Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen

Wie lange muss ich Kontoauszüge + Rechnungen aufbewahren? Was darf in den Reißwolf? Gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2018 mit Rechtsgrundlagen von A bis Z - Alle Fristen im Überblick.



Welche Dokumente, Belege, Unterlagen etc. Sie aufbewahren müssen und welche Sie wegwerfen können. Ermitteln Sie mit meinem Rechner die Aufbewahrungsfristen: Privatpersonen, Kontoauszüge, Lieferscheine, Rechnungen, Steuerbescheide, HGB etc.

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Dokument, Unterlage, Beleg:


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Steuertipp: Steuern sparen mit Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen


Übersicht Aufbewahrungspflichten


1 Einleitung

Geschäftsunterlagen müssen sowohl nach dem Steuerrecht als auch nach dem Handelsrecht aufbewahrt werden. Wie lange Sie Ihre Unterlagen aufbewahren müssen, hängt davon ab, um welche Unterlagen es sich handelt. Während etwa Buchungsbelege und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, gilt dies für empfangene Handelsbriefe und Duplikate von versendeten Geschäftsbriefen nur für sechs Jahre.

Aufbewahrungspflichten
1/10

Von welchen Vorschriften Sie betroffen sind, welche Unterlagen genau Sie aufbewahren müssen und worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie in diesem Merkblatt.

Sollten Sie nach Handels- oder Steuerrecht dazu verpflichtet sein, Bücher zu führen, oder führen Sie freiwillig Bücher, müssen Sie sich an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) halten. Diese erfordern unter anderem die Erfüllung der folgenden Punkte.

· Die Buchführung muss es einem sachverständigen Dritten erlauben, sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen zu können.

· Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

· Die Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist geordnet aufbewahrt werden.

· Bei Aufzeichnungen auf Datenträgern muss sichergestellt sein, dass die Daten während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Beispiel

Ein Großhändler bearbeitet seine Buchführung und erfasst seine Belege selbst. Die relevanten Daten hat er auf seiner Festplatte gespeichert und kann sie jederzeit aufrufen. Eine externe Datensicherung sieht er als überflüssig an.

Nach einem Systemabsturz ist die Festplatte nicht mehr zu retten und die Daten sind verloren. Da der Großhändler damit auch seine Buchführungsdaten nicht mehr verfügbar hat, verstößt er gegen die GoB.

Doch nicht nur buchführungspflichtige Unternehmer sind zur Aufbewahrung verpflichtet. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten auch für alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zurFührung von Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dies betrifft beispielsweise auch Selbständige und Freiberufler, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen und Aufzeichnungen für umsatzsteuerliche Zwecke vornehmen.

Mit der Steuererklärung 2017 entfällt die Belegpflicht für Privathaushalte. Dokumente müssen nur noch auf Nachfrage des Finanzamts eingereicht werden. Aufgrund dieser Abschaffung der Belegvorlagepflicht müssen ab der Steuererklärung 2017 zum Beispiel auch Spendenbescheinigungen nicht mehr eingereicht, sondern nur noch bereitgehalten werden, falls das Finanzamt sie gesondert prüfen möchte.

Sollten Aufwendungen aufgrund besonderer Lebensumstände entstanden sein, so empfiehlt sich weiterhin eine Belegeinreichung gemeinsam mit der Steuererklärung. In allen anderen Fällen sollten Belege nur noch nach Anforderung durch das Finanzamt eingereicht werden (z.B. Belege über Arbeitsmittel, Nachweise über Beiträge an Berufsverbände und Beitragsbestätigungen zu Versicherungen). Stets jedoch sollten alle steuerlich relevanten Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids für die Erledigung von Rückfragen durch das Finanzamt vorgehalten werden (sog. Vorhaltepflicht).

Die Belegvorlagepflicht gilt bei Privatpersonen ausnahmsweise in folgenden Fällen:

  • Im Immobilienbereich müssen zum Kampf gegen Schwarzarbeit Handwerkerrechnungen zwei Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Private Vermieter, die Flächen umsatzsteuerpflichtig vermieten.
  • Privatpersonen mit Jahreseinkünften von über 500.000 € . Diese müssen ihre Unterlagen über Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre lang auf­bewahren – entweder in Papierform oder digital.

Top Aufbewahrungsfristen


2 Aufbewahrungsfristen

Grundsätzlich müssen Sie als Unternehmer fast alle geschäftlichen Unterlagen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Die meisten Geschäftsunterlagen können sogar erst nach Ablauf einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.

Die jeweilige Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Weitere Informationen zum Fristbeginn erhalten Sie unter Punkt 3.


2.1 Allgemeine Geschäftsunterlagen

In jedem Frühjahr kann wieder ein Jahrgang an Unterlagen vernichtet werden. Das gilt sowohl für Geschäftsunterlagen in Papierform als auch für elektronische Daten.

Unterlagen, die nach zehn Jahren vernichtet werden können:

· Abschlussunterlagen wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Anhänge, Lageberichte und Inventare. Hierzu gehören auch die Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die für das Verständnis erforderlich sind.

· Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbücher, Steuerbescheide und Lohn- und Gehaltslisten. Auch hier gehören Arbeitsanweisungen zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

Steuererklärungen und -bescheide

· Einige Lohn- und Gehaltsunterlagen wie Gehaltslisten, Lohnbelege, Lohnsteuerjahresausgleichsunterlagen und Urlaubslisten (für die Berechnung der Rückstellungen)

· Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrtenbücher, die zwar nicht direkt aufbewahrungspflichtig sind, aber dem Verständnis anderer Unterlagen dienen.

· Kopien jeder Ausgangsrechnung sowie alle Eingangsrechnungen. Bei Rechnungen, die mit einer elektronischen Registrierkasse erstellt wurden, genügen die Tagesendsummenbons.

Hinweis

Rechnungen und Kassenbons auf Thermopapier bleichen nach einiger Zeit aus. Sorgen Sie dafür, dass diese Unterlagen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums lesbar sind.

Am einfachsten geht dies, indem Sie die Belege nach Erhalt kopieren und an den Originalbeleg heften.

Unterlagen, die nach sechs Jahren vernichtet werden können:

Erhaltene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe

· Geschäftsunterlagen wie Angebote mit Auftragsfolge, Auftragsbücher, Preislisten, Versand- und Frachtunterlagen

· Einige Lohn- und Gehaltsunterlagen wie Überstundenlisten, Lohnlisten, An-, Ab- und Ummeldungen bei den Krankenkassen

· Internationale Frachtunterlagen wie Einfuhr- und Importunterlagen sowie Ausfuhrnachweise und Exportunterlagen. Zollbelege sind hingegen zehn Jahre aufbewahrungspflichtig.

Leasing- und Mietunterlagen nach Ablauf des Vertrags

Sollte es kürzere Fristen aus nichtsteuerlichen Gesetzen geben, sind diese für Sie in der Praxis nicht relevant, da Sie sich an die steuerlichen Aufbewahrungsfristen halten müssen.

Besonderheiten bei Lieferscheinen

Mit dem sogenannten Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz hat der Gesetzgeber eine Änderung bei den Aufbewahrungspflichten fürLieferscheine eingeführt. Für zugegangene Lieferscheine entfällt die Aufbewahrungsfrist bereits mit dem Erhalt der Rechnung. Analoges gilt für abgesandte Lieferscheine. Deren Aufbewahrungszeit läuft mit dem Versand der Rechnung ab.

Hinweis

Diese Regelung ist rückwirkend zum 01.01.2017 in Kraft getreten und gilt für alle Lieferscheine,deren Aufbewahrungsfrist nach bisheriger Rechtslage noch nicht abgelaufen ist.

Die Neuregelung gilt allerdings nicht, wenn Lieferscheine im Einzelfall als Buchungsbelege herangezogen werden. Dann werden wie bisher zwei Fallgruppen unterschieden:

  • Der Lieferschein fungiert gleichzeitig als Rechnung. Anzuwenden sind daher die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, die zu einer Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren verpflichten.
  • Der Lieferschein ist als solcher gekennzeichnet und liegt daher auch „nur“ als Lieferschein vor. In diesem Fall wird er als sogenannter Handelsbrief angesehen. Die Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe beträgt sechs Jahre.

Eine detaillierte Übersicht über die Aufbewahrungsfristen einzelner Unterlagen finden Sie unter Punkt 6 dieses Merkblatts.

Hinweis

Sie dürfen Unterlagen trotz Zeitablaufs nicht vernichten, wenn sie für das Finanzamt noch von Bedeutung sind.

Dies gilt beispielsweise für eine laufende Betriebsprüfung, für anhängige Steuerstrafverfahren und noch zu stellende Anträge beim Finanzamt. Bei vorläufigen Steuerfestsetzungen läuft die Verjährungsfrist nicht ab, bevor der Sachverhalt geklärt ist. Hierzu erforderliche Belege sollten Sie daher unbedingt behalten.

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2.2 Sozialversicherungsunterlagen

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, für jeden Beschäftigten Lohnunterlagen zu führen. Diese müssen bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung des Rentenversicherungsträgers folgenden Jahres geordnet aufbewahrt werden. Die steuerliche Aufbewahrungsfrist bleibt aber selbstverständlich bestehen. Die Vorschriften der Sozialversicherung können also nur dafür sorgen, dass sich die Aufbewahrungsfrist verlängert, nicht, dass sie sich verkürzt.

Dies betrifft auch die Beitragsnachweise und -abrech­nungen. Dabei haben Sie das Recht, die Unterlagen elektronisch aufzubewahren, solange die Daten innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und lesbar gemacht werden können.

Mindestens alle vier Jahre prüft die Rentenversicherung die Beiträge der Unternehmen zur Sozialversicherung. Daher müssen Sie als Arbeitgeber Ihre Unterlagen nicht nur für die Finanzverwaltung, sondern auch für den Rentenversicherungsträger ordnungsgemäß archivieren.

Die Rentenversicherungsträger prüfen dabei, ob die Unternehmen ihre Mitarbeiter ordnungsgemäß zur Sozialversicherung anmelden und die Beiträge korrekt abführen. Um andere Behörden wie etwa die Zollverwaltung oder Staatsanwaltschaft in der Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigungen zu unterstützen, werden auch regelmäßig Kontrollen durchgeführt.

Seit einigen Jahren sind die Rentenversicherungsträger zusätzlich auch für die Prüfung der Unfallversicherung und Künstlersozialabgabe zuständig.

Genau wie bei den anderen Unterlagen müssen Sie als Arbeitgeber darauf achten, dass sich jederzeit ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lohn- und Gehaltsabrechnungen verschaffen kann. Dabei ist nicht nur die Vollständigkeit, sondern auch die Übersichtlichkeit gefragt.

Bei einer Sozialversicherungsprüfung müssen Sie sowohl alle Unterlagen vorlegen, die für die Sozialversicherung relevant sind, als auch den Zugriff auf die Unterlagen ermöglichen, wenn Sie eine elektronische Speicherung verwenden (z.B. durch Bereitstellen des EDV-Programms, mit dem die Lohnabrechnungen erstellt wurden). Das sind beispielsweise:

  • Lohnunterlagen
  • Beitragsabrechnungen und -nachweise für die Sozialversicherungen
  • Prüfmitteilungen anderer Versicherungsträger
  • Prüfberichte der Finanzbehörde oder

· Unterlagen aus dem Rechnungswesen, die Angaben zu der Versicherungspflicht oder der Beitragshöhe enthalten.

Sollte es in Ihrem Unternehmen eine Betriebsprüfung der Finanzbehörde gegeben haben, müssen Sie den Prüfbericht auch dem Sozialversicherungsprüfer vorlegen, der die Bescheide dann sozialversicherungsrechtlich auswerten wird. Da die Sozialversicherungsbeiträge eng an die Einkommensteuer angebunden sind, haben die Beanstandungen des Finanzamts in der Regel auch Auswirkungen auf die Sozialversicherungen.

Hinweis

Seit einigen Jahren können Steuerprüfungen der Finanzverwaltung und Betriebsprüfungen der Rentenversicherung auf Antrag auch beim Finanzamt zusammen durchgeführt werden.

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2.3 Berufsspezifische Unterlagen

Es gibt jedoch nicht nur steuer-, handels- und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungspflichten. Es kann auch gut sein, dass Sie bestimmten Aufbewahrungspflichten unterliegen, die nur für Ihren Beruf gelten.

Diese Unterlagen sollen Ihre Arbeit dokumentieren und können bei Haftungsfragen zu Rate gezogen werden.

