

• Prozessrisiko bei Überstundenklagen.

• Risiko einer außerordentlichen Kündigung bei Arbeitszeitbetrug.

Warum das Thema so wichtig ist

• Flexibles Arbeiten, Homeoffice, ständige Erreichbarkeit, Dienstreisen und Überstunden haben die klassische 9-to-5-Arbeitswelt längst abgelöst.

• Gleichzeitig steigen die rechtlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung – mit massiven Folgen für Arbeitgeber bei Verstößen, etwa in Überstundenprozessen oder bei behördlichen Prüfungen.

Sonderfall: Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit

Die Zeiterfassungspflicht gilt auch im Homeoffice. Arbeitgeber sollten klare Regelungen in Homeoffice-Vereinbarungen treffen:

• Verpflichtung zur tagesaktuellen Arbeitszeiterfassung.

• Klare Ansprechzeiten und Dokumentationspflichten.

• Einhaltung von Pausen-, Höchstarbeits- und Ruhezeiten.

Was sagt der Koalitionsvertrag 2025?

Die Regierung plant:

• Elektronische Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen.

• Übergangsregelungen für KMU.

• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, sofern die EU-Vorgaben eingehalten werden.

• Option auf Wochenhöchstarbeitszeit statt Tageshöchstarbeitszeit – im Dialog mit den Sozialpartnern.

Arbeitszeiterfassung und Minijob, Mindestlohn etc.

Für Minijobber und auch für Beschäftigte in bestimmten Gewerbebranchen müssen die zu leistenden Arbeitsstunden seit Einführung des Mindestlohns innerhalb einer bestimmten Frist genau aufgezeichnet werden. Die Arbeitszeitaufzeichnung muss dabei den Vorschriften zweier neu erlassener Verordnungen entsprechen. Es sind dies: Die Verordnung zur Abwandlung der Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz“ sowie die Verordnung über Meldepflichten nach dem Mindestlohn-, dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz und dem Arbeitnehmer-Überlassungsgesetz“.

Tipps + Hinweise:

• Es ist egal, ob die Liste handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt wird.
• Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind nicht erforderlich.
• Dass die Liste korrekt ist, hat der Arbeitgeber sicherzustellen.
• Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert sein, also eine Woche später.
• Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll vorgezeigt werden. Es ist also ratsam, die aktuelle Aufzeichnung griffbereit zu haben.

Arbeitszeitaufzeichnung nach dem Mindestlohngesetz: wie Arbeitgeber die Aufzeichnungspflichten erfüllen können. Es ist wichtig, dass diese Aufzeichnungen sorgfältig und genau geführt werden, um bei Kontrollen und Betriebsprüfungen keine Probleme zu bekommen. Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten:

1. Elektronische oder manuelle Aufzeichnung: Die Aufzeichnungen können entweder manuell oder elektronisch erfolgen. Wichtig ist, dass sie nachvollziehbar und für Kontrollen zugänglich sind.

2. Aufbewahrungspflicht: Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Dies ist besonders wichtig im Falle von Nachprüfungen durch das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger.

3. Pausenzeiten: Es sollte klar sein, dass die aufgezeichnete Arbeitszeit die tatsächliche Arbeitszeit ohne Pausen darstellt. Wenn Pausen nicht fest vorgegeben sind, sollten Mitarbeiter diese ebenfalls aufzeichnen.

4. Minijobber und geringfügige Beschäftigung: Besonders bei Minijobbern ist darauf zu achten, dass durch die Erhöhung des Mindestlohns die Grenze von 450 Euro pro Monat nicht überschritten wird, es sei denn, es handelt sich um eine kurzfristige Beschäftigung.

5. Kontrollen und Dokumentation: Stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnungen regelmäßig kontrolliert werden, um Fehler oder Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.

6. Information und Schulung der Mitarbeiter: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Bedeutung und die korrekte Handhabung der Arbeitszeitaufzeichnungen. Eine kurze Schulung oder ein Informationsblatt kann hierbei sehr hilfreich sein.

