Aufbewahrungsfristen 2026: Gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach HGB, AO und UStG
Aufbewahrungsfristen 2026: Unternehmen, Selbstständige und Kaufleute müssen steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen geordnet aufbewahren. Je nach Dokumentart gelten regelmäßig 10 Jahre, 8 Jahre oder 6 Jahre. Besonders wichtig sind die neuen verkürzten Fristen für Buchungsbelege und Rechnungen, die seit 2025 grundsätzlich nur noch 8 Jahre aufzubewahren sind.
Dieser Leitfaden zeigt, welche Unterlagen Sie 2026 noch aufbewahren müssen, welche Dokumente Sie vernichten dürfen, wann sich Fristen verlängern und welche Anforderungen bei digitaler Archivierung, E-Rechnungen, elektronischen Kontoauszügen und Kassensystemen gelten.
Aufbewahrungsfristen-Rechner
Mit dem Aufbewahrungsfristen-Rechner können Sie schnell prüfen, bis wann bestimmte Dokumente, Belege, Rechnungen, Kontoauszüge, Jahresabschlüsse oder Geschäftsbriefe aufzubewahren sind. Entscheidend sind Dokumentart, Entstehungsjahr, Fristbeginn und mögliche Verlängerungstatbestände.
Aufbewahrungsfristen berechnen
Infografik: Aufbewahrungsfristen in 6 Schritten prüfen
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2026: 10, 8 oder 6 Jahre?
Seit der Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ist für die Praxis die Einteilung in drei Fristgruppen besonders wichtig.
| Frist | Typische Unterlagen | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Unterlagen zum Verständnis der Buchführung, zollrelevante Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO. | Diese Unterlagen bleiben regelmäßig in der längsten Fristgruppe. |
| 8 Jahre | Buchungsbelege, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Bankbelege, Zahlungsbelege, Bewirtungsbelege, Reisekostenbelege und sonstige Belege mit Buchungsfunktion. | Die verkürzte Frist gilt grundsätzlich seit 2025. Sonderregeln und Branchenvorgaben sind zu prüfen. |
| 6 Jahre | Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind und keine längere Frist greift. | Wird ein Geschäftsbrief zugleich Buchungsbeleg, gilt regelmäßig die längere Frist. |
Welche Unterlagen dürfen 2026 vernichtet werden?
Im Jahr 2026 dürfen Unterlagen grundsätzlich vernichtet werden, wenn die gesetzliche Frist mit Ablauf des 31.12.2025 abgelaufen ist und kein Grund für eine längere Aufbewahrung besteht.
| Fristgruppe | Vernichtung ab 01.01.2026 grundsätzlich möglich für | Beispiel |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Unterlagen, deren Frist spätestens mit Ablauf des Jahres 2015 begonnen hat. | Handelsbuch-Eintragung oder Inventar aus 2015, sofern keine spätere Abschlussfeststellung relevant ist. |
| 8 Jahre | Buchungsbelege und Rechnungen, deren Frist spätestens mit Ablauf des Jahres 2017 begonnen hat. | Rechnung oder Kassenbeleg aus 2017, wenn kein Verlängerungstatbestand besteht. |
| 6 Jahre | Geschäftsbriefe und sonstige 6-Jahres-Unterlagen, deren Frist spätestens mit Ablauf des Jahres 2019 begonnen hat. | Abgesandter Geschäftsbrief aus 2019, der kein Buchungsbeleg ist. |
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der maßgebliche Vorgang abgeschlossen wurde. Entscheidend ist also nicht immer das Datum auf dem Dokument, sondern der gesetzliche Fristbeginn.
| Unterlage | Fristbeginn grundsätzlich mit Ablauf des Jahres, in dem ... |
|---|---|
| Handelsbuch / Buchführung | die letzte Eintragung gemacht wurde. |
| Inventar | das Inventar aufgestellt wurde. |
| Jahresabschluss | der Jahresabschluss aufgestellt oder festgestellt wurde. |
| Geschäftsbrief | der Brief empfangen oder abgesandt wurde. |
| Buchungsbeleg | der Buchungsbeleg entstanden ist. |
| Vertrag | das Vertragsverhältnis endet, soweit der Vertrag für steuerliche Zwecke relevant bleibt. |
| Digitale Unterlagen | die steuerlich relevante digitale Information entstanden oder empfangen wurde. |
Wann verlängert sich die Aufbewahrung trotz Fristablauf?
Auch nach Ablauf der Mindestfristen dürfen Unterlagen nicht vernichtet werden, wenn sie für Besteuerung, Prüfung, Rechtsbehelfe oder steuerliche Anträge weiterhin von Bedeutung sind.
