Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – Berechnung 2026

Kurzfassung: Wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB und § 147 AO sind Unternehmen verpflichtet, in Handels- und Steuerbilanz eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu passivieren (BFH v. 19.08.2002 – XI R 48/01, BStBl 2003 II S. 131). Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 29.10.2024 wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ab 01.01.2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt – mit unmittelbaren Auswirkungen auf den Rückstellungsbetrag (Multiplikator 4,5 statt 5,5).

1. Was sind Rückstellungen für die Aufbewahrungspflicht?

Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – auch Archivierungsrückstellung genannt – ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten i. S. d. § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB. Sie deckt die zukünftigen Kosten für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung von Unterlagen und Dokumenten ab. Die Höhe richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den voraussichtlichen Aufbewahrungskosten am Bilanzstichtag.

Da die Aufbewahrungspflicht aus § 257 HGB und § 147 AO eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung darstellt, ist die Rückstellung zwingend zu bilden (grundlegend BFH v. 19.08.2002 – XI R 48/01, BStBl 2003 II S. 131; bestätigt durch BFH v. 11.10.2012 – I R 66/11, BStBl 2013 II S. 676; BFH v. 20.11.2019 – XI R 46/17). Die Passivierungspflicht greift sowohl in der Handelsbilanz als auch – über den Maßgeblichkeitsgrundsatz nach § 5 Abs. 1 EStG – in der Steuerbilanz.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Wichtig: Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, fehlt es an einer rechtlichen Verpflichtung – insoweit kommt eine Rückstellung nicht in Betracht.

2. Neu seit 2025: BEG IV – Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 29.10.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323) hat der Gesetzgeber die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Die Neuregelung ist auf Unterlagen anzuwenden, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, § 27 Abs. 40 UStG).

Auswirkungen auf die Rückstellungsberechnung

Der bisher in der Praxis verwendete Multiplikator von 5,5 (arithmetisches Mittel der Restaufbewahrungsdauer bei 10 Jahren = (10+1)/2) reduziert sich für reine Buchungsbelege auf 4,5 (= (8+1)/2). Damit sinkt der steuerlich zulässige Rückstellungsbetrag entsprechend.

Ausnahmen: Banken, Versicherungen, Wertpapierinstitute

Mit dem Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung (Bundestagsbeschluss vom 13.11.2025) wurde die Verkürzung für Versicherungsunternehmen, Kreditinstitute und Wertpapierinstitute vollständig zurückgenommen. Für diese Unternehmen gilt weiterhin die 10-Jahres-Frist (§ 19a Abs. 3 EGAO, § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB).

BMF-Schreiben vom 08.07.2025 – wichtige Klarstellungen

Das BMF-Schreiben vom 08.07.2025 (III C 2 – S 7295/00005/003/080) stellt klar:

• Die 8-Jahres-Frist gilt nur für Rechnungen nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war.
• Aufzeichnungen nach § 22 Abs. 1 UStG und § 22f Abs. 1 bis 4 UStG bleiben unverändert bei 10 Jahren.
• Vor dem 01.01.2017 ausgestellte Rechnungen müssen nicht mehr aufbewahrt werden.
• Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für noch nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Praxistipp: Wegen der weiterhin geltenden 10-jährigen Verjährungsfrist bei Steuerhinterziehung (§ 376 AO) raten viele Berater dazu, Buchungsbelege weiterhin 10 Jahre aufzubewahren. Die Rückstellung darf aber nur in Höhe der gesetzlichen Mindestaufbewahrungsfrist gebildet werden.

3. Online-Rechner: Rückstellung Aufbewahrung Geschäftsunterlagen

Mit unserem Online-Rechner berechnen Sie die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen schnell, einfach und unter Berücksichtigung der neuen 8-Jahres-Frist:

Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist (H 6.11 [Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen] EStH). Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG).

Berücksichtigungsfähige Kosten

• Einmaliger Aufwand für die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen, ggf. Mikroverfilmung bzw. Digitalisierung und Datensicherung (Sach- und Personalkosten),
• Raumkosten: anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom. Der anteilige Aufwand kann aus Vereinfachungsgründen entsprechend dem Verhältnis der Fläche des Archivs zur Gesamtfläche ermittelt werden,
• Einrichtungsgegenstände: AfA für Regale und Schränke (sofern noch nicht voll abgeschrieben),
• Anteilige Personalkosten z. B. für Hausmeister, Reinigung, Lesbarmachung der Datenbestände,
• Anteilige Finanzierungskosten für Server, PC oder Archivräume (BFH v. 11.10.2012 – I R 66/11, BStBl 2013 II S. 676; Änderung der Rechtsprechung),
• Zinsanteil aus Leasingraten, sofern der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer ist.

