Aufbewahrungsfristen 2026: Gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach HGB & AO für Geschäftsunterlagen

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2026: Welche Unterlagen 10, 8 oder 6 Jahre aufzubewahren sind, wann die Frist beginnt, wann Sie vernichten dürfen und wann sich Fristen verlängern (Außenprüfung, § 165 AO, Ermittlungen, Rechtsbehelf). Hier erfahren Sie

• Wie lange muss man welche Unterlagen aufheben und was darf vernichtet werden?
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen mit Rechtsgrundlagen von A bis Z - Alle Fristen im Überblick.

Jahreswechsel 2026: Welche Unterlagen Sie jetzt vernichten können

Das Ende des Jahres ist oft ein guter Zeitpunkt, um in Unternehmen Ordnung zu schaffen und sich von alten Unterlagen zu trennen. Doch bevor Sie Dokumente vernichten, ist es wichtig, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Hier ist eine Zusammenfassung der wesentlichen Punkte aus Ihrem Text bezüglich der Aufbewahrungsfristen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht in Deutschland:

Welche Dokumente, Belege, Unterlagen etc. Sie aufbewahren müssen und welche Sie wegwerfen können. Ermitteln Sie mit meinem Rechner die Aufbewahrungsfristen: Privatpersonen, Kontoauszüge, Lieferscheine, Rechnungen, Steuerbescheide, HGB etc.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2026

Wer Bücher führt, Rechnungen erstellt oder Geschäftsbriefe versendet, muss Unterlagen für bestimmte Zeiträume geordnet und jederzeit vorzeigbar aufbewahren. Die wichtigsten Grundlagen finden sich im Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO).

Seit den Änderungen durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) gelten für viele Unterlagen (insbesondere Buchungsbelege und Rechnungen) verkürzte Fristen. Dieser Beitrag fasst die Aufbewahrungsfristen ab 2026 verständlich zusammen und zeigt, wann Unterlagen vernichtet werden dürfen und wann nicht.

1) Warum gibt es Aufbewahrungsfristen?

• Nachweis- und Prüfbarkeit der Buchführung und Besteuerungsgrundlagen
• Ordnungsgemäße Dokumentation von Geschäftsvorfällen (auch digital)
• Beleg- und Nachweissicherung für Betriebsprüfungen und steuerliche Verfahren

2) Welche Fristen gelten ab 2026?

Für die Praxis ist es hilfreich, in drei Gruppen zu denken: 10 Jahre, 8 Jahre und 6 Jahre.

10 Jahre Aufbewahrung

Typische Beispiele:

• Eröffnungsbilanz
• Journale, Buchungsunterlagen, Handelsbücher und Buchungsbelege (soweit sie in die 10-Jahresgruppe fallen)
• Inventurunterlagen
• Jahresabschluss
• Konzernabschluss inklusive Lageberichte und Konzernlagebericht
• Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen, Fertigungsunterlagen
• Lohnsteuerunterlagen

8 Jahre Aufbewahrung

Typische Beispiele:

• Buchungsunterlagen, Konten, Bilanzkonten und Auswertungen
• Buchungsbelege und sonstige Unterlagen mit Buchungsfunktion
• Rechnungen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
• Bankbelege und Kontoauszüge
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen, soweit sie Buchungsbelege sind
• Bewertungs- und Abrechnungsunterlagen

6 Jahre Aufbewahrung

Typische Beispiele:

• Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe
• Weitere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Wichtig: Wenn ein Handels- oder Geschäftsbrief zugleich Buchungsbeleg ist (z. B. Rechnung, Gutschrift), gilt in der Regel die 8-jährige Frist.

3) Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem:

• die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde,
• das Inventar aufgestellt wurde,
• die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde,
• ein Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde,
• Aufzeichnungen vorgenommen oder sonstige Unterlagen entstanden sind.

Verträge: Bei Verträgen beginnt die Frist regelmäßig erst mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet.

4) Welche Unterlagen dürfen 2026 vernichtet werden?

Wenn keine besonderen Gründe für eine längere Aufbewahrung vorliegen, gilt für die Vernichtung im Jahr 2026 typischerweise:

• 10 Jahre: Unterlagen aus dem Jahr 2015 (Fristbeginn Ende 2015, Ablauf Ende 2025)
• 8 Jahre: Unterlagen aus dem Jahr 2017 (Fristbeginn Ende 2017, Ablauf Ende 2025)
• 6 Jahre: Unterlagen aus dem Jahr 2019 (Fristbeginn Ende 2019, Ablauf Ende 2025)

Praxis-Hinweis: Entscheidend ist immer der konkrete Fristbeginn (z. B. bei Abschlussfeststellung, Vertragsende oder späterer Entstehung).

5) Wann verlängert sich die Aufbewahrung trotz Fristablauf?