- begonnene oder angekündigte Außenprüfung,
- vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
- anhängiges Einspruchs- oder Klageverfahren,
- steuerstrafrechtliche oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- offene Änderungsanträge, Billigkeitsanträge oder Erstattungsanträge,
- ungeklärte Sachverhalte aus noch nicht bestandskräftigen Steuerjahren,
- zivilrechtliche Beweisinteressen, Haftungsrisiken oder Gewährleistungsfristen.
Tabelle: Typische Unterlagen und Aufbewahrungsfristen 2026
| Unterlage | Regelfrist | Besonderheit |
|---|---|---|
| Jahresabschluss, Bilanz, GuV, Lagebericht | 10 Jahre | Fristbeginn regelmäßig mit Aufstellung oder Feststellung. |
| Inventar und Anlagenverzeichnis | 10 Jahre | Dient dem Verständnis der Vermögenslage. |
| Handelsbücher, Hauptbuch, Grundbuch, Nebenbücher | 10 Jahre | Auch digitale Buchführungssysteme betroffen. |
| Verfahrensdokumentation zur Buchführung und Archivierung | 10 Jahre | Solange relevant, wie die zugehörigen Daten aufzubewahren sind. |
| Eingangs- und Ausgangsrechnungen | 8 Jahre | E-Rechnung im strukturierten Format aufbewahren. |
| Kassenbelege, Quittungen, Bewirtungsbelege | 8 Jahre | Bei Thermopapier Lesbarkeit sicherstellen. |
| Kontoauszüge und Bankbelege | 8 Jahre | Elektronische Kontoauszüge digital archivieren. |
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit Buchungsbelegfunktion | 8 Jahre | Sozialversicherungsrechtliche Sonderpflichten zusätzlich prüfen. |
| Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | Auch E-Mails können Geschäftsbriefe sein. |
| Wiedergaben abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | Gilt für relevante Geschäftskorrespondenz. |
| Angebote ohne Auftragsfolge | regelmäßig keine Pflicht | Aufbewahrung kann aus Beweisgründen dennoch sinnvoll sein. |
| Interne Planungen und Statistiken | regelmäßig keine Pflicht | Anders, wenn sie zum Verständnis steuerlicher Unterlagen erforderlich sind. |
Nicht aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Nicht jede interne Unterlage muss archiviert werden. Entscheidend ist, ob die Unterlage für Buchführung, Besteuerung, Handelsgeschäft oder Nachweisführung relevant ist.
Regelmäßig nicht aufbewahrungspflichtig
- interne Entwürfe ohne steuerliche Bedeutung,
- Angebote ohne Auftrag,
- Preisanfragen ohne Folgegeschäft,
- allgemeine Werbeschreiben,
- interne Statistiken ohne Belegfunktion,
- abgelaufene Planungsunterlagen ohne steuerlichen Bezug.
Trotzdem aufbewahren, wenn ...
- die Unterlage einen Geschäftsvorfall erklärt,
- sie als Nachweis in einem Rechtsstreit dienen kann,
- sie für Gewährleistung oder Haftung relevant ist,
- sie Bestandteil einer Verfahrensdokumentation ist,
- sie für Außenprüfung oder Steuererklärung benötigt wird.
Digitale Archivierung und GoBD
Digitale Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist vollständig, richtig, unveränderbar, nachvollziehbar, verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Maßgeblich sind insbesondere die GoBD.
| GoBD-Anforderung | Was bedeutet das praktisch? |
|---|---|
| Vollständigkeit | Alle steuerlich relevanten Dokumente und Daten müssen archiviert werden. |
| Unveränderbarkeit | Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert werden. |
| Nachvollziehbarkeit | Ein sachverständiger Dritter muss die Geschäftsvorfälle in angemessener Zeit prüfen können. |
| Verfügbarkeit | Daten müssen während der gesamten Frist lesbar und auswertbar bleiben. |
| Verfahrensdokumentation | Prozesse für Eingang, Verarbeitung, Archivierung, Zugriff und Löschung sind zu dokumentieren. |
E-Rechnung ab 2025/2026 richtig aufbewahren
Seit 2025 gelten neue Regeln zur E-Rechnung im B2B-Bereich. Für die Aufbewahrung ist entscheidend, dass insbesondere der strukturierte Teil der E-Rechnung in seiner ursprünglichen Form, unversehrt und auswertbar erhalten bleibt.
| Format / Fall | Archivierung |
|---|---|
| XRechnung | XML-Datei als strukturierter Rechnungsteil aufbewahren; Visualisierung zusätzlich möglich. |
| ZUGFeRD | Strukturierten XML-Teil archivieren; PDF-Bildteil zusätzlich für Lesbarkeit sinnvoll. |
| PDF-Rechnung während Übergangszeit | Als sonstige Rechnung archivieren, wenn zulässig; Zustimmung des Empfängers bei elektronischer Übermittlung beachten. |
| Anlagen zur E-Rechnung | Leistungsbeschreibungen, Stundennachweise oder Anhänge mit steuerlicher Bedeutung mitarchivieren. |
Elektronische Kontoauszüge archivieren
Elektronische Kontoauszüge sind originär digitale Dokumente. Der bloße Ausdruck und die anschließende Löschung der elektronischen Datei reichen für buchführungs- und steuerpflichtige Unternehmer regelmäßig nicht aus.