Nicht rückstellungsfähige Kosten

• Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern (§ 5 Abs. 4b Satz 1 EStG),
• Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist,
• Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.

Zwei Berechnungsmethoden

1. Möglichkeit – Einzelermittlung: Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt und mit der Anzahl der Restjahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist multipliziert.

2. Möglichkeit – Pauschalmethode (Praxisstandard): Die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten werden mit dem entsprechenden Multiplikator (5,5 / 4,5 / 3,5) multipliziert. Eine Unterscheidung zwischen den unterschiedlich lang aufzubewahrenden Unterlagen kann aus Vereinfachungsgründen unterbleiben, sofern dies zu keinem offenbar unangemessenen Ergebnis führt.

Die Aufwendungen für die Einlagerung, Digitalisierung und Datensicherung fallen nur einmalig an – sie werden nicht vervielfältigt.

Keine Abzinsung

Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen. Für die Abzinsung wäre nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e Satz 2 EStG der Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend. Da die Aufbewahrungspflicht aber bereits mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO), ergibt sich kein Abzinsungszeitraum (vgl. OFD Münster v. 21.01.2005 – Kurzinfo ESt 5/2005).

Beispiel: Einzelunternehmer mit Papierarchiv

Einzelunternehmer A bewahrt seine Geschäftsunterlagen in einem Nebenraum seines Betriebsgebäudes auf. Nach dem Bilanzstichtag ist mit folgenden Kosten zu rechnen:

Berechnung der Rückstellung (gemischtes Archiv, Pauschalmethode):

Variante seit 2025: Bei einem reinen Belegarchiv (8-Jahres-Frist) wäre der Faktor 4,5 anzusetzen → Rückstellung 1.200 × 4,5 + 200 = 5.600 EUR.

Download: Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papier- oder digitaler Form

4. Rückstellung dem Grunde nach

Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, weil dafür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht aus § 257 HGB, § 147 AO sowie aus Einzelsteuergesetzen besteht (BFH v. 19.08.2002 – XI R 48/01, BStBl 2003 II S. 131). Die Passivierungspflicht besteht sowohl in der Handelsbilanz als auch über den Maßgeblichkeitsgrundsatz in der Steuerbilanz.

Bei der Bildung dieser Rückstellung ist zu berücksichtigen, welche Unterlagen tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind und wie lange die Aufbewahrungspflicht für einzelne Unterlagen noch besteht (vgl. H 6.11 – Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – EStH).

Es besteht nicht für alle Unterlagen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn (bzw. seit 2025: acht) Jahren. Einige Unterlagen sind nur über einen kürzeren Zeitraum oder gar nicht gesetzlich aufzubewahren. Sind Feststellungen zur Zusammensetzung der aufbewahrten Unterlagen im Einzelfall nicht oder nur mit erheblichem Aufwand möglich, bestehen keine Bedenken, für Unterlagen ohne Aufbewahrungspflicht einen pauschalen Abschlag von 20 % von den Gesamtkosten vorzunehmen (OFD Niedersachsen v. 05.10.2015 – S 2137-106-St 221/St 222).

5. Rückstellung der Höhe nach

a) Berücksichtigungsfähige Kosten

Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG).

Bei der Berechnung sind einzubeziehen:

• Einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung. Die Kosten für die fortlaufende Archivierung im laufenden Veranlagungszeitraum sind nicht einzubeziehen.
• Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom). Bei digitaler Archivierung in kleinen und mittleren Betrieben besteht nur noch geringer Platzbedarf.
• Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale und Schränke), es sei denn, diese sind bereits abgeschrieben.
• Anteilige Finanzierungskosten für Server, PC oder Archivräume (BFH v. 11.10.2012 – I R 66/11, BStBl 2013 II S. 676).
• Zinsanteil aus Leasingraten, wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer ist.

Nicht rückstellungsfähig sind:

• Kosten für die zukünftige Anschaffung zusätzlicher Regale und Ordner (§ 5 Abs. 4b Satz 1 EStG),
• Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Fristablauf,
• Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.

b) Berechnung der Rückstellung

1. Möglichkeit – Einzelermittlung: Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt und mit der Anzahl der Restjahre multipliziert.