Auch nach Ablauf der Mindestfristen dürfen Unterlagen nicht vernichtet werden, wenn sie für steuerliche Zwecke weiterhin benötigt werden. Hintergrund ist, dass sich Aufbewahrungsfristen verlängern können, solange Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind und die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Praktisch relevant ist dies insbesondere, wenn Unterlagen für folgende Sachverhalte benötigt werden:

• eine begonnene Außenprüfung
• eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO
• anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
• ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
• die Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

6) Digitale Aufbewahrung und GoBD: Was ist besonders wichtig?

Viele Unterlagen dürfen elektronisch aufbewahrt werden. Entscheidend ist, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden, insbesondere:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Unveränderbarkeit (Schutz vor unbemerkter Manipulation)
• Verfügbarkeit innerhalb der Aufbewahrungsfrist

Bei elektronischen Rechnungen gelten besondere Anforderungen an die Archivierung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Verwaltungsvorgaben (GoBD) und die umsatzsteuerlichen Aufbewahrungspflichten.

7) Wichtige Hinweise zur Praxis

• Die genannten Fristen sind Mindestfristen nach HGB und AO. Im Einzelfall kann eine längere Aufbewahrung sinnvoll oder erforderlich sein (z. B. zur Durchsetzung oder Abwehr zivilrechtlicher Ansprüche).
• Berufs- oder branchenspezifische Sondervorschriften (z. B. Gesundheitswesen, Bau, Finanzbranche) können zusätzliche Anforderungen enthalten.
• Vor einer Vernichtung empfiehlt sich ein Vernichtungs-Check: Gibt es laufende Prüfungen, offene Verfahren oder ungeklärte Steuerjahre?

Hinweis: Dieser Artikel behandelt die Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht (HGB/AO) und die Änderungen durch BEG IV. Er ersetzt keine individuelle Beratung. Bei Unsicherheiten (z. B. Außenprüfung, Einspruch, Ermittlungen, Vertragslaufzeiten, Sondervorschriften) sollte der konkrete Einzelfall geprüft werden.

Top Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen betriebliche Unterlagen

Die Aufbewahrung von Unterlagen ist ein wichtiger Aspekt der Buchführung und kann entscheidend sein, wenn es um die Nachweisführung gegenüber den Finanzbehörden geht. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahren:

Wissen, was aufzubewahren ist:

• Steuerlich relevante Unterlagen: Dazu gehören alle Belege, Rechnungen, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
• Geschäftsvorfälle: Alle Dokumente, die Geschäftsvorfälle belegen, wie Verträge, Kalkulationen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Zahlungsbelege, Mängelrügen und Korrespondenz bezüglich der Geschäftsvorfälle.
• Elektronische Unterlagen: Dazu gehören nicht nur digitale Versionen von Papierdokumenten, sondern auch originär digitale Dokumente wie E-Mails, elektronische Rechnungen, Datenbanken etc.

Ordnung halten:

• Systematische Ablage: Unterlagen sollten so abgelegt werden, dass sie leicht auffindbar sind. Dies kann durch eine systematische Ablage nach Datum, Kunde oder Projekt erfolgen.
• Digitale Archivierung: Die Digitalisierung von Dokumenten kann die Aufbewahrung und das Auffinden von Unterlagen erleichtern. Achten Sie darauf, dass digitale Kopien den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und dass die Daten sicher gespeichert werden.

Verständlichkeit gewährleisten:

• Nachvollziehbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die Unterlagen so aufbewahrt werden, dass ein Dritter (wie ein Finanzprüfer) die Geschäftsvorfälle nachvollziehen kann. Dazu gehört, dass die Dokumente vollständig sind und in einer logischen Reihenfolge abgelegt werden.

Aufbewahrungsfristen kennen:

• 6 bis 10 Jahre: Die meisten steuerlich relevanten Unterlagen müssen je nach Art und Bedeutung zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden. Es ist wichtig, sich über die spezifischen Fristen für verschiedene Arten von Dokumenten im Klaren zu sein.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die 10- bzw. 6-jährige Frist beginnt am Ende des betreffenden Jahres zu laufen. Beispiel: Für die Unterlagen aus dem Jahr 2013 beginnt die 10-Jahres-Frist also am 1.1.2014 und endet somit am 31.12.2023. Das heißt auf den ersten Blick, dass Sie jetzt am 1. Januar 2024 Unterlagen aus dem Jahr 2013 (und älter) bei 10-jähriger Aufbewahrungsfrist und Unterlagen aus dem Geschäftsjahr 2017 (und älter) bei 6-jähriger Aufbewahrungsfrist entsorgen können.

Achtung: Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt jedoch erst mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden, bzw. am Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde (§ 147 Abgabenordnung).

Ihren Jahresabschluss 2013 haben Sie mit Sicherheit erst in 2014 fertiggestellt.