  • Anwalt: Jeder Anwalt muss anhand seiner Handakten ein geordnetes Bild über seine Tätigkeiten geben können. Die Aufbewahrungsfrist für diese Akten beträgt fünf Jahre.
  • Architekt: Nach der Berufsordnung gibt es zwar keine besonderen Aufbewahrungspflichten, aber aufgrund der schuldrechtlichen Verjährungsfrist (im HGB geregelt) sind Aufzeichnungen fünf Jahre lang aufzubewahren. Darüber hinaus bestehen normalerweise auch vertragliche Aufbewahrungspflichten für die Bauakten, die individuell vereinbart werden.
  • Arzt: Ärzte müssen Krankenunterlagen und andere ärztliche Aufzeichnungen nach berufsrechtlichen Vorgaben zehn Jahre lang aufbewahren. Bei einigen Unterlagen besteht sogar eine noch längere Aufbewahrungsfrist, wie zum Beispiel bei Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen, die bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden müssen. Eine Verletzung dieser Aufbewahrungsfristen kann für den Arzt nachteilige Folgen haben, wenn es zum Beispiel um Behandlungsfehler geht. Solche Vorwürfe lassen sich nur mit entsprechenden Unterlagen widerlegen. Gleiches gilt auch für den Nachweis ordnungsmäßiger Leistungsabrechnungen oder für die Darlegung, ob und inwieweit Patienten aufgrund einer Erkrankung Rentenansprüche zustehen.
  • Notar: Für Notare gibt es umfangreiche Aufbewahrungspflichten. Betroffen hiervon sind zum Beispiel Urkundenrollen, Erbvertrags- sowie Namensverzeichnisse und Erbverträge, für die eine Aufbewahrungsfrist von 100 Jahren gilt. Hinzu kommt die Aufbewahrung von Verwahr- und Massenbuch, Anderkontenlisten, Generalsakten, Nebenakten, Wechsel- und Scheckprotesten, welche bis zu 30 Jahre verwahrt werden müssen.
  • Steuerberater: Für Steuerberater besteht insbesondere bei allen Schriftstücken, die er von Mandanten erhalten hat und die er in Handakten sammelt, eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.
  • Wirtschaftsprüfer: Hier besteht eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Handakten und für alle Unterlagen, die für den Nachweis der beruflichen Tätigkeit gebraucht werden. Hinzu kommen die Unterlagen zur Dokumentierung der Qualitätssicherungssysteme.

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3 Beginn der Aufbewahrungsfrist

Als Unternehmer müssen Sie Ihre Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahren. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem letzte Eintragungen gemacht, Abschlüsse fertiggestellt bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden. Dies gilt für alle Belege, die Bestandteil einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht sind. Dadurch kommt es in der Praxis regelmäßig zu Fehlern, die schwerwiegende Konsequenzen haben können. Ab und zu werden Jahresabschlüsse erst ein Jahr nach dem Bilanzstichtag fertig. Wenn dann im darauffolgenden Jahr noch kleinere Eintragungen gemacht werden, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist um ein ganzes Jahr.

Beispiel

Ein Architekturbüro hat den Jahresabschluss für das Jahr 2003 im Dezember 2004 fertiggestellt. In der ersten Januarwoche 2005 fällt der Buchhalterin noch ein kleiner Fehler auf und sie korrigiert den Abschluss, bevor sie ihn mit der Steuererklärung an das Finanzamt sendet.

Mitnichten darf der Jahresabschluss 2003 Anfang 2014 vernichtet werden. Denn die letzte Änderung wurde erst im Jahr 2005 vorgenommen, so dass die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf des Jahres 2005 beginnt. Damit endet sie auch erst Ende 2015 und der Jahresabschluss 2003 darf erst im Frühjahr 2016 vernichtet werden.

Selbstverständlich können Unterlagen freiwillig auch länger aufbewahrt werden, es gibt jedoch keine rechtliche Verpflichtung dazu.

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4 Form der Aufbewahrung

Die Finanzverwaltung besitzt ein Datenzugriffsrecht, das ihnen erlaubt, auf Ihre steuerlich relevanten Daten zuzugreifen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie Ihre Unterlagen auch digitalisieren müssen.

Wenn Sie sich überlegen, ein Dokumentenmanage­mentsystem (DMS) anzuschaffen, sollte Ihnen bewusst sein, dass Sie dann der Finanzverwaltung im Fall einer Betriebsprüfung ein Zugriffsrecht einräumen müssen.

Faustregel

Alle Daten des Rechnungswesens, die einmal beim Steuerzahler auf einem maschinell verwertbaren Datenträger gespeichert waren, sind auch in dieser Form vorzuhalten, damit sie durch die Finanzbehörde maschinell ausgewertet werden können.

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4.1 Aufbewahrungsort

Als Unternehmer haben Sie die Verantwortung, dass die geschäftlichen Unterlagen für die gesamte Aufbewahrungsdauer gesichert sind. Das bedeutet, dass

· der Raum oder das Gebäude, in dem Ihre Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt sein muss,

· gewährleistet sein muss, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst,

· die Aufbewahrung so erfolgen muss, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen kann; Ihr Archivsystem muss also auch von einem Dritten nachvollziehbar sein,

· Ihre Datenträger lesbar sein müssen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Ihre elektronischen Datensicherungen auf Datenträgern gespeichert sind, die eine ausreichende Lebensdauer haben.

Darüber hinaus sollten Sie beachten, dass Sie alle Ihre Rechnungen im Inland (dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland) aufzubewahren haben.

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4.2 Aufbewahrung in elektronischer Form

Aus den GoB ergibt sich, dass Sie in der Lage sein müssen, jede Buchung durch einen Beleg nachzuweisen. Dies muss entweder in Papierform oder elektronisch jederzeit überprüfbar sein.

Grundsätzlich sind alle Belege in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren; es gibt aber die Möglichkeit, Papierbelege zu digitalisieren und anschließend zu vernichten. Dies können Sie tun, wenn Sie die Digitalisierung und Aufbewahrung in einer Verfahrensdokumentation nachweisen.

Da die IT-gestützten Geschäftsabläufe immer komplexer und unübersichtlicher werden, brauchen Sie eine Verfahrensdokumentation, mit der Sie zum Beispiel bei elektronischen Dokumenten folgende Punkte dokumentieren:

  • Entstehung der Information
  • Indizierung
  • Verarbeitung
  • Speicherung
  • das eindeutige Wiederfinden
  • die maschinelle Auswertbarkeit
  • Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und Reproduktion

Sie müssen also den gesamten Verarbeitungsweg Ihres Belegs verständlich darstellen können. Diese Verfahrensdokumentation muss über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar sein.

Damit müssen Sie überall dort, wo Elektronik zum Einsatz kommt und die Daten Einfluss auf Ihre Buchführung haben, Datensicherungen vornehmen und die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bereithalten.

Betroffen sind davon zum Beispiel

  • Kassensysteme,
  • Taxameter,
  • Zahlungsverkehrssysteme,
  • elektronische Waagen oder
  • Geldspielgeräte.

Hinweis

Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband e.V. haben eine „Muster-Verfahrensdoku­mentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inklusive Vernichtung der Papierbelege“ herausgegeben, die Sie sich im Internet herunterladen kön­nen. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung.

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4.3 Das richtige Speichermedium

Bei der Wahl der Aufbewahrungsform macht Ihnen der Gesetzgeber bewusst keine Vorschriften, welche Technologie oder welche Speichermedien Sie zu verwenden haben. Beim Archivieren sollten Sie aber folgende Punkte beachten:

· Originär digitale Unterlagen sind während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in unveränderter digitaler Form bereitzuhalten. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht ausreichend.

· Bei empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen sowie bei Buchungsbelegen ist es technisch erforderlich, dass bei ihrer Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original gegeben ist. Bei allen anderen Unterlagen ist eine inhaltliche Übereinstimmung ausreichend.

· Ausgedruckte Online-Kontoauszüge genügen nicht den Aufbewahrungspflichten. Elektronische Kontoauszüge müssen als ursprünglich digitales Dokument auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden.

· Per Fax empfangene Belege gelten als elektronisch übermittelte Rechnungen. Daher ist bei solchen – auch für den Vorsteuerabzug – keine dauerhafte Aufbewahrung in Papierform erforderlich, sofern die elektronische Aufbewahrung sichergestellt ist.

· E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen aufbewahrt werden. Dies gilt beispielsweise für Reisekostenabrechnungen, die per E-Mail übermittelt wurden. Dabei sind die E-Mails mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann. E-Mails, die an sich keine steuerlich relevanten Inhalte enthalten, sondern lediglich als Träger für relevante Dateien fungieren, müssen nicht archiviert werden.

· Grundsätzlich dürfen durch die Archivierung die Strukturmerkmale des Ursprungsbelegs nicht verloren gehen. Dies geschieht zum Beispiel bei der Umwandlung von PDF-Dateien in TIFF-Dateien.

· Wenn Sie Kryptographietechniken verwenden, müs­sen Sie die eingesetzten Schlüssel aufbewahren.

· Wenn durch die Digitalisierung von Belegen ein informationeller Mehrwert entsteht (beispielsweise durch eine Schrifterkennung beim Einscannen und damit eine Volltextsuchbarkeit des elektronischen Dokuments), unterliegt dieser Mehrwert ebenfalls der Aufbewahrungspflicht.

Hinweis

Für weitere und wichtige Details zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente stellen wir Ihnen gerne das Merkblatt „GoBD: Buchführung und Belegerfassung“ zur Verfügung.

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5 Bildung von Rückstellungen

Bei der Jahresabschlusserstellung haben Sie in Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden.

Die künftigen Aufwendungen sind dabei nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung zu bewerten und in dieser Höhe als Passivposten auszuweisen. Das gilt für alle Unterlagen, solange sie zeitlich aufbewahrungspflichtig sind, und betrifft etwa

· Jahresabschlüsse mit den dazugehörenden Unterlagen, Buchungsbelege sowie Ein- und Ausgangsrechnungen über zehn Jahre,

· Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, über sechs Jahre.

Eine Rückstellung für eine freiwillige längere Aufbewahrung ist nicht erlaubt.

Erstellen Sie keine Bilanz, sondern eine Einnahmenüberschussrechnung, können Sie keine Rückstellung bilden, obwohl Sie Ihre Geschäftsunterlagen genauso lang aufbewahren müssen. Sie sind aber dazu berechtigt, die tatsächlich entstehenden Kosten in den Folgejahren als Betriebsausgabe abzusetzen.

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6 Checkliste: Aufbewahrungs­fristen für einzelne Unterlagen

Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge die wesentlichen Unterlagen mit der jeweiligen Aufbewahrungsfrist in Jahren auf.

Bitte beachten Sie, dass Unterlagen, die allein betrachtet einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren unterliegen, möglicherweise auch zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Dies trifft immer dann zu, wenn diese Unterlagen dem Verständnis steuerlicher Sachverhalte dienen. Im Zweifelsfall sollten Sie die Unterlagen also zehn Jahre lang aufbewahren.

A

Ablaufdiagramm – beim Konzernabschluss

10

Abrechnungsunterlagen

10

Abschlussbuchungsbelege, -konten, -rechnungen

10

Abtretungserklärungen

6

AfA-Unterlagen

10

Anhang Jahresabschluss

10

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung

10

Akkreditive

10

Aktenvermerke – soweit Buchungsbeleg

10

Angebote

6

Anlagenvermögensbücher und -karteien

10

Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung

10

Auftragsbücher

6

Ausfuhrunterlagen

6

Ausgangsrechnungen

10

Außendienstabrechnungen – soweit Buchungsbeleg

10

B

Bankbelege

10

Bankbürgschaften

6

Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb

10

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger

10

Belege für die Offene-Posten-Buchhaltung

10

Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung

10

Bestandsermittlungen – Inventur

10

Bestell- und Auftragsunterlagen

6

Betriebsabrechnungsbögen

10

Betriebskostenrechnungen

10

Betriebsprüfungsberichte

6

Bewertungsunterlagen

10

Bewirtungsunterlagen

10

Bilanzen

10

Buchungsbelege und -anweisungen

10

C

Codierungslisten

10

D

Darlehensunterlagen – nach Ablauf des Vertrags

6

Datensicherungsregeln

10

Daueraufträge – soweit Buchungsbeleg

10

Debitorenliste als Bilanzunterlage

10

Depotauszüge

10

E

EDV-Dokumentation

10

Einfuhrunterlagen

6

Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung

10

Eingangsrechnungen

10

Einheitswertunterlagen

10

Einnahmenüberschussrechnung

10

Eröffnungsbilanz

10

Exportunterlagen – Ausfuhrnachweise

6

F

Fahrtkostenerstattungsunterlagen

10

Finanzberichte

6

Frachtbriefe

6

G

Gehaltslisten, -quittungen, -vorschusskonten

10

Geschäftsberichte

10

Geschäftsbriefe

6

Geschenknachweise

6

Gewinn- und Verlustrechnung

10

Grundbuchauszüge

10

Grundstücksverzeichnis

10

Gutschriften

10

H

Haftungsverhältnis – Bilanzunterlage

10

Handelsbriefe

6

Handelsbücher

10

Handelsregisterauszüge

6

Hauptabschlussübersicht

10

I

Importunterlagen

6

Inventurunterlagen

10

Investitionszulage, Unterlagen

6

J

Jahresabschluss – inklusive Erläuterungen

10

Jahreslohnnachweis für Berufsgenossenschaft

10

Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent

10

K

Kalkulationsunterlagen

6

Kassenberichte, -bücher und -blätter

10

Kassenzettel

10

Kontenpläne und Kontenplanänderungen

10

Kontenregister

10

Kontoauszüge

10

Konzernabschlüsse

10

Krankenkassenunterlagen

10

Kreditunterlagen – soweit Buchungsbeleg

10

Kurzarbeitergeld – Antrag, Personenlisten

10

L

Lagebericht

10

Lagerbuchführungen

10

Leasing – soweit Buchungsbeleg

10

Lieferscheine – soweit Buchungsbeleg

10

Lohnbelege

10

Lohnlisten

10

Lohnsteuerjahresausgleich – Unterlagen

10

M

Mahnbescheide

6

Mietunterlagen – soweit Buchungsbeleg

6

N

Nachkalkulationen

6

Nachnahmebelege

10

Nebenbücher

10

O

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung

10

P

Pachtunterlagen – soweit Buchungsbeleg

10

Pensionsrückstellung – Unterlagen

10

Portokasse – Buch

10

Preislisten

6

Programmablaufbeschreibungen

10

Protokolle

6

Provisionsabrechnungen, -gutschriften

10

Prozessakten

10

Q

Quittungen

10

R

Rabatt – Berechnungsunterlagen

10

Rechnungen

10

Rechnungsabgrenzung – Ermittlung

10

Reisekostenabrechnung

10

Repräsentationsaufwendungen – Unterlagen

10

S

Sachkonten

10

Saldenbilanzen

10

Scheckunterlagen – soweit Buchungsbeleg

10

Schriftwechsel

6

Spendenbescheinigungen

10

Steuererklärungen, -bescheide (Unternehmer)