2. Möglichkeit – Pauschalmethode (Praxis): Die jährlich anfallenden Kosten werden mit dem entsprechenden Faktor multipliziert:

• Faktor 5,5 bei Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungspflicht (Jahresabschlüsse etc.) – arithmetisches Mittel der Jahre 1–10,
• Faktor 4,5 bei Buchungsbelegen mit 8-jähriger Aufbewahrungspflicht (seit 01.01.2025) – arithmetisches Mittel der Jahre 1–8,
• Faktor 3,5 bei Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungspflicht.

Eine Unterscheidung zwischen den unterschiedlich lang aufzubewahrenden Unterlagen kann in der Regel aus Vereinfachungsgründen unterbleiben. Die einmaligen Aufwendungen (Einscannen, Einlagerung, Datensicherung) werden nicht vervielfältigt.

c) Keine Abzinsung

Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e Satz 2 EStG nicht abzuzinsen, da die Aufbewahrungspflicht bereits mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt (kein Abzinsungszeitraum).

d) Handelsrechtlicher Höchstansatz

Nach R 6.11 Abs. 3 EStR darf – mit Ausnahme von Pensionsrückstellungen – die Höhe der Rückstellung in der Steuerbilanz den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht überschreiten (bestätigt durch BFH v. 11.10.2012 – I R 66/11, BStBl 2013 II S. 676; BFH v. 20.11.2019 – XI R 46/17). Durch das BilMoG wurde im Handelsrecht eine Abzinsungspflicht für Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr eingeführt (§ 253 Abs. 2 HGB), die auch dann gilt, wenn steuerlich keine Abzinsung erfolgt.

6. Bilanzberichtigung

Die Änderungen der Rechtsprechung – Bildung der Rückstellung dem Grunde nach (BFH v. 19.08.2002) und Rückstellungsfähigkeit von Finanzierungskosten (BFH v. 11.10.2012) – sind in allen noch offenen Fällen anzuwenden. Bilanzberichtigungen wegen Änderung der Rechtsprechung sind nach Aufgabe des subjektiven Fehlerbegriffs durch den BFH (Beschluss v. 31.01.2013 – GrS 1/10, BStBl 2013 II S. 317) im ersten noch nicht bestandskräftig veranlagten Veranlagungszeitraum möglich.

7. Berechnungsbeispiele

Beispiel 1: Digitale Archivierung am PC-Arbeitsplatz

Das Einzelunternehmen X bewahrt seine Geschäftsunterlagen in digitaler Form am Arbeitsplatz des Büromitarbeiters auf. Zusätzlich wird eine Datensicherungs-DVD in einem Büroschrank verwahrt.

Berechnung (gemischtes Archiv, Pauschalmethode):

Beispiel 2: Papierarchiv im Nebenraum

Das Einzelunternehmen X bewahrt seine Geschäftsunterlagen in Papierform in einem 10 m² großen Nebenraum auf.

Berechnung:

Quelle: OFD Niedersachsen v. 05.10.2015 – S 2137-106-St 221/St 222

Beispiel 3: Reines Belegarchiv (8-Jahres-Frist seit 2025)

Für ein reines Belegarchiv mit ausschließlich Buchungsbelegen ist seit 01.01.2025 der Faktor 4,5 anzuwenden. Bei jährlichen Kosten von 1.300 EUR ergibt sich:

Gegenüber der bisherigen 10-Jahres-Frist (Faktor 5,5) ergibt sich eine Reduzierung von 1.300 EUR.

8. Einbeziehung von Finanzierungskosten

Mit Urteil vom 11.10.2012 (I R 66/11, BStBl 2013 II S. 676) hat der BFH entschieden, dass Finanzierungskosten bei der Bemessung der Rückstellung als notwendiger Teil der Gemeinkosten i. S. d. § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG auch bei einer Poolfinanzierung zu berücksichtigen sind. Von einer Poolfinanzierung spricht man, wenn ein Steuerpflichtiger seine gesamten liquiden Eigen- und Fremdmittel in einen „Pool“ gibt und daraus sämtliche Aufwendungen finanziert.

Voraussetzungen für den Ansatz von Poolfinanzierungskosten

Bereits die ursprüngliche Anschaffung bzw. Herstellung der Archivräume muss poolfinanziert gewesen sein. Sind die Räume durch unmittelbar zuzuordnende Einzelkredite finanziert worden, scheidet der Ansatz von Poolfinanzierungskosten aus. Der Aufbewahrungspflichtige hat dies in geeigneter Weise glaubhaft zu versichern.