Das heißt: Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für den Abschluss 2013 beginnt erst am 1.1.2015 und endet deshalb erst am 31.12.2024.

Tipp: Um Ärger sicher auszuschließen, verlängern Sie die Aufbewahrungsfrist einfach kurzerhand um mindestens ein Jahr.

Ergebnis

Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie die Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen genau beachten. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie eine bestimmte Unterlage vernichten dürfen, ist es besser, sie noch aufzubewahren.

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Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften ist seit vielen Jahren ein zentrales Prüfungsthema der Finanzverwaltung. Maßgeblich sind insbesondere § 147 Abgabenordnung (AO), die früheren GoBS, die GDPdU sowie heute die GoBD.

Bereits seit dem 1. Januar 2002 gilt: Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).

Rechtsgrundlage für die besonderen Anforderungen bei Bargeschäften ist u. a. das BMF-Schreiben vom 26. November 2010 (IV A 4 – S 0316/08/10004-07, BStBl 2010 I S. 1342).

1) Welche Unterlagen sind betroffen?

Die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung betrifft alle steuerlich relevanten Unterlagen, die mit Hilfe elektronischer Systeme erzeugt werden. Dazu zählen insbesondere Daten aus:

• elektronischen Registrierkassen
• Kassensystemen und PC-Kassen
• Waagen mit Registrierkassenfunktion
• Taxametern
• Wegstreckenzählern

Entscheidend ist nicht die Art des Unternehmens, sondern die technische Erfassung von Bargeschäften.

2) Grundanforderungen an digitale Kassenunterlagen

Nach § 147 AO und dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 müssen digitale Unterlagen:

• jederzeit verfügbar sein
• unverzüglich lesbar gemacht werden können
• maschinell auswertbar vorliegen

Diese Anforderungen gelten für die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist (regelmäßig 10 Jahre).

3) Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der Daten

Ein zentraler Punkt bei Bargeschäften ist die Unveränderbarkeit der aufgezeichneten Daten. Das BMF stellt klar:

• Alle steuerlich relevanten Einzeldaten sind aufzubewahren.
• Eine Verdichtung der Daten (z. B. nur Tages- oder Monatsendsummen) ist unzulässig.
• Die ausschließliche Speicherung von Rechnungsendsummen reicht nicht aus.

Änderungen oder Löschungen müssen technisch ausgeschlossen oder vollständig dokumentiert sein.

4) Externe Datenträger bei begrenztem Gerätespeicher

Können Kassensysteme oder andere Geräte die vollständige Speicherung aller steuerlich relevanten Daten nicht intern leisten, müssen diese Daten:

• auf externen Datenträgern gespeichert werden
• unveränderbar archiviert sein
• maschinell auswertbar zur Verfügung stehen

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Auslagerung trägt stets der Steuerpflichtige.

5) Protokollierung und Organisationsunterlagen

Neben den eigentlichen Kassendaten sind weitere Unterlagen aufzubewahren:

• Protokolle über Einsatzorte und Einsatzzeiträume der Geräte
• Organisationsunterlagen, z. B.:
  • Bedienungsanleitungen
  • Programmier- und Konfigurationsanleitungen
  • Anweisungen zur Nutzung und Programmierung

Diese Unterlagen sind Bestandteil der Verfahrensdokumentation und regelmäßig Gegenstand von Betriebsprüfungen.

6) Abgleich von baren und unbaren Zahlungsvorgängen

Werden neben Bargeschäften auch unbare Zahlungen (z. B. EC-Cash, ELV, Kreditkarte) über das Kassensystem erfasst, muss sichergestellt sein:

• dass baren und unbaren Umsätze korrekt getrennt erfasst werden
• dass ein Abgleich mit den entsprechenden Bankbewegungen möglich ist
• dass die zutreffende Verbuchung gewährleistet ist

7) Besondere Anforderungen bei Taxametern und Wegstreckenzählern

Für Taxameter und Wegstreckenzähler nennt das BMF zusätzliche Mindestangaben, die digital aufzubewahren sind, z. B.:

• Name oder Kennung des Fahrers
• Schichtbeginn und Schichtende
• Gesamtumsatz laut Taxameter
• Anzahl der Fahrten
• Trennung von baren und unbaren Einnahmen

8) Übergangsregelungen

Für ältere Geräte, die bauartbedingt nicht oder nur teilweise den Anforderungen entsprachen, galt eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2016. Voraussetzung war, dass technisch mögliche Anpassungen (Software, Speicher) umgesetzt wurden.

Diese Übergangsregelung ist inzwischen ausgelaufen.

9) Feststellungslast und Prüfungsrisiken

Besonders wichtig für die Praxis:

• Die Feststellungslast, dass alle Anforderungen erfüllt sind, liegt beim Steuerpflichtigen.
• Digitale Unterlagen und Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.
• Bei Mängeln drohen Hinzuschätzungen, Verwerfung der Buchführung und steuerliche Mehrbelastungen.