10

Systemhandbücher

10

T

Telefonkostennachweise – soweit Buchungsbeleg

10

U

Überstundenliste

6

Überweisungsbelege

10

Umbuchungslisten

10

Umsatzsteuer-Voranmeldungen

10

Urlaubsliste (für Rückstellung)

10

V

Verbindlichkeiten – Zusammenstellung

10

Verkaufsbücher

10

Vermögensverzeichnis

10

Vermögenswirksame Leistungen – Unterlagen

6

Versand- und Frachtunterlagen

6

Versicherungspolicen

6

Verträge – soweit kein Buchungsbeleg

6

W

Wareneingangs- und -ausgangsbücher

10

Wechsel

10

Z

Zahlungsanweisungen

10

Zollbelege

10

Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung

10

Zwischenbilanz – Gesellschafterwechsel, Umstellung Wirtschaftsjahr, Konzernabschluss


10

Nachfolgend ist die handels- und / oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht einer Auswahl gängiger Belege in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. Inwieweit die Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind, hängt auch von der Art des Unternehmens und der Branche ab.

Unterlagen

Frist



Abrechnungsunterlagen

10 Jahre



Abschlagszahlungen

10 Jahre



Abschlussbuchungsunterlagen

10 Jahre



Abtretungserklärungen

6 Jahre



AfA-Unterlagen

10 Jahre



Aktenvermerke

6 Jahre



Angebote

6 Jahre



Anlagenverzeichnis

10 Jahre



Anstellungsverträge

6 Jahre



Anzahlungsunterlagen

6 Jahre



Auftragsbücher, -bestätigungen

6 Jahre



Ausfuhrunterlagen

6 Jahre



Ausgangsrechnungen

10 Jahre



Bankbelege

10 Jahre



Bar-Belege

10 Jahre



Bauakteninhalte, Baugenehmigungen

6 Jahre



Beitragsabrechnungen d. SozVers-Träger

6 Jahre



Bestandsverzeichnisse

10 Jahre



Betriebskostenrechnungen

10 Jahre



Bewertungsunterlagen

10 Jahre



Bewirtungsunterlagen

10 Jahre



Bilanzunterlagen

10 Jahre



Bons

10 Jahre



Börsenaufträge

6 Jahre



Bp-Berichte

6 Jahre



Branchen-Aufzeichnungen nach Spezialvorschriften


vgl. Tz. 5 zu Stichwort " Buchführungspflicht nach § 140 AO "

6 Jahre





Buchungsbelege

10 Jahre



Bürgschaftsunterlagen

6 Jahre



Darlehens- / Kreditunterlagen, -verträge

6 Jahre



Darlehenskonten

10 Jahre



Dauerauftragsunterlagen

6 Jahre



Depotauszüge

10 Jahre



Doppelbesteuerungsunterlagen

6 Jahre



Edelmetallbestände

10 Jahre



EDV-Änderungsnachweise

10 Jahre



EDV-Arbeitsanweisungen

10 Jahre



EDV-Buchungsprotokolle

10 Jahre



EDV-Dokumentationen

10 Jahre



EDV-Organisationsunterlagen

10 Jahre



EDV-Speicherbelegungsunterlagen

10 Jahre



Einfuhrunterlagen

6 Jahre



Eingangsrechnungen

10 Jahre



Einkaufsbücher

10 Jahre



Einnahme-Überschussrechnung

10 Jahre



e-mails (Geschäftskorrespondenz)

6 Jahre



Eröffnungsbilanzen

10 Jahre



Fahrtenbücher

10 Jahre



Fax-Schreiben

6 Jahre



Frachtunterlagen (soweit Handelsbriefe)

6 Jahre



Freistellungsaufträge

6 Jahre



Gehaltsunterlagen

10 Jahre



Gemeinkostenberechnungen

6 Jahre



Geschäftsbriefe

6 Jahre



Geschenknachweise

6 Jahre



Gesellschaftsverträge

10 Jahre



Gewährleistungsverpflichtungen

6 Jahre



Gewinn- und Verlustrechnungen

10 Jahre



Gewinnabführungs- / Organschaftsverträge

10 Jahre



Grundbuchauszüge

6 Jahre



Grundstücksunterlagen (soweit keine Buchungsbelege)

6 Jahre



Gutachten

10 Jahre



Handakte des Steuerberaters

10 Jahre



Handelsbilanzen

10 Jahre



Handelsbriefe

6 Jahre



Handelsregisterauszüge

6 Jahre



Hauptabschlussübersichten

10 Jahre



Hypotheken

6 Jahre



Inkasso-Unterlagen

10 Jahre



Inventare

10 Jahre



Inventar-Uraufzeichnungen

6 Jahre



Inventuren

10 Jahre



Investitions-Verzeichnisse z. Bildg. 7g-Rücklage

10 Jahre



Jahresabschlussunterlagen

10 Jahre



Journale

10 Jahre



Kalkulationsunterlagen

6 Jahre



Kassenberichte

10 Jahre



Kassenbücher

10 Jahre



Kassenzettel, Kassenstreifen

10 Jahre



Kaufverträge

6 Jahre



Konsolidierungsunterlagen

10 Jahre



Kontoauszüge

10 Jahre



Konzernabschlüsse

10 Jahre



Lageberichte

10 Jahre



Leasing-Unterlagen

6 Jahre



Lieferscheine

10 Jahre



Liquidationsunterlagen

10 Jahre



Lohnberechnungen

6 Jahre



Lohnkonten

10 Jahre



Mahn- und Vollstreckungsunterlagen

6 Jahre



Meldungen zur Krankenkasse

6 Jahre



Miet- / Pachtunterlagen

6 Jahre



Nutzflächenberechnungen

10 Jahre



Patent- / Lizenz - Unterlagen

6 Jahre



PE-Belege

10 Jahre



Preislisten (als Kalkulationsunterlage)

6 Jahre



Preislisten (als Bewertungsunterlage)

10 Jahre



Primanoten

10 Jahre



Protokolle (Gesellschafterversammlung)

10 Jahre



Provisionsabrechnungen

10 Jahre



Prozessunterlagen

10 Jahre



Quittungen

10 Jahre



Rechnungen (Ein- und Ausgangsrechnungen von Unternehmern)

10 Jahre



Rechnungen für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (Nicht-Unternehmer als Leistungsempfänger)

2 Jahre



Rechnungsabgrenzungen

10 Jahre

Reports steuerlicher Relevanz (z.B. bei SAP)

10 Jahre

Reisekostenabrechnungen

10 Jahre



Repräsentationsnachweise

10 Jahre



Rückstellungsunterlagen

10 Jahre



Sachkonten

10 Jahre



Schlussrechnungen

10 Jahre



Schriftwechsel

6 Jahre



Skonto- / Bonusunterlagen

10 Jahre



Spendenbescheinigungen

6 Jahre



Stornobelege

10 Jahre



Transportunterlagen

6 Jahre



Überweisungen

10 Jahre



Umbuchungsbelege

10 Jahre



Umwandlungsunterlagen

6 Jahre



Verrechnungskonten

10 Jahre



Verrechnungspreis-Unterlagen

10 Jahre



Versicherungsunterlagen

6 Jahre



Verträge

6 Jahre



Vollmachten

6 Jahre



Wareneingangs- /-ausgangsbücher

10 Jahre



Wertberichtigungen

10 Jahre



Wertpapierunterlagen

10 Jahre



Zahlungsbelege

10 Jahre



Zinsberechnungsunterlagen

6 Jahre



Zollbelege

6 Jahre

Top Aufbewahrungsfristen


Aufbewahrungsfristen und -pflichten

§ 257 HGB

§ 147 AO

§ 41 Abs. 1 Satz 10 EStG

§ 14b UStG

  1. 1.
  2. 2.
  3. 3.
  4. 4.

1. Aufbewahrungspflichten

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Buchführungsunterlagen innerhalb bestimmter Fristen aufzubewahren (§ 257 HGB). Darüber hinaus sind alle nicht im Handelsregister eingetragenen land- und forstwirtschaftlichen Betriebe, sonstige Gewerbetreibende und Freiberufler (§ 147 AO) steuerrechtlich zur Aufbewahrung verpflichtet.

Die Unterlagen dienen zur Dokumentation und Beweissicherung der Geschäftsvorfälle im Rahmen der Buchführung. Sie sollen zu diesem Zweck bei Buchprüfungen und Rechtsstreitigkeiten vorgelegt werden. Innerhalb bestimmter Fristen sollen die Buchführungsunterlagen für Prüf- und Beweiszwecke verfügbar sein. Die Aufbewahrungsfristen gewährleisten somit die Vorlage der Buchführung. Sie sind daher von allen Buchführungspflichtigen zu beachten, also nicht nur von Kaufleuten, sondern auch von den nach der Abgabenordnung zur Buchführung Verpflichteten.

Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können (§ 239 Abs. 4 Satz 2 HGB, § 147 Abs. 5 und 6 AO).

2. Aufbewahrungsfristen

2.1 Fristen

Nach § 257 HGB sind alle Kaufleute verpflichtet, bestimmte Unterlagen zur Buchführung aufzubewahren. Die aufzubewahrenden Unterlagen werden ausdrücklich im Gesetz genannt. Ebenso die Aufbewahrungsfristen.

Entsprechende Regelungen enthält § 147 AO für das Steuerrecht. Diese sind zum Teil deckungsgleich mit denen von § 257 HGB. Ihr Regelungsbereich geht aber auch über § 257 HGB hinaus. § 147 AO betrifft nicht nur Kaufleute, sondern alle nach dem Steuerrecht zur Buchführung Verpflichteten und freiwillig Bücher führende Unternehmer. Über die in § 257 HGB genannten Unterlagen hinaus bezieht sich § 147 AO auf alle sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre (I)

  1. 1.

    Handelsbücher, Bücher und Aufzeichnungen

  2. 2.

    Inventare

  3. 3.

    Eröffnungsbilanzen

  4. 4.

    Jahresabschlüsse

  5. 5.

    Einzelabschlüsse nach IFRS (§ 325 Abs. 2 HGB)

  6. 6.

    Lageberichte

  7. 7.

    Konzernabschlüsse

  8. 8.

    Konzernlageberichte

  9. 9.

    zum Verständnis der unter 1 bis 8 aufgeführten Bücher erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen

  10. 10.

    Buchungsbelege (Einzelheiten vgl. unten 2.2.1)

  11. 11.

    Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegeben Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben (§ 147 Abs. 1 Nr. 4a AO)

  12. 12.

    Doppel der Ausgangsrechnungen, die Unternehmer oder Dritte in deren Namen und Rechnung ausgestellt haben sowie alle Eingangsrechnungen, die Unternehmer erhalten haben oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Nahmen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat (§ 14b Abs. 1 UStG)

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre (II)

  1. 1.

    empfangene Handels- und Geschäftsbriefe

  2. 2.

    Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe (vgl. unten 2.2.2)

  3. 3.

    sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

  4. 4.

    Lohnkonten (41 Abs. 1 Satz 10 EStG)

Aufbewahrungsfrist 2 Jahre (III)

  1. 1.

    Rechnungen, Zahlungsbelege und andere beweiskräftige Unterlagen, soweit die Leistungen für den nichtunternehmerischen Bereich verwendet werden (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG)

Haben Rechnungen und andere Buchführungsunterlagen Buchfunktion, z.B. bei der Offene-Posten-Buchhaltung, so sind sie wie Bücher 10 Jahre lang aufzubewahren.
Sind in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen, gelten diese Fristen. Sind aber in außersteuerlichen Gesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen bestimmt, ist das nicht für die steuerliche Aufbewahrungspflicht maßgebend (§ 147 Abs. 3 Satz 1 und 2 AO).

2.2 Unterlagen

2.2.1 Buchungsbelege

Unter Buchungsbelegen sind u.a. zu verstehen: Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Auftragszettel, Warenbestandsaufnahmen, Bankauszüge, Betriebskostenrechnungen, Bewertungsunterlagen, Buchungsanweisungen, Gehaltslisten, Kassenberichte, Portokassenbücher und Prozessakten.

Das Steueränderungsgesetz 1998 (BGBl 1998 I S. 3816) hat durch die Neufassung von § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von sechs auf zehn Jahre verlängert.