7. Datenschutz: Achten Sie darauf, dass die Aufzeichnungen der Arbeitszeiten datenschutzkonform behandelt werden. Persönliche Daten der Mitarbeiter müssen geschützt werden.

Indem Sie diese Punkte beachten, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen entspricht und sich gegen mögliche Beanstandungen bei Kontrollen absichert.

Download: Arbeitszeiterfassung (Stundenzettel)

Download: Einschränkung, Vereinfachung und Abwandlung der Dokumentationspflichten der Arbeitgeber von geringfügig Beschäftigten

Download: DAS ARBEITSZEITGESETZ GESETZ

Mindestlohn und Arbeitszeitaufzeichnung: Was Arbeitgeber beachten müssen

Seit dem Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes (MiLoG) im Jahr 2015 sind Arbeitgeber in bestimmten Branchen verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten aufzuzeichnen. Mit Verordnungen vom 19. November 2014 wurden diese Pflichten für bestimmte Konstellationen vereinfacht – jedoch nur sehr eingeschränkt.

In diesem Beitrag zeigen wir, wann und wie Sie von den Erleichterungen bei der Arbeitszeiterfassung profitieren können – und wann nicht.

Hintergrund: Zwei Verordnungen zur Umsetzung des MiLoG

Das Bundeskabinett hat zwei Verordnungen auf den Weg gebracht:

• Verordnung zur Abwandlung der Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung

• Verordnung über Meldepflichten nach dem MiLoG, AEntG und AÜG

Ziel ist es, die Mindestlohnkontrollen der Zollverwaltung effizienter zu gestalten – ohne dabei den Schutz der Arbeitnehmer zu schwächen.

Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG

Grundsätzlich gilt:

• Arbeitgeber müssen für alle Minijobber sowie Beschäftigte in bestimmten Branchen wie Bau, Gaststätten, Reinigung, Transport, Spedition u. a.
  Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren.

• Diese Aufzeichnungen müssen spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung erstellt und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Ausnahmeregelung: Erleichterte Zeiterfassung bei mobilen Tätigkeiten

Vereinfachung möglich, wenn alle drei Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Die Tätigkeit ist ausschließlich mobil (z. B. Zustelldienst, Kurier).

2. Es gibt keine Vorgaben zu Beginn und Ende der Arbeitszeit .

3. Die Arbeitszeit wird vom Arbeitnehmer eigenverantwortlich eingeteilt .

In diesen Fällen reicht es aus, nur die Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen.

🔔 Wichtig: Diese Erleichterung gilt nicht für:

• Baugewerbe

• Transportbranche (außer bei besonderen Bedingungen)

• Gaststätten, Fleischwirtschaft, Gebäudereinigung etc.

Meldepflichten für ausländische Arbeitgeber und Entleiher

Auch bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland bestehen Meldepflichten:

• Vor Beginn der Tätigkeit muss eine schriftliche Anmeldung erfolgen.

• Bei Schichtarbeit, mehreren täglichen Einsatzorten oder ausschließlich mobiler Tätigkeit ist eine zusammenfassende Meldung zulässig.

Ein Beispiel: Ein ausländischer Spediteur muss bei täglichem grenzüberschreitendem Güterverkehr nicht jede einzelne Fahrt melden , sondern kann eine Sammelmeldung einreichen.

Fazit für die Praxis

✅ Für die meisten Branchen gilt die vollständige Aufzeichnungspflicht .
✅ Nur in eng begrenzten Ausnahmefällen ist eine erleichterte Dokumentation zulässig.
✅ Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten können als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern geahndet werden.

📌 Praxistipp:
Prüfen Sie, ob Sie oder Sie unter die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach dem MiLoG fallen. Nutzen Sie Erleichterungen nur, wenn die Voraussetzungen zweifelsfrei erfüllt sind – im Zweifel lieber vollständig dokumentieren.

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