10) Verhältnis zu GoBS, GDPdU und GoBD

Das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 stellt klar, dass neben den damaligen GoBS auch die GDPdU einzuhalten sind. Diese Grundsätze sind inzwischen in den GoBD aufgegangen und dort weiter konkretisiert worden.

Für Unternehmen bedeutet das: Die Anforderungen gelten fort und wurden im Laufe der Zeit eher verschärft als gelockert.

Hinweis: Diese Darstellung gibt einen Überblick über die Aufbewahrungspflichten bei Bargeschäften nach Steuerrecht. Sie ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Je nach Branche, Kassensystem und Organisationsstruktur können zusätzliche Anforderungen bestehen.

Übersicht Aufbewahrungspflichten

• 1 Einleitung
• 2 Aufbewahrungsfristen
  • 2.1 Allgemeine Geschäftsunterlagen
  • 2.2 Sozialversicherungsunterlagen
  • 2.3 Berufsspezifische Unterlagen
• 3 Beginn der Aufbewahrungsfrist
• 4 Form der Aufbewahrung
  • 4.1 Aufbewahrungsort
  • 4.2 Aufbewahrung in elektronischer Form
  • 4.3 Das richtige Speichermedium
• 5 Bildung von Rückstellungen
• 6 Checkliste: Aufbewahrungsfristen für einzelne Unterlagen

1 Einleitung

Geschäftsunterlagen müssen sowohl nach dem Steuerrecht als auch nach dem Handelsrecht aufbewahrt werden. Wie lange Sie Unterlagen aufbewahren müssen, hängt davon ab, um welche Dokumente es sich handelt. Während etwa Buchungsbelege und Jahresabschlüsse in der Praxis regelmäßig besonders lange aufzubewahren sind, gilt für bestimmte Handels- und Geschäftsbriefe eine kürzere Frist.

Wenn Sie nach Handels- oder Steuerrecht zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind (oder freiwillig Bücher führen), müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden. Diese verlangen u. a., dass ein sachverständiger Dritter sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen kann und dass Unterlagen geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht erfasst werden.

• Die Buchführung muss nachvollziehbar und prüfbar sein.
• Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen.
• Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist geordnet verfügbar bleiben.
• Bei digitaler Aufbewahrung müssen Daten verfügbar, lesbar und auswertbar sein.

Die Aufbewahrungspflichten betreffen nicht nur klassische Buchführungspflichtige. Sie gelten auch für alle, die nach Steuerrecht oder anderen Gesetzen zu Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung relevant sein können (z. B. bei Einnahmenüberschussrechnung und umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen).

Wichtig: Unterlagen dürfen trotz abgelaufener Frist nicht vernichtet werden, wenn sie für die Besteuerung noch von Bedeutung sind (z. B. bei laufender Außenprüfung, vorläufiger Steuerfestsetzung, Ermittlungen, Rechtsbehelfen oder zur Begründung von Anträgen).

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2 Aufbewahrungsfristen

Grundsätzlich müssen Unternehmen viele geschäftliche Unterlagen mindestens sechs Jahre aufbewahren. Für zentrale Buchführungsunterlagen gelten längere Fristen. Durch Änderungen (u. a. BEG IV) können einzelne Fristen abweichen. Maßgeblich sind insbesondere § 257 HGB und § 147 AO.

2.1 Allgemeine Geschäftsunterlagen

Typischerweise lassen sich Unterlagen in Kategorien einteilen, die länger (z. B. 10 Jahre) oder kürzer (z. B. 6 Jahre) aufzubewahren sind. Je nach Rechtslage und Dokumenttyp können auch 8 Jahre relevant sein (z. B. für bestimmte Buchungsunterlagen und Rechnungen in der steuerlichen Aufbewahrung).

Beispiele für länger aufzubewahrende Unterlagen (regelmäßig 10 Jahre):

• Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss, Konzernabschluss, Lageberichte
• Inventare und Unterlagen zum Verständnis (Arbeits- und Organisationsanweisungen)
• Grundaufzeichnungen und Buchungsbelege (z. B. Kassen- und Bankunterlagen, Buchungsjournale)
• Lohnsteuerunterlagen, soweit handels-/steuerrechtlich aufbewahrungspflichtig

Beispiele für kürzer aufzubewahrende Unterlagen (regelmäßig 6 Jahre):

• Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe (soweit keine Buchungsbelege)
• Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftwechsel, Versand- und Frachtunterlagen (typisch)
• Unterlagen nach Vertragsende (z. B. Miet-/Leasingunterlagen), soweit nicht länger erforderlich

Hinweis zu Belegen auf Thermopapier: Kassenbons können ausbleichen. Stellen Sie sicher, dass Belege während der gesamten Frist lesbar bleiben (z. B. durch digitale Archivierung oder geeignete Sicherungsmaßnahmen).