2.2.2 Handels- und Geschäftsbriefe

Soweit es sich bei den Unterlagen der Finanzbuchhaltung um empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Wiedergaben hiervon handelt, besteht hierfür nach Nr. II 1 und II 2 der vorstehenden Übersicht eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht. Werden diese Unterlagen aber in Form einer Offene-Posten-Buchhaltung geführt, werden hierdurch die in Nr. I 1 der vorstehenden Übersicht aufgeführten Handelsbücher, Bücher und Aufzeichnungen ersetzt. In diesem Fall gilt hierfür eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht.

Handelsbriefe sind auch Eingangsrechnungen und Wiedergaben von Ausgangsrechnungen. Diese dienen als Belege für die Buchung der Kreditgeschäfte und unterliegen damit auch der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht.

2.2.3 Bank- und Kassenbelege

Die Bank- und Kassenbelege sind Buchungsbelege, die nach Nr. I 10 der vorstehenden Übersicht 10 Jahre lang aufzubewahren sind.

Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und dergleichen brauchen nicht aufbewahrt zu werden, wenn der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert ist. Deshalb reicht es aus, wenn anstelle der Registrierkassenstreifen die Tagesendsummenbons aufbewahrt werden. Diese müssen aber die Gewähr der Vollständigkeit bieten und die folgenden Angaben enthalten: Name des Geschäfts, Datum und Tagesendsumme.

2.2.4 Personalunterlagen

Bei den Personalunterlagen ist zu prüfen, ob es sich hierbei um sonstige Unterlagen handelt, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. In diesem Fall besteht hierfür nach Nr. II 3 der vorstehenden Übersicht eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht. Bei den Personalunterlagen kann es sich um Lohnkonten und andere Unterlagen handelt, welche die Lohnbuchhaltung betreffen. Auf diesen Unterlagen werden die Lohnsteuerabzüge berechnet, die an das Finanzamt abzuführen sind. Diese Unterlagen sind für die Besteuerung von Bedeutung.

Oft werden Lohnlisten aufgestellt, auf denen für jeden Arbeitnehmer die Löhne aufgeführt sind, spaltenweise unterteilt nach Bruttolohn, Sozialversicherungsbeiträgen, Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Nettolohn. Auf den Konten der Finanzbuchhaltung werden nur die Summen der Spalten dieser Listen gebucht. Soweit hierin also auch Beträge erfasst werden, die mit der Besteuerung unmittelbar nichts zu tun haben, etwa die Sozialversicherungsbeiträge, sind diese Unterlagen aber Grundlage für die Buchungen in der Finanzbuchhaltung. Diese Unterlagen haben daher entweder Belegfunktion und sind dann 10 Jahre lang aufzubewahren, oder sie fallen unter die 6-jährige Aufbewahrungspflicht nach Nr. II 4 der Aufstellung in Abschnitt 2.1.

2.2.5 Sonstige Geschäftsunterlagen

"Sonstige Geschäftsunterlagen" sind alle Schriftstücke oder Papiere, die einen Einblick in das Geschäftsgeschehen verschaffen können und typische und atypische Geschäftsvorfälle dokumentieren oder erläutern.

Beispiel:

Auftragszettel, Lieferscheine, Frachtpapiere, Zolldokumente, Quittungen, Kreditunterlagen, Verträge, Protokolle, Versicherungsunterlagen, Schadensunterlagen, Lohn- und Gehaltslisten, Stunden- und Akkordzettel, Kassenstreifen, Kassenzettel oder Kassenbons.

2.3 Beginn und Ende der Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO) mit dem Schluss des Kalenderjahrs (also nicht des evtl. abweichenden Geschäfts- oder Wirtschaftsjahrs), in dem

  • die letzte Eintragung in das Handelsbuch erfolgt ist,

  • das Inventar aufgestellt worden ist,

  • die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt worden ist,

  • der Einzelabschluss nach IFRS (§ 325 Abs. 2a HGB) oder der Konzernabschluss aufgestellt worden ist,

  • der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden ist,

  • der Buchungsbeleg entstanden ist,

  • Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind,

  • die Rechnung i. S. von § 14 UStG ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG),

  • die zuletzt eingetragene Lohnzahlung erfolgt ist (§ 41 Abs. 1 Satz 10 EStG),

  • für die Verfahrensdokumentation buchhaltungsrelevante Daten erfasst wurden, entstanden sind oder bearbeitet wurden.

Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO). Hier sind aber nur die normalen Festsetzungsfristen von 1 Jahr für Verbrauchsteuern und Verbrauchsteuervergütungen, 3 Jahre für Zölle und von 4 Jahren für die übrigen Steuern und Steuervergütungen maßgebend. Es gelten also nicht die für die Steuerhinterziehung oder leichtfertiger Steuerverkürzung auf 10 bzw. 5 Jahre verlängerten Festsetzungsfristen (§ 147 Abs. 3 Satz 3, 2. Halbsatz AO).

Hinweis:

Durch die Anknüpfung der Aufbewahrungsfrist an die Festsetzungsfrist ist die Terminbestimmung für die Vernichtungsmöglichkeit erheblich erschwert. Daher hat die Finanzverwaltung gemäß § 148 AO durch einen Erlass zur Erleichterung bestimmt, dass Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nur noch aufzubewahren sind, wenn sie von Bedeutung sind

  1. für eine begonnene Außenprüfung,

  2. für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,

  3. für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,

  4. für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder

  5. zur Begründung von Anträgen des Unternehmens.

Beispiel:

Eine Außenprüfung ist abgeschlossen. Inzwischen sind auch die Aufbewahrungsfristen abgelaufen. Keiner der weiteren vorstehend genannten Tatbestände ist erfüllt. Die Unterlagen können vernichtet werden. Wird ein Rechtsbehelf gegen den aufgrund der Außenprüfung ergangenen Steuerbescheid eingelegt, so brauchen nur noch die Unterlagen aufbewahrt werden, die für dieses Rechtsbehelfsverfahren von Bedeutung sind.

Wird nach einer steuerlichen Außenprüfung die Handelsbilanz an die Ergebnisse der Außenprüfung angepasst, so beginnt hiermit nicht eine neue Aufbewahrungsfrist. Wird jedoch eine bereits in einem Vorjahr festgestellte Handelsbilanz geändert, müssen die Unterlagen, welche die Änderung betreffen, für eine hierfür erneut beginnende Frist aufbewahrt werden.

3. Datenträger

Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Nr. I 10 der in Abschnitt 2.1 aufgeführten Tabelle können auch auf Datenträgern geführt werden. Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können (§ 146 Abs. 5, § 147 Abs. 2 AO).

Im Rahmen einer Außenprüfung haben die Finanzbehörden nach § 147 Abs. 6 AO das Recht,

  1. in die gespeicherten Daten Einsicht zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen,

  2. zu verlangen, dass
    die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder
    ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Dieses Recht der Finanzverwaltung bezieht sich nur auf nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtige Daten, die mittels Datenverarbeitungssystemen gespeichert sind.

Das Recht auf Datenzugriff erstreckt sich auf die gesamte Finanzbuchhaltung. Hierzu zählen auch die Konten, die das steuerliche Ergebnis nicht beeinflusst haben, z.B. die Rückstellung für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften (§ 5 Abs. 4a EStG), nicht abziehbare Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 EStG) oder organschaftliche Steuerumlagen. Auch diese Konten haben den nach den GoB zu ermittelnden Gewinn reduziert und sich damit auf den Betrag ausgewirkt, der nach § 4 Abs. 1 Satz 1 EStG Ausgangspunkt für den steuerlichen Gewinn ist. Aufgabe der Außenprüfung ist es, den zutreffenden Gewinn zu ermitteln (§ 199 Abs. 1 AO). Hierzu gehört es auch, ggf. den Gewinn zu mindern, wenn der Außenprüfer zu dem Ergebnis gelangt, dass statt der steuerlich nicht anzuerkennenden Drohverlustrückstellung eine steuerlich zu berücksichtigende Verbindlichkeit zu passivieren ist (BFH, 26.09.2007 - I B 53, 54/07).

4. Rückstellung

Für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, zu der das Unternehmen gemäß § 257 HGB und § 147 AO verpflichtet ist, ist im Jahresabschluss eine Rückstellung zu bilden. Es handelt sich hierbei um eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten, für die handelsrechtlich ein Passivierungsgebot besteht (§ 249 Abs. 1 Satz 1 HGB). Hieraus ergibt sich auch für die Steuerbilanz ein Passivierungsgebot (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EStG).

Die Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB und § 147 AO ist eine eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung. Diese ist bereits in dem Jahr wirtschaftlich verursacht, in dem die betreffenden Unterlagen entstanden sind.

Die Aufbewahrungspflicht ist sanktionsbewehrt. Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht aufbewahrt und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert, kann gemäß §§ 283, 283b StGB bestraft werden (BFH, 19.08.2002 - VIII R 30/01, BStBl II 2003, 131).


Aufbewahrungspflichten

§ 257 HGB

§ 147 AO

H 5.2 EStH

  1. 1.
  2. 2.
  3. 3.
    Aufbewahrungspflichtige Unterlagen
    1. 3.1
    2. 3.2
    3. 3.3
    4. 3.4
    5. 3.5
    6. 3.6
    7. 3.7
    8. 3.8
    9. 3.9
    10. 3.10
    11. 3.11
  4. 4.
  5. 5.
  6. 6.

1. Allgemeines

Jeder, der nach den §§ 140 ff. AO verpflichtet ist, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, ist auch verpflichtet, diese aufzubewahren.

Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten sind in § 257 HGB bzw. § 147 AO normiert und werden durch H 5.2 EStH ergänzt.

Die Regelungen lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Unterlagen

Frist

steuerrechtliche Rechtsgrundlage (AO)

handelsrechtliche Rechtsgrundlage (HGB)





Bücher und Aufzeichnungen

10 Jahre

§ 147 Abs. 1 Nr. 1

§ 257 Abs. 1 Nr. 1





Inventare

10 Jahre

§ 147 Abs. 1 Nr. 1

§ 257 Abs. 1 Nr. 1





Jahresabschlüsse

10 Jahre

§ 147 Abs. 1 Nr. 1

§ 257 Abs. 1 Nr. 1





Eröffnungsbilanzen

10 Jahre

§ 147 Abs. 1 Nr. 1






Lageberichte

10 Jahre

§ 147 Abs. 1 Nr. 1

§ 257 Abs. 1 Nr. 1





Konzernabschlüsse

10 Jahre


§ 257 Abs. 1 Nr. 1





Konzernlageberichte

10 Jahre


§ 257 Abs. 1 Nr. 1





zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen

10 Jahre

§ 147 Abs. 1 Nr. 1

§ 257 Abs. 1 Nr. 1





Buchungsbelege

10 Jahre

§ 147 Abs. 1 Nr. 1

§ 257 Abs. 1 Nr. 4





empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe

6 Jahre

§ 147 Abs. 1 Nr. 1

§ 257 Abs. 1 Nr. 2





abgesendete Handels- oder Geschäftsbriefe (Wiedergaben)

6 Jahre

§ 147 Abs. 1 Nr. 1

§ 257 Abs. 1 Nr. 3





sonstige für die Besteuerung bedeutende Unterlagen

6 Jahre

§ 147 Abs. 1 Nr. 1


Eine Einzelauflistung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen finden Sie unter Aufbewahrungspflicht - Übersicht .

Die Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht als Teil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht muss den Anforderungen des § 145 AO genügen, d.h. die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener (kurzer) Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.

Die Verantwortung für die Beachtung der Aufbewahrungspflichten liegt beim Kaufmann ; also beim Inhaber eines Einzelunternehmens, bei den persönlich haftenden Gesellschaftern einer Personengesellschaft, beim Inhaber des Handelsgeschäftes einer atypisch stillen Gesellschaft und bei den zuständigen Organen einer Kapitalgesellschaft.

Die Regelungen zum Ort der Aufbewahrung ergeben sich aus § 146 Abs. 2, 2a und 2b AO.

2. Aufbewahrungsfristen

2.1 Beginn der Frist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 257 Abs. 5 HGB und § 147 Abs. 4 AO mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem

  1. die letzte Eintragung in die Bücher vorgenommen wurde,

  2. das Inventar aufgestellt wurde,

  3. die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde,

  4. die Handels- und Geschäftsbriefe empfangen oder abgesendet wurden,

  5. der Buchungsbeleg entstanden ist oder

  6. die sonstigen steuerlich relevanten Aufzeichnungen vorgenommen bzw. die sonstigen steuerlich relevanten Unterlagen entstanden sind.

Auch bei abweichenden Wirtschaftsjahren beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem jeweiligen Ende des Kalenderjahres.

Soweit im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung Anpassungen der Handelsbilanz erfolgen, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung - im Regelfall werden die Anpassungen allerdings im laufenden Wirtschaftsjahr vorgenommen; dies berührt die Aufbewahrungsfristen nicht.

Die Aufbewahrungsfrist endet 6 bzw. 10 Jahre nach ihrem Beginn, soweit nicht die Ablaufhemmung zum Zuge kommt (vgl. Tz. 2.2).

2.2 Ablaufhemmung

Nach § 147 Abs. 3 S. 3 AO läuft die Aufbewahrungspflicht (abweichend vom Handelsrecht) nicht ab, soweit und solange die aufzubewahrenden Unterlagen für die Steuer, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, von Bedeutung sind. Steuerhinterziehung bzw. leichtfertige Verkürzung beeinflussen diese Ablaufhemmung nicht (2. Halbsatz); nach § 171 Abs. 7 AO endet die Festsetzungsfrist hier jedoch nicht, bevor die Verfolgung der Steuerstraftat oder der Steuerordnungswidrigkeit verjährt ist.