Verursachungsgerechte Kostenschlüsselung

Die Zuordnung muss auf einer kaufmännisch vernünftigen Schlüsselung beruhen. Der BFH geht von der Vermutung aus, dass der Zinsaufwand den Archivräumen nach der Fremdkapitalquote des Finanzierungspools zum Zeitpunkt der Anschaffung/Herstellung zuzurechnen ist (Gleichverteilungshypothese). Der durchschnittliche Passivzinssatz ermittelt sich als Quotient aus tatsächlich gezahlten Zinsen und Fremdkapital.

Berechnungsformel

Anteiliger Buchwert der Archivräume × Fremdkapitalquote × durchschnittlicher Passivzinssatz

Sinkt der Fremdkapitalanteil in den Folgejahren unter den Anfangswert, ist von dieser niedrigeren Quote auszugehen – auch bei späterem Wiederanstieg. Die auf die Archivräume entfallenden Zinsaufwendungen werden durch den abschreibungsbedingten Rückgang der Gebäudebuchwerte gemindert.

Berechnungsbeispiel

Anteiliger Buchwert der Archivräume zum 31.12.01: 10.000 €, jährliche AfA 300 €, durchschnittlicher Passivzinssatz 3,5 %, Fremdkapitalquote 80 %, Aufbewahrungsfrist 6 Jahre:

Bei einer Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (Buchungsbelege ab 2025) ist die Berechnung für 8 Jahre durchzuführen, die Summe durch 8 zu teilen und mit dem Faktor 4,5 zu multiplizieren. Bei 10 Jahren (z. B. Jahresabschlüsse) entsprechend für 10 Jahre, Summe ÷ 10, Faktor 5,5.

Quelle: Bayerisches Landesamt für Steuern v. 31.01.2014 – S 2175.2.1-20/4 St32

9. Ansatz in der Steuerbilanz

Der mittels Pauschalmethode ermittelte Rückstellungsbetrag kann direkt in die Steuerbilanz eingebucht werden, da die Wertverhältnisse am Bilanzstichtag maßgebend sind und keine Abzinsung erfolgt. Kostensteigerungen dürfen in der Steuerbilanz nicht berücksichtigt werden (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. f EStG). Eine Anpassung in den Folgejahren erfolgt nur bei Änderung der Bewertungsparameter.

10. Handelsrechtlicher Höchstansatz

Nach R 6.11 Abs. 3 EStR darf die Höhe der Rückstellung in der Steuerbilanz den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht überschreiten (zustimmend BFH v. 11.10.2012 sowie BFH v. 20.11.2019 – XI R 46/17). Die maßgeblichen Regelungen des BilMoG (§ 253 Abs. 2 HGB – handelsrechtliche Abzinsungspflicht) gelten für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2009 beginnen.

Ergibt sich aufgrund der Neuregelungen ein niedrigerer handelsrechtlicher Wertansatz, ist dieser nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EStG auch für die Steuerbilanz bindend. Ein evtl. entstehender Auflösungsgewinn kann nach R 6.11 Abs. 3 Satz 2 EStR durch eine gewinnmindernde Rücklage i. H. v. 14/15 des Bewertungsgewinns neutralisiert werden (jährliche Auflösung mind. 1/15).

11. Verfahrensrechtliche Abwicklung

Durch das BFH-Urteil vom 31.01.2013 (GrS 1/10, BStBl 2013 II S. 317) wurde der subjektive Fehlerbegriff aufgegeben. Die Einbeziehung von Finanzierungskosten kann grundsätzlich im ersten noch nicht bestandskräftig veranlagten Veranlagungszeitraum erfolgen. Wurde bereits eine Teil-Einspruchsentscheidung i. S. d. § 367 Abs. 2a AO erlassen, ist die Berücksichtigung nur möglich, wenn diese Besteuerungsgrundlage von der Bestandskraft ausgenommen worden ist.

Alle nachfolgenden Veranlagungszeiträume sind nach § 175 Abs. 1 Nr. 2 AO (rückwirkendes Ereignis) wegen des formellen Bilanzenzusammenhangs zu ändern. Der Zinslauf im ersten Änderungsjahr und in den Folgejahren richtet sich nach den normalen Grundsätzen (AEAO zu § 233a, Nr. 10.3.2).