Wichtig: Unterlagen können eine längere Aufbewahrungspflicht auslösen, wenn sie dem Verständnis steuerlicher Sachverhalte dienen oder als Buchungsbeleg herangezogen werden.

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2.2 Sozialversicherungsunterlagen

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, für Beschäftigte Lohnunterlagen zu führen und geordnet aufzubewahren. Zusätzlich zu steuerlichen Pflichten können sozialversicherungsrechtliche Prüfzyklen (z. B. Rentenversicherung) dazu führen, dass Unterlagen praktisch länger vorgehalten werden müssen. Kürzen dürfen diese Prüfzyklen die steuerlichen Mindestfristen jedoch nicht.

In der Prüfungspraxis relevant sind insbesondere:

• Lohnunterlagen und Entgeltabrechnungen
• Beitragsnachweise und -abrechnungen
• Prüfmitteilungen und Prüfberichte (auch aus Steuerprüfungen, soweit relevant)
• Unterlagen aus dem Rechnungswesen mit Bezug zur Beitragspflicht

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2.3 Berufsspezifische Unterlagen

Neben Handels- und Steuerrecht gibt es branchenspezifische Aufbewahrungspflichten (z. B. Berufsrecht, Dokumentationspflichten, Haftungs- und Nachweisanforderungen). Diese können zu längeren Aufbewahrungszeiten führen.

• Anwalt: Handakten (typisch mehrere Jahre nach Berufsrecht)
• Arzt: Patientenakten (regelmäßig lange Fristen; teils deutlich länger)
• Notar: Urkundenrollen und Register (teils sehr lange Fristen)
• Steuerberater/Wirtschaftsprüfer: Handakten und Nachweise beruflicher Tätigkeit

Praxis-Hinweis: Unabhängig von Mindestfristen kann eine längere Aufbewahrung aus Beweisgründen sinnvoll sein, insbesondere bei möglichen zivilrechtlichen Ansprüchen.

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3 Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde, das Inventar aufgestellt wurde, der Abschluss festgestellt/aufgestellt wurde oder der Geschäftsbrief empfangen/abgesandt wurde. Bei Verträgen beginnt die Frist regelmäßig mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet.

Praxisrisiko: Späte Korrekturen oder nachträgliche Eintragungen können den Fristbeginn verschieben und die Aufbewahrungsdauer faktisch verlängern.

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4 Form der Aufbewahrung

Sie müssen Unterlagen nicht zwingend digitalisieren. Entscheiden Sie sich jedoch für digitale Prozesse (z. B. DMS/Archivsystem), müssen die Anforderungen an Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit eingehalten werden (GoBD).

Faustregel: Daten, die einmal maschinell auswertbar gespeichert waren, sind grundsätzlich auch in maschinell auswertbarer Form vorzuhalten.

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4.1 Aufbewahrungsort

Der Aufbewahrungsort muss so organisiert sein, dass Unterlagen über die gesamte Dauer geschützt sind (z. B. vor Feuer, Wasser, Feuchtigkeit) und ein Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen kann.

Außerdem ist sicherzustellen, dass Unterlagen im Inland verfügbar sind, soweit dies gesetzlich verlangt wird.

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4.2 Aufbewahrung in elektronischer Form

Papierbelege können unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert und anschließend vernichtet werden, wenn der Prozess ordnungsgemäß dokumentiert ist. Dafür ist regelmäßig eine Verfahrensdokumentation erforderlich, die u. a. Entstehung, Erfassung, Verarbeitung, Archivierung, Wiederauffindbarkeit, Berechtigungen und Sicherungen beschreibt.

• Entstehung und Eingang der Information
• Erfassung/Indexierung
• Verarbeitung und Speicherung
• Wiederauffindbarkeit
• Maschinelle Auswertbarkeit
• Schutz vor Verlust und unberechtigter Veränderung

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4.3 Das richtige Speichermedium

Der Gesetzgeber schreibt kein konkretes Medium vor. Entscheidend ist, dass die Daten während der gesamten Frist unverändert, lesbar und auswertbar bleiben. Beachten Sie insbesondere:

• Originär digitale Unterlagen müssen digital aufbewahrt werden; ein Ausdruck genügt regelmäßig nicht.
• Elektronische Kontoauszüge sind als digitale Originale zu archivieren.
• Steuerlich relevante E-Mails sind aufzubewahren; reine Transport-E-Mails ohne Inhalt können im Einzelfall entbehrlich sein.
• Formatwechsel dürfen Strukturmerkmale nicht zerstören, wenn diese steuerlich relevant sind.
• Bei Verschlüsselung sind Schlüssel so aufzubewahren, dass Lesbarkeit/Auswertbarkeit sichergestellt bleibt.