Da es praktisch unmöglich ist, nur die Unterlagen auszusondern, die lediglich die Steuern betreffen, für die die Festsetzungsfrist abgelaufen ist, führt die gesetzliche Einschränkung "soweit und solange" in der Praxis häufig dazu, dass sich die Aufbewahrung insgesamt nicht nur nach § 147 AO richtet, sondern sich ebenfalls auf die Regelungen des § 171 AO bezieht.

Mit dem BMF-Schreiben vom 25.10.1977 (BMF, 25.10.1977 - IV A 7-S 0317-23/77, BStBl I 1977, 487) ist im Zusammenhang mit der Möglichkeit, kürzere Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs. 3 S. 2 AO zuzulassen, allerdings festgelegt worden, dass die Erleichterungen nach § 148 AO wie folgt konkretisiert werden:

Nach Ablauf der in § 147 Abs. 3 Satz 1 AO genannten oder der in anderen Steuergesetzen zugelassenen kürzeren Aufbewahrungsfristen brauchen die Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie

  1. für eine begonnene Außenprüfung,

  2. für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,

  3. für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,

  4. für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder

  5. zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

von Bedeutung sind.

2.3 Liquidation

Im Falle der Liquidation einer Kapitalgesellschaft gelten besondere Aufbewahrungsfristen, die den Regelungen nach dem HGB vorgehen:

Nach § 74 Abs. 2 GmbHG sind nach Beendigung der Liquidation die Bücher und Schriften einer GmbH für die Dauer von zehn Jahren einem der Gesellschafter oder einem Dritten in Verwahrung zu geben. Der Gesellschafter oder der Dritte wird beim Fehlen einer Bestimmung im Gesellschaftsvertrag oder in einem Beschluss der Gesellschafter durch das zuständige Gericht (entsprechend der Handelsregister-Eintragung) bestimmt.

Nach § 273 Abs. 2 AktG sind nach der Abwicklung die Bücher und Schriften einer AG oder KGaA an einem vom Gericht bestimmten sicheren Ort zur Aufbewahrung auf zehn Jahre zu hinterlegen.

3. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen

3.1 Aufbewahrung auf Datenträgern

Hinsichtlich der Möglichkeit, aufbewahrungspflichtige Unterlagen auf Datenträgern aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 und Abs. 5 AO, § 257 Abs. 3 HGB), vgl. GoBS .

3.2 Bücher und Aufzeichnungen

Aufbewahrungspflichtig sind alle Bücher, die für handels- oder steuerrechtliche Zwecke geführt werden müssen (z.B. auch die Kassenbuchführung und die Lohnbuchführung). Bei einer Offenen-Posten-Buchhaltung übernehmen die Belege die Kontenfunktionen (der Debitoren- und Kreditorenkonten); sie haben somit Buchfunktion.

3.3 Inventare

Zu den Inventar-Unterlagen zählen insbesondere Inventur-Aufnahmelisten und Anlageverzeichnisse.

Auch die Uraufzeichnungen sind aufbewahrungspflichtig, allerdings als sonstige Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO nur 6 Jahre. Die vorbereitenden Aufzeichnungen (Schmierzettel) sind nur aufzubewahren, soweit die Aufnahmelisten nicht vollständig sind.

3.4 Jahresabschlüsse

Die Aufbewahrungspflichten beziehen sich auf Jahres- und Konzernabschlüsse im Sinne der §§ 242 ff. HGB (Bilanz und GuV-Rechnung, bei Kapitalgesellschaften auch Anhang und ggf. Lagebericht) im Original.

Aufbewahrungspflichtig sind auch Eröffnungsbilanzen, die zu Beginn des Gewerbes bzw. der Buchführungspflicht zu erstellen sind.

3.5 Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen

Zu den Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen gehören u.a. die Kontenpläne und bei EDV-Anwendungen die Verfahrensdokumentation (vgl. Tz. 6 GoBS ).

Zum Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen beim Einsatz elektronischer Registrierkassen vgl. Tz. 3.8.2.

3.6 Handels- und Geschäftsbriefe

Handels- und Geschäftsbriefe sind Schriftstücke oder Dokumente - auch Faxein- und -ausgänge sowie empfangene oder versendete E-Mails zählen dazu - die für die Vorbereitung, für den Abschluss und für die Durchführung oder auch für die Rückabwicklung eines Geschäfts steuerlich von Bedeutung sind. Dies betrifft sowohl empfangene als auch erbrachte Leistungen. Soweit mündlich (z.B. telefonisch) erteilte Auskünfte ohne schriftliche Bestätigung rechtlich wirksam werden, ist eine entsprechende Notiz zu fertigen und aufzubewahren.

Die Regelung des § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO geht über die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht hinaus: mithin ist die gesamte Korrespondenz eines Unternehmens als sonstige Unterlage aufbewahrungspflichtig, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung ist.

3.7 Buchungsbelege

Als Buchungsbelege aufbewahrungspflichtig sind alle Unterlagen zu jedem einzelnen Geschäftsvorfall und seiner Buchung. Dies können Eigen- und Fremdbelege sein. Im Umkehrschluss gilt deshalb der Grundsatz, dass keine Buchung ohne Beleg vorgenommen werden darf.

3.8 Sonstige Unterlagen

3.8.1 Allgemeines

Die sonstigen Unterlagen sind nur aufbewahrungspflichtig, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, also eine Aussagekraft über steuerlich relevante Vorgänge besitzen. Dazu gehören neben den für eine Nachkalkulation erforderlichen allgemeinen Unterlagen (statistisches Material, Preisverzeichnisse oder Speise- und Getränkekarten eines Gastwirts, vgl. FG Baden-Württemberg, 18.02.1997 - 6 V 49/96, EFG 1997, 928-929) auch Bewertungsunterlagen (z.B. Gutachten) sowie Auftrags-, Bestell- und ggf. Angebotsunterlagen.

3.8.2 Kassenbelege bei EDV-Registrierkassen

Als Kassenbelege aufbewahrungspflichtig sind insbesondere:

  1. Kassenbücher,

  2. Kassenbelege,

  3. Kassenberichte,

  4. Finanzberichte,

  5. Tagesendsummenbons,

  6. Kassenkontrollstreifen,

  7. Registrierkassenstreifen und

  8. EDV-Registrierkassenausdrucke (z.B. Warengruppenberichte)

soweit sie eine Buchungsunterlage mit Belegfunktion darstellen (10 Jahre) oder sonst für die Besteuerung von Bedeutung sind (6 Jahre), z.B. zum Nachweis der ordnungsmäßigen Kassenführung.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern auch bei EDV-Registrierkassen eine schlüssige und nachvollziehbare Dokumentation. Hierzu ist insbesondere die Aufbewahrung folgender Unterlagen erforderlich:

  1. die Bedienungsanleitung,

  2. die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikeleinzelpreise),

  3. die vollständige Anzahl aller Rechnungen lt. Rechnungsspeicher,

  4. Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern etc. sowie

  5. alle weiteren internen Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten).

Unter den Voraussetzungen des § 93 AO kann auch der Kassenaufsteller als Dritter zur Herausgabe dieser Unterlagen aufgefordert werden.

Aufgrund der technischen Weiterentwicklung von modernen Registrierkassen ist das BMF-Schreiben vom 09.01.1996 zum "Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen" in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder inhaltlich grundlegend überarbeitet worden. An seine Stelle soll ein neues BMF-Schreiben zur "Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften" treten; der Entwurf dieses Schreibens ist auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums einsehbar. Das BMF-Schreiben vom 09.01.1996 soll zunächst für eine Übergangszeit weiter gelten.

Durch das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 - IV A 4 - S 0316/08/10004-07 - ist die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften geregelt worden. Die Regelungen gelten für die Aufbewahrung der mittels

  1. Registrierkassen,

  2. Waagen mit Registrierkassenfunktion,

  3. Taxametern und

  4. Wegstreckenzählern

(= Geräte) erfassten Geschäftsvorfälle, also insbesondere für alle Betriebe mit Bargeldverkehr (ohne offene Ladenkasse) und das Personenbeförderungs- bzw. Taxigewerbe.

Mit dem o.g. BMF-Schreiben werden die Voraussetzungen konkretisiert, unter denen die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ( GoBS ) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.

3.8.3 Lohnberechnungen

Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen für die Lohnberechnungen zählen - soweit sich die Angaben nicht bereits aus den Lohnkonten (§ 4 LStDV) ergeben - u.a. die Uraufzeichnungen

  1. der Stundenlohnzettel,

  2. der An- bzw. Abwesenheitsbelege (Krankheit, Urlaub) und

  3. der Schichtzettel (z.B. bei einem Taxi-Unternehmen, vgl. FG Münster, 06.09.2001 - 8 K 7080/97 E, EFG 2003, 45).

3.9 Kontoauszüge

3.9.1 Betriebliche und private Kontoauszüge

Betriebliche Konto- und Depotauszüge oder sonstige Bankunterlagen sind in der Regel bereits als Buchungsbelege aufbewahrungspflichtig.

Private Kontoauszüge sind grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig, es sei denn, es wurden auch betriebliche Vorgänge darüber abgewickelt (vgl. FG Hamburg, 22.03.1991 - VII 164/90, EFG 1991, 636: Ein Arzt mit Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG hat dem Außenprüfer auf Verlangen regelmäßig die vollständigen Auszüge seines Girokontos, über das neben den betrieblichen auch private Vorfälle abgewickelt wurden, vorzulegen und bei Vernichtung Ersatzbelege zu beschaffen).

Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat am 05.03.2008 (7 K 10297/06 B) entschieden, dass der bedingte Vorsatz, der für eine Steuerhinterziehung ausreicht, auch dann gegeben ist, wenn der Steuerpflichtige behauptet, von Einnahmen deshalb nichts gewusst zu haben, weil er die entsprechenden Kontoauszüge in Stapeln von Unterlagen ablegte, was ein leichtes Wiederauffinden unmöglich gemacht habe. Ein Wissen um die Höhe von Einnahmen wird nicht dadurch beseitigt, dass der Steuerpflichtige die zur Zusammenstellung erforderlichen und zu den Geschäftsvorfällen gehörenden Unterlagen verlegt oder sogar vernichtet.

Private Kontoauszüge, über die keine betrieblichen Vorgänge abgewickelt wurden, können allerdings ebenfalls steuerlich von Bedeutung sein, wenn z.B. auf Grund von nicht hinreichend geklärten Einlagen oder Vermögenszuwächsen im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung eine (Bar-)Geldverkehrs- oder Vermögenszuwachsrechnung durchgeführt wird.

Die Finanzbehörde kann grundsätzlich im Rahmen eines Auskunftsersuchens bei einer Bank die Kontoauszüge anfordern, vgl. FG Rheinland-Pfalz, 07.10.1993 - 4 K 1392/91. Die fehlende Pflicht des Steuerpflichtigen, steuerlich bedeutende private Unterlagen oder Urkunden aufbewahren zu müssen, bedeutet nicht, dass sich die Finanzbehörde die zur Aufklärung des Sachverhaltes erforderlichen Unterlagen nicht über einen Dritten beschaffen darf.

Sie hat jedoch dabei den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten. So wird z.B. das Ermessen durch das FA mit einem Auskunftsersuchen an eine Bank allein auf Grund hoher ungebundener Entnahmen verletzt, wenn die Vorlage sämtlicher Kontoauszüge für vier Jahre verlangt wird. Bei Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit hätte das FA sich in diesem Fall mit der Vorlage sämtlicher Kontoauszüge zunächst für einen weitaus kürzeren Zeitraum (höchstens ein Jahr) begnügen müssen. Erst wenn bei der Prüfung dieser Auszüge Umstände zu Tage getreten wären, die auf nicht erklärte Vermögensbildung hingedeutet hätten, hätte das Verlangen auf Vorlage von Kontoauszügen auch für weitere Jahre zulässig sein können, vgl. BFH, 23.10.1990 - VIII R 1/86, BStBl II 1991, 277.

3.9.2 Elektronische Kontoauszüge

Auch für das Homebanking (Online-Banking), d.h. die Abwicklung von Bankgeschäften über das Internet, sind die Vorschriften über die Aufbewahrungspflichten, insbesondere die GoBS , zu beachten.

Grundsätzlich ist auch in diesen Fällen der von den kontoführenden Kreditinstituten ausgedruckte Kontoauszug aufzubewahren. Ein Verzicht auf die (als Beleg im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO für 10 Jahre aufzubewahrenden) ausgedruckten Kontoauszüge ist nur möglich, wenn

  1. a)

    der elektronische Kontoauszug als originär digitales Dokument gespeichert wird (vgl. Tz. 9.1.2. der GoBS ), d.h.

    1. nach der Übertragung auf den heimischen PC die Daten mit einem unveränderbaren Index gespeichert werden, sodass Manipulationen ausgeschlossen sind (Sicherstellung der Unveränderbarkeit) und

    2. die Daten jederzeit verfügbar sind, lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (Sicherstellung der Überprüfbarkeit),

und wenn

  1. b)

    ab 2002 die Inhalts- und Formatierungsdaten der elektronischen Kontoauszüge auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden,

sodass die Voraussetzungen des § 147 Abs. 2 und 6 AO erfüllt sind, vgl. Tz. 8 zu GoBS .