- Elektronische Kontoauszüge digital im Originalformat archivieren.
- Unveränderbarkeit ab Eingang sicherstellen.
- Kontoumsatzdaten, CSV- oder CAMT-Dateien nachvollziehbar sichern.
- Bankabruf, Import und Verbuchung dokumentieren.
- Zugriff über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleisten.
Kassenunterlagen und Bargeschäfte
Bei Bargeschäften sind digitale Kassenunterlagen ein Schwerpunkt von Außenprüfungen und Kassennachschauen. Steuerlich relevante Einzeldaten aus elektronischen Kassensystemen müssen vollständig, unveränderbar, maschinell auswertbar und über die gesamte Frist verfügbar bleiben.
| Unterlage / Datentyp | Anforderung |
|---|---|
| Kassen-Einzeldaten | Vollständig, unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahren. |
| Tagesendsummen / Z-Bons | Zusätzlich relevant; ersetzen aber nicht zwingend die Einzeldaten. |
| Programmierprotokolle | Änderungen am Kassensystem dokumentieren. |
| Bedienungs- und Organisationsunterlagen | Als Teil der Verfahrensdokumentation aufbewahren. |
| Unbare Zahlungen über Kasse | Trennung von baren und unbaren Umsätzen sowie Bankabgleich sicherstellen. |
Aufbewahrung nach HGB und AO
Handelsrechtlich verpflichtet § 257 HGB Kaufleute zur geordneten Aufbewahrung bestimmter Geschäftsunterlagen. Steuerrechtlich regelt § 147 AO die Ordnungsvorschriften zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen. In der Praxis sind beide Regelungskreise gemeinsam zu prüfen.
HGB
- gilt insbesondere für Kaufleute,
- betrifft Handelsbücher, Inventare, Abschlüsse, Handelsbriefe und Buchungsbelege,
- ordnet eine geordnete und nachvollziehbare Aufbewahrung an.
AO
- gilt für steuerlich relevante Unterlagen,
- erfasst auch Daten und digitale Aufzeichnungen,
- regelt Datenzugriff, Lesbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit und verlängerte Aufbewahrung.
Private Unterlagen und Steuerbelege
Privatpersonen unterliegen grundsätzlich nicht denselben Aufbewahrungspflichten wie Unternehmer. Dennoch sollten wichtige private Steuerbelege zumindest bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids und häufig darüber hinaus aufbewahrt werden.
| Private Unterlage | Empfehlung |
|---|---|
| Steuerbescheide | Dauerhaft oder mindestens mehrere Jahre aufbewahren. |
| Handwerkerrechnungen rund ums Grundstück | Mindestens 2 Jahre; wegen Gewährleistung oft länger sinnvoll. |
| Belege für Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen | Bis zur Bestandskraft und für mögliche Rückfragen aufbewahren. |
| Immobilienunterlagen | Regelmäßig langfristig aufbewahren, insbesondere Kaufvertrag, Baukosten, Darlehen und Modernisierung. |
| Kapitalanlageunterlagen | Für Anschaffungskosten, Veräußerung und Steuerbescheinigungen langfristig sinnvoll. |
Rückstellung für Aufbewahrungskosten
Bilanzierende Unternehmen müssen für die künftigen Kosten der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten grundsätzlich eine Rückstellung bilden, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Das betrifft insbesondere Archivräume, externe Archivdienstleister, digitale Archivsysteme, Datensicherung und anteilige Verwaltungskosten.
| Unternehmen | Behandlung |
|---|---|
| Bilanzierende Unternehmen | Rückstellung für gesetzliche Aufbewahrungskosten grundsätzlich prüfen. |
| Einnahmenüberschussrechnung | Keine Rückstellungen; Kosten erst bei Zahlung als Betriebsausgaben. |
| Digitale Archivierung | Laufende System-, Speicher- und Dienstleisterkosten berücksichtigen. |
Vernichtungs-Checkliste 2026
- Dokumentart bestimmen: Abschluss, Buchungsbeleg, Rechnung, Geschäftsbrief, Vertrag oder digitale Datei.