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5 Bildung von Rückstellungen

Bilanzierende Unternehmen müssen für die voraussichtlichen Kosten der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten grundsätzlich eine Rückstellung bilden (Aufbewahrungskosten als ungewisse Verbindlichkeit), soweit die Voraussetzungen vorliegen.

Bei Einnahmenüberschussrechnung können keine Rückstellungen gebildet werden; tatsächlich entstehende Kosten können jedoch in den Folgejahren als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

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6 Checkliste: Aufbewahrungsfristen für einzelne Unterlagen

Eine vollständige Checkliste ist regelmäßig unternehmens- und branchenabhängig. Außerdem kann ein Dokument, das isoliert betrachtet nur 6 Jahre aufzubewahren wäre, im Einzelfall 10 Jahre aufzubewahren sein, wenn es dem Verständnis oder Nachweis steuerlicher Sachverhalte dient.

Wenn Sie möchten, erstelle ich Ihnen eine kompakte, mandantenfreundliche Checkliste (z. B. als Tabelle) mit den wichtigsten Dokumentarten und typischen Fristen ab 2026 (10/8/6 Jahre), passend zu Ihrer Zielgruppe (Freelancer, GmbH, Einzelunternehmen, Gastronomie/Kasse usw.).

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Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften ist seit vielen Jahren ein zentrales Prüfungsthema der Finanzverwaltung. Maßgeblich sind insbesondere § 147 Abgabenordnung (AO), die früheren GoBS, die GDPdU sowie heute die GoBD.

Bereits seit dem 1. Januar 2002 gilt: Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).

Rechtsgrundlage für die besonderen Anforderungen bei Bargeschäften ist u. a. das BMF-Schreiben vom 26. November 2010 (IV A 4 – S 0316/08/10004-07, BStBl 2010 I S. 1342).

1) Welche Unterlagen sind betroffen?

Die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung betrifft alle steuerlich relevanten Unterlagen, die mit Hilfe elektronischer Systeme erzeugt werden. Dazu zählen insbesondere Daten aus:

• elektronischen Registrierkassen
• Kassensystemen und PC-Kassen
• Waagen mit Registrierkassenfunktion
• Taxametern
• Wegstreckenzählern

Entscheidend ist nicht die Art des Unternehmens, sondern die technische Erfassung von Bargeschäften.

2) Grundanforderungen an digitale Kassenunterlagen

Nach § 147 AO und dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 müssen digitale Unterlagen:

• jederzeit verfügbar sein
• unverzüglich lesbar gemacht werden können
• maschinell auswertbar vorliegen

Diese Anforderungen gelten für die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist (regelmäßig 10 Jahre).

3) Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der Daten

Ein zentraler Punkt bei Bargeschäften ist die Unveränderbarkeit der aufgezeichneten Daten. Das BMF stellt klar:

• Alle steuerlich relevanten Einzeldaten sind aufzubewahren.
• Eine Verdichtung der Daten (z. B. nur Tages- oder Monatsendsummen) ist unzulässig.
• Die ausschließliche Speicherung von Rechnungsendsummen reicht nicht aus.

Änderungen oder Löschungen müssen technisch ausgeschlossen oder vollständig dokumentiert sein.

4) Externe Datenträger bei begrenztem Gerätespeicher

Können Kassensysteme oder andere Geräte die vollständige Speicherung aller steuerlich relevanten Daten nicht intern leisten, müssen diese Daten:

• auf externen Datenträgern gespeichert werden
• unveränderbar archiviert sein
• maschinell auswertbar zur Verfügung stehen

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Auslagerung trägt stets der Steuerpflichtige.

5) Protokollierung und Organisationsunterlagen

Neben den eigentlichen Kassendaten sind weitere Unterlagen aufzubewahren:

• Protokolle über Einsatzorte und Einsatzzeiträume der Geräte
• Organisationsunterlagen, z. B.:
  • Bedienungsanleitungen
  • Programmier- und Konfigurationsanleitungen
  • Anweisungen zur Nutzung und Programmierung

Diese Unterlagen sind Bestandteil der Verfahrensdokumentation und regelmäßig Gegenstand von Betriebsprüfungen.

6) Abgleich von baren und unbaren Zahlungsvorgängen

Werden neben Bargeschäften auch unbare Zahlungen (z. B. EC-Cash, ELV, Kreditkarte) über das Kassensystem erfasst, muss sichergestellt sein:

• dass baren und unbaren Umsätze korrekt getrennt erfasst werden
• dass ein Abgleich mit den entsprechenden Bankbewegungen möglich ist
• dass die zutreffende Verbuchung gewährleistet ist

7) Besondere Anforderungen bei Taxametern und Wegstreckenzählern

Für Taxameter und Wegstreckenzähler nennt das BMF zusätzliche Mindestangaben, die digital aufzubewahren sind, z. B.:

• Name oder Kennung des Fahrers
• Schichtbeginn und Schichtende
• Gesamtumsatz laut Taxameter
• Anzahl der Fahrten
• Trennung von baren und unbaren Einnahmen

8) Übergangsregelungen

Für ältere Geräte, die bauartbedingt nicht oder nur teilweise den Anforderungen entsprachen, galt eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2016. Voraussetzung war, dass technisch mögliche Anpassungen (Software, Speicher) umgesetzt wurden.