Werden Kontoinformationen zwar in digitaler Form an DV-gestützte Buchführungssysteme übermittelt, sind diese dort aber änderbar oder unterdrückbar, ist die digitale Aufbewahrung nicht ausreichend.

Auch die von den Banken zum Quartalsende gefertigten Rechnungsabschlüsse oder Übermittlungen von Kontoumsatzdaten werden von der Finanzverwaltung als Nachweis der Übereinstimmung der digitalisierten Kontoauszüge mit den Originalbelegen nicht als ausreichend anerkannt, weil die einzelnen Geldbewegungen durch manipulierbare Buchungstexte trotzdem zu einem verfälschenden Bild führen können. Das bayerische Landesamt für Steuern akzeptiert hingegen die vom Kreditinstitut erstellte Übersendung und Aufbewahrung sog. Monatssammelkontoauszüge in Papierform, Vfg. vom 28.07.2010, S 0317.1.1-3/1 St42.

Praxistipp:

Die von der Finanzverwaltung verlangte vollständige Erfüllung aller Voraussetzungen und Nachweise werden in aller Regel nicht erfüllt, sodass auf die Aufbewahrung von Kontoauszügen in Papierform aus Gründen der Beweisvorsorge nicht verzichtet werden sollte.

Dient der Auszug eines privaten Kontos als Beleg für Zahlungsvorgänge (z.B. als Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen) werden die im Online-Verfahren selbst ausgedruckten Kontoauszüge in der Regel anerkannt, soweit keine besonderen Formvorschriften bestehen, z.B. aufgrund eines Zahlungsnachweises durch Beleg des Kreditinstituts nach § 35a Abs. 2 EStG (bis 2007).

3.10 Aufbewahrungspflicht des nichtunternehmerischen Leistungsempfängers für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück

3.10.1 Allgemeines

Nach § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG ist ein Unternehmer, der eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Abs. 4 Satz 1 UStG) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ausführt, verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. In diesen Fällen hat der Leistungsempfänger die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG aufzubewahren, auch wenn er nicht Unternehmer ist oder aber ein Unternehmer ist, der die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet. Einzelheiten ergeben sich aus dem Schreiben des BMF, 24.11.2004 - IV A 5 S 7280 - 21/04.

3.10.2 Pflicht zur Erteilung einer Rechnung

Die Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung besteht unabhängig davon, ob der Leistungsempfänger Eigentümer oder Mieter des Grundstücks ist. Sie gilt auch für leistende Kleinunternehmer, die allerdings die USt nicht offen ausweisen dürfen.

3.10.3 Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück

Leistungen, die zur Rechnungserteilung verpflichten, sind alle Bauleistungen und darüber hinaus alle sonstigen Leistungen im engen Zusammenhang mit einem Grundstück. Ein enger Zusammenhang ist nach R 34 Abs. 2 UStR gegeben, wenn sich die sonstige Leistung nach den tatsächlichen Umständen überwiegend auf die Bebauung, Verwertung, Nutzung oder Unterhaltung des Grundstücks selbst bezieht,
hierzu gehören z.B. (nicht abschließende Aufzählung):

  1. planerische Leistungen (der Architekten, Statiker und Ingenieure)

  2. Leistungen der Bauüberwachung

  3. Abbruch- und Erdarbeiten

  4. Entsorgung von Baumaterial

  5. Aufstellen von Containern oder mobilen Toilettenhäusern

  6. Gerüstbau

  7. Reinigungsarbeiten

  8. Instandhaltungs-, Wartungs- oder Reparaturarbeiten (z.B. eines Installateurs, Malers etc.)

  9. Gartenarbeiten

  10. Maklerleistungen

3.10.4 Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht auf der Rechnung

Nach § 14 Abs. 1 Nr. 9 UStG muss die Rechnung des Leistenden einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten. Der Hinweis ist bei Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV (Rechnungsbetrag bis 100 EUR) nicht erforderlich. Das Fehlen des Hinweises auf der Rechnung führt jedoch nicht zu einer Befreiung des Leistungsempfängers von der Aufbewahrungspflicht.

3.10.5 Aufbewahrungspflicht des privaten Leistungsempfängers

Aufbewahrungspflichtig sind die Rechnungen über die erhaltenen Leistungen, Zahlungsbelege (z.B. Kontoauszüge oder Quittungen) oder andere beweiskräftige Unterlagen (z.B. Bestellungen oder Verträge).

3.10.6 Verletzung der Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 Nr. 5 UStG

Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit zu einer Geldbuße von bis zu 500 EUR führen (§ 26a Abs. 1 Nr. 3 UStG i.V.m. § 26a Abs. 2 UStG). Der nichtunternehmerische Leistungsempfänger handelt grundsätzlich zumindest dann leichtfertig, wenn er trotz eines deutlichen Hinweises auf der Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Nr. 9 UStG die Rechnung nicht aufbewahrt. Soweit der leistende Unternehmer es zumindest leichtfertig unterlässt, eine Rechnung zu erstellen, kann diese Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 EUR geahndet werden.

3.11 Aufbewahrungspflicht bei hohen Überschusseinkünften

Ab 2010 haben Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven (nicht mit negativen saldierten) Überschusseinkünfte mehr als 500.000 EUR (bei Zusammenveranlagung pro Ehegatte getrennt) im Kalenderjahr betragen, die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten nach § 147a AO sechs Jahre lang (beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr) aufzubewahren.

§ 147a Satz 6 AO verpflichtet den Steuerpflichtigen zudem, Aufzeichnungen und Unterlagen ebenso lange aufzubewahren, wenn ihn die Finanzbehörde für die Zukunft zur Aufbewahrung dieser Unterlagen verpflichtet, weil er seinen Mitwirkungspflichten nach § 90 Abs. 2 S. 3 AO nicht nachgekommen ist (gemeint sind Fälle, in denen anzunehmen ist, dass Geschäftsbeziehungen zu ausländischen Finanzinstituten existieren, deren Sitz in einem Nicht-DBA-Staat liegt und von dem keine Bereitschaft zu einer entsprechenden Auskunftserteilung besteht; in der praktischen Relevanz ist dieser Teil der Vorschrift durch das BMF-Schreiben vom 05.01.2010, IV B 2-S 1315/08/10001-09 jedoch nahezu bedeutungslos).

4. Verletzung der Aufbewahrungspflicht

4.1 Steuerrechtliche Folgen

Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten bedeutet, dass die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nicht erfüllt sind.

Die Finanzbehörde hat in diesen Fällen die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 Abs. 2 S. 2 AO zu schätzen und kann gesetzliche Steuervergünstigungen versagen. Sie kann auch das Führen von Büchern oder Aufzeichnungen erzwingen, in dem sie im Fall einer Zuwiderhandlung ein Zwangsgeld (§§ 328 AO ff.) androht und festsetzt.

4.2 Strafrechtliche Folgen

Eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht kann nach § 283b StGB strafbar sein.

Dies betrifft insbesondere Fälle, in denen Handelsbücher oder sonstige Unterlagen, die nach § 257 HGB aufbewahrungspflichtig sind, vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristenbeiseite geschafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt werden, wenn dadurch die Übersicht über den Vermögensstand erschwert wird.

Im Falle einer Überschuldung oder drohendenZahlungsunfähigkeit oder im laufenden Insolvenzverfahren kann der Straftatbestand des § 283 Abs. 1 Nr. 6 StGB erfüllt sein - dieser führt in der Regel zu einem höheren Strafmaß.

5. Vorlagepflichten

5.1 Vorlagepflichten nach Handels- und Zivilrecht

5.1.1 Vorlegung im Rechtsstreit

Nach § 258 HGB kann ein Gericht im Laufe eines schwebenden zivilen Rechtsstreits auf Antrag (einer der Parteien) oder von Amts wegen die Vorlegung der Handelsbücher einer Partei anordnen, soweit dies der Sachverhaltsaufklärung dienlich ist.

Die Vorlagepflicht bezieht sich jedoch nur auf Handelsbücher, die nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB aufbewahrungspflichtig sind.

Durch § 259 HGB wird der Umfang des Einblicks auf die für den Rechtsstreit relevanten Sachverhalte beschränkt.

Unabhängig davon gelten die Regelungen der §§ 415 ff. ZPO zur Beweiskraft und Vorlegungspflicht von Urkunden sowie des § 810 BGB zur Möglichkeit der Einsichtnahme in Urkunden. Der Begriff der Urkunde im Sinne der ZPO und des BGB umfasst auch die Handelsbücher lt. HGB.

5.1.2 Vorlegung bei Auseinandersetzungen

Ein Gericht kann nach § 260 HGB bei Vermögensauseinandersetzungen auch außerhalb eines Rechtsstreits die Vorlage von Handelsbüchern verlangen, und zwar - im Gegensatz zu § 258 und § 259 HGB - mit ihrem gesamten Inhalt, weil bei Vermögensauseinandersetzungen (insbesondere Erbschafts-, Gütergemeinschafts- oder Gesellschaftsteilungsverfahren) in der Regel die gesamten Vermögensverhältnisse relevant sind.

5.1.3 Einsichtsrechte von Gesellschaftern

Ein Gesellschafter einer Personengesellschaft (einer OHG (§ 118 HGB) oder einer GbR (§ 716 BGB) kann, auch wenn er von der Geschäftsführung ausgeschlossen ist, die Handelsbücher und die Papiere der Gesellschaft einsehen und sich aus ihnen einen Jahresabschluss anfertigen.

Der Kommanditist einer KG und der stille Gesellschafter sind hierzu grundsätzlich nicht berechtigt; sie können jedoch die abschriftliche Mitteilung des Jahresabschlusses verlangen und dessen Richtigkeit unter Einsicht der Bücher und Papiere prüfen (§§ 166 und 233 HGB) oder beantragen, dass ein Gericht bei wichtigen Gründen die Mitteilung eines Jahresabschlusses oder sonstiger Aufklärungen sowie die Vorlegung der Bücher und Papiere anordnet.

Die Geschäftsführer einer GmbH haben nach § 51a GmbHG jedem Gesellschafter auf Verlangen unverzüglich Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben und die Einsicht der Bücher und Schriften zu gestatten.

5.2 Vorlagepflichten nach dem Steuerrecht

5.2.1 Unterlagen zur Steuererklärung

Nach § 60 Abs.1 EStDV ist für den Fall, dass der Gewinn nach § 4 Abs. 1, § 5 oder § 5a EStG ermittelt wird, der Steuererklärung eine Abschrift der Bilanz (einschließlich Gewinn- und Verlustrechnung) beizufügen, aus der sich der steuerlich anzusetzende Gewinn ergibt. Im Fall der Eröffnung des Betriebs ist auch eine Abschrift der Eröffnungsbilanz beizufügen.

Weichen Ansätze oder Beträge der (Handels-)Bilanz von den steuerlichen Vorschriften ab, so sind diese nach § 60 Abs. 2 EStDV durch Zusätze oder Anmerkungen den steuerlichen Vorschriften anzupassen. Der Steuerpflichtige kann aber auch eine den steuerlichen Vorschriften entsprechende Bilanz (Steuerbilanz) beifügen.

Soweit nach handelsrechtlichen Vorschriften ein Anhang, ein Lagebericht oder ein Prüfungsbericht zu erstellen ist, so ist eine Abschrift hiervon nach § 60 Abs. 3 EStDV der Steuererklärung ebenfalls beizufügen.

5.2.2 Mitwirkungspflicht im Rahmen einer Außenprüfung

Die Mitwirkungspflicht im Rahmen einer Außenprüfung wird durch § 200 AO konkretisiert. Danach hat der Steuerpflichtige insbesondere

  1. Auskünfte zu erteilen,

  2. Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen,

  3. die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Erläuterungen zu geben,

  4. die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse nach § 147 Abs. 6 AO (Einsichtnahme in gespeicherte Daten) zu unterstützen,

  5. die genannten Unterlagen in seinen Geschäftsräumen oder, soweit ein zur Durchführung der Außenprüfung geeigneter Geschäftsraum nicht vorhanden ist, in seinen Wohnräumen oder an Amtsstelle vorzulegen,

  6. einen zur Durchführung der Außenprüfung geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung zu stellen.

Die Einsichtnahme in gespeicherte Daten umfasst auch die Verpflichtung des Steuerpflichtigen, der Außenprüfung in Papierform erstellte und später durch Scannen digitalisierte Belege über sein Computersystem per Bildschirm lesbar zu machen und zur Verfügung zu stellen. Dieser Verpflichtung kann er sich nicht durch das Angebot des Ausdruckens auf Papier entziehen, BFH, 26.09.2007- I B 53,54/07, BStBl II 2008, 415.
Mit dem Beschluss hat der BFH auch entschieden, dass sich der Datenzugriff der Finanzverwaltung u.a. auf die Finanzbuchhaltung erstreckt und daher der Steuerpflichtige nicht berechtigt ist, gegenüber der Außenprüfung bestimmte Einzelkonten (im Urteilsfall: Drohverlustrückstellungen, nicht abziehbare Betriebsausgaben, organschaftliche Steuerumlagen) zu sperren, die aus seiner Sicht nur das handelsrechtliche Ergebnis, nicht aber die steuerliche Bemessungsgrundlage beeinflusst haben.