12. Archivierungsrückstellung buchen (SKR 03 / SKR 04)

Unternehmen und Gewerbetreibende müssen ihre geschäftlichen Unterlagen revisionssicher archivieren. Dazu ist eine Archivierungsrückstellung zu bilden, deren Höhe jährlich neu zu ermitteln ist.

Buchungssatz (Erstbildung):
Aufwand für Archivierung (4956/6832) an Sonstige Rückstellungen (0966/3096)

Buchungssatz (Auflösung/Verbrauch):
Sonstige Rückstellungen (0966/3096) an Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen

13. FAQ – Häufige Fragen zur Aufbewahrungsrückstellung

Muss eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gebildet werden?

Ja. Die Bildung ist verpflichtend in Handels- und Steuerbilanz, da eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht aus § 257 HGB und § 147 AO besteht (BFH v. 19.08.2002 – XI R 48/01, BStBl 2003 II S. 131). Ein Wahlrecht besteht nicht.

Welcher Faktor gilt seit 2025 für Buchungsbelege?

Für Buchungsbelege gilt seit dem 01.01.2025 die 8-jährige Aufbewahrungsfrist (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO i. d. F. des BEG IV). Der Multiplikator beträgt entsprechend 4,5 (= (8+1)/2) statt bisher 5,5.

Gilt die 8-Jahres-Frist auch für Banken und Versicherungen?

Nein. Durch das Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung wurde die Verkürzung für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute zurückgenommen. Für diese gilt weiterhin die 10-Jahres-Frist (Faktor 5,5).

Ist die Rückstellung abzuzinsen?

In der Steuerbilanz: nein, da die Aufbewahrungspflicht mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e Satz 2 EStG). In der Handelsbilanz: ja, sofern die Restlaufzeit mehr als ein Jahr beträgt (§ 253 Abs. 2 HGB).

Welche Kosten dürfen einbezogen werden?

Raumkosten (anteilig), AfA für Einrichtungsgegenstände, anteilige Personalkosten, einmaliger Einlagerungs-/Digitalisierungsaufwand, anteilige Finanzierungskosten (auch Poolfinanzierung, BFH v. 11.10.2012) sowie Zinsanteile aus Leasingraten.

Welche Kosten dürfen nicht einbezogen werden?

Kosten für künftige Regale/Ordner, Entsorgungskosten nach Fristablauf sowie Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen (§ 5 Abs. 4b Satz 1 EStG).

Was gilt, wenn Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt werden?

Für freiwillig länger aufbewahrte Unterlagen fehlt es an einer rechtlichen Verpflichtung. Eine Rückstellung kommt insoweit nicht in Betracht. Für nicht aufbewahrungspflichtige Unterlagen kann ein pauschaler Abschlag von 20 % von den Gesamtkosten erfolgen (OFD Niedersachsen v. 05.10.2015).

Auf welchen Konten wird die Archivierungsrückstellung gebucht?

SKR 03: Konto 0966 (Rückstellung) bzw. 4956 (Aufwand). SKR 04: Konto 3096 (Rückstellung) bzw. 6832 (Aufwand).

14. Aktuelles + weitere Infos

Quellen und Rechtsgrundlagen

• § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB – Passivierungspflicht für ungewisse Verbindlichkeiten
• § 253 Abs. 2 HGB – Bewertung von Rückstellungen (handelsrechtliche Abzinsung)
• § 257 HGB – Aufbewahrungspflichten (i. d. F. des BEG IV)
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
• § 5 Abs. 1, § 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG – Steuerbilanzansatz und Bewertung
• R 6.11 EStR / H 6.11 EStH – Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
• BFH v. 19.08.2002 – XI R 48/01, BStBl 2003 II S. 131
• BFH v. 11.10.2012 – I R 66/11, BStBl 2013 II S. 676
• BFH v. 20.11.2019 – XI R 46/17
• BFH-Beschluss v. 31.01.2013 – GrS 1/10, BStBl 2013 II S. 317
• BMF-Schreiben v. 08.07.2025 – III C 2 – S 7295/00005/003/080
• OFD Niedersachsen v. 05.10.2015 – S 2137-106-St 221/St 222
• Bayerisches Landesamt für Steuern v. 31.01.2014 – S 2175.2.1-20/4 St32
• OFD Münster v. 21.01.2005 – Kurzinfo ESt 5/2005
• Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) v. 29.10.2024, BGBl. 2024 I Nr. 323

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