- Fristgruppe festlegen: 10, 8 oder 6 Jahre.
- Fristbeginn prüfen, insbesondere bei Jahresabschlüssen, Verträgen und späteren Korrekturen.
- Außenprüfung, Kassennachschau oder angekündigte Prüfung ausschließen.
- Offene Einsprüche, Klagen, Änderungsanträge und vorläufige Bescheide prüfen.
- Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren ausschließen.
- Branchenspezifische Sonderfristen prüfen.
- Digitale Originale, E-Rechnungen und Kontoauszüge nicht nur als Ausdruck aufbewahren.
- Verfahrensdokumentation und Archivierungsprozess aktualisieren.
- Vernichtung dokumentieren: Datum, Unterlagenart, Zeitraum, Freigabe und Verantwortlicher.
- Datenschutz beachten: sichere Aktenvernichtung und vollständige digitale Löschung.
- Bei Unsicherheit Unterlagen länger aufbewahren.
FAQ Aufbewahrungsfristen 2026
Welche Aufbewahrungsfristen gelten 2026?
Für viele Geschäftsunterlagen gelten 10, 8 oder 6 Jahre. Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Inventare und Organisationsunterlagen sind regelmäßig 10 Jahre aufzubewahren. Buchungsbelege und Rechnungen grundsätzlich 8 Jahre. Handels- und Geschäftsbriefe regelmäßig 6 Jahre.
Welche Unterlagen dürfen 2026 vernichtet werden?
Grundsätzlich können Unterlagen vernichtet werden, deren Frist mit Ablauf des 31.12.2025 abgelaufen ist. Das betrifft je nach Fristgruppe Unterlagen mit Fristbeginn 2015, 2017 oder 2019. Vor der Vernichtung sind Verlängerungstatbestände zu prüfen.
Gelten für Rechnungen noch 10 Jahre?
Rechnungen und Buchungsbelege sind grundsätzlich nur noch 8 Jahre aufzubewahren. Abweichungen können sich aus Sondervorschriften, Branchenpflichten oder laufenden Verfahren ergeben.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der maßgebliche Vorgang abgeschlossen wurde, etwa die letzte Buchung, die Entstehung des Belegs, der Empfang eines Geschäftsbriefs oder die Feststellung des Jahresabschlusses.
Dürfen Unterlagen nach Fristablauf immer vernichtet werden?
Nein. Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie für eine Außenprüfung, einen Einspruch, eine Klage, einen Antrag, ein Ermittlungsverfahren oder eine noch offene Steuerfestsetzung benötigt werden.
Muss ich E-Rechnungen digital aufbewahren?
Ja. Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss in seiner ursprünglichen Form unversehrt aufbewahrt werden. Ein bloßer Ausdruck reicht für originär elektronische Rechnungsdaten nicht aus.
Darf ich elektronische Kontoauszüge ausdrucken und die Datei löschen?
Nein. Elektronische Kontoauszüge sind originär digitale Dokumente und müssen digital archiviert werden, sofern sie für Buchführung und Besteuerung relevant sind.
Welche Rolle spielt die GoBD-Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerlich relevante Daten entstehen, empfangen, verarbeitet, archiviert, geschützt und wiedergefunden werden. Sie ist zentral für die Nachvollziehbarkeit digitaler Prozesse.
Gibt es private Aufbewahrungspflichten?
Privatpersonen haben grundsätzlich geringere Pflichten. Dennoch sollten Steuerbescheide, Immobilienunterlagen, Handwerkerrechnungen, Kapitalanlageunterlagen und Belege für die Steuererklärung ausreichend lange aufbewahrt werden.
Was passiert bei Verstößen gegen Aufbewahrungspflichten?
Verstöße können zu Hinzuschätzungen, Verwerfung der Buchführung, steuerlichen Nachteilen, Bußgeldern oder Beweisproblemen führen. Bei digitalen Kassen- und Buchführungsdaten sind die Prüfungsrisiken besonders hoch.
Weitere Informationen und Steuerrechner
Weitere hilfreiche Informationen und Rechner:
- Weitere Steuerrechner im Überblick
- Umsatzsteuer berechnen
- Gewerbesteuer berechnen
- Einkommensteuer-Tabelle
- BMF: GoBD-Änderung 2025
- BMF: FAQ zur E-Rechnung
Rechtsgrundlagen zum Thema: Aufbewahrungsfristen
EStREStR R 5.2 Ordnungsmäßige Buchführung
AO
AO § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
AO § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
HGB
§ 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen; Aufbewahrungsfristen
BGB 630f
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