Aus Abschnitt 146 AEAO zu § 200 ergibt sich die Verpflichtung des Steuerpflichtigen, vorhandene Aufzeichnungen und Unterlagen vorzulegen, die nach Einschätzung der Finanzbehörde für eine ordnungsgemäße und effiziente Abwicklung der Außenprüfung erforderlich sind, ohne dass es ihm (dem Steuerpflichtigen) gegenüber einer zusätzlichen Begründung hinsichtlich der steuerlichen Bedeutung bedarf.

Bei Auslandssachverhalten trägt der Steuerpflichtige eine erhöhte Mitwirkungspflicht, § 90 Abs. 2 AO. Es bestehen insoweit besondere Aufzeichnungs- und Vorlagepflichten, § 90 Abs. 3 AO sowie Tz. 3.3 und 3.4 des BMF-Schreibens vom 12.04.2005 - IV B 4 - S 1341 - 1/05, BStBl I 2005, 570.

Darüber hinaus ergeben sich besondere Vorlagepflichten für Konzerne. Diese haben auf Anforderung insbesondere vorzulegen:

  1. den Prüfungsbericht des Wirtschaftsprüfers über die Konzernabschlüsse der Konzernmuttergesellschaft,

  2. die Richtlinie der Konzernmuttergesellschaft zur Erstellung des Konzernabschlusses,

  3. die konsolidierungsfähigen Einzelabschlüsse (sog. Handelsbilanzen II) der Konzernmuttergesellschaft,

  4. Einzelabschlüsse und konsolidierungsfähige Einzelabschlüsse (sog. Handelsbilanzen II) von in- und ausländischen Konzernunternehmen.

5.2.3 Nicht erzwingbare Sachverhaltsaufklärung

Kommt der Steuerpflichtige seiner Mitwirkungs- und Vorlagepflicht nach § 200 AO nicht nach, kann die Finanzbehörde u.a. bei Erlass eines entsprechenden Verwaltungsaktes die Auskünfte und Unterlagen durch Zwangsmittel (§ 328 AO) erzwingen.

Im Besteuerungsverfahren sind jedoch nach § 393 AO Zwangsmittel gegen den Steuerpflichtigen unzulässig, wenn er dadurch gezwungen würde, sich selbst wegen einer von ihm begangenen Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit zu belasten, insbesondere soweit gegen ihn wegen einer solchen Tat das Strafverfahren eingeleitet worden ist.

Soweit Besteuerungsgrundlagen geschätzt werden, kann die Finanzbehörde jedoch hinsichtlich der durch den Steuerpflichtigen pflichtwidrig nicht aufgeklärten Sachverhalte den Schätzungsrahmen zu seinen Ungunsten ausüben, soweit sie ermessensgerecht handelt.

5.2.4 Auskunftsverweigerungsrecht Dritter

Der Steuerpflichtige hat als Beteiligter an der Sachverhaltsermittlung mitzuwirken (§ 90 AO). Nach § 93 Abs. 1 S. 3 AO können andere Personen als der Steuerpflichtige ebenfalls zur Auskunft angehalten werden. Dies soll jedoch erst dann geschehen, wenn die Sachverhaltsaufklärung durch die Beteiligten nicht zum Ziel führt oder keinen Erfolg verspricht.

Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen und anderen Personen (außerhalb einer steuerlichen Außenprüfung) nach § 97 Abs. 1 AO die Vorlage von Büchern, Aufzeichnungen, Geschäftspapieren und anderen Urkunden zur Einsicht und Prüfung verlangen. Nach § 97 Abs. 2 AO soll die Vorlage dieser Unterlagen jedoch in der Regel erst dann verlangt werden, wenn der Vorlagepflichtige eine Auskunft nicht erteilt hat bzw. die Auskunft unzureichend ist oder Bedenken gegen ihre Richtigkeit bestehen. Wendet sich die Finanzbehörde zur Sachverhaltsermittlung an Dritte, haben diese ggf. das Recht, Auskünfte zu verweigern.

Angehörige des Steuerpflichtigen im Sinne des § 15 AO haben nach § 101 AO grundsätzlich ein Auskunftsverweigerungsrecht.

Bestimmte Berufsgruppen können nach § 102 AO über die in ihrer beruflichen Eigenschaft erlangten Kenntnisse von einem Auskunftsverweigerungsrecht Gebrauch machen. Dies betrifft insbesondere

  1. Geistliche,

  2. Mitglieder des Bundestages oder eines Landtages,

  3. Verteidiger, Rechtsanwälte, Patentanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Steuerbevollmächtigte, vereidigte Buchprüfer,

  4. Ärzte, Zahnärzte, Psychologische Psychotherapeuten, Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten, Apotheker und Hebammen,

  5. Zeitungs- oder Rundfunkjournalisten.

6. Rückstellung für die Kosten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, zu der das Unternehmen gemäß § 257 HGB und § 147 AO verpflichtet ist, ist im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden (BFH, 19.08.2002 - VIII R 30/01, BStBl. II 2003, 131). Die Rückstellung ist in Höhe des voraussichtlichen Erfüllungsbetrages zu bilden. Für diese Sachleistungsverpflichtung sind dieEinzelkosten und ein angemessener Teil der notwendigen Gemeinkosten anzusetzen, § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchstabe b EStG. Die Kosten der Aufbewahrung hängen vom Umfang der im abgelaufenen Geschäftsjahr entstandenen aufzubewahrenden Unterlagen ab.

Die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen. Für die Abzinsung einer Sachleistungsverpflichtung ist nach § 6 Abs. 1 Nr. 3 a Buchstabe e S. 2 EStG der Zeitraum von der erstmaligen Bildung der Rückstellung bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend. Da die Aufbewahrungspflicht der in § 147 AO und § 257 HGB genannten Geschäftsunterlagen mit dem Entstehen dieser Unterlagen beginnt, ergibt sich kein Zeitraum, für den eine Abzinsung vorzunehmen wäre.

Beispiel:

Der Gewerbetreibende G nutzt einen Raum seines Geschäftsgebäudes, um seine Geschäftsunterlagen aufzubewahren. Für die Aufbewahrung fallen jährlich durchschnittlich

  • anteilige laufende Raumaufwendungen von 600 EUR,

  • durchschnittliche jährliche AfA für das Inventar von 400 EUR und

  • anteilige (mit der Aufbewahrung unmittelbar im Zusammenhang stehende) Personal- und Verwaltungskosten von durchschnittlich jährlich 300 EUR.

G kann zumindest eine Rückstellung i.H.v. 5,5 x (600 + 400 + 300) = 7.150 EUR bilden.

Zu berücksichtigen sind nach Auffassung des BFH vom 18.01.2011 - X R 14/09 - nicht die jährlichen Mietaufwendungen für Archivierungsräume für volle 10 Jahre, sondern lediglich für 5,5 Jahre, da jedes Jahr ein Jahrgang auszusortieren ist. Beriefe sich G auf eine voraussichtliche Verlängerung der Aufbewahrungsfrist, hätte er die tatsächlichen Voraussetzungen dafür darzulegen.
Der BFH entsprach mit dem o.g. Urteil inhaltlich der Auffassung der Vorinstanz, dem Niedersächsischen Finanzgericht vom 21.01.2009 - 3 K 12371/07).
Das FG führte in seiner Begründung dazu aus, dass nicht der gesamte Archivierungsraum in den künftigen Jahren erforderlich sei, sondern sich dieser Bedarf jährlich um 1/10 vermindere. Zum Bilanzstichtag seien Unterlagen 10 Jahre im Archiv aufzubewahren, von denen aber jedes Jahr ein Jahrgang wieder aussortiert werden könne, da die Aufbewahrungsfrist geendet habe. Somit werde am Bilanzstichtag nicht der gesamte Raum für die folgenden 10 Jahre benötigt.
Weiterhin könne nicht berücksichtigt werden, dass nach Ablauf des Bilanzstichtages im Folgejahr ein weiterer zu archivierender Jahrgang an Geschäftsunterlagen entstehe. Die Aufwendungen für nach dem Bilanzstichtag entstandene Verpflichtungen können nach dem zu beachtenden Stichtagsprinzip nicht berücksichtigt werden, da sie wirtschaftlich nicht vor dem einschlägigen Bilanzstichtag veranlasst seien.

Hinweis:

Die Auffassung der Finanzverwaltung ergibt sich aus Verfügungen diverser Oberfinanzdirektionen, u.a.
OFD Hannover, 27.06.2007 - S 2137 - 106 - StO 222/221,
OFD Koblenz, 14.03.2006 - S 2175 A - St 31 1,
OFD Magdeburg, 21.09.2006 - S 2137 - 41-St 211,
OFD Karlsruhe, 04.10.2005 - S 2526 A - St11.

Danach sind insbesondere folgende Kosten nicht rückstellungsfähig:

  1. anteilige Finanzierungskosten für die Archivräume (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 a Buchstabe b EStG) - Beschränkung auf Einzel- und notwendige Gemeinkosten),

  2. die Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern (§ 5 Abs. 4b Satz 1 EStG),

  3. die Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist,

  4. die Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.

Zum Zeitpunkt der erstmaligen Rückstellungsbildung vgl. Bilanzkorrekturen , Tz. 3.2.2

Auch die Verpflichtung zur Anpassung der unternehmerischen EDV-Systeme an die GdPdU ( GoBS ) ist aufgrund des o.g. Urteil grundsätzlich rückstellungsfähig. Nach Auffassung der Finanzverwaltung setzt die Rückstellungsbildung hierfür allerdings voraus, dass ein Verstoß gegen die Verpflichtung sanktioniert werden kann. Da erst mit Einführung des § 146 Abs. 2 b AO die Festsetzung eines Verzögerungsentgelts als eine konkrete Sanktionsmöglichkeit geregelt wurde, ist die Passivierung einer Rückstellung auch erst mit Anwendbarkeit dieser Norm zulässig. Daher sind erstmals für nach dem 24.12.2008 endende Wirtschaftsjahre Rückstellungen für entsprechende Verpflichtungen aus den GdPdU zu bilden. Das Verbot der Rückstellungsbildung für Kosten, die aktivierungspflichtig sind (§ 5 Abs. 4b EStG), bleibt unberührt.


Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen

Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften nutzen verstärkt das Onlinebanking-Verfahren. Kontoauszüge werden daher zunehmend in digitaler Form von den Banken an die Kunden übergeben. Zudem sehen die allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Online-Banking die Übermittlung von Kontoauszugsdaten häufig nur noch in elektronischer Form vor. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Sofern eine elektronische Übermittlung der Kontoauszüge erfolgt, sind diese aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten der §§ 146 , 147 AO. Der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar und ist beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.

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Gem. § 239 Abs. 4 HGB , § 146 Abs. 5 AO können Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden. Die Form der Buchführung und das dabei angewandte Verfahren müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen. Diese Grundsätze sind insbesondere auch für den Fall der maschinellen Weiterverarbeitung der Kontoauszugsdaten zu beachten.

Die ausschließlich digitale Aufbewahrung setzt nach den GoBS voraus, dass standardisierte Sicherheitsverfahren eingesetzt werden und die Verfahren und die vorhandenen Daten den Anforderungen der AO , den GoB und den GoBS in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen.

Die in digitaler Form eingegangenen Unterlagen sind in dieser Form aufzubewahren und dürfen innerhalb der Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden. Hinsichtlich elektronischer Kontoauszüge müssen daher insbesondere folgende Kriterien erfüllt werden:

  • Bei der Führung der Bücher und Aufzeichnungen auf Datenträgern muss sichergestellt sein, dass während der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO (Datenzugriff).
  • Aus der System- und Verfahrensdokumentation muss erkennbar sein, auf weiche Weise elektronische Eingangsdokumente aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.
  • Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden, erfasst werden und zudem nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können (§ 146 Abs. 4 AO ). Bei originär digitalen Dokumenten muss hard- und softwaremäßig sichergestellt sein, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht möglich ist.
  • Durch den Buchführungspflichtigen sind Verfahrenskontrollen zur Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Geschäftsvorfälle sowie deren Bestätigung (Autorisation) durchzuführen.

Die Übermittlung von Kontoumsatzdaten an den Bankkunden in auswertbaren Formaten (z. B. als xls- oder csv-Datei) dient in der Regel der maschinellen Weiterverarbeitung der Umsatzdaten im empfangenden System. Bei dieser Form der Übermittlung ist insbesondere die Unveränderbarkeit der empfangenen Daten von der Einspielung in das System bis zum erfassten und verarbeiteten Buchungssatz sicherzustellen. Soweit also Kontoinformationen in digitaler Form an DV-gestützte Buchführungssysteme über werden, sind sie dort aber – z. B. in Form von Buchungssatzvorschlägen – änderbar oder unterdrückbar, ist lediglich die digitale Aufbewahrung der xls- oder csv-Datei nicht ausreichend. Das eingesetzte System muss die Unveränderbarkeit der Daten bis zur buchungsmäßigen Verarbeitung des Geschäftsvorfalls gewährleisten und dies muss auch in der Verfahrensdokumentation entsprechend beschrieben werden.

Eine Alternative zu den dargestellten Anforderungen kann die Vorhaltung des Kontoauszugs beim Kreditinstitut mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 3 AO sein.