Diese Übergangsregelung ist inzwischen ausgelaufen.

9) Feststellungslast und Prüfungsrisiken

Besonders wichtig für die Praxis:

• Die Feststellungslast, dass alle Anforderungen erfüllt sind, liegt beim Steuerpflichtigen.
• Digitale Unterlagen und Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.
• Bei Mängeln drohen Hinzuschätzungen, Verwerfung der Buchführung und steuerliche Mehrbelastungen.

10) Verhältnis zu GoBS, GDPdU und GoBD

Das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 stellt klar, dass neben den damaligen GoBS auch die GDPdU einzuhalten sind. Diese Grundsätze sind inzwischen in den GoBD aufgegangen und dort weiter konkretisiert worden.

Für Unternehmen bedeutet das: Die Anforderungen gelten fort und wurden im Laufe der Zeit eher verschärft als gelockert.

Hinweis: Diese Darstellung gibt einen Überblick über die Aufbewahrungspflichten bei Bargeschäften nach Steuerrecht. Sie ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Je nach Branche, Kassensystem und Organisationsstruktur können zusätzliche Anforderungen bestehen.

Top Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrung und Vorlage von Unterlagen nach HGB

Das Handelsgesetzbuch regelt für Kaufleute, welche Unterlagen aufzubewahren sind, wie lange und in welcher Form. In der Praxis ist § 257 HGB die zentrale Norm, ergänzt durch Anforderungen an die Buchführung (u. a. § 239 HGB). Dieser Beitrag erläutert die Vorgaben verständlich und zeigt, worauf es in der Umsetzung ankommt.

Hinweis: Neben dem HGB gelten regelmäßig auch steuerliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 147 AO). Bei Überschneidungen ist in der Praxis die jeweils einschlägige und ggf. längere Pflicht maßgeblich.

1) § 257 HGB: Was muss ein Kaufmann aufbewahren?

Nach § 257 Abs. 1 HGB sind Unterlagen geordnet aufzubewahren. Typische Gruppen sind:

• Handelsbücher und Jahresabschlussunterlagen: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
• Empfangene Handelsbriefe
• Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe
• Buchungsbelege (Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern)

Wichtig: Handelsbriefe im Sinne des § 257 Abs. 2 HGB sind Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

2) Wie lange sind Unterlagen nach HGB aufzubewahren?

§ 257 Abs. 4 HGB unterscheidet zwei Fristen:

• 10 Jahre: Unterlagen nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4 HGB (insbesondere Handelsbücher/Abschlussunterlagen und Buchungsbelege).
• 6 Jahre: Sonstige Unterlagen nach § 257 Abs. 1 HGB (insbesondere empfangene und abgesandte Handelsbriefe).

Praxistipp: Ordnen Sie Ihre Ablage so, dass Sie die 10-Jahres-Unterlagen klar von 6-Jahres-Unterlagen trennen. Das reduziert das Risiko, versehentlich zu früh zu vernichten.

3) Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Frist beginnt nach § 257 Abs. 5 HGB mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem z. B. die letzte Eintragung gemacht wurde, das Inventar aufgestellt wurde, der Jahresabschluss festgestellt wurde, ein Handelsbrief empfangen/abgesandt wurde oder ein Buchungsbeleg entstanden ist.

Beispiel (typisch): Ein Buchungsbeleg aus Mai 2026 hat Fristbeginn am 31.12.2026. Die Aufbewahrung läuft dann 10 Jahre (bzw. 6 Jahre) ab diesem Stichtag.

4) Darf ich Unterlagen digital aufbewahren?

Grundsätzlich ja. § 257 Abs. 3 HGB erlaubt (mit Ausnahmen) die Aufbewahrung als Wiedergabe auf Bild- oder Datenträgern, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Entscheidend ist insbesondere:

• Übereinstimmung: Wiedergaben müssen mit empfangenen Handelsbriefen und Buchungsbelegen bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
• Verfügbarkeit: Während der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten verfügbar sein.
• Lesbarkeit: Unterlagen müssen jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Hinweis: Für bestimmte Dokumente (insbesondere Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse) bestehen besondere Anforderungen. In der Praxis sollten Sie bei der Umstellung auf digitale Archivierung stets die handels- und steuerrechtlichen Vorgaben gemeinsam betrachten.