Häufig weisen Kreditinstitute in ihren Geschäftsbedingungen zum Onlinebanking ihre Kunden darauf hin, die Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs sei mit dem zuständigen Finanzamt abzuklären. Die Beachtung einer ordnungsmäßigen Buchführung liegt in allen Fällen in der Verantwortung des Steuerpflichtigen.

Im Privatkundenbereich (Steuerpflichtige ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 145 AO ff.) besteht mit Ausnahme der Steuerpflichtigen i. S. des § 147a AO , für die obige Grundsätze sinngemäß gelten, keine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge. Zur Aufbewahrung von privaten Belegen als Beweis im Besteuerungsverfahren, vgl. Karte 1 zu § 97 AO . Bayerisches Landesamt für Steuern v. 19.05.2014 - S 0317 .1.1-3/3 St42

Top Aufbewahrungsfristen


Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen;

Steuerliche Anerkennung elektronischer Kontoauszüge


Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Steuerliche Anerkennung elektronischer Kontoauszüge
Steuerpflichtige nutzen zunehmend Onlinebanking-Verfahren. Hierbei überuntenln die Kreditinstitute dem Bankkunden die Kontoauszüge vermehrt ausschließlich in elektronischer Form. Die elektronischen Kontoauszüge sind als originär digitale Dokumente steuerlich anzuerkennen, wenn deren Richtigkeit erkennbar geprüft und deren Unveränderbarkeit gewährleistet ist.

Top Aufbewahrungsfristen


1. Prüfung und Dokumentation der Richtigkeit

In Abkehr von der bisherigen Verwaltungsauffassung sind elektronische Kontoauszüge nunmehr als Buchungsbelege steuerlich anzuerkennen, wenn sie im Rahmen des internen Kontrollsystems (IKS) gemäß Nr. IV der GoBS bei Eingang vom Steuerpflichtigen auf ihre Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) überprüft werden und dieses Vorgehen dokumentiert wird. Insoweit sind an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen.

2. Sicherstellung der Unveränderbarkeit

Die Archivierung der elektronischen Kontoauszüge hat nach Maßgabe des § 147 Abs. 2 und 5 AO zu erfolgen. Dabei gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützer Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) insbesondere hinsichtlich der Unveränderbarkeit der elektronischen Kontoauszüge ab Eingang beim Steuerpflichtigen. Die Beachtung dieser Grundsätze liegt in allen Fällen in der Verantwortungssphäre des Steuerpflichtigen.

Die Unveränderbarkeit ist in § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 2 HGB normiert. Danach darf eine Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.


Zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit muss ausweislich Nr. VIII lit. b Nr. 2 der GoBS hard- und softwaremäßig sichergestellt sein, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung des elektronischen Kontoauszugs als originär digitales Dokument nicht möglich ist. Hierzu ist dieser mit einem unveränderbaren Index als technische Ausgestaltung des IKS zu versehen. Der so archivierte elektronische Kontoauszug kann ausschließlich unter dem zugeteilten Index bearbeitet und verwaltet werden. Die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern. Das bearbeitete Dokument ist als Kopie zu kennzeichnen. Diese Erfordernisse können beispielsweise durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems erfüllt werden.

Ergänzend oder alternativ kann der Steuerpflichtige die ordnungsgemäße Archivierung der elektronischen Kontoauszüge auch mit Hilfe anderweitiger Maßnahmen des IKS sicherstellen, soweit das von ihm eingesetzte DV-System die dargestellten technischen Anforderungen nicht erfüllt. Dabei muss die Unveränderbarkeit des Datenbestands allerdings ebenfalls gewährleistet sein (vgl. Nr. I.2. lit. a der GDPdU).


Lediglich mit dem Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs genügt der Steuerpflichtige den Aufbewahrungspflichten nicht, da es sich bei dem elektronisch überuntenlten Auszug um das originär digitale Dokument handelt.


3. Übermittlungsform

Stellt der Steuerpflichtige die Einhaltung der vorstehend dargestellten Grundsätze sicher, sind elektronische Kontoauszüge unabhängig von der Übermittlungsform (z. B. als PDF-Dokument im Anhang einer E-Mail) anzuerkennen.


4. Grundsätzliche keine Aufbewahrungspflicht im Privatbereich

Steuerpflichtige, die Überschusseinkünfte erzielen und nicht dem Regelungsbereich des § 147a AO unterfallen, trifft keine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge.


5. Entscheidung über die Ordnungsmäßigkeit der Archivierung

Die Entscheidung, ob die Archivierung der elektronischen Kontoauszüge ordnungsgemäß erfolgt ist, kann von der Finanzverwaltung ausschließlich im Rahmen einer Außenprüfung beim einzelnen Steuerpflichtigen getroffen werden. Diese Rundvfg. ersetzt die Rundvfg. vom 19.02.2014.

Siehe auch Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützer Buchführungssysteme (GoBS)

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Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt zur Aufbewahrung der Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern (im Folgenden: Geräte) erfassten Geschäftsvorfälle Folgendes:

Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO , die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO ). Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)” vom 7. November 1995 (BStBl 1995 I S. 738 ) auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” vom 16. Juli 2001 (BStBl 2001 I S. 415 ) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO ). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO , § 63 Abs. 1 UStDV ). Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzähler ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO ).

Soweit mit Hilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.

Die vorgenannten Ausführungen gelten auch für die mit Hilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel im Sinne des BFH-Urteils vom 26. Februar 2004, XI R 25/02 (BStBl 2004 II S. 599 ) sind. Im Einzelnen können dies sein:

  • Name und Vorname des Fahrers
  • Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn, Schichtende)
  • Summe der Total- und Besetztkilometer laut Taxameter
  • Anzahl der Touren lt. Taxameter
  • Summe der Einnahmen lt. Taxameter
  • Kilometerstand lt. Tachometer (bei Schichtbeginn und -ende)
  • Einnahme für Fahrten ohne Nutzung des Taxameters
  • Zahlungsart (z. B. bar, EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren, Kreditkarte)
  • Summe der Gesamteinnahmen
  • Angaben über Lohnabzüge angestellter Fahrer
  • Angaben von sonstigen Abzügen (z. B. Verrechnungsfahrten)
  • Summe der verbleibenden Resteinnahmen
  • Summe der an den Unternehmer abgelieferten Beträge
  • Kennzeichen der Taxe

Dies gilt für Unternehmer ohne Fremdpersonal entsprechend.

Soweit ein Gerät bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden.

Das BMF-Schreiben zum „Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen” vom 9. Januar 1996 (BStBl 1996 I S. 34 ) wird im Übrigen hiermit aufgehoben.

BMF v. 26.11.2010 - IV A 4 - S 0316/08/10004-07 BStBl 2010 I S. 1342


Aufbewahrung + Vorlage von von Unterlagennach HGB

§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen; Aufbewahrungsfristen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
2Sind Unterlagen aufgrund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.

(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

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§ 239 Führung der Handelsbücher

(1) Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.

(2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

(3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

(4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß.

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§ 103 Ordnungswidrigkeiten

(1) Ordnungswidrig handelt, wer als Handelsmakler 1. vorsätzlich oder fahrlässig ein Tagebuch über die abgeschlossenen Geschäfte zu führen unterlässt oder das Tagebuch in einer Weise führt, die dem § 100 Abs. 1 widerspricht oder
2. ein solches Tagebuch vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet.

(2) Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu fünftausend Euro geahndet werden.

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§ 283b Verletzung der Buchführungspflicht

(1) Mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer
1. Handelsbücher, zu deren Führung er gesetzlich verpflichtet ist, zu führen unterlässt oder so führt oder verändert, dass die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert wird,
2. Handelsbücher oder sonstige Unterlagen, zu deren Aufbewahrung er nach Handelsrecht verpflichtet ist, vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beiseite schafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert,
3. entgegen dem Handelsrecht
a. Bilanzen so aufstellt, dass die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert wird, oder
b. es unterlässt, die Bilanz seines Vermögens oder das Inventar in der vorgeschriebenen Zeit aufzustellen.

(2) Wer in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 1 oder 3 fahrlässig handelt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.

(3) § 283 Abs. 6 gilt entsprechend.

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Rechtsgrundlagen zum Thema: Aufbewahrung

EStG 
EStG § 41 Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug

EStG § 99 Ermächtigung

EStR 
EStR R 5.2 Ordnungsmäßige Buchführung

EStDV 50 73d
UStG 
UStG § 14b Aufbewahrung von Rechnungen

UStG § 25c Besteuerung von Umsätzen mit Anlagegold

AO 
AO § 87c Nicht amtliche Datenverarbeitungsprogramme für das Besteuerungsverfahren

AO § 87d Datenübermittlungen an Finanzbehörden im Auftrag

AO § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen

AO § 146a Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme; Verordnungsermächtigung

AO § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

AO § 147a Vorschriften für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen bestimmter Steuerpflichtiger

AO § 148 Bewilligung von Erleichterungen

AO § 216 Überführung in das Eigentum des Bundes

AO § 298 Versteigerung

AO § 87c Nicht amtliche Datenverarbeitungsprogramme für das Besteuerungsverfahren

AO § 87d Datenübermittlungen an Finanzbehörden im Auftrag

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AO § 147a Vorschriften für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen bestimmter Steuerpflichtiger

AO § 148 Bewilligung von Erleichterungen

AO § 216 Überführung in das Eigentum des Bundes

AO § 298 Versteigerung

UStAE 
UStAE 4.12.6. Verträge besonderer Art

UStAE 4.20.1. Theater

UStAE 4.20.3. Museen und Denkmäler der Bau- und Gartenbaukunst

UStAE 6.5. Ausfuhrnachweis (Allgemeines)

UStAE 6a.5. Belegnachweis in Beförderungs- und Versendungsfällen – Andere Belege als die Gelangensbestätigung

UStAE 12.6. Überlassung von Filmen und Filmvorführungen

UStAE 12.8. Zirkusunternehmen, Schausteller und zoologische Gärten

UStAE 12.11. Schwimm- und Heilbäder, Bereitstellung von Kureinrichtungen

UStAE 13b.14. Rechnungserteilung

UStAE 14.5. Pflichtangaben in der Rechnung

UStAE 14b.1. Aufbewahrung von Rechnungen

UStAE 15.11. Nachweis der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

UStAE 22.1. Ordnungsgrundsätze

UStAE 22.3a. Aufzeichnungspflichten bei Leistungen im Sinne des § 3a Abs. 5 UStG

UStAE 4.12.6. Verträge besonderer Art

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UStAE 12.11. Schwimm- und Heilbäder, Bereitstellung von Kureinrichtungen

UStAE 13b.14. Rechnungserteilung

UStAE 14.5. Pflichtangaben in der Rechnung

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UStAE 22.1. Ordnungsgrundsätze

UStAE 22.3a. Aufzeichnungspflichten bei Leistungen im Sinne des § 3a Abs. 5 UStG

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UStR 81. Verträge besonderer Art

UStR 106. Theater

UStR 108. Museen und Denkmäler der Bau- und Gartenbaukunst

UStR 131. Ausfuhrnachweis (Allgemeines)

UStR 167. Überlassung von Filmen und Filmvorführungen

UStR 169. Zirkusunternehmen, Schausteller und zoologische Gärten

UStR 171. Schwimm- und Heilbäder, Bereitstellung von Kureinrichtungen

UStR 182a. Leistungsempfänger als Steuerschuldner

UStR 184a. Elektronisch übermittelte Rechnung

UStR 185. Pflichtangaben in der Rechnung

UStR 190b. Aufbewahrung von Rechnungen

UStR 255. Ordnungsgrundsätze

AEAO 
AEAO Zu § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen:

AEAO Zu § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen:

AEAO Zu § 147a Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen:

AEAO Zu § 148 Bewilligung von Erleichterungen:

AEAO Zu § 193 Zulässigkeit einer Außenprüfung:

HGB 
§ 8a HGB Eintragungen in das Handelsregister; Verordnungsermächtigung

§ 96 HGB Aufbewahrung von Proben

§ 100 HGB Führung eines Tagebuches

§ 103 HGB Ordnungswidrigkeiten

§ 157 HGB Erlöschen der Firma; Aufbewahrung der Geschäftspapiere

§ 239 HGB Führung der Handelsbücher

§ 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen; Aufbewahrungsfristen

§ 258 HGB Vorlegung im Rechtsstreit

§ 259 HGB Auszug bei Vorlegung im Rechtsstreit

§ 260 HGB Vorlegung bei Auseinandersetzungen

§ 261 HGB Vorlegung von Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern

§ 354 HGB Anspruch auf Provision und Lagergeld

§ 379 HGB Pflicht zu einstweiliger Aufbewahrung, Notverkauf

§ 391 HGB Mängelrüge bei Einkaufskommission

§ 467 HGB Lagervertrag

§ 539 HGB Haftung des Beförderers für Gepäck- und Verspätungsschäden

§ 542 HGB Haftungshöchstbetrag bei Gepäck- und Verspätungsschäden

§ 576 HGB Bergelohnanspruch

EStH 5.2 5.7.4 6.11
StbVV 
§ 9 StBVV Berechnung

KStH 4.5
LStH 3.51
GrStR 11 37
StBerG 
§ 21 StBerG Aufzeichnungspflicht

§ 66 StBerG Handakten

BGB 66 237 304 383 630f 689 690 692 693 695 696 699 702 702a 703 966 980 1236

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