5) § 239 HGB: Anforderungen an die Buchführung (kurz erklärt)

§ 239 HGB enthält zentrale Grundregeln für Handelsbücher und Aufzeichnungen. Für die Praxis besonders wichtig:

• Sprache/Verständlichkeit: Verwendung einer lebenden Sprache; Abkürzungen/Symbole müssen eindeutig sein.
• Ordnung und Zeitnähe: vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet.
• Unveränderbarkeit: Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen.
• Digitale Führung: Bücher/Aufzeichnungen können auf Datenträgern geführt werden, wenn GoB eingehalten werden und Lesbarkeit/Verfügbarkeit gesichert sind.

6) Welche Risiken bestehen bei Verstößen?

Ordnungswidrigkeiten nach § 103 HGB

Für bestimmte Fälle (u. a. Handelsmakler) sieht § 103 HGB Bußgelder vor, wenn z. B. vorgeschriebene Aufzeichnungen unterlassen oder vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.

Strafrechtliche Risiken: § 283b StGB

Bei schwerwiegenden Verstößen gegen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten kann § 283b StGB relevant werden, insbesondere wenn Unterlagen vor Ablauf der Frist beiseite geschafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt werden und dadurch die Übersicht über den Vermögensstand erschwert wird.

Praxishinweis: Das Risiko entsteht typischerweise nicht durch einzelne Versehen, sondern durch systematische Mängel in Organisation, Dokumentation und Archivierung. Ein klarer Archivierungsprozess ist daher zentral.

7) Mandanten-Checkliste: HGB-konform aufbewahren

• Unterlagenarten identifizieren (10 Jahre vs. 6 Jahre) und Ablage entsprechend strukturieren
• Fristbeginn korrekt dokumentieren (Jahresende als Startpunkt)
• Digitale Archivierung so einrichten, dass Verfügbarkeit und Lesbarkeit jederzeit möglich sind
• Änderungen nachvollziehbar halten (keine unbemerkten Überschreibungen)
• Vernichtung erst nach Prüfung: laufende Prüfungen/Verfahren? offene Themen? besondere Nachweispflichten?
• Verfahrensdokumentation/Organisationsunterlagen aktuell halten (insbesondere bei EDV-gestützter Buchführung)

Hinweis: Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen bereit und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Einzelfall können zusätzliche Pflichten aus Steuerrecht (AO/UStG), Spezialgesetzen, Berufsrecht oder zivilrechtlichen Beweisinteressen relevant sein.

Aufbewahrungsfristen private Unterlagen

Für private Unterlagen gibt es keine einheitlichen Aufbewahrungsfristen wie im betrieblichen Bereich, aber es gibt einige Empfehlungen, die Sie beachten sollten, bevor Sie Unterlagen entsorgen. Hier eine Übersicht:

1. Rechnungen und Kaufbelege für private Gegenstände:

   • In der Regel nach Ende der Gewährleistungspflicht (meist 24 Monate) entsorgbar.
   • Ausnahme: Belege für wertvolle Gegenstände sollten länger aufbewahrt werden, um im Fall eines Diebstahls den Wert nachweisen zu können.

2. Arztrechnungen:

   • Bei privater Versicherung oder Selbstzahlung sollten diese länger aufbewahrt werden, da Schadenersatzansprüche bei ärztlichen Fehlern bis zu 30 Jahre geltend gemacht werden können.

3. Werkstattrechnungen beim Privatwagen:

   • Am besten bis zum Verkauf des Wagens aufbewahren, um Wartung nachweisen zu können.

4. Renteninformationen und Unterlagen zu Rentenansprüchen (Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen):

   • Niemals wegwerfen; am besten bis zum Eintritt ins Rentenalter aufbewahren.

5. Versicherungsunterlagen:

   • Unterlagen von ausgelaufenen Versicherungen können vernichtet werden.

6. Telefonabrechnungen, Nebenkostenabrechnungen:

   • In der Regel 3 Jahre aufbewahren.

7. Wohnungs- und Mietverträge mit Übergabeprotokollen:

   • Nach Beendigung des Mietverhältnisses noch drei Jahre aufbewahren.
   • Bei Geltendmachung eines häuslichen Arbeitszimmers bei der Steuer: 10 Jahre Aufbewahrung.

8. Kontoauszüge und andere Bankunterlagen:

   • Private Kontoauszüge sollten 3 Jahre aufbewahrt werden, um Zahlungen nachweisen zu können.
   • Kreditverträge sollten für die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.

Diese Empfehlungen dienen dazu, wichtige Unterlagen für eventuelle Nachweise oder Ansprüche verfügbar zu haben. Es ist jedoch immer ratsam, die individuelle Situation zu berücksichtigen und bei Unsicherheiten gegebenenfalls fachlichen Rat einzuholen.

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